Réunion du Comité consultatif des fournisseurs : 2 juin 2021

Ordre du jour et compte rendu des discussions.

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• Compte rendu des discussions

Ordre du jour

Lieu de la réunion : Réunion virtuelle via Microsoft Teams

Compte rendu des discussions

2 juin 2021
12 h 30 à 15 h 30

Participants

Coprésidents, Comité consultatif des fournisseurs de la ministre

• Lorenzo Ieraci, sous-ministre adjoint par intérim, Approvisionnement, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC)
• Michèle Lajeunesse, vice-présidente principale aux relations gouvernementales, TECHNATION

Membres du Comité consultatif des fournisseurs présents

• Alla Drigola, Chambre de commerce du Canada (CCC)
• Darrell Shuurman, Chambre de commerce LGBT+ du Canada (CGLCC)
• Donna Ringrose, Association canadienne des conseillers en management (CMC-Canada)
• Dwayne Lucas, Association des industries aérospatiales du Canada (AIAC)
• Nicolas Todd, Association des industries canadiennes de défense et de sécurité (AICDS)
• Ray Wanuch, Conseil pour l’avancement des agents de développement autochtones (CAADA)
• Sandy Moir, Association canadienne des conseillers en management (CMC-Canada)
• Silvia Pencak, Women’s Business Enterprise (WBE) Canada
• Frances Delsol, Black Business & Professional Association (BBPA)
• Matthew Poirier, Manufacturiers et Exportateurs du Canada (MEC)
• Clinton Lawrence-Whyte, directeur général, Bureau des petites et des moyennes entreprises (BPME), SPAC

Membres du Comité consultatif des fournisseurs absents

• Cassandra Dorrington, Conseil canadien des fournisseurs autochtones et des minorités visibles (CAMSC)
• Jasmin Guénette, Fédération canadienne de l’entreprise indépendante (FCEI)

Secrétariat du Comité consultatif des fournisseurs

• Louis-Martin Parent, directeur principal p.i., BPME, SPAC
• Andrea Zervos, gestionnaire, BPME, SPAC
• Jonathan Pigeon, BPME, SPAC

Conférenciers invités

• Kate Svazas, directrice principale par intérim, Secteur de la transformation du Programme des approvisionnements (STPA), SPAC
• Éric Perreault, gestionnaire, STPA, SPAC
• Nathalie Mendonça, gestionnaire, STPA, SPAC
• Jean-François Rochefort, gestionnaire par intérim, STPA, SPAC
• Sungwhan Moon, expert-conseil, Infosys Public Services, Inc
• Ricardo Seoane, directeur associé, Secteur de la politique stratégique, SPAC
• Caroline Landry, directrice exécutive, Secteur de la politique stratégique, SPAC
• Angus O’Leary, directeur général par intérim, Secteur de la politique stratégique, SPAC
• Michelle Mascoll, directrice exécutive, Secteur de la politique stratégique, SPAC
• Sandra Charles, directrice associée, Secteur de la politique stratégique, SPAC

Mot de bienvenue et d’ouverture des coprésidents

Le coprésident du Comité, Lorenzo Ieraci, souhaite la bienvenue aux membres et reconnaît que le territoire sur lequel se réunit le Comité est le territoire traditionnel non cédé du peuple algonquin Anishnaabeg et qu’il est important de poursuivre les travaux en vue de la réconciliation économique avec les peuples autochtones.

M. Ieraci souhaite également la bienvenue aux invités suivants du cabinet de la ministre : Éloge Butera, conseiller principal en politiques, et Cheryl Cardinal, directrice des politiques autochtones et approvisionnement.

Mise à jour de Services publics et Approvisionnement Canada

À propos de la COVID-19

M. Ieraci présente un bref bilan des efforts que déploie continuellement le ministère pour acheter les vaccins, les biens et les services qui sont nécessaires pour aider les médecins et contribuer à la campagne de vaccination.

