Réunion du Comité consultatif des fournisseurs : 26 octobre 2022

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Ordre du jour

Lieu de la réunion : réunion en ligne sur MS Teams

Compte rendu des discussions

Le 26 octobre 2022

De 12 h 30 à 15 h 30, heure normale de l'Est

Participants

Coprésidentes, Comité consultatif des fournisseurs de la ministre

• Mollie Royds, SMAA de la Direction générale des approvisionnements, SPAC  
• Michèle Lajeunesse, vice-présidente principale, Relations gouvernementales et politiques, TECHNATION

Membres du Comité consultatif des fournisseurs : Présents

• Alla Drigola Birk, directrice principale, Affaires parlementaires et politique des petites et moyennes entreprises, Chambre de commerce du Canada (CCC)
• Clinton Lawrence-Whyte, directeur général, SAC, SPAC
• Darrell Schuurman, cofondateur et chef de la direction, Chambre de commerce gaie et lesbienne du Canada (CCGLC)
• Donna Ringrose, directrice exécutive, Association canadienne des conseillers en management (ACCM)
• Dwayne Lucas, vice-président, Projets spéciaux, Association des industries aérospatiales du Canada (AIAC)
• Jasmin Guenette, vice-président, Affaires nationales, Fédération canadienne de l'entreprise indépendante (FCEI)
• Nicolas Todd, vice-président, Relations avec le gouvernement et communications, Association des industries canadiennes de défense et de sécurité (AICDS)
• Ray Wanuch, directeur exécutif, Conseil pour l'avancement des agents de développement autochtones (CAADA)
• Sandy Moir, Association canadienne des conseillers en management (ACCM)
• Silvia Pencak, présidente et chef de la direction, Women Business Enterprise (WBE) Canada

Membres du Comité consultatif des fournisseurs : Absents

• Cassandra Dorrington, présidente, Conseil canadien des fournisseurs autochtones et des minorités visibles (CCFAMV)
• Frances Delsol, directrice exécutive, Partenariats, sensibilisation et approvisionnement, Black Business and Professional Association (BBPA)
• Matt Poirier, directeur, Politique commerciale, Manufacturiers et Exportateurs du Canada (MEC)

Invités spéciaux du Comité consultatif des fournisseurs

• Samuel Saint-Vincent, conseiller politique, Cabinet de la ministre, SPAC
• Ophelia John, assistante spéciale principale, Cabinet de la ministre, SPAC

Secrétariat du Comité consultatif des fournisseurs

• Louis-Martin Parent, directeur principal par intérim, SAC, SPAC
• Richard Lincoln, gestionnaire, SAC, SPAC
• Leslie-Ann Chang, gestionnaire, SAC, SPAC
• Michael Semenick, SAC, SPAC
• Huda Sadik, SAC, SPAC

Conférenciers invités

• Angus O' Leary, directeur principal, SPS, SPAC
• Kate Svazas, DG, p.i, Secteur de la transformation du Programme des approvisionnements, SPAC
• Andrea Knight, DG, Secteur de la gestion des activités d'approvisionnement, SPAC
• Catherine Poulin, SMA, DGS, SPAC, avec Claude Kateb, DG, Secteur de la sécurité industrielle (SSI), et Louis Bedard, directeur, Services de sécurité industrielle des organisations

Mot de bienvenue et d'ouverture des coprésidentes

La coprésidente du comité, Mollie Royds (M. Royds) souhaite la bienvenue aux membres et aux invités du cabinet de la ministre à la réunion. Elle reconnaît la terre sur laquelle le comité s'est réuni comme territoire traditionnel non cédé du peuple algonquin Anishnaabeg et l'importance de poursuivre les efforts en vue de la réconciliation avec les peuples autochtones.

La coprésidente de l'industrie, Michele Lajeunesse (M. Lajeunesse) souhaite la bienvenue à tout le monde et souligne la volonté de faire progresser les discussions sur le Plan d'action pour la diversité des fournisseurs et les autres programmes de SPAC.

