ARCHIVÉE Directive des services de paye: 1978-223 (52)

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le 30 novembre 1978

Hull, K1A 0S5

OBJET : Recouvrement des trop-payés de traitement

La présente directive expose des méthodes de recouvrement des trop-payés de traitement et complète la directive des Services de paye 75-186 (47), en date du 10 décembre 1975, qui porte sur les trop-payés qui doivent être recouvrés à même les prochains versements à l'employé.

Le circulaire du Conseil du Trésor 1971-107, en date du 19 juillet 1971 (directive des Services de paye 71-109), donne aux sous-chefs et chefs de département l'autorisation, dans certains cas, d'échelonner le recouvrement des trop-payés de traitement sur un certain nombre de périodes de paye. Il est à noter que cette directive n'est pas suivie dans tous les cas. Les trop-payés de traitement sont une dette envers la Couronne; par conséquent, l'employé n'a pas à en approuver le remboursement.

C'est le ministère, et non le bureau de paye, qui doit s'assurer que tous les trop-payés de traitement, de salaire, de paye ou d'indemnité sont recouvrés à même toute somme d'argent qui peut être due ou payable à un employé ou à un ancien employé qui a touché plus d'argent que ce à quoi il avait droit.

La méthode qui suit devra être appliquée dans les cas de trop-payés pour lesquels une période prolongée de recouvrement est prévue aux termes du circulaire du Conseil du Trésor 1971-107.

Employés actifs

Lorsque le bureau de paye s'aperçoit qu'un employé faisant partie de l'effectif a reçu un trop-payé de traitement, il doit aviser le ministère ou l'organisme du montant versé en trop. Aucune autre mesure ne doit être prise par le bureau de paye avant que le ministère ou l'organisme indique au bureau de paye, par écrit, le taux et (ou) la période de recouvrement.

Lorsqu'un ministère ou un organisme découvre un trop-payé, qui peut être recouvré par versements échelonnés sur une période donnée, l'avis envoyé au bureau de paye doit indiquer le taux du recouvrement et (ou) la période de recouvrement. Si aucune indication spéciale n'est donnée au bureau de paye, le recouvrement du trop-payé se fera au complet à même le prochain versement à l'employé.

Anciens employés

Lorsqu'un trop-payé de traitement reste à recouvrer une fois que tous les versements dus à l'employé ont été retenus et que l'employé en question a quitté la Fonction publique, le bureau de paye doit aviser le ministère ou l'organisme du solde en souffrance du trop-payé de traitement. Cela fait, le bureau de paye n'a plus d'autre mesure à prendre. Si l'employé ayant quitté la Fonction publique a droit à une pension à jouissance différée aux termes de la Loi sur la pension de la Fonction publique, le ministère doit signaler le montant versé en trop et le taux de recouvrement à la division des Pensions de retraite. Lorsque la pension de la Fonction publique deviendra payable à la personne en question, la division des Pensions de retraite pendra les mesures nécessaires pour recouvrer le trop-payé, au taux indiqué par le ministère ou l'organisme, ou par versements égaux à 10% de la pension mensuelle de base de la personne, le montant le plus bas étant retenu. Si le trop-payé est remboursé avant l'entrée en vigueur de la pension, le ministère ou l'organisme doit immédiatement en aviser la division des Pensions de retraite.

Lorsqu'un trop-payé est partiellement ou totalement recouvré à même une prestation de pension, il incombe au ministère ou à l'organisme d'en informer le bureau de paye. Cette mesure permettra aux bureaux de paye de tenir des registres exacts et à jour.

Les méthodes ci-dessus n'excluent pas la liaison normale entre le personnel du ministère et les bureaux de paye en ce qui a trait aux trop-payés mais visent plutôt à établir de façon formelle des méthodes pour faire en sorte que les recouvrements soient faits. Les ministères et organismes devraient s'efforcer de minimiser les cas de trop-payés en distribuant rapidement les documents d'intervention de paye et en retournant aux bureaux de paye les chèques qui semblent, à première vue, incorrects.

En cas de contradiction entre la présents directive et les dispositions d'une convention collective, la convention collective aura préséance.

Le directeur général
des Services de rémunération

J. D. L Campbell
a signé l'original

B. Crossfield