Réunion du Comité consultatif des fournisseurs : 15 septembre 2022

Présents

Mot de bienvenue et remarques d’ouverture des coprésidentes

L. Ozmutlu souhaite la bienvenue aux membres et se présente comme le DG du SPS, SPAC, SPAC et le SMAA p.i. de M. Royds, au nom de laquelle il copréside la réunion. Il reconnaît que le territoire sur lequel les membres du comité se réunissent est le territoire traditionnel non cédé du peuple algonquin Anishnaabeg.

L. Ozmutlu souhaite également la bienvenue aux invités du cabinet de la ministre :

• C. Cardinal, directrice des Politiques et de l’Approvisionnement autochtone
• O. John, assistante spéciale principale

M. Lajeunesse souhaite la bienvenue à tous les membres et indique qu’elle se réjouit des occasions futures de faire progresser le plan de travail cet automne et qu’elle discutera avec M. Royds des moyens privilégiés pour aller de l’avant. Elle a ajouté que son mandat se terminera l’an prochain et que le comité devrait commencer à réfléchir au choix d’un nouveau coprésident de l’industrie vers février 2023.

L. Ozmutlu note que SAC informe la nouvelle ministre, H. Jaczek, sur plusieurs dossiers différents. Il a indiqué que la nouvelle ministre assistera probablement à une prochaine réunion de Comité consultatif des fournisseurs (CCF).

Mises au point de Services publics et Approvisionnement Canada

L. Ozmutlu fait le point sur les sujets suivants :

Programme de diversification des fournisseurs

La Politique d’approvisionnement social de SPAC est entrée en vigueur en mai 2021. La politique permet au ministère de recueillir des données sur la diversité de ses fournisseurs et de développer des programmes en appui aux initiatives d’approvisionnement social. À la suite de la publication de la politique, SPAC développe actuellement un programme de diversification des fournisseurs (PDF) qui décrira les approches visant à augmenter la diversité des fournisseurs dans les marchés publics dirigés par SPAC, en créant des possibilités d’approvisionnement pour les groupes de fournisseurs sous-représentés. Au cours de l’élaboration du PDF, SPAC a consulté l’industrie pour obtenir une rétroaction et des opinions sur des sujets comme les définitions et les certifications. Une fois le PDF lancé, SPAC commencera à prendre des mesures concrètes pour la mise en œuvre du programme.

Recherche d’appels d’offres de AchatsCanada

L’étape suivante du déploiement de la Solution d’achats électroniques (SAE) a été le lancement du service d’appels d’offres AchatsCanada, qui remplacera ultérieurement Achatsetventes. Depuis son prélancement le 8 août, la plateforme AchatsCanada s’est révélée stable. Dans la prochaine étape, AchatsCanada commencera à fonctionner comme point d’accès unique le 19 septembre 2022.

Séance d’information nationale pour les Autochtones

SPAC et ses partenaires tiendront cet automne une série de séances d’information nationales et régionales à l’intention des entreprises autochtones afin de discuter des possibilités de contrats fédéraux. La séance d’information nationale virtuelle doit avoir lieu le 11 octobre. La planification des séances d’information régionales est en cours afin de mettre en évidence les possibilités d’approvisionnement d’importance régionale. Les sessions d’information s’adressent principalement aux entreprises autochtones, aux organisations de soutien, aux communautés et aux agents de développement économique autochtones. La séance d’information nationale comprendra un bref aperçu de l’élaboration de la politique et de la stratégie ainsi que de l’information sur les marchés publics fédéraux à venir et sur les principaux services et programmes de soutien. Dans le cadre de ses efforts de sensibilisation, SPAC communique directement avec les entreprises, les organisations et les comités autochtones pour faire passer le message.

