ARCHIVÉE DR 1999-002

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le 28 janvier 1999

OBJET : Application de mise à jour du codage financier - Formation à l'intention des ministères

1. BUT

1.1 La présente directive vise à informer les ministères de la possibilité d'obtenir de la formation sur la nouvelle application en direct qui sera à la disposition des agents financiers afin de mettre à jour le codage des comptes des fichiers principaux des employés (FPE) dans le système régional de paye.

1.2 Dans le texte, le masculin est employé à titre générique et désigne aussi bien les hommes que les femmes.

2. CONTEXTE

2.1 Une nouvelle application en direct a été mise au point dans le cadre de la Stratégie d'information financière (SIF) - initiative sur les systèmes de paye afin d'assurer le traitement du codage financier dans le système régional de paye. L'application (un sous-système du système régional de paye en direct) est accessible par le menu Finances (FIN) et est à la disposition de tous les ministères clients.

Il y a trois options dans le menu FIN, deux à l'intention des ministères qui se conformeront à la SIF et qui servent au traitement des articles d'exécution et des données de codage des remboursements et l'autre - mise à jour du codage financier (MCF) - à l'intention de tous les ministères clients. Au moyen de l'option MCF, l'agent financier peut créer des mouvements de codage des comptes (code d'intervention de paye 12A) pour chaque code d'identification de dossier personnel (CIDP) ou en vrac en choisissant un nombre donné d'employés (par liste de paye, par CIDP) et en créant des mouvements Code d'intervention de paye (CIP) 12A multiples. Ces mouvements peuvent être suspendus en attendant l'autorisation d'être traités dans une période de paye ultérieure. Cette procédure ne remplace pas le processus actuel de mise à jour du codage des comptes, mais permet plus particulièrement de coder les changements requis par l'agent financier.

3. PROCÉDURES ET INSTRUCTIONS

3.1 Il y a deux modules de formation sur le sous-système FIN :

1. Le module 1 - « Mise à jour du codage des articles d'exécution et des remboursements » ne s'adresse qu'aux ministères conformes à la SIF et traite du nouveau processus sur les dépenses de paye en ce qui touche le traitement du codage des articles d'exécution et des remboursements. Il dure deux heures et le public cible est composé d'agents financiers qui sont actuellement chargés de la mise à jour du codage des articles d'exécution et des remboursements des fichiers de contrôle en direct interactifs/fichiers de contrôle des dépenses de paye utilisés par le Système régional d'interface de la paye. Ces fichiers ont été remplacés par la nouvelle base de données régionale du contrôle des dépenses de paye, et ce module offre la formation requise pour faire la mise à jour des tableaux.
2. Le module 2 - « Mise à jour du codage financier » est à la disposition de tous les ministères, quelque soit leur état de préparation à la SIF, et présente le nouveau processus et le nouvel écran de mise à jour du codage financier. Ce processus permet aux agents financiers d'introduire des changements concernant l'information sur le codage financier par employé pour la mise à jour du fichier principal l'employé du système régional de paye. Le module traite aussi de la procédure d'autorisation pour ces mouvements. Le module 2 dure 2 heures et le public cible est l'ensemble des agents financiers qui sont actuellement chargés de l'information sur le codage financier du fichier principal de l'employé du système régional de paye.

3.2 Les clients doivent communiquer avec leur bureau des services de rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour s'incrire à des séances de formation sur cette nouvelle application. La demande de formation (formulaire GC211) doit être remplie. Les procédures du Guide d'entrée personnel-paye (GEPP) relativement au nouveau sous-système FIN et aux exigences de sécurité seront disponibles en février 1999.

Nous encourageons les clients à obtenir de la formation avant d'utiliser cette nouvelle fonctionnalité.

4. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

4.1 Pour plus de renseignements sur la présente directive, veuillez communiquer avec votre bureau des services de rémunération de TPSGC.

Le directeur général
Secteur de la rémunération
Service opérationnel au gouvernement

P. Charko
a signé l'original

P. Charko

Référence : CJA 2005-18