Nouvelle image de marque du Bureau des petites et moyennes entreprises

M. Ieraci informe les membres du Comité qu’on a entrepris une série de consultations virtuelles sur la nouvelle image de marque avec les membres des comités consultatifs des fournisseurs régionaux et nationaux, ainsi qu’avec le personnel du BPME. Les consultations ont permis de réfléchir à un nouveau nom qui reflétera l’étendue des services offerts aux entreprises, particulièrement au fur et à mesure que le BPME s’efforce de plus en plus d’appuyer les entreprises sous-représentées.

M. Ieraci invite Clinton Lawrence-Whyte, directeur général du BPME, à présenter une brève mise au point sur le sujet. M. Lawrence-Whyte remercie les membres de leur participation aux consultations et, tout comme M. Ieraci, il affirme que le BPME a reçu des commentaires et des suggestions utiles de la part des comités consultatifs des fournisseurs régionaux et nationaux.

Dans les grandes lignes, les consultations ont permis de s’entendre sur les points suivants :

• changer le nom du BPME afin qu’il reflète le type de services aux milieux d’affaires qu’il sert;
• mettre davantage en évidence le fait que son soutien en matière de services concerne l’approvisionnement;
• inclure les termes « assistance » ou « soutien » dans le nom;
• inclure les notions d’inclusion et de diversité dans le slogan ou dans les énoncés de mandat et/ou de vision.

M. Lawrence-Whyte souligne que la confusion règne actuellement quant au rôle du BPME et aux types de services qu’il offre. En incluant la notion d’approvisionnement dans le nom, on aiderait les entreprises à mieux comprendre le type de services de soutien offerts par le BPME.

M. Ieraci indique que les résultats des consultations ont été soumis à l’examen des cadres supérieurs. On a également commencé les travaux d’élaboration d’une stratégie de communication et de gestion du changement qui contribuera à la réussite du changement de nom. Le ministère apprécie l’orientation soutenue qu’il reçoit des membres des comités consultatifs nationaux et régionaux; leur soutien contribuera à communiquer cet important changement aux entreprises canadiennes.

M. Ieraci explique que le Budget 2021 prévoit des fonds supplémentaires pour le ministère. Une partie de ces fonds servira à augmenter, partout au pays, la capacité du BPME à fournir des services qui aident de petites entreprises et des entreprises diversifiées à comprendre les marchés publics fédéraux et à y participer.

Solution d’achats électroniques : Exposé sur AchatsCanada

M. Ieraci souhaite la bienvenue à Mme Kate Svazas (qui a remplacé M. Emilio Franco au poste de directrice principale par intérim, Modernisation des activités d’approvisionnement, Secteur de la transformation du Programme des approvisionnements [STPA]), SPAC. Des membres de l’équipe de Mme Svazas se joignent à elle pour faire le point sur le lancement de la mise en œuvre.

Mme Svazas présente M. Éric Perreault, gestionnaire. Celui-ci fait le point sur la plateforme en ligne AchatsCanada/SAP Ariba, qui a un an. Parmi les éléments soulignés, citons les suivants :

• près de 4 000 fournisseurs se sont inscrits à Soutien à l'application et au programme (SAP) Ariba;
• plus de 560 agents d’approvisionnement ont reçu la formation en vue de la transition;
• la Nouvelle-Écosse et le Nouveau-Brunswick font l’essai du point d’accès unique sur AchatsCanada.

Mme Svazas présente Mme Nathalie Mendonca, gestionnaire. Celle-ci fait le point sur la phase des essais par les utilisateurs. Mme Mendonca indique aux membres que de nombreuses séries d’essais d’utilisabilité et d’ateliers ont été réalisées. Les essais d’utilisabilité ont permis à l’équipe de recueillir de nouvelles informations sur les comportements, les préférences et les objectifs des utilisateurs, ainsi que de tenir compte de ces informations dans chaque nouvelle version d’AchatsCanada.

Mme Mendonca explique que, dans l’échéancier de transition vers le nouveau service d’appels d’offres en ligne AchatsCanada, on inclura une phase bêta. La phase bêta durera environ 8 semaines et permettra aux entreprises d’avoir un aperçu de la nouvelle plateforme AchatsCanada et de découvrir les nouvelles fonctionnalités. Pendant la phase bêta, « achatsetventes.gc.ca » restera le site d’appels d’offres officiel. Une fois la phase bêta terminée, AchatsCanada deviendra le service électronique d’appels d’offres du gouvernement (SEAOG) officiel. Les appels d’offres ne seront plus accessibles sur « achatsetventes.gc.ca ». Pour aider les entreprises pendant la transition, on trouvera des ressources documentaires sur AchatsCanada.

