Annexe A : 3. Services de gestion de projets

Les services requis peuvent comprendre notamment, mais non exclusivement, les suivants :

• seconder l'équipe de projet dans toutes les activités de gestion, notamment pour ce qui est des aspects financiers, de la planification et de la passation des marchés
• collaborer à la réalisation de tâches telles que la maintenance des documents et des dossiers de projet
• agir comme premier point de contact dans le cadre d'une « ligne de dépannage », en acceptant les appels entrants, en enregistrant les appels, en tentant de résoudre les problèmes simples et en suivant les procédures établies pour les problèmes plus difficiles
• effectuer le suivi des demandes de modification de projet
• maintenir et mettre à jour l'information pertinente sur les projets ou les fichiers électroniques (l'information de projet peut comprendre des calendriers d'activités de projet, des rapports d'état, de la correspondance, etc.)
• communiquer avec la direction de projet en ce qui concerne les questions administratives liées au projet
• planifier et coordonner les activités de gestion de projets, notamment en ce qui concerne les aspects financiers, la planification et la passation des marchés
• planifier et organiser un bureau de gestion de projets
• présenter des séances d'information sur les progrès et les préoccupations dans le cadre des projets
• coordonner et préparer la documentation donnant suite à des rapports et à des relevés programmés et non programmés de même qu'à des constatations, pour permettre à la direction d'être au courant des progrès accomplis dans le cadre des projets
• planifier et coordonner les activités du personnel affecté aux projets, la clientèle interne, des entrepreneurs et des autres fournisseurs de services de soutien
• préparer la structure de répartition des travaux et les tableaux de conformité
• produire des plans et des sections provisoires à intégrer dans le Plan de mise en œuvre
• préparer la version provisoire des plans, des critères et des calendriers d'évaluation
• définir et documenter les objectifs de l'équipe de développement
• déterminer et obtenir les exigences budgétaires, la composition, les rôles, les responsabilités et le mandat de l'équipe
• surveiller la conception, la mise en œuvre et le démarrage des activités du projet par rapport aux objectifs et aux jalons établis
• rencontrer les intervenants et les autres gestionnaires de projet et énoncer les problèmes sous une forme permettant de les résoudre;
• préparer les plans, les diagrammes et les tableaux permettant d'analyser ou d'illustrer les problèmes
• travailler avec une variété d'outils de gestion de projet
• formuler et gérer des plans de projet en définissant les produits livrables, en définissant les étapes clés, en examinant les progrès du projet et en participant à la gestion continue des risques
• coordonner et diriger les équipes de projet afin d'atteindre les objectifs du projet en matière de contenu, de qualité, de coûts et de calendriers
• élaborer les procédures de contrôle de projet et d'établissement de rapports et gérer les modifications du plan opérationnel
• mener des entrevues après réalisation du projet et des séances sur les leçons apprises
• contribuer aux initiatives de planification stratégique et opérationnelle de l'organisation (par exemple, définition des objectifs stratégiques et mise en œuvre des initiatives permettant de les atteindre, élaboration des politiques, élaboration des normes et examen des programmes);
• faire preuve de leadership aux étapes appropriées de la planification, de l'exécution et de l'évaluation
• reconnaître et réaliser les possibilités de combiner des ressources professionnelles grâce à des ententes de partenariat (par exemple, pratiques multidisciplinaires)
• contribuer à l'élaboration de la vision et de la mission de l'organisation
• par l'entremise de la planification stratégique, évaluer la capacité de l'organisme de mener à bien des projets dans le cadre d'un programme global ou d'un portefeuille et des priorités qui y sont attribuées
• donner des conseils à la haute direction sur différentes questions touchant la capacité de l'organisme de réaliser les objectifs opérationnels d'un projet
• collaborer à l'établissement d'un ordre de priorités pour les projets dans le cadre d'un programme ou d'un portefeuille ainsi qu'à la réalisation de ces projets
• diriger plusieurs gestionnaires principaux de projet, chacun étant responsable d'un élément du projet, du programme ou du portefeuille, et leurs équipes associées (par exemple, gestion de projet et financière)
