DR 2012-006

5.1. Remboursement de cotisations à un employé

5.1.1. Dans le cas où les cotisations syndicales payé par l'employé ont été versées au mauvais agent négociateur, le ministère doit demander un remboursement auprès de cet agent et ensuite verser les cotisations dues à l'agent négociateur approprié.

5.1.2. Lorsque l'ancien agent négociateur autorise le remboursement intégral, le conseiller en rémunération entreprend le processus de recouvrement des cotisations syndicales à l’aide du code 5F3, du montant  versées par le bureau des services financiers du ministère. Veuillez consulter les sections 5.5. et 5.6. pour obtenir les instructions afférentes.

5.1.3. Si l'ancien agent négociateur n'autorise qu'un remboursement partiel des cotisations (par exemple, lorsqu'il ne rembourse que pour une période allant jusqu'à douze mois), le conseiller en rémunération doit demander un paiement par l'intermédiaire de son bureau des services financiers afin de rembourser, à l'employé, le montant non-remboursé  par l'ancien agent.

5.1.4. Une fois que le bureau des services financiers a traité le remboursement à l'employé, le conseiller en rémunération doit informer le bureau de paye (BP) du montant remboursé. La demande comprendra le nom de l'employé, le nom du ministère, la liste de paye, le code d'identification de dossier personnel et le montant total du remboursement. Ceci permettra au BP de réduire  la valeur de l'élément 717 (cotisations syndicales) du fichier principal de l'employé (FPE) pour l'année en cours au moyen d'un mouvement CIP 30 pour réduire le montant des cotisations syndicales versées par l'employé qui figure sur le feuillet T4 et le Relevé1.

Si le montant dans l'élément 717 du FPE pour l'année en cours est insuffisant pour permettre une réduction ou s'il n'y a aucun montant dans cet élément, le BP ajoutera le montant dans l'élément 700 (CDA-Traitement brut et versement) au moyen d'un mouvement CIP 30. Ceci fera augmenter le montant du salaire brut de l'année en cours qui figure sur le feuillet T4 et le Relevé 1 afin de tenir compte du montant remboursé.

5.1.5. Une fois que les cotisations prélevées en trop ont été remboursées à l'employé, le conseiller en rémunération entreprend le processus de recouvrement des cotisations versées par le ministère au nom de l'employé au nouvel agent négociateur sur la paye de cet employé. Veuillez consulter les sections 5.6. et 5.7. pour obtenir les instructions afférentes.

5.2. Recouvrement de cotisations auprès d'un employé

5.2.1. Lorsqu'un employé est assujetti à une convention collective et que les cotisations syndicales ne sont pas traitées dans le délai prescrit ou que le montant prélevé est insuffisant, le conseiller en rémunération doit voir à ce que la différence des cotisations syndicales soient versées à l'agent négociateur dans les 30 jours suivant la détermination que des cotisations sont dues.

5.2.2. Le conseiller en rémunération recouvrera le montant versé par le ministère au nom de l'employé à l'agent négociateur. À compter de maintenant, le recouvrement doit être effectué au moyen du code de retenue 5F3 « REC cotisation rem ». La retenue effectuée au moyen de ce code met automatiquement à jour le FPE 717 et sera reflété sur le feuillet T4 et Relevé 1. La somme retenue sera créditée au ministère.

Veuillez consulter les sections 5.5. et 5.6. pour obtenir des renseignements à ce sujet.

| À compter du 1 janvier 2015, les conseillers en rémunération suivront la procédure ci-haut pour les employés représentés par la Fraternité internationale des ouvriers en électricité (FIOE) et l’Association canadienne du contrôle du trafic aérien (ACCTA) puisque ces agents négociateurs n’émettrons plus des reçus à leurs membres afin d'inscrire le montant des cotisations syndicales dans leur déclaration de revenus.

5.3. Mutation d'entrée avec changement d'agent négociateur

5.3.1. Lorsqu’un employé change de ministère et est nommé dans un nouveau poste associé à un autre agent négociateur, la retenue d’union doit être modifiée.

Pour commencer la retenue des nouvelles cotisations syndicales, le ministère d'accueil effectue un mouvement CIP 16C/RTC effectif le premier jour du mois au cours duquel la mutation est traitée, en utilisant le code de retenue et le montant précisé du nouvel agent négociateur.

5.3.2. Les arriérés de cotisations syndicales accumulés entre la date d'entrée en vigueur de la mutation et le mois du début des retenues doivent être payés par le bureau des services financiers du ministère dans un délai de 30 jours. Le montant doit ensuite être recouvré sur la paye de l'employé au moyen du code de retenue 5F3.

5.3.3. Il se peut que le conseiller en rémunération doive également rembourser les cotisations syndicales versées à l'ancien agent négociateur au moyen d'un mouvement CIP 16R/RTR.