M. Ieraci invite les membres à formuler leurs questions et leurs commentaires. Les discussions portent sur les points suivants :

• L’initiative d’achats électroniques touche principalement les marchés de SPAC (pour le ministère lui-même et à titre de fournisseur de services aux ministères et organismes). D’autres ministères et organismes gouvernementaux envisagent d’utiliser le service d’achats en ligne pour leurs propres besoins.
• Certains ministères, comme Services partagés Canada, utilisent actuellement une plateforme d’approvisionnement en ligne et continueront à le faire. Leurs appels d’offres s’afficheront sur AchatsCanada au moyen d’un flux.
• Le Canada s’est engagé, dans le cadre de l’Accord économique et commercial global entre le Canada et l’Union européenne (AECG), à offrir un point d’accès unique aux marchés publics d’ici 2022. On parle des marchés publics des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux, ainsi que des marchés issus du secteur MESSS (municipalités, établissements d'enseignement supérieur, écoles et hôpitaux). AchatsCanada deviendra le point d’accès unique à toutes ces occasions de marchés.
• Bien que tous les avis d’appels d’offres figureront sur le SEAOG (AchatsCanada), les entreprises devront suivre le processus de soumission indiqué dans la documentation de l’appel d’offres.
• Le système d’approvisionnement en ligne a la capacité de recueillir les données des fournisseurs ainsi que leurs interactions au cours du processus (consultation des offres, téléchargement des soumissions, présentation des soumissions). À l’heure actuelle, une grande partie de la collecte de données est effectuée manuellement et aucune donnée démographique n’est disponible.

Mme Svazas présente M. Jean-François Rochefort, gestionnaire par intérim. Celui-ci fait le point sur l’intégration des méthodes d’approvisionnement qui reposent sur des catalogues en ligne. M. Rochefort explique que les catalogues en ligne offriront une expérience d’achat similaire à celle d’Amazon. On mène présentement un projet pilote d’achat de papier et autres fournitures de bureau, dans le cadre duquel les fournisseurs actuels ont été invités à téléverser leurs informations dans un catalogue en ligne. Les résultats de ce projet pilote sont encourageants et d’autres produits seront ajoutés. On vise à mettre en ligne dix catalogues d’ici l’automne.

M. Ieraci invite les membres à formuler leurs questions et leurs commentaires. Les discussions portent sur les points suivants :

• Approvisionnement éthique : Le gouvernement fédéral s’efforce de réduire au minimum le risque de travail forcé dans la chaîne d’approvisionnement. SPAC prend plusieurs mesures pour minimiser ce risque, notamment la mise à jour du Code de conduite pour l’approvisionnement, et travaille également avec l’Agence des services frontaliers du Canada et Emploi et Développement social Canada.
• Soutien aux entreprises : Des ressources sous forme d’articles sont accessibles sur AchatsCanada pour aider les entreprises en leur fournissant des renseignements qui les aideront à faire la transition d’« achatsetventes.gc.ca » à AchatsCanada. De plus, le bureau de service est disponible pour répondre aux questions techniques et aux questions relatives à l’approvisionnement.

On présente ensuite une brève démonstration de la plateforme SAP Ariba. Des membres demandent, comme suivi futur, une démonstration plus approfondie qui inclurait l’enregistrement des fournisseurs, la façon de trouver des occasions sur AchatsCanada, et le processus pour voir une occasion de marché et y répondre dans la plateforme SAP Ariba.

M. Ieraci conclut le sujet en s’engageant à fournir une présentation structurée d’AchatsCanada et de l’expérience fournisseur de SAP Ariba lors d’une prochaine réunion.

Discussion du Comité : Plan de travail

M. Ieraci présente le point suivant de l’ordre du jour et explique que, depuis la discussion sur le plan de travail du Comité à l’automne 2020, SPAC a de nouvelles priorités, qui sont résumées dans une lettre de mandat supplémentaire et ont également été renforcées dans le budget 2021.