Mises à jour de Services publics et Approvisionnement Canada

M. Royds invite Angus O' Leary (A. O'Leary), Kate Svazas (K. Svazas), et Clinton Lawrence-Whyte (C. Lawrence-Whyte) à fournir des mises à jour au nom de leur secteur respectif.

Secteur de la politique stratégique

Résumé de la mise à jour

A. O'Leary donne une mise à jour sur le Plan d'action pour la diversité des fournisseurs. Au printemps 2022, le SPS a mobilisé différents groupes de fournisseurs sous-représentés pour recueillir de la rétroaction sur les objectifs socioéconomiques, les critères d'admissibilité et l'attestation. Le développement du programme de diversification des fournisseurs se poursuit, et  le SPS espère lancer ce programme à la fin de l'automne ou au début de 2023.

Pour soutenir l'intégration du programme de diversification des fournisseurs, SPAC renforcera la capacité de différentes autorités contractantes et poursuivra ses efforts pour saisir les données sur les caractéristiques de la diversité des fournisseurs afin d'appuyer la création d'une base de référence pour de meilleures informations démographiques sur les fournisseurs.

Enfin, alors que le SPS continue de travailler à améliorer la diversité des fournisseurs, le travail se poursuivra sur la question de l'attestation (de fournisseurs sous-représentés).

Résumé de la discussion

• TECHNATION demande si on prévoit effectuer des enquêtes de suivi parmi les soumissionnaires non retenus. A. O'Leary répond que le SPS n'a pas encore élaboré une enquête de suivi, mais que cela pourrait être une option
• WBE Canada demande des précisions sur les groupes que SPAC reconnaît comme des fournisseurs diversifiés, et comment on détermine si un fournisseur appartient à l'un de ces groupes. A. O'Leary ajoute que SPAC a des définitions solides de ces groupes, qui incluent, sans s'y limiter, les femmes, les personnes noires, les personnes en situation de handicap et les membres de la communauté 2SLGBTQ+
• WBE Canada demande aussi comment SPAC prévoit s'assurer que seules les entreprises admissibles bénéficient du programme de diversité des fournisseurs si le ministère ne vérifie pas l'auto attestation. M. Royds répond que SPAC prévoit s'appuyer sur l'autoidentification, mais qu'on pourrait faire plus de vérification à l'avenir; un dialogue continu est nécessaire
• CAADA demande si SPAC connaît, dans une année donnée, le nombre de soumissions provenant de fournisseurs autochtones, le nombre de soumissions retenues, et les raisons pour lesquelles des soumissionnaires n'ont pas été retenus. A. O'Leary répond que Services aux Autochtones du Canada recueille déjà une partie de ces données

Statut de la solution d'achats électroniques et d'AchatsCanada

Résumé de la mise à jour

K. Svazas présente certains des faits saillants sur la nouvelle recherche d'appels d'offres effectuée par l'intermédiaire d'AchatsCanada. Le 19 septembre 2022, AchatsCanada a remplacé Achatsetventes comme la source officielle pour les appels d'offres et les occasions d'approvisionnement. Au cours des prochains mois, on transfèrera le contenu et les fonctionnalités d'Achatsetventes à la nouvelle plateforme. K. Svazas encourage tous les membres à s'inscrire à SAP  Ariba et à se familiariser avec le site et sa fonction de recherche. K. Svazas note également que le bureau de service d'AchatsCanada est maintenant disponible pour aider à la navigation du nouveau système et répondre aux questions que les fournisseurs pourraient avoir concernant AchatsCanada.

Activités principales de Soutien en approvisionnement Canada

Résumé de la mise à jour

C. Lawrence-Whyte donne un aperçu des activités de SAC. Pour SAC, continuer à faire connaître ses services demeure une priorité. Les bureaux régionaux remarquent une volonté accrue chez les fournisseurs envers une approche hybride aux réunions et aux événements, tout en continuant à appuyer les événements virtuels et en personne. SAC organise aussi des séances d'information axées sur les autochtones tant au niveau national que régional pour souligner différentes occasions d'approvisionnement. Une première séance d'information nationale a eu lieu le 11 octobre 2022. Finalement, on note que SAC continue d'appuyer le déploiement d'AchatsCanada et d'y contribuer, et encourage les fournisseurs à s'y inscrire pour avoir un accès complet aux occasions d'approvisionnement.

