Réunion du Comité consultatif des fournisseurs – 10 mars 2021

Ordre du jour et compte rendu des discussions.

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Ordre du jour

Lieu de la réunion : Réunion MS Teams

Compte rendu des discussions

10 mars 2021
12 h 30 à 15 h 30

Personnes présentes

Coprésident du Comité consultatif des fournisseurs de la ministre

• Lorenzo Ieraci, sous-ministre adjoint délégué, Approvisionnement, SPAC
• Clinton Lawrence-Whyte, directeur général, Bureau des petites et des moyennes entreprises (BPME), SPAC

Membres du Comité consultatif des fournisseurs présents

• Alla Drigola, Chambre de commerce du Canada (CCC)
• Cassandra Dorrington, Canadian Aboriginal and Minority Supplier Council (CAMSC)
• Darrell Shuurman, Chambre de commerce gaie et lesbienne du Canada (CGLCC)
• Donna Ringrose, Association canadienne des conseillers en management (CMC-Canada)
• Dwayne Lucas, Association des industries aérospatiales du Canada (AIAC)
• Jasmin Guénette, Fédération canadienne de l’entreprise indépendante (FCEI)
• Michèle Lajeunesse, TECHNATION
• Nicolas Todd, Association des industries canadiennes de défense et de sécurité (AICDS)
• Ray Wanuch, Conseil pour l’avancement des agents de développement autochtones (CAADA)
• Sandy Moir, Association canadienne des conseillers en management (CMC-Canada)
• Silvia Pencak, Women’s Business Enterprise (WBE) Canada

Membres du Comité consultatif des fournisseurs absents

• Frances Delsol, Black Business & Professional Association (BBPA)
• Matthew Poirier, Manufacturiers et Exportateurs du Canada (MEC)

Secrétariat du Comité consultatif des fournisseurs

• Louis-Martin Parent, directeur principal p.i., BPME, SPAC
• Andrea Zervos, gestionnaire, BPME, SPAC
• Caroline Villeneuve, BPME, SPAC
• Jonathan Pigeon, BPME, SPAC

Conférenciers invités – Services publics et Approvisionnement Canada

• Claude Kateb, directeur général, Secteur de la sécurité industrielle, SPAC
• Louise Kelly, directrice, Secteur des services de soutien à l’approvisionnement, SPAC

Mot de bienvenue et remarques d’ouverture des coprésidents

Le coprésident du comité, Lorenzo Ieraci, ouvre la réunion en soulignant l’absence d’Arianne Reza, qui continue de diriger l’achat des vaccins et des produits liés à la COVID-19.

M. Ieraci avise également le comité que Clinton Lawrence-Whyte assurera la coprésidence de la réunion, car il ne pourra assister à toute la réunion en raison d’affaires urgentes.

Mises à jour de Services publics et Approvisionnement Canada

Questions liées à la COVID-19

M. Ieraci avise le comité que les efforts continuent d’être axés sur les achats liés à la pandémie.

M. Ieraci explique que l’approvisionnement en vaccins et en équipements liés aux vaccins nécessite un effort important et que SPAC constate une augmentation des achats secondaires liés à la COVID-19. M. Ieraci indique que SPAC s’efforce également de se tenir à jour sur les autres approvisionnements, ainsi que sur le travail lié à la fin de l’exercice financier de l’État.

Approvisionnement social

M. Ieraci avise le comité que les récents projets pilotes concernant les marchés publics réservés aux entrepreneurs noirs ont été reçus positivement. La communauté des entrepreneurs noirs a appuyé l’intention de l’approche ciblée et l’a désignée comme une occasion d’apprendre. Les projets pilotes ont permis de comprendre comment mieux faire connaître les services du BPME aux entreprises et comment simplifier les messages relatifs aux marchés publics afin de rendre le processus moins intimidant pour les nouveaux fournisseurs.

La politique d’approvisionnement social de SPAC offre le cadre nécessaire pour appuyer la collecte de données sur les fournisseurs, ainsi que l’élaboration d’un programme de mise en œuvre de l’approvisionnement social.

M. Ieraci indique que SPAC espère que la politique sera mise en place pour le printemps 2021. Les services juridiques sont en train de réviser l’ébauche de la politique. Elle sera ensuite transmise aux membres et aux autres intervenants pour obtenir leurs commentaires.