M. Ieraci invite la coprésidente Michèle Lajeunesse à mener la discussion. Mme Lajeunesse indique qu’en raison des nouvelles priorités du ministère, le Comité aurait avantage à réviser son plan de travail de 2021 afin de s’assurer de tenir compte de ces priorités. Mme Lajeunesse propose que la discussion sur le plan de travail soit le point central de la réunion du Comité en juillet. Elle suggère également d’inclure le plan de travail comme point permanent à l’ordre du jour de toutes les réunions futures pour suivre les progrès du Comité par rapport aux priorités du SPAC et d’en faire rapport à la ministre à la fin de l’année.

M. Ieraci invite les membres à formuler leurs questions et leurs commentaires. Les discussions portent sur la reconnaissance de la nécessité d’une planification stratégique et la compréhension du rôle du Comité dans le soutien aux priorités et aux questions émergentes.

Exposé sur la gestion du rendement des fournisseurs

M. Ieraci invite Ricardo Seoane, directeur associé du Secteur de la politique stratégique de SPAC, à faire le point sur l’initiative de gestion du rendement des fournisseurs (GRF).
M. Seoane présente aux membres un récapitulatif des objectifs de la politique de GRF , qui visent à :

• inciter les fournisseurs à offrir un bon rendement tout en contribuant à les tenir responsables en cas de rendement faible;
• favoriser des communications ouvertes et continues entre le gouvernement du Canada et les fournisseurs;
• obtenir le meilleur rapport qualité-prix pour la population canadienne;
• établir une relation et une communauté plus fortes avec les fournisseurs.

M. Seoane résume les progrès réalisés à ce jour, qui consistent à avoir :

• tenu des réunions avec de multiples intervenants, notamment des homologues provinciaux, territoriaux et internationaux, des comités consultatifs de fournisseurs et la communauté de l’approvisionnement fédéral;
• lancé un projet de politique de GRF basé sur des commentaires provenant de consultations auprès de l’industrie;
• élaboré la portée et la documentation d’un projet pilote (cartes de pointage, indicateurs de rendement clés, clauses contractuelles);
• publié une demande de renseignements (DDR) pour obtenir des commentaires de l’industrie sur la documentation du projet pilote.

Des activités de GRF futures consisteront, entre autres à :

• réviser et améliorer la documentation du projet pilote en fonction des commentaires provenant de la DDR;
• déterminer des achats appropriés pour le lancement du projet pilote;
• collaborer avec des ministères clients et des associations de l’industrie.

La vision qui sous-tend la politique de GRF consiste à créer un nouveau cadre fédéral afin d’évaluer le rendement des fournisseurs de façon juste, équilibrée et cohérente, et de définir des attentes claires en matière de rendement pour que les fournisseurs comprennent parfaitement comment remplir leurs obligations contractuelles.

Des cotes de rendement seront utilisées dans les processus d’évaluation des soumissions à venir afin d’encourager le bon rendement. Dans l’ensemble, les ministères clients, les participants de l’industrie et les intervenants internes ont indiqué qu’ils préfèrent une échelle de cinq points, car elle permet de viser l’« excellence ». Les étapes concernant la GRF consistent à :

• inclure la GRF dans les demandes de soumissions et les documents contractuels;
• discuter avec le fournisseur des attentes en matière de GRF;
• discuter du rendement et consigner des données de façon continue;
• mener des évaluations officielles du rendement (intermédiaire et finale);
• finaliser les cotes (après résolution de tout différend);
• utiliser ces cotes de rendement pour évaluer les soumissions ultérieures.

En ce qui concerne les cotes de rendement des fournisseurs, M. Seoane explique que les fournisseurs recevront des communications régulières à ce sujet au cours de l’exécution des contrats. Cela leur permettra d’avoir une rétroaction sur leur rendement et de répondre à toute préoccupation.