• rencontrer les dirigeants organisationnels afin de veiller à ce que tous les intervenants (internes et externes) organisationnels soient engagés envers la réalisation du projet (par exemple, évaluation d'opportunité)
• formuler les énoncés des problèmes, établir les procédures pour l'élaboration et la mise en œuvre des éléments importants, nouveaux ou modifiés du projet, du programme ou du portefeuille afin de résoudre ces problèmes et obtenir l'approbation pertinente
• gérer la mise en œuvre d'un projet, d'un programme ou d'un portefeuille afin de déterminer, d'analyser, de planifier, de suivre et de contrôler les progrès de façon continue
• formuler des recommandations et fournir des conseils quant aux améliorations qui s'imposent et collaborer à l'élaboration des solutions et à la mise en œuvre des recommandations (par exemple, élaboration des politiques et des normes)
• préparer et présenter les constatations, les états et les autres questions pertinentes
• superviser l'élaboration d'une analyse de rentabilisation de projet (par exemple, planification opérationnelle et examen des programmes)
• gérer les changements de programme conformément au processus de gestion du changement
• motiver l'équipe afin d'assurer l'engagement envers l'atteinte des objectifs du programme
• élaborer et tenir à jour les calendriers de projet, la documentation et un plan directeur de l'ensemble des projets et des ressources, lorsqu'il y a plusieurs projets
• suivre l'avancement du projet, y compris les contrôles des coûts et du calendrier
• documenter les problèmes liés aux calendriers de projet, ainsi que leur résolution
• communiquer verbalement et par écrit avec le gestionnaire de projet et, si nécessaire, avec les intervenants afin de suggérer des modifications au calendrier de projet
• communiquer avec le gestionnaire de projet et, si nécessaire, avec les intervenants en ce qui concerne l'état et les produits livrables du projet
• tenir la direction au courant de l'état et de l'orientation du projet
• contribuer à l'élaboration et à la gestion du processus et des procédures utilisés dans l'exploitation
• documenter et gérer le projet et les dossiers financiers comme il convient
• élaborer, déployer et évaluer des politiques, des procédures, des normes, des initiatives, des mesures, des formulaires et des outils pour le système de gestion de la qualité
• vérifier et confirmer si les éléments des processus (politiques, procédures et normes) du système de gestion de la qualité sont respectés
• diriger les initiatives d'amélioration des processus et encadrer les équipes qui réalisent ces initiatives
• gérer et surveiller tous les aspects du système de gestion de la qualité
• mener des vérifications de la conformité du système de gestion de la qualité, faire rapport des résultats et formuler des recommandations quant aux mesures correctives appropriées pour traiter les non-conformités
• faire le suivi de la mise en œuvre des mesures correctives et produire les rapports connexes; confirmer que les mesures correctives ont traité de façon efficace les causes profondes des non-conformités
• contribuer à l'élaboration et à la mise en œuvre d'une approche intégrée de la gestion de la qualité, des risques et du rendement pour l'organisation
• fournir du leadership et du soutien dans la conception, la mise en œuvre et l'évaluation des mesures du rendement et de la qualité des produits et services des clients (évaluation des programmes, classement et établissement des rapports, renforcement des capacités des mesures du rendement, rendement opérationnel et excellence)
• utiliser de multiples méthodes et outils de gestion de la qualité pour satisfaire aux besoins opérationnels de l'organisation (mesure et gestion du rendement organisationnel)
• développer la gestion des processus par l'application d'une méthodologie d'amélioration continue
• préparer les rapports concernant les capacités, les forces et les faiblesses des systèmes de gestion de la qualité pour publication interne ou externe qui pourraient être communiqués à l'équipe de gestion de projet par le biais de présentations orales ou écrites (techniques d'analyse statistique de base, conception de questionnaires et analyse d'enquête; capacité d'influencer les autres à tous les niveaux de l'organisation)
• assurer la liaison avec les spécialistes en gestion de la qualité au sein d'autres organisations et mener des entrevues auprès de ces derniers