Mise à jour concernant la solution d’achats électroniques

M. Ieraci avise les membres que le système en ligne est maintenant accessible pour les fournisseurs, qui doivent s’inscrire afin d’obtenir un compte d’entreprise Ariba. SPAC a envoyé des messages au milieu des affaires et aux membres du comité pour inviter les entreprises à s’inscrire et à se renseigner sur Ariba.

M. Ieraci souligne que le fait de s’inscrire à l’avance permettra aux entreprises d’être prêtes à soumissionner aux marchés publics qui seront publiés au moyen du service d’Ariba. Les essais et les commentaires des fournisseurs sur la nouvelle plateforme d’appels d’offres AchatsCanada ont été positifs, avec un taux de réussite des tâches de 80 % grâce à l’interface intuitive. Afin d’aider les entreprises durant le processus d’inscription, une fonction de clavardage et un numéro d’appel pour obtenir de l’aide sont fournis.

Comme il a été discuté lors de réunions précédentes, le site Web AchatsCanada deviendra la nouvelle plateforme du Service électronique d’appels d’offres du gouvernement (SEAOG). Au cours d’une période d’essai d’environ 8 semaines, SPAC permettra de soumissionner sur les plateformes Achatsetventes.gc.ca et AchatsCanada. Une fois la période d’essai terminée, AchatsCanada deviendra la plateforme officielle du SEAOG.

M. Ieraci invite les membres à poser des questions et à faire part de leurs commentaires, et leur fournit les réponses suivantes :

• La politique d’approvisionnement social sera rédigée de manière à être vaste et étendue, offrant à SPAC la flexibilité nécessaire pour s’adapter à l’évolution des priorités. Au cours des dernières années, les priorités ont évolué pour inclure la réconciliation économique des Autochtones, la durabilité et les considérations en matière d’accessibilité, sans oublier l’augmentation des occasions pour les femmes et, plus récemment, les Canadiens noirs et racisés. Une politique étendue permettrait à SPAC d’inclure les priorités nouvelles et émergentes
• La politique en matière d’approvisionnement social fait l’objet d’un processus interne d’examen de la qualité et sera communiquée aux membres du comité pour qu’ils puissent donner leur avis. SPAC aura besoin de commentaires sur l’élaboration du programme. Il étudie actuellement les mécanismes qui devraient être utilisés pour recueillir et analyser les commentaires
• Bien que SPAC n’ait pas atteint son objectif d’attribuer tous les marchés publics visés par les projets pilotes à des entrepreneurs noirs, l’expérience est considérée comme un succès : de nouvelles entreprises ont découvert le processus relatif aux marchés publics et les services qui leur sont offerts. Les leçons apprises indiquent qu’il peut y avoir des avantages à utiliser une approche de communication plus proactive avec les intervenants du milieu des affaires qui ne connaissent pas bien le processus d’approvisionnement fédéral

La collaboration de TECHNATION et de Services partagés Canada dans le cadre du programme de croissance du marché numérique

M. Ieraci invite Michèle Lajeunesse, vice-présidente principale des Relations gouvernementales de TECHNATION, ainsi que Guylaine Carrière, directrice et Suzy Bouchard, gestionnaire du Centre d’expertise pour l’approvisionnement souple et innovateur, SPC, à présenter aux membres des renseignements sur l’initiative de croissance du marché numérique.

Mme Lajeunesse avise les membres que l’initiative a été créée pour permettre aux entreprises de mettre en valeur leur capacité en matière de technologies de l’information. TECHNATION a collaboré avec SPC afin d’appliquer la méthode agile aux marchés publics relativement à l’informatique. TECHNATION a également proposé de mettre en place le Programme d’adoption de l’innovation visant à aider les petites et moyennes entreprises (PME) à se remettre sur pied. 2 événements ont été organisés avec succès en novembre 2020 (B2G) et en février 2021 (B2B).