Au fur et à mesure de l’élargissement et de la mise en œuvre des projets pilotes de GRF pour d’autres biens et services, des indicateurs de rendement clés (IRC) seront élaborés continuellement en collaboration avec les spécialistes de l’approvisionnement et les entreprises par l’entremise de demandes de renseignements. Les commentaires reçus serviront à élaborer et à modifier les IRC afin d’assurer leur exactitude et pertinence. Ces indicateurs seront utilisés pour évaluer les biens et services.

M. Seoane suggère aux membres de consulter la page Web sur la demande de renseignements sur Achatsetventes.gc.ca pour rester au courant des progrès de l’initiative.

M. Ieraci invite les membres à formuler leurs questions et leurs commentaires. Les discussions portent sur les points suivants :

• Les membres sont généralement satisfaits de la manière dont la politique proposée de GRF contribuera à la compétitivité des fournisseurs. Cependant, les membres conviennent qu’il y aura une courbe d’apprentissage abrupte concernant le contexte autochtone, ce qui aura une incidence sur la notation de la GRF. De plus, l’utilisation de la GRF ne devrait pas représenter un obstacle pour les nouvelles entreprises qui souhaitent participer au processus d’approvisionnement fédéral.
• Le processus comprendra également un mécanisme de règlement de différends, où une tierce partie indépendante se penchera sur les différends et aidera SPAC à améliorer son processus. On envisage actuellement de confier ce rôle au Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement.

Approvisionnement social : Prochaines étapes

M. Ieraci invite Angus O’Leary, directeur général par intérim, Michelle Mascoll, directrice exécutive, et Sandra Charles, directrice associée, Secteur de la politique stratégique, SPAC, à faire le point sur l’élaboration de la politique d’approvisionnement social.

M. O’Leary informe les membres que la politique d’approvisionnement social, récemment signée par la ministre, établit un cadre politique pour :

• élaborer des programmes d’approvisionnement social, y compris des programmes d’approvisionnement social réservés;
• recueillir les renseignements personnels des fournisseurs;
• lancer d’autres projets pilotes d’approvisionnement social.

La politique sera présentée au sein de la communauté de l’approvisionnement de SPAC, ainsi qu’aux autres ministères, aux fournisseurs et à l’industrie. Les procédures, la documentation relative à la passation de contrats et d’autres ressources seront mises à jour de manière à tenir compte de la nouvelle politique.

M. O’Leary indique que les prochaines étapes consisteront à élaborer un programme d’approvisionnement social permettant de :

• tirer des leçons du cycle d’expérimentation socioéconomique de 2 ans de SPAC et du projet pilote d’approvisionnement auprès d’entreprises appartenant à des Noirs;
• consulter l’industrie pour obtenir son point de vue sur le Programme et les questions en suspens, par exemple la certification, au moyen de demandes de renseignements;
• s’accorder avec les ministères clients en vue d’adopter une approche coordonnée de l’approvisionnement social et créer un répertoire des initiatives d’approvisionnement social en place à l’échelle du gouvernement fédéral.

M. O’Leary informe également les membres que d’autres projets pilotes sont envisagés et que les leçons tirées du projet pilote d’approvisionnement auprès d’entreprises appartenant à des Noirs seront intégrées aux approvisionnements à venir, notamment :

• l’amélioration de la communication et de la collaboration avec les intervenants régionaux et de la collaboration, notamment le personnel de SPAC, les ministères clients et les comités consultatifs des fournisseurs régionaux;
• la consultation proactive des entreprises afin de les aider à comprendre le processus d’approvisionnement fédéral et de renforcer leur capacité à soumissionner;
• le soutien supplémentaire pour faciliter l’attestation de sécurité des nouveaux soumissionnaires;
• la révision des clauses contractuelles relatives aux appels d’offres limités et aux formulaires d’auto attestation, en vue d’élargir le champ d’application de ces projets pilotes et de garantir que les processus demeurent concurrentiels.

Ces projets pilotes cibleront des groupes de fournisseurs diversifiés, comme des entreprises détenues et dirigées par des Noirs et d’autres Canadiens racisés, des femmes, des personnes en situation de handicap et des membres de la communauté LGBTQ2. Les marchés porteront sur un large éventail de biens et de services, conformément aux seuils fixés dans les accords commerciaux.

