Étapes simples pour les fournisseurs de la composante de collecte de données

Instructions à l'intention des nouveaux soumissionnaires

Les instructions décrites ci-dessous visent les fournisseurs qui souhaitent se préqualifier à l'égard d'une méthode d'approvisionnement (autrement dit, les « nouveaux soumissionnaires »). Quant aux fournisseurs qui voudraient se prévaloir de la « possibilité continue de se qualifier » pour ajouter d'autres volets, catégories et/ou régions à leurs arrangements en matière d'approvisionnement, il existe une page pour eux : Étapes simples pour les fournisseurs de la composante de collecte de données - Nouvelle période (report).

Ouvrir une session de Système des services professionnels centralisés

1. Entrez dans Vérification des justificatifs du fournisseur
2. Sélectionnez la langue de votre choix
3. Saisissez le mot de passe et l'ID d'utilisateur (qui vous ont été communiqués dans un courriel distinct) pour accéder à votre compte et cliquer « Soumettre »
4. Vous êtes maintenant branché au SSPC

Démarrage : ouvrir un modèle de réponse à une demande de soumissions

1. Cliquez sur le lien « Tableau de bord de la demande de soumissions » qui se trouve dans la barre de navigation de gauche pour accéder la page Tableau de bord de la demande de soumissions
2. Sous le titre « Demandes de soumissions ouverte », vous verrez toutes les demandes de soumissions qui sont ouvertes
3. Cliquez sur le lien correspondant au numéro de la demande de soumissions à laquelle vous souhaitez répondre
4. Apparaît alors la page Réponse du Fournisseur - Accueil, dans laquelle peuvent ou non se retrouver les sections suivantes (selon l'utilisation des modèles déterminée par la méthode d'approvisionnement) :
   • Personnes-ressources désignées
   • Attestation de droits acquis
   • Sections
     • Paliers
     • Renseignements concernant l'entreprise
     • Renseignements régionale
     • Critères obligatoires
     • Attestations
     • Tarifs financiers pour les offres à commandes
     • Gamme de services pour l'arrangement en matière d'approvisionnement

Personnes-ressources désignées

Cette section est pour l'attribution des contacts désignés.

1. En tant que principale personne-ressource du fournisseur, vous pouvez désigner jusqu'à deux autres personnes à titre de personnes-ressources pouvant saisir des renseignements concernant la réponse et modifier ceux-ci
2. Pour désigner une personne-ressource pour une demande, vous pouvez sélectionner celle-ci dans le menu déroulant ou cliquer sur le lien « Ajouter un contact désigné » afin de créer une nouvelle personne-ressource. Seulement deux personnes-ressources peuvent être affectées à un modèle de réponse à une demande
3. Les personnes-ressources désignées reçoivent automatiquement leurs justificatifs

Paliers

Cette section ne s'applique qu'aux demandes qui comportent des paliers et s'affiche seulement le cas échéant.

1. Sélectionnez les cases à cocher appropriées pour préciser sur quoi porte votre demande
2. Cliquez sur le bouton « Sauvegarder »
3. Cliquez sur le lien « Retourner à la page d'accueil de la réponse » pour revenir à la page d'accueil

Attestation des droits acquis

La question de l'attestation des droits acquis est abordée dans la section « Attestations » ci-dessous.

Renseignements concernant l'entreprise

La rubrique « Renseignement concernant l'entreprise » offre un aperçu de l'information que l'on retrouve sous votre profil de fournisseur, dans le portail du SSPC. Cette information doit être la même que celle indiquée dans votre profil, sous Données d'inscription des fournisseurs (DIF), de même que celle donnée à la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC). Si l'un ou l'autre de ces éléments d'information devait s'avérer erroné dans le SSPC, prenez note qu'il vous est impossible de les corriger lorsque vous êtes dans la composante de collecte des données pour établir votre réponse à la demande de soumissions. Pour modifier les renseignements sur votre entreprise, vous devez plutôt vous servir du lien « Modifier votre profil de fournisseur » qui s'affiche quand vous ouvrez une session dans le portail du SSPC, mais avant d'accéder au tableau de bord de la demande de soumissions.