Mme Carrière fournit des renseignements sur l’initiative de croissance du marché numérique avec SPC. Grâce à une approche de développement agile, cette initiative permettra l’achat de biens, de services ou de solutions liés aux technologies de l’information d’une valeur maximale de 238 000 $ en utilisant une interface simple et un processus d’approvisionnement normalisé. Voici les objectifs de cette initiative :

• attribuer des contrats plus petits pour aider les entreprises à acquérir de l’expérience
• faire du réseautage avec d’autres entreprises
• en apprendre plus sur le processus d’approvisionnement
• accroître la diversité des soumissionnaires, y compris les entreprises autochtones et les entreprises détenues ou dirigées par des groupes sous-représentés (comme les femmes, les minorités visibles et les personnes handicapées)

L’initiative de croissance du marché numérique permettrait à un acheteur de publier une demande d’offre interactive sur le site du marché numérique, puis de cibler de petits groupes ou des groupes sous-représentés. Les entreprises intéressées recevraient un avis les invitant à démontrer leurs capacités à l’aide d’un processus de notation simplifié. L’offre serait envoyée à l’acheteur, qui l’examinerait et la validerait, et qui attribuerait le contrat.

L’initiative de croissance du marché numérique prévoit que les travaux clés auront lieu entre juin et septembre 2021. Mme Carrière fait également remarquer que cette initiative est l’occasion de collaborer avec d’autres ministères et de tirer parti des expériences et des compétences combinées.

M. Ieraci invite les membres à communiquer leurs questions et leurs commentaires. Une discussion permet d’aborder les points suivants :

• collaborer avec les ministères pour trouver des flexibilités dans le processus d’approvisionnement, notamment comprendre les implications des accords commerciaux
• reconnaître l’importance d’une politique d’approvisionnement social à l’échelle du gouvernement pour créer des solutions cohérentes qui aideront les petites entreprises et les entreprises sous-représentées à renforcer leurs capacités en matière d’approvisionnement lié aux technologies de l’information

Exposé sur le Programme de sécurité des contrats

M. Lawrence-Whyte souhaite la bienvenue à M. Claude Kateb, directeur général, Secteur de la sécurité industrielle, SPAC. M. Kateb présente aux membres une analyse du Programme de sécurité des contrats (PSC). Les points saillants de l’exposé comprennent les principales données recueillies sur le PSC au cours d’une période de 5 ans (d’avril 2015 à 2020). Au cours de cette période :

• SPAC a attribué plus de 34 000 contrats comportant des exigences de sécurité
• plus de 14 000 nouvelles entreprises se sont inscrites au programme. Cependant, 89 % de ces entreprises n’ont jamais obtenu de contrat
• plus de 26 000 entreprises sont actuellement inscrites au programme, et 94 % d’entre elles n’ont jamais obtenu de contrat
• SPAC a procédé à l’examen de plus de 528 000 personnes en vue de l’obtention d’une habilitation de sécurité et plus de 81 % de ces personnes n’ont jamais obtenu de contrat

M. Kateb souligne que les statistiques étaient fondées sur les contrats attribués par SPAC uniquement. Le changement de procédures opérationnelles ne pourrait être imposé aux autres ministères, sauf si SPAC agit en tant qu’entité responsable des achats. Néanmoins, le volume du Programme de sécurité des contrats représente 91 % des habilitations de sécurité pour le gouvernement du Canada. La couverture est donc étendue. M. Kateb indique également que les données fournies précédemment étaient limitées aux contrats avec des exigences de sécurité. De nombreux contrats sans exigences de sécurité sont attribués.

Cette analyse a également confirmé la nécessité de consacrer l’attention et ressources aux participants actifs dans le processus d’approvisionnement et de se concentrer sur les entreprises qui obtiennent des contrats. Cette constatation est étayée par une analyse des procédures internationales, qui a révélé que la plupart des pays exigent qu’une entreprise démontre son intention à participer à des marchés publics et qu’il est nécessaire d’accéder à des renseignements protégés.

M. Kateb indique que, bien que mai 2021 soit la date butoir pour achever les consultations, cette date pourrait être prolongée. Certaines méthodes de fonctionnement uniformisées nécessitent une compréhension plus approfondie (par exemple, définir de ce que l’on entend par « engagement » dans un processus d’approvisionnement). M. Kateb donne l’exemple de l’industrie de la défense où un processus d’approvisionnement peut exiger qu’une entreprise ait une habilitation de sécurité pour consulter les documents de demande de soumissions.