Stratégie de données et d'analyse  : Présentation et discussion

M. Royds invite Andrea Knight (A. Knight) à diriger la présentation sur la stratégie de données et d'analyse.

Résumé de la présentation

A. Knight note que SPAC est l'acheteur central du gouvernement du Canada, et attribue 23,6 milliards de dollars en contrats par année. On fait aussi part des données quantitatives sur les contrats attribués aux groupes sous-représentés de fournisseurs, y compris les entreprises autochtones, les femmes et les personnes en situation de handicap.

Malgré les progrès réalisés, A. Knight note que SPAC a toujours des lacunes et des défis en matière de données en raison des limites de ses anciennes bases de données, du manque de données de référence, de l'autoidentification volontaire et des données ventilées. On espère que la nouvelle solution d'achats électroniques (SAE) facilitera une meilleure collecte de données, qui est appuyée par le lancement à l'été 2022 d'un questionnaire amélioré sur le profil des fournisseurs par la SAE. La présentation se termine par une discussion sur des occasions supplémentaires pour renforcer la collecte de données. On fait aussi remarquer qu'au fur et à mesure que d'autres fournisseurs s'inscriront et utiliseront la SAE, l'ensemble de données de SPAC s'améliorera afin de donner un portrait plus exhaustif (sur les fournisseurs).

Résumé de la discussion

• WBE demande si SPAC effectue un suivi des fournisseurs, pour savoir s'ils sont Canadiens ou étrangers (fournisseurs internationaux). A. Knight répond que SPAC explore l'idée de recueillir le lieu des sièges sociaux des fournisseurs
• CAADA s'intéresse à savoir comment le gouvernement du Canada travaille avec les anciens systèmes et recommande d'envisager une approche fédérée entre les gouvernements. A. Knight note que SPAC doit faire preuve de transparence quant aux sources d'information et à la manière dont les résultats ont été obtenus, interprétés et rapportés

TECHNATION  : Présentation et discussion

M. Royds invite M. Lajeunesse à donner un aperçu de TECHNATION et de la façon dont il fait la promotion de la réforme de l'approvisionnement.

Résumé de la présentation

M. Lajeunesse commence par un bref aperçu du mandat de TECHNATION et de ses activités de collaboration avec les gouvernements fédéral et provinciaux, y compris l'organisation d'événements à Ottawa et à Toronto pour réunir l'industrie et le gouvernement, et les efforts pour informer et susciter des changements dans les politiques, les règlements et les lois du gouvernement. M. Lajeunesse souligne l'importance pour le gouvernement de consulter l'industrie dès les premières étapes des changements de politique.

TECHNATION cherche à influencer le changement dans le domaine de l'approvisionnement par le biais de tables rondes passées et à venir avec SPAC et Services partagés Canada.

Résumé de la discussion

• WBE demande pourquoi il est toujours difficile de collaborer avec les gouvernements. M. Lajeunesse croit qu'il existe un malentendu selon lequel l'industrie a une attitude négative envers le gouvernement, ce qui n'est pas le cas
• CAADA demande quel est le nombre de fournisseurs autochtones qui sont membres de TECHNATION. M. Lajeunesse estime qu'environ 17 de ses 690 membres se sont autoidentifiés comme des entreprises autochtones. M. Lajeunesse indique que TECHNATION a de la difficulté à faire en sorte que ses membres s'autodéclarent
• M. Royds fait savoir qu'elle a apprécié la récente journée de l'industrie de TECHNATION. M. Royds indique que SPAC pourrait encourager davantage de subalternes à participer aux futurs événements

Programme de sécurité des contrats  : Présentation et discussion

M. Royds invite Catherine Poulin (C. Poulin) à faire le point sur l'initiative de « La voie à suivre » du Programme de sécurité des contrats (PSC) de SPAC.