• mener des évaluations des risques et évaluer les risques et les pertes possibles
• déterminer les risques liés au projet et à l'approvisionnement
• examiner et vérifier les réclamations
• recommander d'autres solutions, méthodologies et stratégies pour l'atténuation et la gestion des risques
• collaborer à l'établissement de l'ordre des priorités et à l'attribution des risques
• collaborer à l'élaboration ou la mise en œuvre des plans de gestion des risques
• élaborer et gérer la mise en œuvre des plans de gestion des risques (programmes de sécurité) afin de déterminer, d'analyser, de planifier, de suivre, d'évaluer et de contrôler les risques de projet de façon continue tout au long du cycle de vie du projet
• offrir de l'aide au mentorat, au coaching et à la formation aux équipes de projet sur les techniques d'atténuation des risques
• élaborer et mettre en œuvre des plans de continuité des activités
• élaborer des stratégies de planification de la communication ou de la gestion en temps de crise et d'urgence
• examiner les programmes d'assurance et de gestion des risques de l'organisation et faire des recommandations quant aux améliorations à apporter à la couverture, à l'administration, au contrôle des pertes et aux mécanismes de financement
• fournir du leadership et du soutien dans la conception, la mise en œuvre et l'évaluation des stratégies de mesure de la performance des produits et services des clients, de gestion des risques et d'atténuation des risques
• documenter les améliorations des processus
• rédiger les rapports pour publication interne ou externe (services ministériels, politiques, communications)
• assurer la liaison avec les intervenants et mener des entrevues auprès d'eux, au besoin, afin d'obtenir, de préciser et de partager l'information permettant de coordonner et de gérer le processus d'évaluation des risques
• déterminer, confirmer et documenter la tolérance à l'égard des risques associés aux processus, aux projets, aux programmes ou aux stratégies et l'utiliser pour orienter toutes les analyses, les évaluations et les recommandations entreprises ou produites
• définir, confirmer et documenter les objectifs et les priorités propres à l'orientation des processus, des projets, des programmes ou des stratégies qui font l'objet d'une évaluation (études de faisabilité)
• déterminer les possibilités et les risques pertinents (y compris notamment, mais non exclusivement, les risques économiques, politiques, opérationnels, juridiques, de réputation, techniques, organisationnels, comptables, bancaires et sociaux) qui menacent les objectifs et les priorités
• utiliser des techniques quantitatives et qualitatives, suivant le cas, pour évaluer la probabilité qu'un événement de risque se produise et/ou l'incidence si l'événement de risque se produit
• recommander un ordre de classement pour les risques et les possibilités déterminés
• recommander et documenter les réponses suggérées aux risques nécessaires pour gérer la probabilité et/ou l'incidence des risques déterminés
• réaliser des évaluations et des analyses des risques de contrôle, qui peuvent comprendre l'échantillonnage statistique et l'analyse des contrôles existants;
• collaborer à la surveillance continue des risques et à la mise en œuvre des stratégies de réponse aux risques et d'atténuation des risques;
• préparer les évaluations préliminaires et finales, les notes documentaires, les présentations et les documents relatifs à la gestion des risques, élaborer les plans de gestion des risques et les tenir à jour
• fournir des conseils quant aux meilleures pratiques en matière de gestion des risques et fournir de l'orientation pour aider à la gestion des risques
• planifier et coordonner les activités liées aux achats, y compris les estimations financières, les exigences opérationnelles et les options de passation de marchés (gestion de projet des achats, gestion des coûts et des estimations, fournisseur unique et processus de demandes de propositions)
• offrir des séances d'information sur les progrès et les préoccupations des achats (gestion du processus de passation des marchés)
• planifier, coordonner, préparer et contrôler les documents pour le plan et le processus d'achat, selon la méthode d'achat
• planifier et coordonner les activités des entrepreneurs des projets et des autres fournisseurs de soutien (intégration des achats à la gestion de projet)
• préparer, examiner ou finaliser l'énoncé des travaux en vue des achats possibles
