Réunion du Comité consultatif des fournisseurs : 15 juin 2022

Participants

Mot de bienvenue et remarques d’ouverture des coprésidentes

La coprésidente du comité Mollie Royds souhaite la bienvenue aux membres et se présente comme la nouvelle coprésidente du CCF, en remplacement de M. Lorenzo Leraci. Elle reconnaît la terre sur laquelle le comité se réunit comme territoire traditionnel non cédé du peuple algonquin Anishnaabeg et l’importance de poursuivre les travaux en vue de la réconciliation économique avec les peuples autochtones.

Mme. Royds souhaite également la bienvenue aux prochains invités du cabinet de la ministre :

• Mme. Cheryl Cardinal, directrice des Politiques et de l’Approvisionnement autochtone
• Ophelia John, assistante spéciale principale

Mme. Lajeunesse fait part des sentiments de certains membres à l’égard du CCF et demande à Mme. Royds, en tant que nouvelle coprésidente, comment elle voit le fonctionnement du CCF et sur quoi il devrait se concentrer.

Elle traite aussi de certains points ayant des effets sur TECHNATION, notamment :

• les préoccupations concernant l’effet de la mise en œuvre d’Environnement et Changement climatique Canada (ECCC) sur la réglementation des produits ignifuges et son effet sur la technologie
• l’effet de l’inflation des prix sur les chaînes d’approvisionnement et sur les ressources humaines

Mme. Lajeunesse mentionne que dans ces domaines, le CCF peut jouer un rôle de conseiller auprès de SPAC et du gouvernement. Mme. Royds est d’accord et propose de discuter de ces questions plus avant lors du tour de table prévu à l’ordre du jour.

Mises à jour de Services publics et Approvisionnement Canada

Mme. Royds présente les mises au point suivantes aux membres du CCF :

Présentation de la mise à jour sur l’approvisionnement social

Mme. Royds accueille M. Levent Ozmutlu, DG, SPS, et Mme. Michelle Mascoll, directrice exécutive, Direction de la planification, de la gestion et de l’interprétation de la politique stratégique, pour faire le point sur l’approche de SPAC en approvisionnement social.

M. Ozmutlu commence la présentation par une mise à jour sur les moteurs de la promotion de la diversité et de l’inclusion chez les fournisseurs de marchés publics. Les petites entreprises canadiennes, particulièrement celles dirigées par des Canadiennes et Canadiens noirs et racisés, des femmes et de la communauté LGBTQ2+ sont sous-représentées au sein de l’approvisionnement fédéral. De plus, les marchés publics fédéraux constituent une activité économique d’importance au Canada, et c’est pourquoi ils ont un lien direct avec l’engagement de la lettre de mandat de la ministre.

La Politique d’approvisionnement social a été lancée en mai 2021 pour garantir des bases de données sur les marchés publics sociaux afin d’appuyer les décisions sur des données solides. Les activités du programme de diversité des fournisseurs (PDF) et la politique d’approvisionnement social seront coordonnées afin de diriger les achats vers les fournisseurs sous-représentés et de réserver les achats admissibles, y compris les achats assujettis à un accord commercial pour les petites entreprises, aux fournisseurs sous-représentés.

M. Ozmutlu ajoute que SPAC a organisé des séances de participation en mars 2022 pour recueillir les commentaires des entreprises ciblées. Dans l’ensemble, les impressions sont positives et les attentes sont élevées envers le PDF. On fait aussi remarquer que SPAC a examiné les options de certification des fournisseurs, y compris l’examen des avantages et des inconvénients de l’auto attestation par rapport à ceux de la certification par une tierce partie. Parmi les autres points abordés lors des séances, citons celles-ci :

• discussion sur l’accessibilité pour une grande part représentative d’entreprises de trouver et d’accéder à des occasions de marché
• conseils sur la manière de s’associer avec des maîtres d’œuvre
• rétroaction sur la manière dont le gouvernement pourrait mettre l’accent sur la « valeur » au lieu de continuer à s’appuyer sur le prix le plus bas dans les critères d’évaluation d’un approvisionnement
• domaines d’amélioration concernant les processus exigeants, la sécurité et l’assurance

M. Ozmutlu précise que quelques considérations pour les ministères, organismes et acheteurs gouvernementaux (pour intégrer la diversité des fournisseurs) lors de la planification et de la définition des exigences des appels d’offres. Ces considérations comprennent :

• l'adoption d’une approche stratégique et l’intégration d’objectifs socio-économiques et environnementaux
• la réalisation d’une analyse de marché
• l’intégration de considérations liées à l’analyse comparative entre les sexes (ACS) plus

En outre, il rappelle que SPAC prévoit d’utiliser un langage plus clair dans les documents de sollicitation, et possiblement de remplacer les modalités par des versions allégées des demandes de propositions (DP).

