DR 2011-013

Objet : Indemnité de départ antérieure

Le 22 juin 2011

1. But

1.1. La présente directive vise à rappeler aux conseillers en rémunération les étapes à suivre avant de traiter un paiement forfaitaire (en totalité ou en partie) en remplacement de l'indemnité de départ à la suite des modifications apportées aux dispositions relatives à l'indemnité de départ dans diverses conventions collectives et autres documents d'autorisation.

1.2. La présente directive devrait être lue parallèlement à la DR 2011-012 « Nouveaux codes de versement - Liquidation de l'indemnité de départ ».

2. Contexte

2.1. Les dispositions relatives à l'indemnité de départ à verser aux employés en cas de démission ou lors du départ à la retraite ont été retirées, ou seront retirées, de plusieurs conventions collectives ou autres documents d'autorisation.

3. Politique

3.1. Il est important de déterminer si une indemnité de départ a été versée à un employé qui a quitté la fonction publique antérieurement afin d'éviter que cet employé ne soit payé deuxfois pour la même période.

Notre but commun est de faire en sorte que les employés reçoivent le montant qui leur est dû et d'éviter les trop-payés.

4. Procédures et instructions

4.1. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a reçu de nombreuses demandes visant à vérifier si une indemnité de départ a déjà été versée à un employé. Étant donné que les indemnités de départ n'étaient pas enregistrées dans le système de paye de TPSGC avant le 22 juin 2011, les bureaux de paye (BP) de TPSGC doivent déployer des efforts considérables pour effectuer des recherches concernant les indemnités de départ dans les dossiers manuels. Par conséquent, le ministère doit suivre les étapes suivantes avant de soumettre une demande visant à vérifier si une indemnité de départ a déjà été versée :

1. Vérifier si l'indemnité figure sur la carte de paye de l'employé ou dans le dossier de paye personnel de l'employé. Il pourrait être nécessaire d'obtenir le dossier auprès de Bibliothèque et Archives nationales.
2. Le gestionnaire de la rémunération doit indiquer que la recherche ci-dessus a été effectuée.
3. Cette confirmation, de même que la demande de recherche par TPSGC, peuvent être envoyées par courriel au gestionnaire de BP adéquat.

Le processus susmentionné assure que les ministères et TPSGC font preuve de diligence raisonnable lors de la validation du non-versement d'une indemnité de départ.

4.2. La demande doit comprendre les renseignements suivants: le ministère, la liste de paye, le code d'identification de dossier personnel (CIDP) de l'employé et la période approximative de la recherche.

4.3. Lorsqu'il est évident que l'employé était éligible à une indemnité de départ mais qu'il n'y a pas de preuve qu'un paiement a été versé pour une période antérieure, on recommande au conseiller en rémunération de demander à l'employé de signer une attestation à cet effet. L'attestation confirmera que l'employé n'a pas reçu d'indemnité de départ antérieure. Le document indiquera également que, si l'on obtient de l'information confirmant qu'une indemnité de départ a préalablement été versée, le trop-payé sera recouvré conformément à la disposition relative au recouvrement des montants dus à Sa Majesté. Voir l'Annexe A pour consulter l'attestation.

Cette attestation devra être signée par l'employé et placée dans le dossier personnel de paye de l'employé.

5. Demandes de renseignements

5.1. Toute demande de renseignements sur le contenu de ce document doit être adressée à votre bureau des services de rémunération de TPSGC.

Référence(s) : CJA VERS 054