DR 2013-011

Objet : Nouveaux codes de versement – Cadeaux et récompenses non monétaires

Le 19 juin 2013

1. But

1.1. La présente directive vise à fournir des renseignements à propos de nouveaux codes qui servent à déclarer les avantages imposables au titre des cadeaux et récompenses non monétaires et quasi monétaires dans le Système régional de paye (SRP).

2. Contexte

2.1. Les cadeaux et récompenses non monétaires et quasi monétaires offerts à un employé constituent un avantage imposable découlant de l’emploi. Ces avantages imposables doivent faire l’objet de retenues d’impôt à la source et être déclarés dans les relevés d’impôt de l’employé dans l’année où ils sont reçus.

2.2. À l’heure actuelle, les finances ministérielles remettent un relevé d’impôt aux employés qui ont reçu des cadeaux ou récompenses non monétaires ou quasi monétaires de leur employeur. Cette façon de faire est problématique puisque les retenues au titre de l’impôt sur le revenu et du Régime de pensions du Canada (RPC) ou du Régime de rentes du Québec (RRQ) n’ont pas été prélevées à la source.

3. Politique

3.1. Conformément aux règles de l’Agence du revenu du Canada (ARC) et de Revenu Québec portant sur les cadeaux et les récompenses, les cadeaux et récompenses non monétaires et quasi-monétaires offerts à un employé constituent un avantage imposable découlant de l’emploi. Un article quasi-monétaire est un article qui peut facilement être converti en argent, comme un chèque-cadeau ou une carte-cadeau.

Il y a une exemption annuelle de 500 $ applicable aux cadeaux et récompenses non monétaires. Un employé peut recevoir un nombre illimité de cadeaux et de récompenses non monétaires dont la valeur totale maximale s'élève à 500 $ par année. Si la valeur des cadeaux et des récompenses non monétaires offerts à un employé au cours d'une année donnée est supérieure à 500 $, le montant excédentaire est un avantage imposable et doit être inclus dans le revenu de l'employé. Par exemple, si un employé reçoit des cadeaux et des récompenses non monétaires d'une valeur totale de 650 $, un avantage imposable de 150 $ (650 $ - 500 $) devra être déclaré.

L’exemption annuelle de 500 $ ne s’applique pas aux cadeaux et récompenses monétaires ou quasi-monétaires. Les cadeaux et récompenses monétaires ou quasi-monétaires sont toujours imposables.

3.2. À compter de 2013, le SRP déclarera les avantages imposables au titre des cadeaux et récompenses non monétaires et quasi‑monétaires dans les relevés d’impôt de tous les employés actifs qui reçoivent des cadeaux ou récompenses non monétaires ou quasi‑monétaires. Les avantages imposables seront déclarés comme suit :

3.3. Un nouveau code de versement non payable, 1G4 Cadeaux et récompenses non monétaires, a été créé dans le SRP pour déclarer les avantages imposables dans le T4, et si nécessaire, dans le Relevé 1. Le nouveau code, qui apparaîtra comme un paiement dans le talon de chèque, est assujetti à l’impôt sur le revenu fédéral et provincial, de même qu’aux cotisations au titre du RPC ou du RRQ. Le code de retenue 5G5 a également été établi en guise de compensation; le SRP générera ce code chaque fois qu’un mouvement saisi portera le code 1G4.

4. Procédures et instructions

4.1. Les deux codes ont été créés dans le SRP le 26 avril 2013.

4.2. Il incombe aux conseillers en rémunération de déclarer la valeur de l’avantage imposable des cadeaux et récompenses non monétaires et quasi-monétaires offerts à tous les employés. Pour ce faire, ils doivent utiliser un mouvement de Versements-Commencer (VRC; CIP 18, code 1G4), en inscrivant « 0 » (montant forfaitaire) comme base de taux, le montant de l’avantage imposable ainsi que la date réelle d’entrée en vigueur. Le SRP compensera en générant automatiquement un mouvement de Retenues-Commencer (RTC; CIP 16, code 5G5). Ces mouvements seront traités lors de la mise à jour de la paye régulière suivante et ne produiront jamais de paiement supplémentaire.

5. Responsabilités des bureaux de paye

5.1. L’élément 739 (Autres indemnités et avantages imposables) du fichier principal de l’employé sera mis à jour lorsque le mouvement de VRC/CIP 18 avec le code 1G4 sera traité. Sur demande du ministère client, le bureau de paye mettra à jour le T4/Relevé 1 pour les compte temporairement rayé de l'effectif (T-RE) ou rayé de l'effectif (RE).

6. Guide d’entrée personnel-paye (GEPP)

6.1. Le GEPP sera mis à jour pour y intégrer les modifications indiquées dans la présente directive.

7. Demandes de renseignements

7.1. Toute demande de renseignements sur le contenu de la présente directive devrait être adressée à votre bureau des services de rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.