Demande de dérogation du recours à ProServices : Liste de vérification

Étant donné que ProServices est une méthode d’approvisionnement obligatoire, les ministères qui demandent une dérogation doivent démontrer leur diligence raisonnable dans l’utilisation de la méthode d’approvisionnement avant de se voir accorder une dérogation.

Avant de demander une dérogation, veuillez vous assurer d’avoir examiné attentivement toutes les catégories (ProServices : volets et catégories) de ProServices en vue de déterminer si une catégorie pourrait s’appliquer à votre besoin.

Remarque

Les demandes d'exemption ne seront examinées et prises en considération que si elles sont soumises à l'équipe ProServices par un chef d'équipe des achats ou un gestionnaire des achats au sein du département.

Voici ce que vous devez prendre en considération avant de demander une dérogation :

Lorsqu’une expertise précise est requise ou vous n’êtes pas certain si le besoin relève de ProServices

  1. Existe-t-il une catégorie spécifique qui pourrait possiblement s’appliquer à votre besoin? (ProServices : volets et catégories)
  2. Si oui, il est recommandé d’émettre une demande préliminaire de renseignements (DPR) relative à l’outil ProServices (Modèle pour demande préliminaire de renseignements relatif à l’outil ProServices)
  3. Si la DPR permet de recueillir des réponses favorables, faites parvenir la demande de propositions (DP) à ces fournisseurs
  4. Si la DPR ne donne pas de réponses favorables, veuillez inclure les renseignements suivants dans votre demande de dérogation à ProServices :
    • copie du courriel de la DPR et des réponses des fournisseurs préqualifiés (le cas échéant)
    • valeur en dollars du besoin
    • liste de résultats de recherche des fournisseurs du Système des services professionnels centralisés (SSPC) (à la fois la liste filtrée et la liste finale)
    • Énoncé des travaux (EDT)

Lorsque le processus de demande de propositions n’a pas porté fruit

Lorsque la demande de propositions n’a donné aucun résultat

  1. Que disait la rétroaction des fournisseurs qui n’ont pas soumissionné?
  2. Est-il possible que la mauvaise catégorie ait été utilisée pour le besoin? Ou est-ce que les critères sont trop restrictifs?
  3. Une DPR a-t-elle été émise avant la DP pour considérer d’autres fournisseurs n’ayant pas été invités qui pourraient mener à bien le besoin?
  4. Si après avoir examiné les points ci-dessus, et qu’une demande de dérogation est toujours nécessaire, veuillez inclure les renseignements suivants dans votre demande de dérogation à ProServices :
    • Énoncé des travaux (EDT)
    • Demande de Propositions (DP) (y compris la liste des fournisseurs invités)
    • liste de résultats de recherche des fournisseurs du SSPC (à la fois la liste filtrée et la liste finale)
    • courriel de la DPR avec confirmation comme quoi la DPR a été envoyée à tous les fournisseurs préqualifiés figurant sur la liste de recherche
    • total de la valeur estimative, en dollars du besoin

Lorsqu’aucune offre n’a été jugée conforme

  1. Est-ce que les critères étaient trop restrictifs?
  2. Est-ce que vous avez reçu des commentaires des fournisseurs au cours du processus de sollicitation?
  3. Une DPR a-t-elle été émise avant la DP?
  4. Si après avoir examiné les points ci-dessus, et qu’une demande de dérogation est toujours nécessaire, veuillez inclure les renseignements suivants dans votre demande de dérogation à ProServices :
    • Énoncé des travaux (EDT)
    • Demande de propositions (DP) (y compris la liste des fournisseurs invités) et commentaires reçu si applicable
    • liste de résultats de recherche des fournisseurs du SSPC (à la fois la liste filtrée et la liste finale)
    • courriel de la DPR avec confirmation comme quoi elle a été envoyée à tous les fournisseurs préqualifiés figurant sur la liste de recherche
    • total de la valeur estimative en dollars du besoin
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