Instructions relatives au rapport d'utilisation trimestriel

Nouvelle offre à commandes / contrat

Le montant total (en dollars canadiens, y compris toutes les taxes applicables) des nouvelles commandes subséquentes ou des nouveaux contrats émis au cours de la période visée par le rapport.

Les fournisseurs ne doivent pas déclarer ce qui a été facturé au cours de la période visée par le rapport.

L’exemple suivant montre dans quelle période de déclaration une commande subséquente ou un contrat doit être déclaré :

• 15 mars 2019 : Date de l’émission de la commande subséquente ou du contrat (c’est-à-dire la date indiquée à la première page de la commande subséquente ou du contrat)
• 3 avril 2019 : Date de début des travaux
• Du 1er janvier au 31 mars 2019 : Période de déclaration correcte

Modifications

Toutes les modifications à la hausse apportées aux commandes subséquentes ou aux contrats émis au cours de la période de déclaration, peu importe la date à laquelle la commande subséquente ou le contrat initial a été émis. Le total de la modification doit être en dollars canadiens, y compris toutes les taxes applicables.

Les fournisseurs ne doivent pas signaler les modifications dont la valeur est zéro ($0.00) ou à la baisse(-). Voici des exemples de modifications aux commandes subséquentes ou aux contrats qui ne doivent pas être signalées :

• Prolongations de la période de la commande subséquente ou du contrat qui n’augmentent pas la valeur de la commande subséquente ou du contrat.
• Diminution de la valeur de la commande subséquente ou du contrat pour illustrer la valeur du travail réellement exécuté (montant facturé).
• Corrections apportées à une commande subséquente ou à un contrat qui n’augmentent pas la valeur de la commande subséquente ou du contrat.
• Autres modifications administratives à une commande subséquente ou à un contrat qui n’augmentent pas la valeur de la commande subséquente ou du contrat.

Si un contrat et une modification sont attribués dans la même période, des entrées distinctes sont requises.

Autorisation de tâche

Les fournisseurs ne doivent pas déclarer chaque autorisation de tâches émise ni déclarer les modifications apportées à une autorisation de tâches, puisque seule la valeur de la commande subséquente/contrat d’origine doit être déclarée.

Ouvrir une session dans le Système des services professionnels centralisés

1. Allez à la page vérification des justificatifs du fournisseur.
2. Sélectionnez la langue de votre choix.
3. Saisissez le mot de passe et l’ID d’utilisateur qui vous ont été communiqués dans des courriels distincts et cliquez sur « soumettre ».
4. Votre session est ouverte.

Créer un nouveau contact pour le rapport d’utilisation trimestriel (si nécessaire)

1. Sélectionnez « ajouter un contact » dans le menu de navigation de gauche.
2. Sélectionnez un contact dans la liste affichée.
3. Ajoutez les informations requises sur la page affichée.
   • Remplissez le champ « courriel pour les rapports d’utilisation trimestriels».
   • Cliquez sur la case à cocher « privilèges des rapports d’utilisation trimestriels ».
   • Sélectionnez la langue dans laquelle le contact du rapport d’utilisation trimestriel souhaite que les courriels relatifs au rapport d’utilisation trimestriel soient envoyés.
4. Cliquez sur « enregistrer ».

Octroi des privilèges de rapport d’utilisation trimestriel à un contact existant (si nécessaire)

1. Sélectionnez « mettre à jour le contact » dans le menu de navigation de gauche.
2. Sélectionnez un contact dans la liste affichée.
3. Remplissez le champ « courriel pour les rapports d’utilisation trimestriels».
4. Cliquez sur la case à cocher « privilèges des rapports d’utilisation trimestriels ».
5. Sélectionnez la langue dans laquelle le contact du rapport d’utilisation trimestriel souhaite que les courriels relatifs au rapport d’utilisation trimestriel soient envoyés.
6. Cliquez sur « enregistrer ».

Pour commencer : Ouvrir la section rapport d’utilisation trimestriel

1. Cliquez sur le lien « rapports d’utilisation trimestriels » dans la barre de navigation de gauche pour accéder à la page « rapports d’utilisation trimestriels ».
2. La page « liste des rapports d’utilisation trimestriels » énumère les méthodes d’approvisionnement pour lesquelles vous pouvez soumettre un rapport.
   

Soumettre un rapport « nul »

Afin de déclarer que vous n’avez pas reçu de contrats, commandes subséquentes ou modifications contractuelles augmentant la valeur d’un contrat lors de la période de rapport.

1. Dans le champ « période de rapport », sélectionnez la période de rapport pour laquelle vous souhaitez soumettre un rapport.
2. Sélectionnez une méthode d’approvisionnement pour laquelle vous souhaitez soumettre un rapport.
3. Sous la rubrique « offre à commandes » ou « arrangement en matière d’approvisionnement », cliquez sur le lien « ajouter rapport nul ».

Saisir des renseignements sur une commande subséquente, un contrat ou une modification

L’écran de saisie du rapport d’utilisation trimestriel vous permet d’entrer des renseignements précis sur les commandes subséquentes, les contrats ou les modifications qui font l’objet du rapport.

