Saisie des rapports d’utilisation trimestriels dans le portail électronique du Système des services professionnels centralisés
Une amélioration du portail électronique du Système des services professionnels centralisés (SSPC) est en cours d’élaboration. Celle-ci permettra aux fournisseurs d’indiquer les renseignements sur les commandes subséquentes/contrats directement dans le portail électronique du SSPC.
Contexte
Les fournisseurs doivent, conformément aux modalités de leurs offres à commandes (OC) et arrangements en matière d’approvisionnement (AMA), compiler et tenir à jour des données sur les services fournis au gouvernement fédéral dans le cadre des commandes subséquentes/contrats découlant de leur offre à commandes/arrangement en matière d’approvisionnement. Les fournisseurs doivent transmettre ces données chaque trimestre.
Une amélioration est en cours d’élaboration afin de diminuer le temps consacré par les fournisseurs ainsi que par les responsables des méthodes d’approvisionnement aux offres à commandes (OC) et aux arrangements en matière d’approvisionnement (AMA) en lien avec la production et le traitement des modèles de rapport d’utilisation trimestriels présentés.
Les avantages escomptés dans le cadre de cette amélioration sont la diminution du temps consacré par les fournisseurs à la présentation des données requises et la diminution du temps consacré par les responsables des offres à commandes (OC) et des arrangements en matière d’approvisionnement (AMA) à l’examen et au traitement des données des rapports d’utilisation trimestriels.
Processus
Les fournisseurs devront désigner, dans le portail électronique du SSPC, des personnes-ressources pour les rapports d’utilisation trimestriels (RUT), qui auront la capacité d’entrer les données relatives aux commandes subséquentes/contrats dans le système. Dès que ce sera fait, les fournisseurs pourront indiquer les données sur les commandes subséquentes ou les contrats directement dans le portail électronique du SSPC, et ce, en temps réel. Ils pourront visualiser et modifier, s’il y a lieu, des données déjà présentées; et gérer les personnes-ressources pour leurs RUT. Le portail électronique du SSPC enverra automatiquement aux fournisseurs des avis par courriel dans la langue de leur choix, lorsqu’ils seront appelés à fournir des données pour le rapport d’utilisation trimestriel. Pour veiller à ce que les personnes-ressources pour le RUT reçoivent toute correspondance par courriel dans la langue de leur choix, les fournisseurs auront l’option d’établir et de modifier la langue de préférence pour chacune des personnes-ressources.
On rappelle aux fournisseurs qu’il leur incombe de s’assurer que les coordonnées des personnes-ressources pour leurs RUT sont à jour, de manière à ce que les fournisseurs continuent de se conformer à leurs obligations en matière de production de rapports dans le cadre des offres à commandes et/ou des arrangements en matière d’approvisionnement attribués. Faute de respecter leurs obligations aux termes des offres à commandes et/ou des arrangements en matière d’approvisionnement qui leur ont été attribués, les offres à commandes et/ou les arrangements en matière d’approvisionnement visés seront mis de côté.
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