5.4. Détachement et affectation dans une unité de négociation différente

5.4.1. Lorsqu’un employé est en situation de Détachement / affectation et les tâches effectuées sont liées à une unité de négociation différente, les cotisations syndicales doivent être payé au nouvel agent négociateur associé aux nouvelles tâches. Dans ces situations, il est impossible d'utiliser le SRP pour verser les cotisations syndicales au nouvel agent négociateur. Comme l'employé continue d'être payé selon son poste d'attache par son organisation, le code d’indicatif d’unité de négociation (IUN) du poste d’attache demeure sur le fichier principal. Un contrôle dans le SRP empêche l'utilisation d'un code de retenue des cotisations syndicales différent à celui associé au code IUN au dossier.

5.4.2. Pour percevoir les cotisations syndicales lorsqu'un employé est en détachement ou en affectation dans un poste appartenant à une unité de négociation différente, le conseiller en rémunération doit suivre les étapes ci-après :

1. Mettre fin à la retenue courante des cotisations syndicales pour le poste d'attache au moyen d'un mouvement CIP 16S/RTA.
2. Remplir le formulaire Identification d’un agent négociateur Avis de modification Cette information n'est accessible qu'aux fonctionnaires fédéraux, et qu'aux ministères et organismes fédéraux.(formulaire TBS/SCT 340–51) et le transmettre à l'agent négociateur désigné selon les indications contenues dans le formulaire.
3. Commencer la retenue à la source, au moyen d'un mouvement CIP 16C/RTC en utilisant le code de retenue 5F3 afin de prélever les cotisations syndicales liées au détachement ou à l'affectation. Effectuez une retenue mensuelle continue avec une période fermée en inscrivant la date de fin (en vigueur jusqu'au) du détachement ou de l'affectation.
4. Envoyez un formulaire de demande de paiement à son bureau des services financiers pour qu’il verse à chaque mois le montant retenu à l'aide du code 5F3 au nouvel agent négociateur.
5. Si la période de détachement ou d’affectation prend fin plus tôt, mettre fin à la retenue continue du 5F3 au moyen d'un mouvement CIP16S/RTA.
6. Commencer la retenue des cotisations syndicales pour le poste d'attache au moyen d'un mouvement CIP 16C/RTC.

5.5. Instructions de saisie du 5F3

5.5.1. L'employé peut demander que le recouvrement soit effectué au moyen d'un montant forfaitaire prélevé sur sa paye normale suivante ou au moyen de retenues mensuelles sur la prochaine paye normale de deuxième cycle.

5.5.2. Le conseiller en rémunération saisit un mouvement CIP 16C/RTC pour une période fermée avec le code 5F3 qui peut être fait, soit avec un montant forfaitaire ou avec des retenues mensuelles continues.

5.5.3. Les montants prélevés au moyen du code 5F3 seront automatiquement inclus dans l'élément 717 du FPE pour l'année en cours et seront reflétés dans le feuillet T4 et Relevé 1, s'il y a lieu.

5.5.4. Le mouvement relatif au code 5F3 doit toujours être créé en utilisant le premier jour du mois suivant dans la zone 63 « En vigueur du » et le dernier jour du mois du recouvrement dans la zone 64 « En vigueur jusqu’au ».

5.5.5. Si la date de fin associée à la retenue effectuée au moyen du code 5F3 est incorrecte et que cela entraîne un arrêt tardif de la retenue, le remboursement du montant retenu en trop à l'employé doit être traité par le bureau des services financiers du ministère qui a reçu les fonds prélevés. Lorsque le remboursement a été traité, le conseiller en rémunération doit indiquer au BP le montant du remboursement afin de modifier le montant des cotisations syndicales figurant sur les feuillets de renseignements fiscaux de l'année en cours.

Dans ce cas, le BP réduira la valeur de l'élément 717 du FPE au moyen d'un mouvement CIP 30. Ce mouvement permettra de refléter la diminution des cotisations syndicales dans le feuillet T4 et le Relevé 1 de l'année en cours de l'employé.

Si le montant dans l'élément 717 du FPE pour l'année en cours est insuffisant pour permettre une réduction ou s'il n'y a aucun montant dans cet élément, le BP ajoutera le montant dans l'élément 700 au moyen d'un mouvement CIP 30. Ce mouvement fera augmenter le montant du salaire brut de l'année en cours qui figurera sur le feuilletT4 et le Relevé.

5.5.6. Veuillez noter qu'aucun code d’arrérage n'a été créé pour la retenue du code 5F3 étant donné qu'il faut tenir compte de l'activité dans les feuillets de renseignements fiscaux de l'année en cours et que le remboursement des retenues prises en trop doit être effectué par le bureau des services financiers du ministère.

5.6. Exemple de saisie des données avec le code de retenue 5F3

5.6.1. Si le bureau des services financiers du ministère a versé 372 $ à l'agent négociateur pour une période de 6 mois de cotisations syndicales, le conseiller en rémunération doit recouvrer auprès de l'employé l'équivalent d'une période de 6 mois de cotisations syndicales, pour un total de 372 $.

5.6.2. À titre d’exemple, le 14 mai 2012, le conseiller en rémunération saisit un mouvement CIP16C/RTC 5F3 avec une période fermée dont la date dans la zone 63 est le 1 juin 2012 et une date de fin du 30 novembre 2012 (6 mois plus tard) et un montant mensuel à recouvrer de 62 $ dans la zone 66 « Taux/Montant » (372 $ divisés par 6).

