DR 2011-016

Objet : Nouveau message de validation relative à la date de naissance pour les mouvements de port à l'effectif et de mutation d'entrée

Le 29 août 2011

1. But

1.1. La présente directive vise à expliquer le nouveau message de validation relatif à la date de naissance (DDN) pour les mouvements de port à l'effectif (PE) et de mutation d'entrée (MUE)

2. Contexte

2.1. Actuellement, il y a très peu de validations relatives à la DDN dans le Système régional de paye (SRP). Les mouvements qui nécessitent l'entrée de la DDN, notamment le mouvement PE (code d'intervention de paye (CIP 01)) et le mouvement MUE (CIP 04), ne sont pas validés en fonction de la  DDN qui pourrait être indiquée dans le Système central d'indexation (SCI) et sont traités même si la DDN diffère de celle indiquée dans le SCI. Depuis le 27 juin 2011, le jour et le mois de naissance doivent toujours être entrés lorsqu'un code d'identification de dossier personnel (CIDP) est créé dans le SCI. Des précisions sur ce message de validation se trouvent dans la Directive sur la rémunération 2011-015.

Cette nouvelle exigence nous permet de créer, dans le SRP, un nouveau message de validation relative au jour et au mois de naissance pour les mouvements PE et MUE. Ce message favorisera le processus d'identification et de validation des renseignements relatifs aux employés pour lesquels des mouvements sont effectués.

3. Procédures

3.1. À compter du 30 août 2011, en vue d'assurer l'exactitude du jour et du mois de naissance entrés dans la zone16 (DDN) au cours d'un mouvement PE ou MUE, le SRP comparera lejour et le mois de naissance entrés à ceux qui existent déjà dans le SCI pour le même CIDP.

3.1.2. Nous recommandons au conseiller en rémunération (CR) de vérifier la DDN dans le SCI avant d'effectuer un mouvement PE ou MUE et d'obtenir la confirmation de la bonne date au cas où deux DDN existeraient pour un même employé.

3.1.3. S'il n'y a pas de DDN associée à un CIDP dans le SCI, aucun message de validation de la DDN ne sera affiché au cours d'un mouvement PE ou MUE. Le SCI sera mis à jour avec l'ajout du jour et du mois de naissance entrés lors du mouvement PE ou MUE.

3.1.4. Si la DDN entrée au cours d'un mouvement PE ou MUE correspond à la DDN indiquée dans le SCI, aucun message de validation ne sera apporté, voir l'explication dans la section 4. ci-dessous. De la même façon, les ministères qui effectuent l'entrée des données par lots ou qui utilisent PeopleSoft n'auront pas à compléter la zone69 (détails), comme l'explique la section 5. ci-dessous.

3.1.5. Si la DDN entrée au cours d'un mouvement PE ou MUE ne correspond pas à la DDN indiquée dans le SCI, le CR devra identifier qu'une correction à la DDN sera faite avec le mouvement PE ou MUE. L'explication est dans la section 4. pour les ministères qui effectuent les entrées des données en ligne et dans la section 5. pour les ministères qui effectuent l'entrée de données par lots ou qui utilisent PeopleSoft.

4. Ministères clients qui utilisent le système en direct de la paye

4.1. Lorsqu'un CR entre un mouvement PE; CIP 01 ou MUE; CIP 04 et que la DDN ne correspond pas à celle qui est indiquée dans le SCI, le Système affichera le message suivant :

4.2. PE - Si le jour ou le mois de naissance est incorrect dans le SCI et que le bon jour ou mois de naissance est entré au cours d'un mouvement PE, le CR répondra « O » (Oui) dans la première position (à partir du côté gauche - 1) de la zone 69 (détails) afin que le mouvement PE génère automatiquement un autre mouvement qui modifiera l'information de la DDN dans le SCI.

