Axe – Services en gestion du changement/du développement organisationnel
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- Services de soutien à la transition
- Services de perfectionnement du leadership
- Services de développement organisational
- Services de conception de la classification
- Services de communication et d'information
- Services de gestion de projets
- Services de recherche
- Services d'analyse de besoins
Services de soutien à la transition
Services requis
Des changements à la hiérarchie actuelle des postes comme ceux que peut entraîner la réforme de la classification pourraient modifier les relations de travail entre les employés et/ou entre les employés et leurs supérieurs. La mise en oeuvre de nouveaux systèmes ou de systèmes modifiés exige du temps et des efforts, en plus de nécessiter de la patience et de la sensibilité de la part des personnes chargées de diriger le personnel pendant la période de changement.
Les employés traverseront les différentes étapes de la transition de façons différentes et à des rythmes différents, et ce n'est que petit à petit qu'ils apprendront à accepter et à appuyer le nouveau système et leur nouveau rôle au sein de l'organisation. On doit dresser des plans de transition et élaborer des méthodes visant à soutenir les employés pendant cette période. La planification de la transition aidera surtout les gens à comprendre l'importance stratégique du processus de transformation, les répercussions qu'il a sur l'organisation et sur les personnes, ainsi que la façon dont ils peuvent planifier le changement, y réagir et l'accepter.
Les services de soutien à la transition portent aussi sur la surveillance et l'évaluation du rendement d'un programme ou d'un système. Il pourrait être nécessaire de concevoir des paramètres relatifs au rendement afin de fournir aux dirigeants des ministères des systèmes appropriés d'évaluation du rendement et de production de rapports.
Les services requis peuvent inclure, mais ne sont nécessairement limités aux suivants :
- Concevoir des interventions visant à améliorer l'efficacité organisationnelle grâce à des changements axés sur le système
- Concevoir des interventions qui contribuent à améliorer l'efficacité organisationnelle grâce à des changements axés sur les personnes et garants de transformations, d'un meilleur environnement, d'une participation accrue et d'un effectif plus souple
- Élaborer et mettre en oeuvre des stratégies et des plans de gestion du changement
- Choisir des outils de gestion du changement
- Offrir de l'expertise, des conseils consultatifs, de l'orientation et de l'encadrement dans le but de constituer la capacité du projet afin d'utiliser efficacement les stratégies de gestion du changement et les outils connexes
- Présenter l'objectif des changements de manière à ce que le personnel en comprenne le sens et à ce qu'il projette une image attrayante de la nouvelle organisation
- Procéder à une évaluation de l'état de préparation au changement en vue de planifier et de mettre en oeuvre une stratégie de gestion du changement
- Encadrer les membres du personnel en leur faisant sentir que leur contribution compte au sein de l'organisation
- Évaluer l'efficacité de l'initiative de gestion du changement
- Fixer des cadres d'évaluation/de mesure du rendement
- Établir des processus et des systèmes de mesure du rendement et de production de rapports
- Intégrer les disciplines de surveillance du rendement au plan de développement ou de gestion du changement de l'organisation
- Procéder à des activités de surveillance du rendement et de production de rapports
Les réalisations attendues peuvent notamment comprendre les éléments suivants :
- Plans et stratégie de gestion du changement
- Plan de travail de vue de la gestion du changement
- Diagramme sur la gestion du changement
- Outils de gestion du changement
- Rapport sur les ateliers
- Sondages et conclusions
- Rapport sur l'efficacité du projet
- Système de mesure du rendement
- Liste de mesures correctives
Services de perfectionnement du leadership
Services requis
L'objectif des programmes de perfectionnement du leadership est de constituer des équipes de dirigeants efficaces, capables de résoudre des problèmes et de prendre des décisions, qui s'engageront dans le processus de changement et le prendront en charge, et qui pourront guider et soutenir leur personnel dans l'élaboration du nouveau système de classification, de structures organisationnelles renouvelées ou d'une autre organisation du travail.