Résumé de la présentation

C. Poulin commence par résumer les changements que le PSC a apportés à ses modèles opérationnels afin d'accroître l'admissibilité des fournisseurs aux appels d'offres comportant des exigences de sécurité. Les soumissionnaires ont maintenant jusqu'à la date d'attribution du contrat pour obtenir les attestations de sécurité nécessaires pour l'organisation, et jusqu'à après l'attribution du contrat pour obtenir les enquêtes personnelles requises pour les employés de l'organisation.

Dans le cadre de l'initiative de « La voie à suivre », le PSC s'engage à appuyer la participation des groupes sous-représentés aux contrats et aux processus d'approvisionnement fédéraux, y compris par l'accélération des attestations de sécurité des fournisseurs qui s'autodéclarent comme appartenant à des Autochtones et à des groupes sous-représentés ou exploités par ceux-ci.

La présentation se termine par la mention de certains plans du PSC, y compris des occasions d'élargir la portée des critères d'admissibilité, et d'explorer de moyens novateurs pour fournir des services de qualité en temps opportun.

Résumé de la discussion

• WBE veut savoir quelles sont les répercussions que voit le PSC à ce jour par rapport aux attestations de sécurité des fournisseurs sous-représentés. C. Poulin répond que le PSC n'a pas vu d'effet négatif jusqu'à présent
• SAC demande si le PSC a reçu des commentaires ou de la rétroaction des organisations autochtones concernant les attestations de sécurité accélérées. Claude Kateb répond que le PSC travaille directement avec les demandeurs pour les guider dans le processus de sécurité et qu'on a reçu de la rétroaction positive
• L'AICDS parle de l'expérience difficile vécue par ses membres tout au long du processus d'attestation de sécurité. L'AICDS demande comment le PSC peut commencer à rétablir la confiance avec l'industrie et si le financement du PSC pour le Programme des marchandises contrôlées (PMC) sera renouvelé. C. Poulin convient que la confiance est la base de toutes les relations et confirme que le PMC a été informé qu'il recevrait un financement stable
• TECHNATION fait savoir que nombre de ses membres ont des inquiétudes concernant le PSC et se sont dits préoccupés par le fait qu'il n'y a pas eu de réunion consultative depuis longtemps. C. Poulin répond qu'il y a un groupe de travail pour le secteur de la construction, qui a fait part de préoccupations par rapport au traitement de ses sous-traitants. Si les membres du CCF ont des éléments précis qui pourraient influer sur leur projet, ils peuvent en faire part au PSC. Le PSC cherche actuellement à organiser une réunion du groupe consultatif dans les mois à venir
• L'AIAC indique qu'un certain nombre d'entreprises n'ont pas assisté à une réunion du Commandement de la défense aérospatiale de l'Amérique du Nord (NORAD) à Colorado, aux États-Unis, en raison des difficultés à obtenir les cotes de sécurité de niveau secret. NORAD deviendra le plus grand programme de défense du Canada, dans lequel de nombreuses entreprises ne seront engagées que si elles ont une cote de sécurité de haut niveau. L'AIAC souligne l'importance pour ces entreprises de disposer d'une attestation de sécurité pour les événements à venir. Louis Bedard répond que si une organisation doit prendre part à une séance qui nécessite une attestation de sécurité, le PSC travaillera pour accorder les préattestations

Priorités et gouvernance du Comité consultatif des fournisseurs  : Présentation et discussion

M. Royds souhaite connaître l'avis des membres du comité sur le fonctionnement des réunions du CCF et sur la réalisation du mandat du comité. À cette fin, M. Royds invite les membres à revoir ensemble le cadre de référence.