M. Lawrence-Whyte invite les membres à communiquer leurs questions et leurs commentaires. Il est reconnu que le nombre d’entreprises ayant une habilitation de sécurité et n’ayant pas obtenu de contrat était extrêmement élevé, et il est convenu que cette initiative doit aller de l’avant.

La discussion porte sur :

• les exigences trop élevées en matière de sécurité – cela se produit lorsque les exigences relatives à la sécurité ne sont pas nécessaires pour le processus contractuel, mais que des habilitations de sécurité sont néanmoins demandées
• le parrainage – augmente la charge de travail liée aux habilitations de sécurité lorsque les entreprises demandent des habilitations pour de nombreux employés, même si l’habilitation de sécurité n’est pas encore requise
• le projet de Transformation des systèmes de sécurité industrielle – ce projet couvrira la sécurité et les marchandises contrôlées (contrôle, inscription des entreprises, suivis et production de rapports), et représente une évolution vers un processus numérique où l’envoi de documents et de télécopies ne sera plus nécessaire
• l’approvisionnement éthique – la Direction générale de la surveillance est responsable du Régime d’intégrité et envisage d’inclure des considérations éthiques dans le Programme de sécurité des contrats. Actuellement, l’accent est mis uniquement sur la norme de sécurité (c’est-à-dire, le fait de commettre un crime) et non sur l’éthique

M. Kateb remercie les membres et indique qu’il a hâte de présenter les prochaines étapes au comité.

Mise à jour sur les initiatives de Services publics et Approvisionnement Canada : Exposé sur l’Initiative de modernisation des contrats

M. Lawrence-Whyte souhaite la bienvenue à Louise Kelly, directrice des Services centralisés, Secteur des services de soutien à l’approvisionnement, SPAC. Mme Kelly souligne que l’Initiative de modernisation des contrats (IMC) a été mise en œuvre dans la foulée de l’engagement prévu au mandat de la ministre de poursuivre la modernisation de l’approvisionnement fédéral en la rendant plus simple, moins coûteuse à gérer et, en fin de compte, moins fastidieuse. Voici les objectifs de l’initiative :

• analyser l’état actuel des contrats de SPAC et repérer les possibilités d’amélioration ou de modernisation
• élaborer et tester de nouvelles approches pour moderniser les documents contractuels fédéraux

Mme Kelly avise les membres que, à la suite d’un examen exhaustif de plus de 7 000 contrats de SPAC, l’initiative concentre ses efforts de modernisation sur les points suivants :

• intégrer toutes les clauses contractuelles dans les contrats, contrairement à la pratique actuelle qui consiste à faire des renvois aux codes
• regrouper le contenu par thème dans le contrat afin de rendre la lecture et la compréhension du contrat plus claires et plus simples pour les fournisseurs
• simplifier davantage nos clauses actuelles en entreprenant un exercice sur la clarté du langage
• élaborer une nouvelle structure contractuelle où les groupes sont organisés de façon plus logique dans les documents contractuels par thème

Nous continuons à élaborer et à mettre au point le modèle contractuel modernisé et proposé, qui consiste, entre autres, à examiner plus de 1 300 clauses uniques figurant dans le Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat (CCUA) afin de repérer les doubles emplois et de moderniser le langage contractuel, le cas échéant. Bien que l’essai pilote du modèle contractuel proposé sur certains marchés publics actifs transactionnels ait été retardé en raison de la pandémie de COVID-19, 2 marchés publics sur Achatsetventes.gc.ca testent actuellement l’approche :

• Équipement de conditionnement physique (W3380-20GC03/A)
• Chariot élévateur électrique (01B30-210697/A)

Une fois les projets pilotes terminés, l’équipe de l’IMC fournira aux membres du comité une vue d’ensemble des résultats et des leçons apprises.

