ARCHIVÉE DR 1996-046

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Le 25 octobre 1996

Ottawa (Canada)
K1A 0S5

OBJET : Élimination des registres manuels - Texte à structure non imposée de la paye régionale, textes de rappel et accès à la base de données des mouvements

1. BUT

1.1 La présente directive vise à présenter deux nouvelles applications du système régional de paye (SRP) et à fournir des renseignements sur les améliorations à la base des données des mouvements (BDM). Le SRP a été modifié et comprend maintenant un texte à structure non imposé et une caractéristique de rappel. Nous joignons à la présente un aide-mémoire présentant des exemples d'entrées appropriées.

2. CONTEXTE

2.1 Les deux nouvelles applications et les améliorations apportées à la BDM font partie d'une entreprise plus vaste appelée Initiative de productivité de la rémunération (IPR).

2.2 Ces améliorations apportées au système ont été mises au point initialement pour que les bureaux de paye se fient moins sur les registres manuels (fiches de comptes); on a donc fourni des moyens électroniques pour aider les utilisateurs à organiser leur travail et à joindre les renseignements pertinents à chaque compte. Cette initiative peut être adoptée par Paye et avantages sociaux, ce qui leur permettre de réduire leur utilisation de registres manuels. Ainsi, les ministères clients sont également autorisés à utiliser les nouveaux outils. En outre, le système de demande de renseignements de la BDM sera amélioré et permettra aux utilisateurs d'avoir un plus grand nombre d'options lorsqu'ils ont accès aux mouvements, ce qui rendra ainsi le processus de demande de renseignements plus efficace et effectif.

3. POLITIQUE

3.1 Des changements seront apportés au système à compter du 18 novembre 1996, pour tenir compte des processus et des procédures présentés ci-dessous.

4. PROCÉDURES - INSTRUCTIONS

4.1. Texte à structure non imposée (TSNI)

Un nouveau processus, le texte à structure non imposée (TSNI), et un écran en direct ont été ajoutés au SRP pour faire le lien entre les notes particulières ou le texte et l'ID. du compte de paye (bureau de paye, ministère, liste de paye et code d'identification de dossier personnel (CIDP). Cette nouvelle application permettra à Paye et avantages sociaux et aux utilisateurs des bureaux de paye d'afficher, decréer, de remplacer et de supprimer des lignes de texte jointes à un compte, pourvu que le compte soit celui d'une unité pour laquelle l'utilisateur possède le niveau de sécurité requis.

Le texte joint à un compte sera partagé par le bureau de paye et le ministère aux fins de lecture et de mise à jour. Cependant, le bureau de paye ne peut mettre à jour le texte créé par le ministère et vice versa.

Chaque compte actif et temporairement rayé de l'effectif concernant le personnel aura son propre titre de TSNI (bureau de paye, ministère, liste de pay et CIDP) au moment de la mise en oeuvre. Un nouveau registre de localisation des TSNI sera créé pour les comptes faisant l'objet d'un transfert ou pour les nouveaux comptes portés à l'effectif.

Les comptes qui deviendront inactifs (rayés de l'effectif, mutation) conserveront les dates inscrites sur le registre TSNI. Voir l'aide-mémoire ci-joint pour plus de renseignements sur la façon d'avoir accès au TSNI et quand.

4.2. Texte de rappel (TDR)

Un nouveau processus de rappel et un écran en direct ont été ajoutés au système régional de paye pour aider les usagers à planifier leurs tâches quotidiennes. Cette nouvelle application permettra à Paye et avantages sociaux et aux utilisateurs des bureaux de paye d'afficher, de créer, de remplacer et de supprimer les rappels liés à une identification d'utilisateurs particuliers (ID). Les rappels peuvent également être déplacés d'un utilisateur à l'autre.

Tous les rappels antérieurs et présents sont automatiquement affichés lorsque l'utilisateur entre dans le système en direct. La date du rappel est mise à jour automatiquement lorsqu'elle doit être affichée à l'écran de l'utilisateur. Voir l'aide-mémoire ci-joint pour plus de renseignements sur la façon d'avoir accès au TSNI et quand.

Les utilisateurs des bureaux de paye pourront afficher, créer, remplacer et supprimer des rappels pour un autre utilisateur du même bureau de paye.

Les utilisateurs des ministères pourront afficher, créer, remplacer et supprimer les rappels pour un autre utilisateur lorsqu'il/elle possède le niveau de sécurité requis dans l'unité.

Les utilisateurs des bureaux de paye seront autorisés à déplacer les rappels pour tout autre utilisateur du bureau de paye et les utilisateurs des ministères seront autorisés à déplacer les rappels pour tout autre utilisateur du ministère en autant que le déplacement se fasse entre codes d'usagers (ID) valides.

4.3. Accès à la base de données des mouvements (BDM)

Un autre champ de sélection de TYPE DE TRANSACTION a été ajouté à l'écran BDM pour réduire la recherche d'une interrogation. Toutes les options de sélection existantes demeurent inchangées.

Des renseignements plus précis sur les mouvements extraits seront affichés à l'écran de sélection de la base des données des mouvements (SBD) tels que : TYPE DE TRANSACTION, RETENUE-VERSEMENT, DATE EN VIGUEUR LE, EN VIGUEUR JUSQU'AU et MONTANT. L'utilisateur pourra sélectionner et voir la ligne complète de renseignements concernant tout mouvement.

L'amélioration permettra aux utilisateurs de Paye et avantages sociaux d'avoir un accès « lire » aux mouvements de comptes antérieurs qui ont été transférés à leur ministère.

Les mouvements BDM suivront le compte. C'est-à-dire que lorsqu'il y a un changement de situation concernant la LISTE DE PAYE, le CYCLE DE PAYE ou le CIDP, les mouvement dans « L'HISTORIQUE » seront modifiés pour tenir compte des renseignements sur la nouvelle situation.

4.4 Les directives pour ces nouveaux processus sont incluses dans la modification numéro 40 (Volumes IV et V) du Guide d'entrée personnel-paye en date du mois d'octobre 1996.

5. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

5.1 Pour plus de renseignements concernant ce qui précède, veuillez communiquer avec votre Centre de service à la clientèle de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

Le directeur général
Secteur de la rémunération
Service opérationnel au gouvernement

P. Charko
a signé l'original

P. Charko

Référence : CJA 9020-40