1. Saisissez le numéro de la commande subséquente ou du contrat.
2. Saisissez le numéro de modification de la commande subséquente ou du contrat (s’il y a lieu).
3. Cliquez sur l’icône du calendrier à côté du champ « date d’émission » pour sélectionner la date d’émission de la commande subséquente, du contrat ou de la modification.
4. Cliquez sur l’icône du calendrier à côté du champ « date de début du travail » pour sélectionner la date à laquelle les travaux visés par la commande subséquente ou le contrat devaient commencer.
5. Cliquez sur l’icône du calendrier à côté du champ « date de fin du travail » pour sélectionner la date à laquelle les travaux visés par la commande subséquente ou le contrat devaient être achevés. Si vous signalez une modification à une commande subséquente ou à un contrat qui a augmenté la valeur du contrat, indiquez la date de fin révisée des travaux.
6. Dans la liste déroulante « ministère client », sélectionnez l’organisme qui a émis la commande subséquente ou le contrat.
7. Saisissez le nom de la personne qui a émis la commande subséquente ou le contrat.
8. Saisissez l’adresse courriel de la personne qui a émis la commande subséquente ou le contrat.
9. Dans la liste déroulante « lieu de livraison », sélectionnez la zone métropolitaine ou la région où les travaux sont ou seront effectués.
10. Entrez la valeur monétaire totale, en dollars canadiens, y compris toutes les taxes applicables, de la commande subséquente, du contrat ou de la modification.
11. Dans la liste déroulante « catégorie/volet », sélectionnez la première catégorie ou le premier volet couvert par la commande subséquente ou le contrat et cliquez sur le bouton « ajouter ».
12. Répétez l’étape ci-dessus pour chaque catégorie ou volet supplémentaire à ajouter.
13. Cliquez sur le bouton « enregistrer et soumettre ».
14. Pour déclarer d’autres commandes subséquentes, contrats ou modifications, répétez les étapes ci-dessus jusqu’à ce que la totalité des commandes subséquentes, contrats ou modifications aient été déclarés.
    

Saisie des renseignements sur une commande subséquente, un contrat ou une modification pour une méthode d’approvisionnement erronée

Si vous avez entré des renseignements sur une commande subséquente, un contrat ou une modification pour une méthode d’approvisionnement erronée, vous devez supprimer toutes les entrées touchées dans leur intégralité.

1. Accédez à votre compte fournisseur dans le portail électronique du SSPC.
2. Cliquez sur le lien « rapport d’utilisation trimestriel » dans la barre de navigation de gauche pour accéder à la page « rapport d’utilisation trimestriel ».
3. Dans la page « liste des rapports d’utilisation trimestriels », sélectionnez la méthode d’approvisionnement touchée.
4. À partir de la liste des commandes subséquentes, des contrats ou des modifications déclarés, cliquez sur le lien « supprimer » à côté de la commande subséquente, du contrat ou de la modification.
5. Cliquez sur le bouton « ok ».
6. Répétez les étapes ci-dessus jusqu’à ce que la totalité des commandes subséquentes, des contrats ou des modifications touchés aient été supprimés.
7. Vous devez entrer à nouveau les renseignements sur la commande subséquente, le contrat ou la modification pour la méthode d’approvisionnement correcte en suivant les étapes des sections « déclarer une commande subséquente, un contrat ou une modification » et « saisir des renseignements sur une commande subséquente, un contrat ou une modification ».

Saisie de renseignements sur une commande subséquente, un contrat ou une modification pour une période de déclaration erronée

Si vous avez entré des renseignements sur une commande subséquente, un contrat ou une modification pour une période de déclaration erronée, vous devez supprimer toutes les entrées touchées dans leur intégralité.

1. Accédez à votre compte fournisseur dans le portail électronique du SSPC.
2. Cliquez sur le lien « rapport d’utilisation trimestriel » dans la barre de navigation de gauche pour accéder à la page « rapport d’utilisation trimestriel ».
3. Dans la page « liste des rapports d’utilisation trimestriels », sélectionnez la méthode d’approvisionnement touchée.
4. À partir de la liste des commandes subséquentes, des contrats ou des modifications déclarés, cliquez sur le lien « supprimer » à côté de la commande subséquente, du contrat ou de la modification.
5. Cliquez sur le bouton « ok ».
6. Répétez les étapes ci-dessus jusqu’à ce que la totalité des commandes subséquentes, des contrats ou des modifications touchés aient été supprimés.
7. Vous devez entrer à nouveau les renseignements sur la commande subséquente, le contrat ou la modification pour la période de déclaration correcte en suivant les étapes des sections « déclarer une commande subséquente, un contrat ou une modification » et « saisir des renseignements sur une commande subséquente, un contrat ou une modification ».

Saisie d’un « rapport nul » par erreur

Si vous avez entré un « rapport nul » par erreur, vous devez supprimer l’entrée et suivre les étapes des sections « déclarer une commande subséquente, un contrat ou une modification » et « saisir des renseignements sur une commande subséquente, un contrat ou une modification ».

1. Accédez à votre compte fournisseur dans le portail électronique du SSPC.
2. Cliquez sur le lien « rapport d’utilisation trimestriel » dans la barre de navigation de gauche pour accéder à la page « rapport d’utilisation trimestriel ».
3. Dans la page « liste des rapports d’utilisation trimestriels », sélectionnez la méthode d’approvisionnement touchée.
4. Cliquez sur le lien « supprimer » à côté de la référence « aucune utilisation indiquée ».
5. Cliquez sur le bouton « ok ».