DR 2013-014

Objet : Différencier les personnes ayant le même nom dans le Système régional de paye

Le 7 octobre 2013

• Avis d'information aux employés

1. Objectif

1.1. La présente directive vise à informer les conseillers en rémunération d'une option permettant de différencier deux ou plusieurs employés ayant les mêmes initiales et le même nom de famille dans Système régional de paye (SRP).

2. Contexte

2.1. Les employés dont la paye est traitée au moyen du SRP sont identifiés par leurs initiales et leur nom de famille. Il est arrivé, lorsque deux ou plusieurs employés ayant les mêmes initiales et le même nom de famille travaillaient dans le même ministère ou organisme ou au même endroit, que des copies papier de documents liés à la paye (p. ex. états des gains et relevés d'impôt) aient été distribuées à la mauvaise personne par erreur. En plus des problèmes causés, une telle erreur soulève des préoccupations relatives à la protection des renseignements personnels, car ces derniers sont mis à la disposition d'un tiers sans le consentement de l'employé touché.

2.2. Cette situation est évitée dans les cas où les employés ne reçoivent pas leur document liés à la paye, mails plutôt accède à leur information de paye via le site des applications Web de la rémunération (AWR).

3. Procédures et instructions

3.1. Si un conseiller en rémunération a été mis au courant que deux ou plusieurs employés ont les mêmes initiales et le même nom de famille, il devra diminuer les possibilités d'erreurs de distribution en ajoutant de l'information dans la zone de titre pour différencier davantage les personnes touchées.

3.2. Pour ce faire, le conseiller en rémunération doit effectuer le mouvement associé au code d'intervention de paye 34 pour chacun des comptes touchés et ajouter le prénom et le second prénom de l'employé, jusqu'à un maximum de 20 caractères (p. ex. John Charles / James Carl). Veuillez consulter le Guide d'entrée personnel-paye (GEPP) sections GEPP 4-4-34 et GEPP 14-12-2 pour obtenir d'autres directives.

4. Demandes de renseignements

4.1. Toute demande de renseignements sur le contenu de la présente directive devrait être adressée à votre bureau des services de rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

Avis d'information aux employés

Vous assurez que vous aillez accès à vos données de rémunération

Le présent avis d'information vise à informer les employés qui ont des noms similaires à d'autres employés qu'un moyen a été mis en place pour veiller à ce qu'ils reçoivent leurs propres documents liés à la paye (p. ex. états des gains et relevés d'impôt). Étant donné que vous êtes identifiés par votre initiales et nom de famille dans le Système régional de paye (SRP), vous voudrez vous assurer que des personnes ayant les mêmes identifiants que vous me reçoivent par erreur les copies papier de documents liés à la paye qui vous appartiennent.

Si vous avez déjà été dans cette situation ou si vous savez que vous avez les mêmes initiales et le même nom de famille qu'un autre employé, dans votre ministère ou agence, veuillez en informer votre conseiller en rémunération, qui pourra ajouter un identifiant supplémentaire (p. ex. votre prénom et votre second prénom) à votre dossier du SRP afin de vous différencier. Ainsi, vous vous assurerez de recevoir vos renseignements sur la paye, votre Relevé de pensions et de prestations d'assurance, reçu d'impôt, etc.

Veuillez noter que les applications Web de la rémunération (AWR) vous fournissent un accès garanti et sécuritaire à vos documents liés à la paye. Vous pouvez aussi arrêter l'impression de vos talon de paies pour vous assurez que personne d'autre que vous ne reçoivent vos information liés à la paye.