M. Ozmutlu termine sa présentation par la communication aux membres du CCF de certains des outils et conseils destinés à appuyer la mise en œuvre du PDF, notamment :

• la communication des principaux produits de base aux agents des achats
• les critères et causes d’échantillonnage
• les pépites d’information sur les achats
• les outils interactifs
• les séances MythBusting
• la documentation d’orientation sur la terminologie et sur la confidentialité

Les membres du CCF discutent notamment des points suivants à la suite de cette présentation :

• Les membres demandent à en savoir plus sur ce que le marché est en mesure d’accueillir :
  • SPAC répond qu’il s’efforce de déterminer les produits pour lesquels les groupes sous-représentés ont une forte capacité d’être fournisseurs du gouvernement
  • SPAC indique aussi qu’il lance un questionnaire sur AchatsCanada pour créer une base de référence sur la diversité des fournisseurs, et pour appuyer les décisions fondées sur les données relatives aux fournisseurs sous-représentés
  • SPAC met en lumière aussi son approche en vue d’intégrer un langage plus clair dans les documents d’appel d’offres
  • SPAC note que la nouvelle directive sur la gestion des marchés publics, exige que les marchés publics soient gérés et alignés sur les objectifs socio-économiques et accroissent la diversité des fournisseurs
• Les membres demandent s’il y a une intention de formaliser la certification
• SPAC explique que l’intention est d’utiliser l’autocertification, mais qu’elle est ouverte à la considération d’autres types de certification
• Les membres signalent la possibilité de problèmes concernant l’intégrité de la certification en tant qu’organisation sous-représentée si elle s’autocertifie
  • Mme. Cardinal répond que la certification pourrait nuire à la possibilité des entreprises de soumissionner
  • Cet enjeu, soulevé lors des tables rondes des ministres (à l’automne 2021), a alors suscité des commentaires soulignant qu’il s’agissait d’une question importante à débattre davantage
  • Mme. Cardinal confirme également que SPAC ne souhaite pas ajouter d’obstacles aux entreprises
• Des membres rappellent l’importance qu’a eue la certification dans d’autres pays, et des gouvernements étrangers ont la réputation de détenir des listes maîtresses de fournisseurs aptes à satisfaire aux exigences des marchés réservés
  • On demande à SPAC s’il a trouvé des exemples dans le monde
  • SPAC répond qu’il a examiné les approches d’autres pays en matière de certification, notamment les États-Unis, le Royaume-Uni, la Nouvelle-Zélande et l’Australie

Présentation du service d’accompagnement

me. Royds souhaite la bienvenue à M. Clinton Lawrence-Whyte, DG, SAC, et à M. Louis-Martin Parent, directeur principal p.i., pour donner au CCF un aperçu du nouveau service d’accompagnement et une mise au point sur son lancement. Mme. Tanya Snook, gestionnaire, se joint au comité pour cette présentation.

M. Lawrence-Whyte donne un aperçu du service d’accompagnement. Il fait remarquer que :

• ce service est conçu pour aider les soumissionnaires expérimentés de groupes sous-représentés de la diversité pour qui se faire attribuer des contrats gouvernementaux a été difficile jusqu’ici
• la prestation de ce service comporte une série de séances personnalisées dans le cadre du programme officialisé. Bien que le service d’accompagnement ne garantisse pas l’attribution d’un contrat, il peut aider les petites entreprises en renforçant la confiance
• en faisant progresser la diversification des fournisseurs dans le processus de soumission

M. Lawrence-Whyte ajoute que le service d’accompagnement est offert aux entreprises qui appartiennent à un ou à plusieurs des groupes socio-économiques prioritaires à SPAC (notamment les personnes ayant un handicap, les femmes, les personnes d’orientations et d’identités de genre diverses, les communautés racialisées et les peuples autochtones).