Service d’encadrement

Depuis le lancement du service d’accompagnement de SAC, 45 participants ont rempli le questionnaire d’admissibilité, et les 5 candidats admissibles sont actuellement inscrits au programme. Les 40 autres ont été redirigés vers le guide des services pour trouver d’autres services de SAC qui leur conviennent mieux. Le programme compte 15 encadreurs formés. Un autre cycle de formation des encadreurs aura lieu plus tard à l’automne 2022 afin d’augmenter la capacité. Les critères d’admissibilité ont été mis à jour pour inclure les candidats qui disposent d’un numéro d’entreprise – approvisionnement et/ou qui sont enregistrés dans Ariba. Par souci de commodité pour les membres du comité, SAC dispose d’une trousse pour les partenaires qui peut être distribuée pour promouvoir le service d’encadrement auprès de leurs membres.

Discussion sur les mises au point de Services publics et Approvisionnement Canada

• Les membres du comité demandent si SAC offrira des séances de formation sur AchatsCanada pour les aider à faire la transition vers le nouveau service d’appels d’offres. L. Levesque, DG du Secteur de la transformation du Programme des approvisionnements, répond qu’ils pourraient sans doute avoir des rencontres avec des associations pour montrer comment fonctionne AchatsCanada
• Les membres du comité expriment des inquiétudes quant à la manière dont toutes les stratégies d’approvisionnement s’articuleront entre elles, compte tenu des variables socio-économiques. Il est noté que cela pourrait être un bon sujet de discussion pour de futures réunions du CCF autour d’une approche axée sur les produits de base
• Les membres de CCF sont satisfaits du concept de service d’encadrement et de la manière dont il a été géré. Ils ont suggéré d’envisager d’établir un programme de mentorat par profession, secteur ou industrie

Approvisionnement éthique

R. Seoane, directeur associé, et L. Unitt, directrice p.i., SPS , ont dirigé la présentation sur les achats éthiques.

L’objectif de la présentation était de faire le point par rapport à l’automne dernier sur la façon dont le gouvernement du Canada travaille pour s’assurer que la traite des personnes ne fait pas partie des biens et services que le gouvernement achète.

Il existe un risque constant que les acheteurs achètent sans le savoir des produits fabriqués en ayant recours à la traite des êtres humains, au travail forcé et à des violations connexes des droits de la personne et du travail. En tant qu’acheteur central du gouvernement du Canada, SPAC joue un rôle crucial dans la prévention du recours à des activités contraires à l’éthique dans la production de biens produits par le gouvernement fédéral.

À ce titre, SPAC s’engage à améliorer les chaînes d’approvisionnement des marchés publics fédéraux par les moyens suivants :

• décrire les exigences relatives aux droits de la personne et aux droits du travail pour les fournisseurs
• travailler avec les fournisseurs pour élaborer et mettre en œuvre des outils pour aider à assurer la conformité dans leurs chaînes d’approvisionnement
• explorer des approches à long terme pour lutter contre la traite des êtres humains et l’exploitation du travail dans les chaînes d’approvisionnement pour les marchés publics fédéraux

La lettre de mandat de la ministre exige que SPAC oblige les fournisseurs de biens et de services à respecter les normes les plus élevées en matière d’éthique et de durabilité dans leurs chaînes d’approvisionnement. Dans ce contexte, SPAC publiera une demande d’information (DDR) afin de comprendre les perspectives de l’industrie et le niveau de sensibilisation aux risques et à l’approvisionnement éthique, de recueillir des commentaires sur les occasions et les meilleures pratiques de sensibilisation et d’atténuation des risques, et de recueillir de l’information sur ce qui est déjà fait par les entreprises. Les résultats du questionnaire permettront d’élaborer des documents d’orientation et de sensibilisation, de même que le contenu des prochaines séances d’engagement des fournisseurs.

Le SPS organisera des séances d’engagement interactives en personne et virtuelles vers la fin du mois de novembre afin de sensibiliser et de discuter des meilleures pratiques, des défis et des possibilités de lutte contre la traite des êtres humains, le travail forcé et le travail des enfants. Le ministère communiquera les détails des séances une fois les dates définies.

