Demande de dérogation du recours à ProServices – Liste de vérification

Étant donné que ProServices est une méthode d’approvisionnement obligatoire, les ministères qui demandent une dérogation doivent démontrer leur diligence raisonnable dans l’utilisation de la méthode d’approvisionnement avant de se voir accorder une dérogation.

Avant de demander une dérogation, veuillez vous assurer d’avoir examiné attentivement toutes les catégories (ProServices – volets et catégories) de ProServices en vue de déterminer si une catégorie pourrait s’appliquer à votre besoin.

Voici ce que vous devez prendre en considération avant de demander une dérogation :

1. Lorsqu’une expertise précise est requise

  1. Existe-t-il une catégorie qui pourrait possiblement s’appliquer à votre besoin?
  2. Si oui, il est recommandé d’émettre une demande de renseignements (DDR) relative à l’outil ProServices (Modèle pour demande de renseignements relatif à l’outil ProServices)
  3. Si la DDR permet de recueillir des réponses favorables, faites parvenir la demande de propositions (DP) à ces fournisseurs
  4. Si la DDR ne donne pas de réponses favorables, veuillez inclure les renseignements suivants dans votre demande de dérogation à ProServices :
    1. copie du courriel de la DDR et des réponses des fournisseurs préqualifiés (le cas échéant)
    2. valeur en dollars du besoin
    3. liste de résultats de recherche des fournisseurs du Système des services professionnels centralisés (SSPC)
    4. Énoncé des travaux (EDT)

2. Lorsque vous n’êtes pas certain si le besoin relève de ProServices

  1. Un examen complet a-t-il été réalisé en comparant les catégories de ProServices (ProServices – volets et catégories) au besoin?
  2. Si aucune catégorie n’est identifiée, veuillez inclure les renseignements et les documents pertinents suivants dans votre demande de dérogation à ProServices :
    1. énoncé des travaux
    2. catégories examinées
    3. justification de l’application possible ou de la non-application des catégories de ProServices au besoin

3. Lorsque le processus de demande de propositions n’a pas porté fruit

  1. Qu’est-ce qu’indiquent les commentaires des fournisseurs n’ayant pas présenté une soumission?
  2. Est-il possible que la mauvaise catégorie ait été utilisée pour le besoin?
  3. Une DDR a-t-elle été émise avant la DP pour joindre d’autres fournisseurs n’ayant pas été invités qui pourraient mener à bien le besoin?
  4. Si après avoir examiné les points ci-dessus, vous estimez qu’une demande de dérogation est toujours nécessaire, veuillez inclure les renseignements suivants dans votre demande de dérogation à ProServices :
    1. EDT
    2. DP (y compris la liste des fournisseurs invités)
    3. propositions reçues (le cas échéant)
    4. liste de résultats de recherche des fournisseurs du SSPC
    5. courriel de la DDR avec confirmation comme quoi la DDR a été envoyée à tous les fournisseurs préqualifiés figurant sur la liste de recherche
    6. total de la valeur estimative en dollars du besoin
    7. démonstration de votre diligence raisonnable dans l’utilisation de ProServices

4. Autre circonstance

Veuillez fournir tout document pertinent devant potentiellement être examiné.

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