• préparer les projets de méthodes de sélection, ainsi que de plans, de critères (obligatoires et cotés par points) et de calendriers d'évaluation pour les achats
• élaborer, planifier, analyser et évaluer les produits livrables et les exigences (évaluation des soumissions) et en établir l'ordre de priorité
• surveiller la mise en œuvre et les activités du marché par rapport aux objectifs et aux jalons établis
• faire rapport de l'avancement du marché de façon continue et aux moments prévus du cycle de vie
• déterminer les problèmes possibles et proposer des solutions
• veiller à ce que le personnel de direction reçoive de l'information exacte et opportune et les mises à jour sur l'état des projets
• élaborer et mettre en œuvre le contrôle des achats; surveiller la réalisation des contrats de systèmes, la prestation continue des services et les procédures d'établissement des rapports; gérer les changements
• mener des entrevues postérieures aux achats, des évaluations des entrepreneurs et des séances sur les leçons apprises
• diriger les négociations, ou y participer, et élaborer les plans des processus d'achat ou opérationnels
• planifier et coordonner les activités de gestion financière, y compris les estimations financières et les exigences opérationnelles
• évaluer les procédures de gestion financière
• réaliser une analyse coûts-avantages et établir les coûts du cycle de vie (gestion des coûts et des estimations)
• élaborer les plans d'affaires
• élaborer les modèles permettant de réaliser l'analyse des coûts des ressources exigées pour effectuer certaines inspections relatives à un projet (gestion de projet)
• effectuer une analyse des risques
• déterminer les ressources exigées pour la mise en œuvre de projets, tels que les coûts d'achat, les coûts d'exploitation et de maintenance et les coûts récurrents et non récurrents
• collaborer au développement des coûts pour des activités précises, telles que : coûts directs de projet, frais généraux liés au soutien du projet, frais généraux ministériels et administratifs, coûts des produits et des services et autres coûts connexes (comptabilité financière)
• planifier, acquérir et contrôler l'utilisation des fonds de façon à atteindre les objectifs d'un organisme et à maximiser sa valeur (intégration des achats à la gestion de projet, gestion des processus de passation de marchés)
• définir les objectifs financiers et non financiers d'un organisme de façon à améliorer son rendement et déterminer si ces objectifs sont en voie d'être atteints
• élaborer et modifier les analyses de rentabilisation et les plans financiers pour l'avenir
• faire le suivi des projets, des grands projets de l'État ou des initiatives de projets délicats et complexes, lorsque le Canada exige l'opinion d'un tiers
• aider les professionnels de la gestion de projets dans la surveillance et la coordination des projets
• fournir du soutien administratif et technique à l'équipe de projet, au besoin
• participer aux réunions avec les professionnels de la gestion de projets et les autres intervenants (internes et externes) afin d'assurer l'avancement du projet et l'atteinte des objectifs et des résultats prévus
• s'assurer que les activités, les produits livrables, les étapes clés, les calendriers et les engagements financiers des projets et des contrats sont suivis, et que les engagements sont remplis
• communiquer avec les professionnels de la gestion de projets et les autres dirigeants et intervenants en ce qui a trait aux questions relatives au projet, et coordonner les réunions connexes
• assurer la liaison entre tous les gestionnaires de projets, les dirigeants et les intervenants des clients
• préparer les rapports financiers et de projets (mensuels, trimestriels et annuels), ainsi que les autres rapports de surveillance des projets destinés à la direction et aux dirigeants
• préparer les rapports annuels, les rapports sur l'état d'avancement des projets, les rapports sur les résultats atteints, la documentation relative aux leçons apprises et les recommandations quant à la documentation des améliorations au niveau de la direction
• analyser des documents, tels que des devis (énoncé des travaux ou des exigences techniques), des notes et des dessins, et rédiger des manuels, des guides d'utilisation et d'autres documents visant à expliquer le besoin avec clarté et concision
• modifier, valider et compiler des documents, tels que des publications techniques en général, des devis, des listes de données sur des pièces d'équipement et des systèmes, des dessins, etc.