M. Ieraci invite les membres à communiquer leurs questions et leurs commentaires. La discussion porte sur :

• des contrats plus simples et plus courts – les membres du comité soulignent que les associations qu’ils représentent souhaiteraient voir des contrats plus courts et plus clairs, c’est-à-dire moins difficiles à comprendre pour les fournisseurs
• des contrats encore plus longs – en intégrant tout le contenu de référence, les contrats seront encore plus longs, et il se peut que certains fournisseurs ignorent les renseignements contractuels supplémentaires. Les fournisseurs se concentrent sur les principaux éléments, tels que l’énoncé des travaux, la base de paiement et les délais de livraison
• la gestion du changement et les communications – un langage plus simple et le regroupement du contenu par thème amélioreront la lecture et la lisibilité. SPAC devra sensibiliser les fournisseurs à la portée des changements, et une période de transition sera essentielle. Les membres font plusieurs suggestions pour faciliter la communication, notamment l’envoi de renseignements à leurs membres par leurs réseaux, et proposent qu’un texte informatif soit inclus dans tous les avis d’appel d’offres pour mettre en évidence les changements apportés à la structure contractuelle

Dans ses remarques finales, Mme Kelly fournit des éclaircissements sur les relations entre les équipes de l’IMC et de la solution d’achats électroniques, et elle indique que les équipes travaillent ensemble pour intégrer les 2 initiatives.

Mises à jour de Services publics et Approvisionnement Canada : Discussion du coprésident

M. Lawrence-Whyte mène une discussion sur la sélection d’un coprésident au sein de l’industrie. Les membres sont invités à fournir leurs commentaires au sujet d’une proposition de nomination et de sélection d’un coprésident de l’industrie. Les membres indiquent une préférence pour un mandat de 2 à 3 ans pour le rôle de coprésident de l’industrie.

M. Lawrence-Whyte invite les membres à communiquer leurs questions et leurs commentaires.

• Mandat de coprésident : la durée d’un an pourrait être suffisante si le coprésident avait une expérience antérieure au sein du Comité consultatif des fournisseurs (CCF); Sinon, en raison de la courbe d’apprentissage requise, un mandat de 2 à 3 ans serait préférable
• Expérience : la sélection d’un coprésident industriel parmi les représentants du comité garantit une connaissance approfondie des objectifs fondamentaux du comité
• Transparence : en raison de la nature du processus d’approvisionnement, SPAC accorde une grande importance à la transparence et à l’impartialité. Le coprésident ne doit pas avoir de contrats actifs avec le gouvernement du Canada, ce qui entraînerait une perception de conflit d’intérêts. Les membres suggèrent qu’au début de chaque réunion, on demande aux membres s’il y a un conflit d’intérêts concernant les points à l’ordre du jour, ce qui permettrait à un membre de se retirer de la réunion ou de la discussion
• Invités : les membres du comité peuvent inviter un membre de leur association aux réunions, sachant qu’il est préférable de ne pas avoir trop de participants supplémentaires à ces dites réunions. Les invités devront quitter les lieux si un sujet délicat impliquant des problèmes de confidentialité est soulevé ou s’il y a conflit d’intérêts

Tour de table : Sujets futurs – demande de suggestions aux membres

M. Lawrence-Whyte demande des sujets pour les prochaines réunions. Voici quelques sujets proposés :

• Solution d’achats électroniques
• Approvisionnement social
• Modernisation de ProServices
• Approvisionnement éthique
• Autres suggestions :
  • Engagement de l’industrie et pratiques exemplaires connexes
  • Résilience et robustesse de la chaîne d’approvisionnement
  • Stimulation économique et incidence des modèles de contrat (par exemple, acheter pour le Canada)
  • Simplification de l’approvisionnement pour aider les fournisseurs qui sont prêts à soumissionner, mais qui n’obtiennent jamais de contrats

Mot de la fin

M. Lawrence-Whyte confirme que les membres acceptent d’organiser une réunion annuelle entre les comités consultatifs régionaux et le comité consultatif national des fournisseurs afin de permettre la planification des activités de l’année suivante et le partage des priorités.

M. Lawrence-Whyte conclut la séance en invitant les membres à :

• signaler leur intérêt pour le poste de coprésident industriel au secrétariat du CCF avant le 19 mars
• soumettre des exposés ou des sujets de discussion pour la prochaine réunion, ainsi que les réunions ultérieures

La prochaine réunion du comité aura lieu le mercredi 21 avril 2021.

Date de modification :

2021-06-29