M. O’Leary fournit également aux membres des détails sur la collecte de données sur les fournisseurs, laquelle sera effectuée par l’entremise de la Solution d’achats électroniques. La collecte de données comprendra également la possibilité d’une identification intersectionnelle.

M. Ieraci reconnaît que la Politique d’approvisionnement social n’a pas été présentée aux membres du Comité aussi rapidement que prévu. La Politique fait actuellement l’objet d’un examen final de la qualité et une stratégie de communication connexe aux fins de sa diffusion est en cours d’élaboration. M. Ieraci réitère également que la Politique procurera au Ministère un cadre nécessaire d’appui à l’élaboration et à la mise en œuvre de programmes d’approvisionnement social. Par ailleurs, M. Ieraci signale aux membres que le Ministère reconnaît à quel point il importe de consulter les membres du Comité ainsi que les entreprises et les organisations canadiennes aux fins d’élaboration et de mise en œuvre des programmes en question.

M. Ieraci invite les membres à formuler leurs questions et leurs commentaires. Les discussions portent sur les points suivants :

• Vétérans : Les membres font remarquer que les vétérans ne sont pas désignés à titre de groupe sous-représenté. Le Ministère tente de déterminer si et comment on pourrait s’adresser aux vétérans dans le contexte de l’approvisionnement social et de la collecte de données.
• Définitions : Les membres soulignent à quel point il importe de comprendre les différences entre les termes « diversité » (par rapport à la personne et aux caractéristiques uniques de chaque personne) et « inclusion » (par rapport au collectif et à la création d’un environnement et d’une culture qui visent l'équité pour toutes les personnes) et d’utiliser ces termes adéquatement.
• Collecte de données : Les membres se demandent si les fournisseurs pourraient être désignés à titre de fournisseurs nationaux ou étrangers lorsqu’il s’agit d’approvisionnements sociaux. Les questions d’approvisionnement social pourraient être intégrées à ces approvisionnements, tout en reconnaissant que les avantages pourraient s’appliquer également aux fournisseurs étrangers.
• Valeur sociale : envisager des modèles pour calculer le rendement du capital investi (RCI) afin de démontrer les avantages de l’approvisionnement social. L’organisation BuySocial est citée en exemple pour son modèle de RCI.
• Calendrier de mise en œuvre en ce qui a trait à l’approvisionnement social : SPAC prévoit rendre accessible au public sa politique d’approvisionnement social au cours de l’été, à la suite de la consultation des intervenants sur l’élaboration du programme. Il s’agit de lancer plus tard dans l’année un programme d’approvisionnement social fondé sur les résultats des consultations et des projets pilotes.
• Collaboration à l’échelle du gouvernement : Pendant que SPAC dirige l’élaboration d’une politique d’approvisionnement social et de programmes connexes pour ses propres processus d’approvisionnement, il tient les autres ministères informés des progrès réalisés, des meilleures pratiques et des leçons apprises. Cette collaboration est importante, car d’autres ministères effectuent des achats de faible valeur monétaire, lesquels constituent des occasions de tirer parti de l’approvisionnement social.

M. O’Leary conclut la présentation en précisant aux membres que la Politique leur sera présentée dès que possible, et en leur demandant de faire part de leur avis aux fins d’élaboration du Programme d’approvisionnement social. M. O’Leary remercie les membres de leur participation et se réjouit de continuer à travailler aux prochaines étapes avec le Comité.

Tour de table et mot de la fin

M. Ieraci remercie les membres du Comité pour leur temps précieux, ainsi que leurs commentaires et suggestions. On rappelle aux membres que le compte rendu des discussions d’avril 2021 a été distribué aux fins d’examen et de commentaires. Le Secrétariat préparera la version définitive avant de la publier sur le site Web du Comité.

Voici les points à l’ordre du jour de la prochaine réunion :

• Approvisionnement auprès des entreprises autochtones;
• Examen du plan de travail du Comité.

Les membres demandent à recevoir les futurs ordres du jour et documents de présentation plus tôt, afin d’avoir le temps de se préparer en prévision des réunions.

La prochaine réunion du Comité aura lieu le mercredi 14 juillet 2021, sous réserve de la confirmation de la disponibilité des membres.

Date de modification :

2022-01-13