Avec le soutien de Women Business Enterprises Canada, SAC a mené à bien un projet pilote du service d’accompagnement et a travaillé avec de petits groupes de participants pour structurer le programme de manière à répondre aux besoins de chacun.

M. Lawrence-Whyte mentionne que le projet pilote et les commentaires des participants ont fourni à SPAC un très bon aperçu de la façon dont le service d’accompagnement devrait être structuré. Avec une structure de programme offert en continu, les inscrits peuvent être affectés à des accompagnateurs au fur et à mesure. La structure du service d’accompagnement comprend une réunion d’introduction, suivie de 3 séances d’accompagnement. Le nombre de séances est déterminé par l’accompagnateur et le participant selon le niveau de soutien dont l’entreprise du participant a besoin.

M. Lawrence-Whyte décrit les avantages du programme, qui comprend un entretien individuel de 3 heures avec un accompagnateur, un soutien personnalisé aux soumissionnaires tout au long du processus et la réponse à leurs questions, ainsi qu’un guide à utiliser lors de futurs appels d’offres.

À compter d’aujourd’hui, SPAC prévoit d’étendre la sensibilisation au programme à d’autres canaux et activités de SAC sur différentes plateformes de médias sociaux pour promouvoir et renforcer la capacité du programme. Au cours de la première année de fonctionnement, ils prévoient jusqu’à 50 participants et de 240 à 420 interactions de soutien sont possibles avec divers groupes. Le processus du service d’accompagnement comporte aussi une étape de suivi avec chaque entreprise participante après la fin du cours pour savoir comment elle se porte.

Après la présentation, M. Parent mentionne que, si les entreprises ne sont pas admissibles au service d’accompagnement, elles peuvent être redirigées vers d’autres services offerts par SAC.

Les membres du CCF discutent notamment des points suivants à la suite de cette présentation :

• Les membres du CCF ont quelques préoccupations quant à l’objectif peu élevé, soit d’accepter seulement 50 à 70 participants par an :
  • M. Lawrence-Whyte explique que SPAC est conscient que le nombre de participants est peu élevé
  • À l’heure actuelle, les critères d’admissibilité visent précisément les entreprises comptant parmi les groupes sous-représentés de la diversité en situation de passer des marchés avec le gouvernement du Canada
  • SPAC pourrait chercher à étendre sa capacité par la suite, selon le succès de ce programme.
• En réponse à la question de savoir pourquoi le service d’accompagnement est axé sur les entreprises ayant de l’expérience dans le domaine des marchés publics fédéraux, M. Lawrence-Whyte mentionne que SAC offre déjà une série de services pour les entreprises n’étant pas encore en situation de passer des marchés publics. Des recherches et analyses menées ces 4 dernières années sur le parcours des soumissionnaires ont conclu que ces entreprises expérimentées profiteraient de ce programme
• Les membres du comité traitent aussi de la question de la qualité des appels d’offres et de la manière de les aborder pour faire de meilleures affaires :
  • Mme. Cardinal souligne que la ministre a entendu des commentaires similaires
  • Les entreprises se trouvent à différentes étapes de leur parcours de l’approvisionnement et certaines entreprennent une autoévaluation pour comprendre ce qui s’est passé et comment procéder
  • M. Parent et Mme. Snook soulignent que le service d’accompagnement connaît un début positif et qu’il permet aux soumissionnaires d’étudier leurs activités d’approvisionnement, la façon de préparer leurs données pour un répondre à un appel d’offres et la façon dont les agents des achats du gouvernement examinent les offres
  • Le service d’accompagnement est intensif et nécessite un engagement mutuel de l’entreprise et de l’accompagnateur pour qu’il fonctionne

Normes d’approvisionnement proposées sur le carbone intrinsèque dans la construction et dans la divulgation des émissions de gaz à effet de serre par les fournisseurs

Mme. Royds accueille de nouveau M. Nick Xenos, directeur exécutif du Centre pour un gouvernement vert du Conseil du Trésor du Canada, qui dirigera la présentation sur les normes d’approvisionnement proposées sur le carbone intrinsèque dans la construction et la divulgation des émissions de gaz à effet de serre (GES) par les fournisseurs.