Présentation

Louis-Martin Parent (L. Parent) partage le cadre de référence révisé avec les membres du Comité et propose les modifications suivantes :

• Chaque réunion débutera par une brève discussion afin d'approuver le compte rendu des discussions de la réunion précédente
• Dans la section « Rôle des membres », on suggère d'ajouter plus d'information sur le poste du coprésident de l'industrie (p. ex. mandat de deux ans, énoncé sur le conflit d'intérêts, tâches pendant le mandat)
• Dans la section « Réunions », on ajoutera des détails sur la fréquence des réunions (p. ex. six fois par année) et sur le format et la durée des réunions (deux heures pour les réunions virtuelles, et cinq à six heures pour les réunions en personne)
• On recommande également de dresser la liste des associations de l'industrie auxquelles appartiennent les membres du Comité

Discussion

• WBE Canada fait remarquer que les comptes rendus des discussions ont seulement tenu compte de la présentation envoyée au Comité et moins de la discussion en table ronde des membres, et recommande qu'on ajoute plus de contenu sur les commentaires et les questions des membres dans les prochains comptes rendus
• TECHNATION est d'accord pour réduire la durée de la réunion à 2 heures, mais souhaite s'assurer qu'il y ait suffisamment de temps pour la discussion
• CAADA propose d'inviter des fournisseurs de différentes associations à tour de rôle pour entendre leur point de vue sur l'approvisionnement
• L'AICDS est d'accord avec la réunion en personne d'une pleine journée, mais signale que les discussions sont différentes de celles des réunions virtuelles
  • TECHNATION répond que le Comité devra convenir d'un ordre du jour permanent pour une séance de 6 heures
  • SAC ajoute que le secrétariat du CCF cherchera à élaborer l'ordre du jour des prochaines réunions et créera une liste de base, à laquelle on pourra rajouter des points de discussion avec la contribution des membres
• Les membres du Comité aimeraient que la ministre se joigne aux futures réunions en personne. SAC note que le secrétariat travaille à organiser une telle visite lors d'une prochaine réunion
• M. Lajeunesse met fin à la discussion en notant que le secrétariat transmettra le cadre de référence révisé aux membres. On demandera aux membres du comité de donner leur avis sur les points à l'ordre du jour des prochaines réunions et sur les priorités à la prochaine réunion du CCF

Tour de table et mot de la fin

C. Lawrence-Whyte donne la parole aux membres du CCF pour tout autre point de discussion.

• TECHNATION soulève deux points qui continuent de nuire à l'industrie :
  • L'inflation continue de faire grimper les prix et pose des problèmes aux membres et à l'industrie. M. Lajeunesse a déjà posé une question à Ron Cormier (R. Cormier), DG, Secteur des solutions opérationnelles et technologiques, SPAC, au sujet de l'enjeu de l'inflation
  • M. Lajeunesse a noté dans la lettre à R. Cormier que l'impact du taux de change américain était important pour les membres de TECHNATION, car certains contrats sont détenus en dollars canadiens sans que l'on puisse tenir compte de la différence et de la fluctuation du taux de change entre les 2 pays. La réponse qu'elle a reçue est que les mesures d'atténuation des risques découlant de la fluctuation des taux de change sont disponibles pour les agents de négociation des contrats qui peuvent les inclure dans les nouveaux contrats
• L'AICDS ajoute que 80 % de ses membres sont des petites et moyennes entreprises, qui ont des difficultés à répondre aux exigences contractuelles en raison de l'inflation
• C. Lawrence-Whyte répond que la Direction de soutien des prix a travaillé sur cet enjeu en ajustant le Guide d'établissement des prix. Les agents de négociation des contrats ont une certaine latitude pour insérer des clauses qui leur donneraient la souplesse nécessaire. C. Lawrence-Whyte suggère que ça pourrait être une bonne idée de ramener cette équipe à une prochaine réunion du CCF pour discuter de l'établissement des prix
• C. Lawrence-Whyte mentionne dans le mot de la fin que le mandat de M. Lajeunesse se terminera au printemps 2023. C. Lawrence-Whyte invite les membres à soumettre leurs nominations au Secrétariat du CCF s'ils sont intéressés par le poste de coprésident de l'industrie

C. Lawrence-Whyte remercie tous les membres pour leur temps précieux et les discussions interactives qui ont été bien appréciées. On rappelle aux membres du Comité qu'ils peuvent présenter ou proposer des sujets pour les prochaines réunions.

La prochaine réunion du CCF est fixée au 7 décembre 2022.