DR 2012-002

1. But

1.1. La présente directive vise à fournir aux clients des clarifications concernant le traitement des cotisations syndicales lorsqu'un compte a un statut T-RE (sauf lorsque la situation est mise en attente), RE-PE ou RE.

2. Contexte

2.1. Plusieurs questions ont été soulevées en ce qui a trait au processus liés aux cotisations syndicales lorsque le statut d'un employé passe à T-RE, RE-PE ou RE. Afin d'aider les ministères, nous clarifions les processus dans le système régional de paye (SRP) ainsi que les interventions des bureaux de paye (BP) dans ces situations.

3. Politique

3.1 La directive sur les cotisations syndicales du Secrétariat du Conseil du Trésor est entrée en vigueur le 1^er mars 2011 et a remplacé le chapitre 11 du Manuel du Conseil du Trésor, intitulé « Retenues des cotisations syndicales », daté du 1^er mai 1995.

4. Procédures Instructions

4.2. Si le T-RE ou le RE est effectif le premier jour du mois, les cotisations syndicales ne sont pas retenues automatiquement.

Mis à jour 4.2.1. Cependant, si l'indicateur de la date effective du T-RE ou du RE est l'après-midi (PM), il pourrait y avoir des gains suffisants. Par conséquent, le conseiller en rémunération devra déterminer si des cotisations syndicales sont payables à l'agent négociateur. Le cas échéant, le conseiller en rémunération demandera au bureau des services financiers du ministère de remettre le montant dû à l'agent négociateur.

Mis à jour 4.2.2. Le conseiller en rémunération soumettra une demande écrite au BP lui demandant de saisir ce montant dans l'élément 953 (Trop payé net-année courante) afin de recouvrer celui-ci de l'employé, puisqu'il est considéré comme une dette envers l'État. Cette demande comprendra le nom de l'employé, le ministère, la liste de paye, le code d'identification de dossier personnel (CIDP) et le montant des cotisations syndicales payées à l'agent négociateur.

Mis à jour 4.2.3. Une fois que la dette a été recouvrée de la paie de l'employé, le conseiller en rémunération soumettra au BP une demande écrite avec le nom de l'employé, le ministère, la liste de paye, le CIDP et le montant recouvré pour l'année en cours afin d'aviser le BP de modifier l'élément de cotisations syndicales pour fins de relevés d'impôt.

Mis à jour Le BP augmentera l'élément 717 (cotisations syndicales) du fichier principal de l'employé (FPE) pour l'année en cours, peut importe l'année dans laquelle la dette a été créée.

4.3. Les comptes visés par les autres cycles de paye, dont les versements se font en arriérés, et les comptes associés à des circonstances particulières sont exclus du processus automatisé décrit ci-haut. Dans ces situations particulières, le BP doit rajuster manuellement ces comptes, y compris effectuer la retenue normale au titre des cotisations syndicales due pour le mois en question.

NOTA : Le Guide d'entrée personnel-paye (GEPP 5-13) dresse la liste des comptes exclus du processus automatisé du SRP relatif aux comptes T-RE et RE.

4.4. Il incombe toujours au ministère de vérifier si les cotisations syndicales ont été retenues correctement lorsque dues ou remboursées, si prises en erreur, selon le cas.

Mis à jour 4.5.1. Si la date d'entrée en vigueur du RE-PE n'est pas saisie dans le SRP durant le mois où le RE-PE a pris effet, le BP traitera tous les arriérés de cotisations syndicales dus pour ce mois. Si, par la suite, le compte est T-RE ou RE avant la date butoir de la mise à jour de la paye régulière de deuxième cycle, les cotisations syndicales ne seront pas automatiquement retenues. Si une cotisation syndicale est requise pour ce mois, le BP traitera celle-ci en autant qu'un paiement soit dû à l'employé.

Mis à jour 4.5.2. Si aucun paiement n'est dû à l'employé, le BP ne peut pas prendre la retenue des cotisations syndicales. Le BP affichera une note à l'écran texte non imposé (TNI) pour indiquer que la cotisation syndicale n'a pas été retenue. Le conseiller en rémunération doit transmettre la cotisation syndicale pour ce mois à l'agent négociateur par l'intermédiaire du bureau des services financiers du ministère.

Mis à jour 4.5.3. Une fois les cotisations versées à l'agent négociateur par le bureau des services financiers, le conseiller en rémunération devra soumettre une demande au BP afin de modifier le message à l'écran TNI.

Mis à jour Le conseiller en rémunération soumettra une demande écrite au BP demandant d'ajouter le montant dans l'élément 953, puisque celui-ci est considéré comme une dette envers l'État. Veuillez vous référer aux sections 4.2.2. et 4.2.3. ci-haut pour des instructions détaillées.

5. Guide d'entré personnel-paye (GEPP)

5.1. Le GEPP sera mis à jour en fonction de l'information contenue dans la présente directive.

6. Demandes de renseignements

6.1. Toute demande de renseignements sur le contenu de ce document doit être adressée à votre bureau des services de rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

Référence(s) : 9006-13-1, 9006-13-4