1. Précisez le statut juridique de votre entreprise en faisant un choix parmi les options de la liste déroulante
2. En faisant un choix parmi les options de la liste déroulante, précisez la province ou le territoire dont les lois applicables régiront cette demande et les marchés qui pourraient être attribués dans le cadre de celle-ci
3. Cliquez sur le bouton « Sauvegarder ». Note : si le statut juridique de votre entreprise est 'coentreprise', le système devrait vous faire passer à une page où vous devrez introduire des renseignements sur chacun des membres de la coentreprise. Une fois que les renseignements relatifs à tous les membres de la coentreprise ont été introduits, cliquez sur le bouton « Sauvegarder »
4. Cliquez sur le lien « Retourner à la page d'accueil de la réponse » pour revenir à la page d'accueil

Renseignements régionale

Services offerts aux régions et régions métropolitaines

1. Sélectionnez les régions et les régions métropolitaines auxquelles vous souhaitez offrir vos services
2. Cliquez sur le bouton « Mettre à jour » pour que le contenu de la page soit actualisé. Vous verrez alors les renseignements supplémentaires suivants :

i. Renseignements concernant les personnes-ressources régionales

Cette section concerne les personnes-ressources régionales que l'on retrouvera dans le portail du SSPC, après que les offres à commandes et/ou les arrangements en matière d'approvisionnement auront été octroyés/conclus.

Vous ne pouvez désigner une personne-ressource régionale que pour les régions/régions métropolitaines que vous avez définies préalablement dans la rubrique Services offerts aux régions et régions métropolitaines.

1. Sélectionnez un nom dans le menu déroulant, en regard de la région ou de la région métropolitaine appropriée à laquelle vous souhaitez affecter votre personne-ressource ou cliquez sur le lien « Ajouter une personne-ressource régionale » pour créer une nouvelle personne-ressource
2. Les personnes-ressources des régions/régions métropolitaines ne reçoivent leurs justificatifs qu'une fois que les offres à commandes et/ou les arrangements en matière d'approvisionnement auront été octroyés/conclus
3. Une fois l'opération terminée, cliquez sur le bouton « Mettre à jour » pour que le contenu de la page soit actualisé

Important : Le nom d’une personne-ressource régionale qui est sélectionné pour une région/région métropolitaine correspondra aux coordonnées qui apparaîtront dans le résultat de recherche pour nos ministères clients. Si aucune personne-ressource régionale n’est sélectionnée pour une région spécifique, les résultats de recherche pour cette région n’afficheront pas les coordonnées; il appartient au fournisseur de s’assurer que des personnes-ressources régionales ont été sélectionnées pour toutes les régions du Canada pour lesquelles ils désirent offrir leurs services.

ii. Bureaux locaux

Les renseignements relatifs aux bureaux locaux ne s'appliquent qu'aux régions métropolitaines.

1. Dans le menu déroulant, sélectionnez une option correspondant à la région métropolitaine appropriée ou cliquez sur le lien « Ajouter un nouveau bureau local » pour ajouter un bureau local
2. Une fois l'opération terminée, cliquez sur le bouton « Mettre à jour » pour que le contenu de la page soit actualisé. Dans le menu déroulant, vous pourrez alors sélectionner une option correspondant à la région métropolitaine appropriée

iii. Préférences linguistiques

1. Faites défiler le contenu de l'écran jusqu'au bas de la page et indiquez la préférence linguistique de chaque région/région métropolitaine que vous avez préalablement définie
2. Cliquez sur le bouton « Sauvegarder »
3. Cliquez sur le lien « Retourner à la page d'accueil de la réponse »

Critères obligatoires

La page suivante est la page « Critères obligatoires », dans laquelle peuvent se retrouver ou non les critères obligatoires suivants selon la configuration du modèle déterminée par la méthode d'approvisionnement :

1. Information sur les volets
2. Nombre de mois en affaires
3. Attestation financière
4. Exigences en matière d'assurance

i. Groupes de critères obligatoires

Groupes de Critères Obligatoires : Si vous désirez fournir différents critères obligatoires (c.-à-d. résumés de projet, références, etc.) pour des composantes et/ou des paliers différents sous une sollicitation, vous pouvez le faire en mettant en place des groupes de critères obligatoires :

1. Sélectionnez la composante et/ou les paliers au moyen de la case à cocher
2. Cliquez sur le bouton « Ajouter ». La page sera actualisée, et vous verrez le Groupe 1 et son contenu
3. Pour accéder au groupe, cliquez sur le numéro du groupe pour accéder aux critères obligatoires correspondant à ce groupe en particulier
4. Pour créer un autre groupe, répétez les étapes ci-haut

ii. Renseignements concernant les volets - Offre de nouveaux volets et de nouvelles catégories

Cliquez sur « Renseignements concernant les volets » pour afficher la page « Sélection de volet et de catégorie », qui vous permet de sélectionner les volets que vous souhaitez offrir.