M. Xenos commence sa présentation en soulignant une déclaration du gouvernement canadien visant à faire la transition vers des activités résilientes aux changements climatiques par le ciblage des produits de base les plus importants afin d’avoir la plus grande incidence.

Il présente les 2 principales approches pour mieux écologiser le gouvernement :

1. les modifications apportées aux matériaux structurels visant à réduire de 30 % le carbone présent dans ces matériaux pour les grands travaux de construction d’ici 2025
2. la divulgation de certaines données pour inciter les principaux fournisseurs à s’engager à atteindre un objectif fondé sur des données scientifiques, en conformité avec l’Accord de Paris, et à divulguer des données sur leurs niveaux de référence et leurs réductions des émissions de gaz à effet de serre (GES) ainsi que sur leur performance environnementale

M. Xenos donne un aperçu des principales sources de toutes les émissions fédérales. Les émissions provenant des bâtiments et des parcs de véhicules sont plus faibles que celles provenant des achats. Les émissions de GES liées à la construction ne proviennent pas seulement du chauffage et de la climatisation des bâtiments, mais de tous les aspects liés à la construction. Il est possible d’utiliser les exigences des contrats d’approvisionnement pour réduire l’empreinte des matériaux dans la construction.

Pour écologiser davantage le gouvernement, M. Xenos explique pourquoi choisir d’abord les matériaux structurels comme produit de base ciblé. Le ciment et l’acier sont les plus gros contributeurs à l’empreinte carbone intrinsèque, et le gouvernement peut viser à réduire les GES dans ces matériaux structurels en deux phases :

• Phase 1 : se concentrer sur le béton prêt à l’emploi en collaborant avec l’industrie pour réduire l’intensité des émissions de carbone de ce produit à zéro d’ici 2040
• Phase 2 : se concentrer sur l’acier par une consultation initiale du secteur sur les exigences

M. Xenos présente l’approche politique visant à réduire le carbone intrinsèque dans le béton :

• divulguer l’empreinte carbone du béton prêt à l’emploi utilisé dans tous les grands projets de construction
• réduire de 10 % l’empreinte carbone intrinsèque du béton utilisé dans les projets gouvernementaux

M. Xenos conclut sa présentation par la proposition de norme sur la divulgation des émissions et la fixation d’objectifs de réduction. Les contrats d’une valeur supérieure à 25 millions de dollars doivent comporter l’incitation ou l’obligation des fournisseurs à réduire leur empreinte carbone conformément à une norme ou une initiative nationale ou internationale.

Des discussions ayant suivi cette présentation lors du tour de table, citons les suivantes :

• Les membres tiennent à préciser que, dans certains territoires, un plan de durabilité est une exigence de la candidature. Les membres soulignent que le gouvernement provincial de l’Ontario récompense les entreprises disposant d’un plan vert en leur accordant plus de points pour les marchés publics (lors de l’évaluation des soumissions)
• Les membres croient qu’il serait préférable d’informer dès les premières étapes du processus les exigences relatives aux plans verts. SPAC reconnaît la nécessité d’articuler le tout et d’y apporter des précisions pour que de telles exigences soient en place (marchés publics) le plus tôt possible
• Dans certains territoires et certains contrats, l’approche axée sur le rapport qualité-prix le meilleur prend en compte la durée utile du bien ou du service, et comprend des facteurs de gouvernance environnementale et sociale

Tour de table et mot de la fin

Mme. Royds remercie Mme. Lajeunesse et donne la parole aux membres du comité pour entamer des discussions et poser des questions.

Voici quelques-uns des principaux points :

• Il n’y a plus de budget pour le Programme des marchandises contrôlées depuis plus de 75 jours, et l’AICDS demande instamment le retrait de l’approche fondée sur les frais d’utilisation pour passer à une solution de financement permanente
• Les membres soulignent que le gouvernement doit mieux comprendre la pression à laquelle les fournisseurs sont confrontés en raison de l’inflation
• Les membres estiment qu’il est nécessaire d’avoir une discussion sur l’attribution de contrats fondée sur le rendement, compte tenu de l’effet de l’inflation et des pressions sur la chaîne d’approvisionnement

Mme. Royds remercie tous les membres du CCF pour leur temps précieux, ainsi que leurs commentaires et suggestions.