Les services de perfectionnement du leadership porteront surtout l'encadrement des « dirigeants des ministères » afin de les aider à perfectionner des compétences pratiques et des méthodes qui leurs seront utiles dans leur rôle d'agents du changement.
Les services requis peuvent inclure, mais ne sont nécessairement limités aux suivants :
- Concevoir et animer des séances d'encadrement de « dirigeants » relativement à la gestion du changement
- Créer des forums dans lesquels les gestionnaires se communiqueront leurs expériences et les défis auxquels ils font face alors qu'ils dirigent et soutiennent leur personnel tout au cours de la période de transition
- Élaborer des ateliers spéciaux à l'intention des gestionnaires pour les aider à devenir des parrains ou des agents du changement et à utiliser une communication efficace comme outil de changement
Les réalisations attendues comprennent, entres autres, les éléments suivants :
- Stratégies de gestion du changement à l'intention des gestionnaires des ministères
- Séances d'encadrement
- Ateliers et rapports de suivi
Services de développement organisationnel
Services requis
La mise en oeuvre de nouvelles structures organisationnelles et la réforme de la classification nécessiteront des services de développement organisationnel. Ces services comprennent l'élaboration d'un ensemble de politiques et de règles régissant les accords de gestion actuels et prévus d'une organisation en matière de ressources humaines, ainsi que l'assurance de l'uniformité entre les stratégies pangouvernementales et ministérielles de réforme de la classification.
Les services requis peuvent inclure, mais ne sont nécessairement limités aux suivants :
- Créer un diagramme du système afin de définir la structure du processus désiré, dont les activités à réaliser, les apports requis, les résultats à obtenir et le cadre de fonctionnement
- Concevoir des processus permettant d'examiner régulièrement la validité des responsabilités et des compétences au fur et à mesure que l'organisation évolue
- Établir une stratégie de gestion du risque
- Analyser les exigences opérationnelles dans le but de déterminer le flux de l'information, des procédures et des décisions
Les réalisations attendues peuvent notamment comprendre les éléments suivants :
- Diagramme du développement organisationnel
- Nouveaux processus/modèles de déroulement des opérations
- Cadres de gestion et d'évaluation du risque
Services de conception de la classification
Services requis
Les services de conception de la classification verront à fournir les compétences nécessaires à l'élaboration de normes, d'une nouvelle structure des groupes professionnels, de niveaux de classification assortis, de processus de conversion et de nouveaux mécanismes de recours appuyant ces derniers.
Les services requis peuvent inclure, mais ne sont nécessairement limités aux suivants :
- Formuler des conseils d'expert sur l'élaboration et l'intégration de nouvelles normes/de nouveaux programmes de classification et d'une structure des groupes professionnels renouvelée
- Formuler des conseils d'expert sur les processus de conversion et les mécanismes de recours dans le contexte de la réforme de la classification
Les réalisations attendues peuvent notamment comprendre les éléments suivants :
- Nouvelles normes de classification
- Structure des groupes professionnels renouvelée et nouveaux processus de conversion
Services de communication et d'information
Pour tirer parti des circonstances dont profite le changement, il est capital que les gens s'engagent. Il est donc essentiel de créer et de distribuer des produits d'information qui sont clairs, uniformes et fiables, afin d'appuyer les employés et de les aider à opérer de façon responsable le passage d'une méthode établie à une méthode renouvelée de gestion des ressources humaines. Il appert que l'échange d'informations et d'observations, le traitement des questions et des préoccupations, ainsi que la promotion et la célébration du renouveau sont d'importantes façons de communiquer efficacement dans un contexte de changement.
Les services de communication et d'information comptent une vaste gamme de services relatifs à la communication interne, à la gestion des attentes et à la gestion des questions d'intérêt, et des services particuliers pouvant comprendre la conception, l'élaboration et la mise en œuvre de programmes de gestion de l'information innovateurs et efficaces visant à informer le personnel et à l'engager dans le processus de changement.