• recueillir de l'information, analyser le sujet et l'auditoire, et produire des documents clairs
• étudier le matériel existant et mener des entrevues auprès des intervenants
• créer des documents exacts, complets et concis pour communiquer les besoins de l'exigence
• assimiler et diffuser le matériel technique de manière concise et efficace
• suivre les lignes directrices gouvernementales en matière de publication
• examiner des documents, des dessins et des données connexes pour s'assurer qu'ils sont conformes aux normes établies
• recevoir le courrier entrant (le courrier papier et le courrier électronique), établir les priorités, évaluer les urgences, établir les délais
• créer et mettre à jour un système de rappel ainsi que d'autres systèmes de contrôle pour les mesures à prendre
• rechercher et localiser de l'information contextuelle, l'analyser, extraire de l'information pertinente et écrire des résumés
• rédiger des ébauches de documents et rapports de projets officiels, les coordonner et les préparer pour la signature.
• spécifier les exigences générales du projet
• élaborer des variantes de projets et déterminer leur faisabilité et leur viabilité sur le plan administratif, économique et technique ainsi que les changements stratégiques et organisationnels à apporter
• planifier, diriger et superviser les activités d'une équipe de projet à l'intérieur des paramètres de temps et de coût
• élaborer des plans de projets d'ensemble et obtenir l'approbation de l'analyse préliminaire
• présenter des mises à jour et des séances d'information à la haute direction sur l'évolution du projet et les préoccupations relatives au projet
• examiner des documents, des dessins et des données connexes afin de respecter les normes établies
• veiller à la planification, à la recherche et à la rédaction de devis et d'autres articles à caractère non journalistique
• élaborer la présentation des documents et des manuels
• utiliser des logiciels de traitement de texte, de production informatisée de publications ainsi que des logiciels graphiques pour produire des copies prêtes à photographier
• planifier, étudier, modifier, rédiger ou examiner des notes, des textes, des simulations, des reportages, des discours, des guides, des devis et d'autres articles à caractère non journalistique, ou y participer, en conformité avec les normes établies
• élaborer et mettre en œuvre des plans stratégiques de communication au sein d'organismes dispersés géographiquement en transformation organisationnelle (gestion du changement)
• fournir des conseils quant à la consultation en communications afin d'appuyer les initiatives et les stratégies de communication stratégique
• créer le matériel de soutien des communications
• développer et mettre en œuvre des produits créatifs de communication et d'information à l'aide d'une variété d'outils, de techniques et de supports, et sélectionner un moyen approprié pour faire passer l'information, les idées et les résultats
• élaborer et mettre en œuvre les stratégies et les plans de communications
• émettre et échanger de l'information de manière claire et concise
• veiller à ce que l'information soit communiquée aux personnes compétentes en temps opportun
• rédiger les rapports à des fins précises dans un langage clair, communicatif et professionnel (par exemple, rapports de vérification, lettres de gestion, rapports de consultation, rapports financiers);
• veiller à ce que les communications soient bien comprises en encourageant et en écoutant les commentaires provenant de l'intérieur et de l'extérieur de l'organisation
• structurer les communications externes de façon à véhiculer une image ministérielle appropriée
• assurer la confidentialité de l'information et des données organisationnelles et des clients
• déterminer les publics cibles afin de mieux concevoir les messages
• établir et déterminer les obstacles et les barrières aux communications
• donner des conseils sur des questions touchant les approches ou les options liées à l'élaboration de programmes et de politiques et les options de planification des communications (interne ou externe);rechercher, développer et mettre en œuvre des stratégies de communication impliquant les médias sociaux et leur contenu associé (c.-blogs, microblogs, les wikis, externalisation ouverte, les communautés de contenu, réseaux sociaux, etc)
• fournir un soutien et aider les communicateurs à utiliser les médias sociaux pour compléter les canaux traditionnels
• fournir des suggestions sur la réduction des coûts dans le processus de communication
• développer une stratégie d'achat - pour l'acquisition d'un produit ou d'un service - qui établit un mécanisme pour faire participer l'industrie et de mener un appel d'offres compétitif sur les marchés en conformité avec les exigences législatives et les politiques organisationnelles
• produire des rapports d'évaluation et recommandations liées aux approvisionnements pour les intervenants internes et les autorité d'approbation