MUE - Si le jour ou le mois de naissance est incorrect dans le SCI et que le bon jour ou mois de naissance est entré au cours d'un mouvement MUE, le CR répondra « O » (Oui) dans la dernière position (à partir du côté droit - 10) de la zone 69 (détails) afin que le mouvement MUE génère un autre mouvement qui modifiera l'information de la DDN dans le SCI.

Lorsqu'un « O » (Oui) est entré, le SRP effectue lechangement d'état (divers) (SIT; (CIP 12A, zone16)), qui répétera l'information contenue dans la zone16 du mouvement PE ou MUE afin de confirmer la DDN. L'information sera conservée dans le Système jusqu'à la prochaine mise à jour, après quoi, la date de naissance sera modifiée dans le SCI.

4.3. Si le CR répond « N » (Non), le système affichera le message suivant:

Le SRP ramènera l'utilisateur au mouvement afin qu'il corrige les données entrées dans la zone16. Le mouvement sera ensuite validé en fonction de l'information contenue dans le SCI. Si les données correspondent, le mouvement pourra procéder.

4.4. La valeur « O » (Oui) ou « N » (Non) DOIT être entrée dans la zone69 pour tous les mouvements PE et MUE pour lesquels la date de naissance entrée dans la zone16 ne correspond pas à celle qui est indiquée dans le SCI. Si aucune valeur n'est entrée, le Système rejettera le mouvement et affichera le message d'erreur suivant :

5. Ministères qui effectuent l'entrée de données par lots ou qui utilisent Peoplesoft

5.1. Lorsqu'un CR envoie un mouvement PE (CIP 01) ou MUE (CIP 04), le SRP modifiera la date de naissance à la prochaine mise à jour.

5.2. Si la date de naissance associée à un mouvement PE ou MUE ne correspond pas à celle qui est indiquée dans le SCI, le mouvement sera rejeté, et un rapport d'analyse des erreurs sera créé et envoyé au ministère avec le message d'erreur suivant :

5.3. PE - Si le jour ou le mois de naissance est incorrect dans le SCI et que le bon jour ou mois de naissance est entré au cours d'un mouvement PE, le CR répondra « O » (Oui) dans la première position (à partir du coté gauche - 1) de la zone 69 (détails) afin que le mouvement PE génère automatiquement un autre mouvement qui modifiera l'information de la DDN dans le SCI.

MUE - Si le jour ou le mois de naissance est incorrect dans le SCI et que le bon jour ou mois de naissance est entré au cours d'un mouvement MUE, le CR répondra « O » (Oui) dans la dernière position (à partir du côté droit - 10) de la zone 69 (détails) afin que le mouvement MUE génère un autre mouvement qui modifiera l'information de la DDN dans le SCI.

5.4. La valeur « O » (Oui) ou « N » (Non) DOIT être entrée dans la zone69 pour tous les mouvements PE et MUE pour lesquels la date de naissance entrée dans la zone16 ne correspond pas à celle qui est indiquée dans le SCI. Si aucune valeur n'est entrée, le système rejettera le mouvement et affichera le message d'erreur suivant :

5.5. Si la valeur entrée dans la dernière position de la zone69 est autre que « O » (Oui) ou « N » (Non), le Système rejettera le mouvement et affichera le message d'erreur suivant :

5.6. Lorsque la valeur entrée dans la zone69 est « O » (Oui) ou « N » (Non), le SRP effectuera un mouvement SIT (CIP 12A, zone16) qui répétera l'information contenue dans la zone16 du mouvement PE ou MUE afin de confirmer la date de naissance. L'information sera conservée dans le Système jusqu'à la prochaine mise à jour, après quoi, la date de naissance sera modifiée dans le SCI.

6. Guide d'entrée personnel-paye (GEPP)

6.1. Le GEPP sera mis à jour pour tenir compte de l'information contenue dans la présente directive.

7. Demandes de renseignements

7.1. Toute demande de renseignements sur ce qui précède devrait être adressée à votre bureau des services de rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

Référence(s) : CJA