Les services de communication et d'information peuvent notamment comprendre les activités suivantes :
- Formuler des conseils sur des initiatives et des stratégies de communication
- Élaborer et mettre en œuvre des stratégies et des plans de communications
- Rédiger les documents relatifs aux communications
- Élaborer et mettre en œuvre des produits de communication créatifs à l'aide d'une gamme étendue d'outils, de techniques et de médias, y compris les technologies du Web
- Élaborer différents produits d'information
Les réalisations attendues peuvent notamment comprendre les éléments suivants :
- Moyens de communication sur le Web ou portails
- Stratégie et plan de communication
- Outils de communication
Services de gestion de projets
La mise en œuvre dans le conteste actuel du nouveau système de classification ou des structures organisationnelles renouvelées exige une stratégie et un processus de gestion de projets coordonnés et juste à temps s'appuyant sur des connaissances, des compétences, des outils et des disciplines relatifs au projet et permettant de gérer les activités de transformation organisationnelle.
Les services de gestion de projets peuvent notamment comprendre les activités suivantes :
- Offrir de l'assistance relativement à la définition de projets, ce qui comprend l'établissement d'objectifs à court et à long termes
- Élaborer des plans de projets, ce qui comprend la détermination du budget, du niveau d'effort et des ressources nécessaires, de la répartition du travail et du calendrier d'exécution
- Gérer, surveiller l'avancement du projet et faire des rapports à ce sujet, ainsi que cerner les problèmes et les mesures correctives appropriées
- Participer à l'élaboration du plan de communications
- Participer à l'élaboration d'un plan/d'une stratégie de mise en œuvre
Les réalisations attendues peuvent notamment comprendre les éléments suivants :
- Mandat du projet
- Plan de projet
- Rapports d'étape du projet
Services de recherche
Services requis
Les recherches sur les pratiques exemplaires dans le domaine de la gestion du changement et du développement organisationnel fourniront des renseignements essentiels qui permettront de s'assurer que les « tactiques gagnantes » seront reproduites tout au long du processus de Changement.
Les services requis peuvent inclure, mais ne sont nécessairement limités aux suivants :
- Recueillir, analyser et synthétiser l'information sur les pratiques exemplaires et les leçons tirées de l'expérience qui contribueraient efficacement à la gestion du changement
Les réalisations attendues peuvent notamment comprendre les éléments suivants :
- Description des pratiques exemplaires pertinentes
- Description des leçons tirées de l'expérience pertinentes
- Analyse d'expériences de mise œuvre réussies dans des contextes semblables
- Rapports comparatifs (par exemple organisation par rapport à un objectif en matière de pratiques exemplaires dans une organisation semblable)
Services d'analyse des besoins
Les services d'analyse des besoins visent à déterminer les exigences relatives à la mise en œuvre de différents types de changements, tels une organisation du travail différente, une nouvelle structure des groupes professionnels ou d'autres normes de classification.
Les services d'analyse des besoins se concentrent sur la cueillette d'observations de la part des intervenants en vue de définir les exigences organisationnelles en matière de changement et de cerner les différentes possibilités ou solutions de rechange réalisables.
Les services d'analyse des besoins peuvent notamment comprendre les activités suivantes :
- Entrevues, sondages et ateliers
- Analyser des processus opérationnels dans le but de recommander la meilleure façon de répondre aux préoccupations, de combler les écarts, etc., y compris de calculer les risques et les avantages possibles
- Formuler des observations sur l'élaboration de nouveaux processus
- Procéder à des études apparentées aux analyses de rentabilisation, y compris la cueillette et l'analyse de données sur les coûts
Les réalisations attendues peuvent notamment comprendre les éléments suivants :
- Sondages auprès des employés
- Rapports sur les ateliers
- Rapport sur l'analyse des forces, faiblesses, possibilités, menaces (FFPM)
- Nouveaux processus ou modèles de déroulement des activités
- Rapport sur l'analyse de rentabilisation
- Description des solutions de rechange
- Rapport sur l'étude de faisabilité
- Analyse du contexte
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