La présentation s’est terminée par une série de questions pour les membres du comité concernant leur expérience des chaînes d’approvisionnement non éthiques, leurs recommandations sur la façon de s’assurer que le bon public assiste aux séances d’engagement, et tout conseil sur les meilleures pratiques pour sensibiliser les fournisseurs de biens à risque.

Options de structure de réunion pour 2023

C. Lawrence-Whyte rapporte que la grande majorité des membres du comité ont exprimé leur soutien à un mélange de réunions en personne et de réunions virtuelles. 2 options sont proposées :

• Option 1 : Tenir environ 6 réunions tout au long de l’année, espacées de 2 mois chacune, dont 2 en personne.
• Option 2 : Tenir des réunions trimestrielles hybrides auxquelles les membres peuvent participer virtuellement ou en personne.

Invités à discuter de leurs préférences, la majorité des membres du comité votent pour l’option 1.

Les membres qui n’ont pas été en mesure de faire connaître leur préférence peuvent l’envoyer au secrétariat du CCF. La structure finale des réunions sera confirmée lors de la révision du mandat.

Initiative de modernisation des contrats

J. Paquette, DG, et L. Kelly, directrice, du Secteur des services de soutien en matière d’approvisionnement, ont fait le point sur leur initiative de modernisation des contrats.

Elles présentent un aperçu des 4 principes à la base de l’initiative de modernisation des contrats :

• l’intégration de toutes les clauses du contrat
• la modernisation du langage des clauses
• le regroupement du contenu par sujet
• l’élaboration d’une nouvelle structure de contrat

Les transformations présentées sur un exemple de document contractuel modernisé comprennent :

• le déplacement des renseignements essentiels au début du document
• le remplacement des termes variables par un seul mot
• le regroupement de contenus similaires
• le formatage du texte
• la substitution des codes de référence par des clauses en texte intégral

Le secteur fait également rapport aux membres du comité de ses activités en cours, notamment la modernisation du contenu des clauses du Manuel des clauses et conditions uniformisées d’achat (CCUA) et l’adaptation du modèle de contrat modifié à la nouvelle SAE. Pour l’avenir, le Secteur des services de soutien en matière d’approvisionnement prévoit d’étendre l’essai du nouveau modèle contractuel au sein de SPAC à un plus grand volume de biens et de services et de poursuivre le développement du contenu du nouveau modèle contractuel pour l’appliquer à un accord plus complexe.

La présentation prend fin en échangeant des considérations pour les membres du comité. Il s’agit notamment de la manière dont SPAC peut aider les fournisseurs à comprendre les nouveaux documents contractuels, de recommandations sur la formation et les outils, et de la manière de permettre aux fournisseurs d’offrir une rétroaction au niveau du document contractuel.

Les discussions entourant la mise au point sur l’initiative de modernisation des contrats ont notamment porté sur les éléments suivants :

• Les membres du comité demandent des éclaircissements sur ce que l’on entend par 80 % des modèles modernisés et sur les différences entre la modernisation et le développement du contenu
  • L. Kelly répond qu’il n’y avait pas de différences et explique que certains des 80 % de changements dans les modèles sont liés à la SAE
• Les membres du comité demandent si SPAC s’oriente vers un appel d’offres par téléphone, à l’instar des approches envisagées par d’autres ministères
  • en réponse, L. Kelly indique qu’il s’agit d’un changement de politique sur lequel le secteur ne dispose pas de gouvernance
• Dans le contexte des technologies de l’information, le processus de modification de toutes les clauses est toujours en cours. Services partagés Canada (SPC) et SPAC travaillent ensemble à une solution en nuage pour les contrats
• Les membres du comité demandent s’il y aura une formation pour les agents d’approvisionnement
  • SPAC répond qu’un outil de formation interne a été développé pour les agents d’approvisionnement, qui leur permettra également de développer leur contenu
• En réponse à la question de savoir comment SPAC peut appuyer les fournisseurs avec des outils et une formation appropriés, les membres du comité ont soulevé deux enjeux que SPAC devrait prendre en considération :
  • les fournisseurs voudraient savoir ce qui change
  • les responsables des achats pourraient avoir besoin de plus de détails sur les changements
• J. Paquette fait remarquer que les agents d’approvisionnement avaient des directives claires sur les changements apportés aux contrats. En fait, ils ont reçu moins de questions sur les DDR qui ont été publiées jusqu’à présent
• SPAC répète que l’information sur l’Initiative de modernisation des contrats sera disponible sur AchatsCanada et Achatsetventes. Soutien à l’approvisionnement Canada travaillera avec le Secteur des services de soutien en matière d’approvisionnement pour fournir de la documentation sur la démystification des achats