1. Au moyen de la liste déroulante, indiquez les volets que vous souhaitez offrir
2. Une fois l'opération terminée, cliquez sur le bouton « Sauvegarder ». Le contenu de la page s'actualisera, et les liens « Voir les catégories » y seront maintenant disponibles
3. Cliquez sur le lien « Voir les catégories » pour faire apparaître la page « Catégories »
4. Toutes les catégories d'un volet en particulier sont répertoriées dans une table
5. Indiquez le statut de chaque catégorie au moyen du menu déroulant. Une fois que vous aurez entré le statut de chaque catégorie, cliquez sur « Sauvegarder », et la page s'actualisera
6. Pour chaque catégorie pour laquelle vous avez indiqué « nouvellement validée », les liens « Résumé » et/ou « Valider la référence » s'afficheront
7. Cliquez sur les liens « Résumé » et/ou « Valider la référence » et saisissez les résumés de la catégorie et/ou les références de la catégorie
8. Si vous avez sélectionné l'option « nouvellement non validée », une liste déroulante apparaîtra sous la colonne « Catégorie additionnelle » au moyen de laquelle vous pouvez indiquer la priorité à laquelle vous souhaitez recevoir ces catégories non validées. (Cette étape s'applique seulement à certains modèles.)
9. Cliquez sur « Sauvegarder », et la page s'actualisera
10. Répétez les étapes ci-dessus pour chaque volet à l'égard duquel vous offrez des catégories
11. Cliquez sur le lien « Retour aux Critères obligatoires » qui se trouve au bas de la page

Note : il faut définir les catégories pour chaque volet en particulier.

iii. Nombre de mois en affaires

1. Cette page vous permet de saisir la date de création de votre entreprise pour faire un renvoi au numéro de page des documents papier que vous incluez dans votre soumission
2. Cliquez sur le bouton « Sauvegarder »
3. Cliquez sur le lien « Retourner aux Critères obligatoires » qui se trouve au bas de la page

iv. Attestation financière

1. Dans cette page, vous devez cocher une case pour témoigner de votre accord avec l'énoncé relatif à la méthode d'approvisionnement correspondant à cette Attestation
2. Il faut également introduire les coordonnées du chef de la direction financière ou du président-directeur général
3. Une fois l'opération terminée, cliquez sur le bouton « Sauvegarder »
4. Cliquez sur le lien « Retourner aux Critères obligatoires » qui se trouve au bas de la page

v. Exigences en matière d'assurance

1. Le fournisseur doit lire le texte affiché et indiquer, en cochant la case appropriée, s'il est ou non d'accord avec l'énoncé
2. Une fois l'opération terminée, cliquez sur le bouton « Sauvegarder »
3. Cliquez sur le lien « Retourner aux Critères obligatoires » qui se trouve au bas de la page
4. Si tous les critères obligatoires ont été définis, vous pouvez soit cliquer sur le lien « Retourner aux critères obligatoires » (pour autant qu'il en existe un) pour compléter les critères obligatoires des groupes qui restent, soit cliquer sur le lien « Retourner à la page d'accueil de la réponse »

Attestations

En cliquant sur le lien « Attestation » de la page d'accueil de la réponse, les attestations suivantes peuvent ou non être retrouver, selon ce que la méthode d'approvisionnement a permis d'inclure dans la demande :

• Sécurité
• Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi
• Ancien fonctionnaire
• Responsabilité titulaire
• Fournisseur autochtone
• Attestations des droits acquis
• Programme de réduction des effectifs
• Code de conduite
• Parrainage en matière de sécurité
• Financier de certification (uniquement si cet aspect n'est pas couvert par les critères obligatoires)
• Exigence au plan d'assurance (uniquement si cet aspect n'est pas couvert par les critères obligatoires)

i. Sécurité

1. Préciser le niveau d'autorisation de sécurité le plus élevé que détient actuellement le fournisseur. (Si vous ne connaissez pas avec certitude l'autorisation de sécurité de votre entreprise, communiquez avec le centre d'appels du Secteur de la sécurité industrielle au 1-866-368-4646 ou à l'adresse ssi-iss@tpsgc-pwgsc.gc.ca.)
2. Cliquez sur le bouton « Sauvegarder »
3. Cliquez sur le lien « Retourner aux attestations »
4. Note : si votre entreprise prend la forme d'une coentreprise, le niveau d'autorisation de sécurité le plus élevé qui peut être indiqué est celui qui correspond au niveau de sécurité le moins élevé des divers membres de la coentreprise

ii. Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi (PCFEE)

