Le système d'information des clients
A. Introduction
Le Système d'information des clients (SIC) renferme les noms et les adresses des clients recevant des biens et des services par l'entremise de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC). Chaque nom et chaque adresse sont liés à un code d'adresse du client (CAC) comportant cinq caractères.
SPAC a besoin des adresses des clients pour exercer ses activités d'achat courantes avec les autres ministères et organismes gouvernementaux. Ces adresses servent à expédier et à distribuer les biens, et à transmettre les factures aux clients.
Le SIC est mis à jour quotidiennement d'après les renseignements fournis par les organisations dans les ministères et organismes qui sont autorisées à demander de nouveaux codes, des changements ou des annulations relativement aux données actuelles des CAC.
Les sorties automatisées du SIC approvisionnent des bases de données de SPAC comportant des adresses de clients ministériels.
La Division de soutien opérationnel des approvisionnements (DSOA) du Secteur de la gestion des activités d’approvisionnement (SGAA) de la Direction générale de l’approvisionnement (DGA) à SPAC est responsable de l’administration du SIC.
B. Définitions
Voici les définitions relatives au Système d’information des clients (SIC) :
- Client
- Tout ministère ou organisme fédéral ou territorial, précisé dans la Loi sur la gestion des finances publiques qui est autorisé à faire appel aux services de SPAC.
- Code du client (CC)
- Code unique d’un ou deux caractères attribué à un client faisant appel aux services de SPAC. Le code peut être composé, d’une lettre, de deux chiffres ou d’une combinaison de chiffres et de lettres n’excédant pas deux caractères.
- Code d'adresse du client (CAC)
- Code attribué à un client inscrit au SIC et renfermant l'adresse à laquelle peuvent se faire les livraisons. Il peut être utilisé comme code du destinataire, du bureau demandeur et du bureau de comptabilité.
- Code de comptabilisation
- Service au sein de l'organisation cliente auquel SPAC peut s'adresser pour les transactions financières. Les CAC actifs doivent être désignés comme code de comptabilisation ou un autre CAC actif doit être déterminé.
- Agent d'approbation
- Bureau et/ou particulier désigné au sein de chaque organisation cliente autorisé à présenter des demandes de nouveaux codes, de changements ou d'annulation à la DSOA/SGAA/DGA/SPAC.
- Code de renvoi
- Un CAC actif faisant l'objet du renvoi à un CAC inactif ou annulé. Toutes les transactions financières ultérieures doivent renvoyer à ce CAC actif.
C. Procédures - Clients
Tous les clients désirant obtenir des biens et services par l'entremise de SPAC doivent faire inscrire au moins un CAC dans le SIC. Pour pouvoir s'inscrire, ils doivent cependant figurer dans la Loi sur la gestion des finances publiques ou avoir négocié un protocole d'entente avec le directeur général du SGAA. Après l'approbation de leur inscription, les clients se voient attribuer un « code du client ». Dans chaque « code du client », une gamme de CAC est réservée aux organisations du ministère en question. La DSOA attribue un CAC à chaque adresse de livraison ou de comptabilisation. Les ministères désignent un agent responsable à titre « d'agent d'approbation ». Dans certains cas, ils peuvent en désigner plusieurs.
D. Procédures - Code d'adresse du client
Les demandes d'inscription, de changement ou d'annulation ne seront acceptées, par l'entremise de l'agent d'approbation, que si elles s'appliquent au CAC ou à la gamme de CAC relevant de ce dernier. Transmettez votre demande à votre agent d'approbation pour autorisation. Celui-ci le transmettra ensuite à la DSOA. Les demandes reçues sans l'autorisation appropriée seront envoyées à l'agent d'approbation pour être approuvées. La DSOA confirmera à ce dernier les dispositions prises à l'égard du CAC particulier.
E. Information sur les clients
Les listes à jour des CAC, des adresses et des codes de comptabilisation actifs peuvent être fournies à l'agent d'approbation en format Excel à sa demande.
Un CAC annulé par le client ne figurera pas dans les listes électroniques (à moins qu'on n'en fasse la demande); il est toutefois conservé dans le SIC.
F. Bureaux responsables des clients
Le gestionnaire du matériel de votre ministère peut vous renseigner sur les agents d'approbation. Veuillez remarquer que dans certains ministères, pour avoir un CAC, il faut obtenir l'approbation des bureaux régionaux avant celle de l'agent d'approbation et avant que la demande ne soit transmise à la DSOA.
G. Demandes de renseignements
Faites parvenir vos demandes de renseignements sur les CAC à votre agent d'approbation.
Faites parvenir vos demandes de renseignements sur l'utilisation des données du SIC au gestionnaire des utilisateurs, DSOA/SGAA/DGA/SPAC à l’adresse courriel suivante : tpsgc.dgaprioritesdedefense-acqbdefencepriorities.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca (TPSGC).
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