DR 2011-014

Objet : Nouveaux codes de versement pour les allocations de repas imposables pour heures supplémentaires

Le 28 juin 2011

1. But

1.1. La présente directive vise à fournir des renseignements sur les deux nouveaux codes de versement pour les allocations de repas imposables pour heures supplémentaires qui ont été créés dans le Système régional de paye (SRP) :

• Repas imposable (VERS 1F5)
• 2^e repas imposable (VERS 1F8)

1.2. La présente comprend un avis d'information aux employés à ce propos.

1.3. La présente directive devrait être lue parallèlement avec le Bulletin d'information du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada publié le 18 février 2011.

2. Contexte

2.1. Ces nouveaux codes de repas imposable liés aux heures supplémentaires sont créés conformément aux politiques de l'Agence du revenu du Canada (ARC) et du Ministère du revenu du Québec (MRQ).

Le T4130 Guide de l'employeur - Avantages et allocations imposables de l'ARC renferme les énoncés suivants concernant les repas et les allocations de repas pour heures supplémentaires :

Si vous fournissez des repas à un employé qui fait des heures supplémentaires ou une allocation raisonnable pour ces repas, il n'y a pas d'avantage imposable si toutes les conditions suivantes sont remplies :

• L'allocation, ou le coût du repas, est raisonnable. Généralement, nous considérons une valeur maximale de 17 $ comme raisonnable. Nous allons considérer les montants plus élevés comme raisonnables si le coût relatif du repas dans ce lieu est plus élevé, ou dans d'autres circonstances atténuantes;
• L'employé travaille au moins deux heures supplémentaires immédiatement avant ou après son horaire de travail normal;
• Les heures supplémentaires sont peu fréquentes ou sont occasionnelles (moins de troisfois par semaine). Si les heures supplémentaires sont fréquentes ou deviennent la norme, les allocations de repas deviennent de la rémunération supplémentaire, et nous considérons qu'il s'agit d'un avantage imposable.

Le guide Avantages imposables IN-253 du MRQ renferme les énoncés suivants concernant les repas et les allocations de repas pour heures supplémentaires :

Si vous fournissez un repas ou remboursez des frais de repas à un employé qui fait des heures supplémentaires, cet employé ne reçoit pas d'avantage imposable si les conditions suivantes sont remplies :

• Il effectue les heures supplémentaires à votre demande, pour une durée prévue d'au moins trois heures consécutives;
• Les heures supplémentaires sont peu fréquentes ou de nature occasionnelle (moins de trois fois par semaine);
• Les frais de repas qu'il engage lui sont remboursés (totalement ou partiellement) sur présentation des pièces justificatives;
• Les frais de repas remboursés ou la valeur du repas fourni, selon le cas, sont raisonnables.

3. Politique

3.1. Les codes de versement 1F5 (Repas imposable) et 1F8 (2^e repas imposable) seront utilisés pour payer les employés qui satisfont aux exigences relatives aux allocations de repas pour heures supplémentaires et qui effectuent fréquemment des heures supplémentaires.

3.2. Toute allocation de repas pour heures supplémentaires qui rencontre les critères d'un avantage imposable sera versée au moyen des nouveaux codes de versement.

3.3. Ces deux nouvelles allocations de repas pour heures supplémentaires imposables sont assujetties aux retenues suivantes :

• impôts fédéral et provincial sur le revenu
• assurance-emploi (AE)
• Régime québécois d'assurance parentale (RQAP)
• Régime de pensions du Canada (RPC) ou Régime de rentes du Québec (RRQ)

3.4. Ces allocations ne sont pas assujetties aux retenues au titre du Régime d'assurance-invalidité (AI), du Régime d'assurance-invalidité de longue durée (AILD), du Régime de prestations supplémentaires de décès (PSD), du Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique (RACGFP) et du régime de pension de retraite de la fonction publique.

3.5. Ces allocations ne sont pas considérées comme faisant partie du salaire aux fins de la rémunération. Par conséquent, les versements liés aux situations ayant une incidence sur la rémunération (comme les promotions et la rémunération provisoire) ne seront pas recalculés. Le paiement ne doit pas être pris en compte dans le calcul de la gratification de 4 % ni d'autres versements comme la prime versée en remplacement des congés fériés.

4. Procédures et instructions

4.1. Ces deux nouveaux codes de versement pour allocations de repas pour heures supplémentaires, qui pourront être utilisés à compter du 30 juin 2011, seront traités dans le SRP au moyen de l'un des éléments suivants :

• Formulaire d'entrée-paye pour services supplémentaires (PWGSC-TPSGC 2547)
• écran « Paye pour services supplémentaires » (PSS)

4.2. Le ministère déterminera si les repas payés pour heures supplémentaires sont considérés comme imposables ou non imposables.

4.3. Les allocations de repas pour heures supplémentaires qui sont non imposables doivent continuer à être traitées à l'aide des codes de versement actuels suivants :

• Allocation de repas (VERS 032);
• Heures supplémentaires - deuxième repas (VERS 259)

4.4. Le Guide d'entrée personnel-paye (GEPP) sera mis à jour, et les renseignements pertinents figurant dans la présente directive sur la rémunération y seront intégrés.

5. Demandes de renseignements

5.1. Toute demande de renseignements sur le contenu de ce document doit être adressée à votre bureau des services de rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

Référence(s) : CJA