1. Précisez l'état au plan du PCFEE de votre entreprise
2. Introduisez le numéro du certificat du fournisseur
3. Cliquez sur le bouton « Sauvegarder »
4. Cliquez sur le lien « Retourner aux attestations »

iii. Ancien fonctionnaire

1. Indiquez si le fournisseur est ou non un ancien fonctionnaire qui touche une pension
2. Si la réponse est Oui, inscrivez le nom du fonctionnaire, la date à laquelle a pris fin son emploi et une brève explication
3. Cliquez sur le bouton « Sauvegarder »
4. Cliquez sur le lien « Retourner aux attestations »

iv. Responsabilité titulaire

1. Le fournisseur doit lire le texte affiché et indiquer, au moyen de la case à cocher, s'il est ou non d'accord avec l'énoncé
2. Une fois cette opération terminée, cliquez sur le bouton « Sauvegarder »
3. Cliquez sur le lien « Retourner aux attestations » qui se trouve au bas de la page

v. Fournisseur autochtone

1. Indiquez si vous souhaitez ou non vous déclarer à titre de fournisseur autochtone
2. Si la réponse est Oui, introduisez une valeur au titre du 'nature juridique' et du 'nombre d'employés'
3. Cliquez sur le bouton « Sauvegarder »
4. Cliquez sur le lien « Retourner aux attestations »

vi. Attestations des droits acquis

1. Le fournisseur doit lire le texte affiché et indiquer, en cochant la case appropriée, s'il est ou non d'accord avec l'énoncé
2. Une fois l'opération terminée, cliquez sur le bouton « Sauvegarder »
3. Cliquez sur le lien « Retourner aux attestations »

vii. Programme de réduction des effectifs

1. Indiquez si le fournisseur a ou non reçu un paiement forfaitaire à titre d'ancien fonctionnaire, aux termes d'un programme de réduction des effectifs
2. Si la réponse est Oui, introduisez les renseignements suivants :
   • Nom de l'ancien fonctionnaire
   • Conditions de l'incitatif sous forme de paiement forfaitaire
   • Date de cessation l'emploi
   • Montant du paiement forfaitaire
   • Taux de rémunération qui a servi au calcul du paiement forfaitaire
   • Date du début de la période du paiement forfaitaire
   • Date de fin de la période du paiement forfaitaire
   • Nombre de semaines visées par le paiement forfaitaire
3. Introduisez le numéro du contrat et le montant de chaque contrat visé par le programme de réduction des effectifs
4. Une fois l'opération terminée, cliquez sur le bouton « Sauvegarder »
5. Cliquez sur le lien « Retourner aux attestations »

viii. Code de conduite

1. Le fournisseur doit lire le texte affiché et indiquer, au moyen d'une case à cocher, s'il a ou non lu et compris la déclaration relative à la protection des renseignements personnels et au consentement quant à la collecte et à l'utilisation de ses renseignements personnels
2. Une fois l'opération terminée, cliquez sur le bouton « Sauvegarder »
3. Cliquez sur le lien « Retourner aux attestations » qui se trouve au bas de la page

ix. Parrainage en matière de sécurité

En plus de remplir cette section, on recommande de communiquer avec le responsable de la méthode d'approvisionnement du modèle de réponse, le plus rapidement possible, pour lui faire part de cette exigence, dans l'éventualité où un parrainage serait nécessaire.

1. Indiquez si le fournisseur a ou non besoin d'un parrainage en matière de sécurité
2. Si la réponse est Oui, précisez la nature des vérifications de sécurité qui s'avèrent nécessaires aux fins du parrainage.
   • Une fois l'opération terminée, cliquez sur le bouton « Sauvegarder »
   • Cliquez sur le lien « Retourner aux attestations » qui se trouve au bas de la page
   • Note : si vous avez indiqué que votre entreprise était une coentreprise, vous pourriez préciser la nécessité de prévoir un parrainage pour chacun de ses membres

x. Attestation financière (uniquement si cet aspect n'est pas couvert par les critères obligatoires)

Si l'attestation financière ne figure pas déjà dans les critères obligatoires, d'autres exigences en matière d'assurances peuvent être formulées à ce stade-ci.

xi. Exigences en matière d'assurances (uniquement si cet aspect n'est pas couvert par les critères obligatoires)

Si toutes les exigences en matière d'assurance ne figurent pas déjà dans les critères obligatoires, d'autres peuvent être formulées à ce stade-ci.

