Aperçu du processus d'évaluation – Document d'orientation de l'évaluateur – Exigences des arrangements en matière d’approvisionnement

Types de constatations

• Non-conformité majeure – politiques (documentation) – Documentation manquante ou incomplète au dossier.
• Non-conformité majeure – politiques (autre) – Mesure prise (ou non) par l'autorité contractante qui, selon le cas :
  1. entraîne la violation de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du Conseil du Trésor (CT)
  2. entraîne la violation d'une loi fédérale ou provinciale
• Non-conformité majeure – procédure – Mesure prise (ou non) par l'autorité contractante qui, selon le cas :
  1. entraîne l'utilisation incorrecte du portail électronique du Système des services professionnels centralisés (SSPC) ou d'un outil d'approvisionnement harmonisé en particulier, qui porte gravement atteinte à l'intégrité du processus d'approvisionnement
  2. a été constatée lors d'évaluations précédentes auprès de la même autorité contractante ou du même secteur et pour laquelle aucune mesure corrective efficace n'a été prise
  3. un grand nombre de non-conformités mineures est constaté dans le même domaine général

  Remarque

  Dans de tels cas, un examen des non-conformités serait effectué une fois l'évaluation provisoire achevée. Si l'élément c) ci-dessus s'appliquait, les non-conformités mineures seraient regroupées en une seule non-conformité majeure qui désignerait tous les cas relatifs à la mesure prise (ou non, selon le cas).

• Non-conformité mineure – Mesure prise (ou non) par l'autorité contractante qui donne lieu à une violation des règles régissant l'utilisation du portail électronique du SSPC ou d'un outil d'approvisionnement harmonisé particulier. La non-conformité ne tient cependant pas compte des critères applicables à l'un ou l'autre des types de non-conformité majeure
• Observation – Ce type de constatation sera appliqué lorsqu'une non-conformité mineure ou majeure ne pourra être soulevé pour l'une des raisons suivantes :
  1. (Information insuffisante) : l'évaluateur ne dispose pas suffisamment de renseignements
  2. (Documentation) : l'absence d'information requise pour déterminer la conformité, ce qui a déjà donné lieu à l'application d'une non-conformité majeure à un élément connexe
  3. (Autre) : l'absence d'expertise en la matière de l'évaluateur pour qu'il parvienne à une décision
  4. (Autre) : la mesure prise (ou non) par l'autorité contractante qui peut donner lieu à une violation de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du CT ou des règles régissant l'utilisation du portail électronique du SSPC ou d'un instrument d'approvisionnement harmonisé particulier, ou qui pose ou pourrait poser des risques contractuels supplémentaires pour le Canada

Attribution de non-conformités et autres constatations

1. Si une non-conformité majeure est constatée pour un élément auquel d'autres éléments principaux sont associés, un seul cas de non-conformité majeure est appliqué à l'élément principal. Dans les cas où l'élément principal compte un nombre de sous éléments connexes et qu'une non-conformité majeure est déclarée pour l'élément principal, l'évaluateur applique le type de constatation « Observation » à chaque sous élément affecté. Dans les deux cas, une remarque renvoie le lecteur du rapport à la non-conformité déclarée pour l'élément principal ou le sous élément, selon le cas.

   Par exemple, l'autorité contractante omet de verser les résultats de la recherche au dossier, ce qui donne lieu à une non-conformité majeure – politiques (documentation) au sous élément 2.01 (Résultats de recherche – Documentation). Puisque les résultats de la recherche ne figure pas au dossier, la conformité au sous élément 2.02 (Résultats de recherche – Critères) n'a pu être confirmée. Dans ce cas, le type de constatation « Observation (documentation) » serait indiqué, et une remarque serait ajoutée au rapport, renvoyant le lecteur à la non-conformité mentionnée à l'élément 2.01 (Résultats de recherche – Documentation). Par conséquent, l'évaluateur ne peut déterminer la conformité aux éléments 3.17 (Liste du fournisseur), 3.20 (Modifications de la demande de soumissions), 8.05 (Catégorie et niveau) et 8.06 (Cote de sécurité). Le même processus que celui indiqué précédemment s'appliquerait (c'est-à-dire, la citation d'une constatation d'observation (documentation).