Discussion en commission : Plan de travail

M. Lajeunesse a dirigé la discussion sur le plan de travail du comité.

Une discussion a lieu pour revoir l’objectif du CCF et explorer la valeur qu’il offre à ses membres. Les 4 priorités suivantes sont examinées pour voir comment elles s’harmonisent avec les objectifs de l’industrie :

• des occasions de marchés publics simples et accessibles
• large accès des petites et moyennes entreprises aux marchés publics fédéraux
• soutien de la relance économique par les marchés publics
• soutien continu aux principales initiatives de politique

Les membres expriment leur point de vue sur le plan de travail actuel et voici un résumé des réponses :

• Les membres du comité conviennent que le terme « plan de travail » est trompeur et qu’il doit être formulé de la bonne manière. À l’heure actuelle, le plan de travail consiste en une liste de priorités de SPAC
• Les membres ont exprimé le besoin que le mandat soit mis à jour, et que l’objectif soit plus consultatif afin d’être plus écoutés sur les questions d’approvisionnement
• Ils ajoutent que la composition du comité, les sujets clés et le calendrier de réunions devaient également être examinés
• Certains membres conviennent qu’il devrait y avoir une discussion sur les problèmes de l’industrie dans le cadre de la rétroaction et des échanges d’idées
• Les membres estiment qu’ils doivent disposer d’un délai suffisant pour obtenir une rétroaction des parties prenantes
• Les membres du comité s’attendent à fournir des contributions et des conseils et à tenir SPAC responsable
• Les membres du comité s’interrogent sur les répercussions que peut avoir la consultation des fournisseurs sur les autres entités gouvernementales
  • L. Ozmutlu a expliqué que le rôle du CCF est de conseiller la ministre et que SPAC n’a pas le pouvoir d’établir des politiques d’approvisionnement. En rétrospective, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) a demandé aux autres ministères de suivre SPAC sur les priorités clés

Le comité convient qu’il est nécessaire de revoir le mandat.

Tour de table et mot de la fin

Les membres du comité sont invités à soulever tout autre sujet de discussion.

Parmi les points clés et les mesures à prendre, citons :

• Une demande de renseignements sur le statut budgétaire du Programme des marchandises contrôlées (PMC). Le PMC informera SAC dès que le problème sera résolu, mais il n’existe pas de calendrier précis
• Le CAADA peut aider à promouvoir la séance de la table ronde nationale sur les Autochtones
• La recherche d’un nouveau coprésident de l’industrie sera une priorité
• Une discussion sur les préoccupations concernant les pressions inflationnistes sur les prix et les problèmes de chaîne d’approvisionnement. SPAC et SPC sont en discussion avec l’industrie pour renouveler les contrats, par exemple, le véhicule d’approvisionnement en cybersécurité sera rafraîchi
  • les membres notent également que la question de la rétroactivité se pose
  • à titre de comparaison, les membres notent que la politique aux États-Unis consiste à accepter les propositions d’augmentations de prix des fournisseurs jusqu’au 20 septembre 2022

L. Ozmutlu remercie tous les membres du CCF pour leur temps précieux, ainsi que leurs commentaires et suggestions. On rappelle aux membres qu’ils peuvent présenter ou proposer des sujets pour les prochaines réunions du CCF.

La prochaine réunion de CCF est fixée au 26 octobre 2022.