Tarifs financiers pour les offres à commandes

Si la demande inclut une offre à commandes, le lien « Taux financiers pour les offres à commandes » apparaît dans la page d'accueil de la réponse. Des taux doivent être introduits pour chaque catégorie offerte au niveau des régions et des régions métropolitaines.

1. Cliquez sur l'un des liens « Région » ou « Région/zone métropolitaine »
2. Le contenu de cette page est alors automatiquement actualisé
3. Des taux peuvent maintenant être entrés pour chaque volet/catégorie que vous avez préalablement indiqué souhaité offrir. Les taux que vous entrez indiquent aussi le degré d'expertise que vous offrez
4. Cliquez sur le bouton « Sauvegarder »

Copie des taux d'une région/région métropolitaine à l'autre

1. Introduisez les taux d'une région/région métropolitaine
2. Cliquez sur le lien « Copier l'information »
3. Sélectionnez la 'source' région/région métropolitaine (c.-à-d. la région/région métropolitaine pour laquelle vous venez de terminer d'introduire des taux)
4. Sélectionnez la 'destination' région/zone métropolitaine (c.-à-d. la région/région métropolitaine vers laquelle les taux seront copiés)
5. Cliquez sur le bouton « Copier l'information ». Les taux sont copiés à la 'destination' région/région métropolitaine
6. Cliquez sur le lien « Retour aux taux financiers de l'offre à commandes » et confirmez. Vous devriez toujours confirmer que les taux ont été copiés en vérifiant la région/région métropolitaine que vous avez copiée

Gammes de services pour l'arrangement en matière d'approvisionnement

Si la demande comprend un arrangement en matière d'approvisionnement, le lien « Gammes de services pour l'arrangement en matière d'approvisionnement » apparaît dans la page d'accueil de la réponse. En cliquant sur le lien, vous obtiendrez la liste des régions/régions métropolitaines.

1. Cliquez sur une région ou une région métropolitaine de la liste qui apparaît pour consulter les volets et les catégories que vous avez préalablement définies sous les renseignements relatifs au volet, dans la section des critères obligatoires de la page d'accueil de la réponse.
   • Note : Tous les volets et catégories que vous avez choisis prendront automatiquement la valeur OUI, dès que vous choisissez une catégorie. Si vous ne souhaitez pas offrir tous les niveaux indiqués dans la demande pour toutes les régions/régions le du niveau que vous ne souhaitez pas offrir, et remplacer Oui par Non. Une fois que vous avez fait tous les changements pour cette région/région métropolitaine, vous pouvez appliquer ceux-ci à toutes les régions/régions métropolitaines en cliquant sur le lien « Copier l'information »
2. Cliquez sur le bouton « Sauvegarder l'information » pour chaque région ou région métropolitaine dont les niveaux sont indiqués, et ce, même si la valeur par défaut OUI n'a pas été changée
3. Cliquez sur le lien « Réponse - Page d'accueil »

Vous devriez toujours confirmer que les changements que vous avez faits pour tous les niveaux ont été copiés en vérifiant la région/région métropolitaine que vous avez copiée.

Comment soumettre un modèle de réponse à une demande de soumissions

Note : seule la principale personne-ressource peut soumettre une réponse au nom d'un fournisseur.

Pour soumettre un modèle de réponse à une demande à SPAC, vous devez procéder comme suit :

1. Dans la page d'accueil de la réponse, remplacez le statut « En cours » de chaque section par « Terminée ». Note : c'est au fournisseur qu'incombe la responsabilité de veiller à ce que tous les renseignements de chaque section ont bien été introduits
2. Cliquez sur le bouton « Sauvegarder la réponse »
3. Cliquez sur le bouton « Soumettre la réponse »
4. Apparaît alors un « reçu de soumission » pour vos dossiers
5. Un courriel de confirmation de votre soumission sera également envoyé
6. Cliquez sur le lien « Retour au tableau de bord »

Cliquer sur le bouton « Sauvegarder la réponse » ne signifie pas que votre soumission a été soumise; vous devez plutôt cliquer sur « Soumettre la réponse ».

Coordonnées pour joindre les responsables de la collecte des données

Si vous avez besoin d'aide en rapport avec des problèmes d'accès ou de la connectivité, veuillez faire parvenir un courriel à la boîte d'entrée des SSPC, à l'adresse suivante : sspc.cpss@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

Date de modification :

2021-06-28