2. Dans certaines situations, plusieurs contrats peuvent découler d'un seul document de demande de soumissions. Dans de tels cas, le rapport d'évaluation sera essentiellement composé de deux parties. La première partie portera sur le processus qui a conduit à l'émission de plusieurs contrats. Les non-conformités aux d'éléments 1 à 7 et 12 seront signalées une seule fois, et non pas par rapport à chaque contrat émis. Pour les groupes d'éléments 8 à 11, une évaluation distincte sera réalisée à l'égard de chaque contrat émis. Donc, si l'évaluateur détermine que, par exemple, l'élément 6.02 (Rapport d'évaluation – Critères d'évaluation techniques obligatoires (partie A)), est non-conforme, une non-conformité unique est appliquée même si de nombreux contrats ont été émis. Toutefois, si l'évaluateur détermine que la même non-conformité est présente pour l'élément 8.03 (Contrat – Détails du besoin (Partie A – Généralités)) pour tous les contrats émis, chaque contrat se verra attribuer sa propre non-conformité.

Autres renseignements

L’Accord Canada–États-Unis–Mexique (ACEUM), qui remplace les obligations de l’Accord de libre-échange nord-américain (ALENA), est entré en vigueur le 1er juillet 2020. L’ALENA continuera de s’appliquer aux marchés lancés avant la date d’entrée en vigueur de l’ACEUM le 1er juillet 2020, et ce, jusqu’à leur clôture. En ce qui concerne les méthodes d'approvisionnement, l'ALENA est remplacé par l'Accord de libre-échange Canada-Corée (ALECC).

Le Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE) est autorisé à mener des enquêtes sur les plaintes déposées par des fournisseurs potentiels qui portent sur les marchés publics du gouvernement fédéral visés par l'Accord de libre-échange nord-américain (ALENA), l’Accord Canada-États-Unis-Mexique (ACEUM), l'Accord de libre-échange Canadien (ALEC), l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC), l'Accord de libre-échange Canada-Chili (ALECC) ou tout autre accord commercial pertinent. D'après la valeur potentielle des besoins des divers outils d'approvisionnement harmonisés, tous les outils d'approvisionnement harmonisés (à l'exception de ProServices) étaient visés par l'ALEC et l'OMC. En raison de la valeur potentielle des besoins visés par les divers instruments d'approvisionnement harmonisés, l'ensemble de ces instruments est assujetti à l'ALECC et à l'AMP-OMC. Ainsi les fournisseurs peuvent présenter leurs plaintes directement au TCCE. Dans le cas de ProServices, un fournisseur pourrait déposer une plainte au Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement.

Section des définitions

1. La mention de « taxes applicables » dans le présent document d'orientation et dans tout rapport d'évaluation qui en découle comprend la taxe de vente provinciale (TVP) (Québec seulement), la taxe sur les produits et services (TPS) ou la taxe de vente harmonisée (TVH).

2. Règle « valeur de 40 000 $ ou moins » : Les clients peuvent attribuer des contrats de 40 000 $ ou moins (les taxes applicables incluses) à des fournisseurs qualifiés dans la ou les catégories pertinentes en conformité avec le Règlement sur les marchés de l’État.

Préface

Chaque rapport d'évaluation doit contenir, s'il y a lieux, une préface renfermant les remarques suivantes :

1. Aux fins d'évaluation :
   1. Les utilisateurs des ministères fédéraux sont aussi appelés « clients » dans le portail électronique du SSPC
   2. Dans le document d'orientation, l'utilisateur désigné ou le ministère fédéral utilisateur qui amorce le processus d'approvisionnement est considéré comme l'autorité contractante
   3. Le processus d'approvisionnement est amorcé par l'envoi de l'invitation à soumissionner incluant le document de demande de soumissions
   4. La personne qui a besoin des services professionnels est considérée comme le client. Notons que l'utilisateur du ministère fédéral (appelé « client » dans le portail électronique du SSPC) peut être le client et l'autorité contractante simultanément
   5. Les personnes qui se voient accorder l'accès au portail électronique du SSPC (appelées « acheteurs » dans le portail électronique du SSPC) sont appelées les autorités contractantes dans le présent document d'orientation
   6. Les réponses que présentent les fournisseurs à la suite d'un document de demande de soumissions qui leur est envoyé sont considérées comme des soumissions
2. Les constatations des évaluations qui sont exposées en détail dans le présent rapport sont fondées sur une évaluation du dossier contractuel à un moment précis du processus d'approvisionnement. Un ou plusieurs des contrats évalués peuvent toujours être actifs, et, par conséquent, les mesures prises par l'autorité contractante à l'avenir peuvent avoir un effet non négligeable sur les constatations d'évaluation déclarées aux présentes