5.6.3. Si l'employé décide de régler le montant dû avant la date de fin établie, le conseiller en rémunération met fin à la retenue mensuelle au moyen d'un mouvement CIP 16S/RTA et, à la mise à jour du SRP suivante, crée un mouvement CIP 16C/RTC avec un montant forfaitaire dans la zone 66 afin de recouvrer le montant dû.

5.6.4. S'il y a eu une erreur de calcul et que le montant mensuel est erroné, le conseiller en rémunération calcule le montant de la nouvelle retenue mensuelle et saisit un mouvement CIP 16A/RTM afin de modifier le montant mensuel tout en conservant la même période de remboursement.

5.7. Annulation d'un paiement comportant une retenue effectuée au moyen du code 5F3

5.7.1. Si un paiement comportant une retenue effectuée au moyen du code 5F3 est annulé, le montant retenu n'est pas renversé, et l'élément 717 du FPE n'est pas modifié. La retenue est plutôt déplacée dans l'élément 953 (trop payé net pour l'année en cours) du FPE et sera recouvré sur les prochaines sommes dues.

5.8. Compte temporairement rayé de l'effectif (T-RE) ou rayé de l'effectif (RE) comportant une retenue continue effectuée au moyen du code 5F3

5.8.1. Si, au moment du passage d'un compte à l'état T-RE ou RE, il demeure un montant à recouvrer au moyen du code 5F3, ce montant doit être traité comme une dette envers l'État.

5.8.2. Le SRP annule automatiquement les retenues mensuelles continues effectuées au moyen du code 5F3 qui se trouvent dans le FPE au moment du T-RE. Veuillez noter que les retenues ne recommencent pas si un mouvement de reporté à l'effectif (RE-PE) est entré par la suite.

5.8.3. Lorsque le mouvement de T-RE ou de RE est effectué avant la date de fin (zone 64) de la retenue mensuelle ou avec un montant forfaitaire, le SRP calcule le montant qu'il reste à recouvrer à l'aide du code 5F3 et l'ajoute à l'élément 953 du FPE.

Lorsque le montant en souffrance sera transféré dans l'élément 953 du FPE, tous les paiements versés à l'employé seront réduits jusqu'à ce que le montant intégral soit recouvré.

5.8.4. Si l'employé choisit de rembourser le montant par chèque personnel, le conseiller en rémunération doit traiter un mouvement CIP 20/EMS 566 (recouvrement d'un trop payé pour l'année en cours) ou un CIP20/EMS 567 (recouvrement d'un trop payé pour l'année précédente) afin de supprimer le montant de l'élément 953 ou 954 (trop payé net pour l'année précédente) du FPE, selon le cas au moment du remboursement.

Étant donné que les montants figurant dans l'élément 953 ou 954 du FPE inclus tous les types de trop payés et ne distinguent pas les montants de cotisations syndicales, le conseiller en rémunération doit demander au BP d'augmenter le montant de l'élément 717 pour l'année en cours après le recouvrement.

5.8.6. Lorsqu'un mouvement de T-RE nécessite l'intervention du BP, le SRP n'annule pas automatiquement la retenue effectuée au moyen du code 5F3 pour les exceptions susmentionnées. Le conseiller en rémunération saisit un mouvement CIP 16S/RTA 5F3, avant le mouvement T-RE et informe aussitôt le BP en inscrivant dans le texte non imposé (TNI) le code, le montant mensuel de la retenue 5F3 ainsi que la date de fin de la période initiale du recouvrement.

Lorsqu'un mouvement de RE nécessite l'intervention du BP, la retenue ne sera pas automatiquement annulée. Par contre, le conseiller en rémunération doit inscrire ces mêmes informations dans le TNI.

5.8.7. Si un paiement est dû à l’employé pour la dernière paye régulière, le BP traite un CIP 77/RSU 5F3 afin de recouvrer le montant restant sous forme de paiement forfaitaire, en utilisant la base de taux 0. Cette retenue met automatiquement à jour l'élément 717 du FPE.

Si aucun paiement est dû à l’employé pour la dernière paye régulière, ou si les fonds sont insuffisants pour recouvrer le solde restant à l'aide du mouvement CIP 77/RSP, le BP place ce solde dans l'élément 953 du FPE pour indiquer qu’il y a un trop payé.

Le conseiller en rémunération doit vérifier l’écran « Sous-groupe Recouvrement de salaire et Cotisations en suspens » (SRS) pour s’assurer que le solde a été rapporté. Si un versement de cessation est dû, le recouvrement se fera automatiquement sur ce paiement. Si aucun versement de cessation n’est dû ou s’il y a toujours un solde, le conseiller en rémunération communiquera le montant à payer à l’employé. Une fois que l’employé soumet un chèque, le conseiller en rémunération saisira un mouvement CIP20/CRT et avisera le BP tel qu’expliqué dans la section 5.8.4.