ARCHIVÉE DR 2001-016

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Le 23 juillet 2001

OBJET : Pro forma en ligne – première étape

1. BUT

1.1 Le but de la présente est de présenter une nouvelle méthode d'entrée de données dans le Système régional de paye (SRP). Il s'agit d'un pro forma permettant de réaliser plusieurs mouvements à la fois dans le système en question.

1.2 Dans le présent texte, le masculin est utilisé comme genre neutre et désigne aussi bien les hommes que les femmes.

2. CONTEXTE

2.1 Dans le cadre du processus de consultation du client, il a été décidé de créer un pro forma pour saisir des données, afin d'améliorer le service fourni. Le pro forma permettra de réaliser plusieurs mouvements plus rapidement, car le processus d'entrée de données sera moins répétitif (autrement dit, il y aura moins de touches à frapper).

2.2 Seule la méthode d'entrée de données sera modifiée. Les services fournis aux clients au moyen du système demeureront inchangés.

2.3 L'élaboration du pro forma en direct se fera en trois étapes. À l'issue de la première, l'utilisateur pourra créer et extraire une liste des comptes des employés en fonction des critères communs qu'il aura sélectionnés. Il pourra ensuite faire une intervention de paye pour chaque compte indiqué sur la liste. À l'issue de la deuxième étape, il sera possible de réaliser la série de mouvements nécessaires pour porter à l'effectif (PE) des employés qui ne sont pas inscrits dans le système (il s'agit donc de nouveaux employés). À l'issue de la troisième étape, il sera possible d'extraire des données de la base de données des mouvements (BDM) pour réaliser des mouvements semblables.

| 2.4 La présente directive comprend un lien vers un outil de travail relatif à la première étape conçu pour les conseillers en rémunération. Les prochaines directives à ce sujet comprendront des outils de travail relatifs aux deuxième et troisième étapes.

3. PROCÉDURES ET INSTRUCTIONS

3.1 Première étape – création d'une liste des comptes des employés

3.1.1 L'écran « Entretien du compte » (COM) donnera accès à un nouvel écran intitulé sélection « PRO FORMA » (PRF).

L'écran PRF permettra de déterminer les comptes qui correspondent aux critères sélectionnés par l'utilisateur et il permettra à ce dernier de choisir le type de mouvement qu'il souhaite réaliser. Les critères qu'il sera possible de choisir à l'écran PRF sont les suivants :

• Code de situation
• Code du type d'employé
• Indicatif d'unité de négociation (IUN)
• Niveau de classification
• Code du taux de rémunération
• Code d'exclusion
• Code de retenue ou de versement (code RETVERS)
• Date d'augmentation statutaire

Le système déterminera les comptes d'une liste de paye particulière qui correspondent à un ou à plusieurs critères choisis, il les extraira et il affichera une liste de ceux-ci. Les conseillers en rémunération pourront alors choisir le ou les comptes sur la liste auxquels ils voudront donner suite.

Exemple : Si, pour une liste de paye particulière, l'utilisateur choisit le code de situation X (actif), l'IUN 50300, le niveau de classification « 03 » et le code du taux de rémunération « 8 », le système créera une liste de tous les comptes des Commis aux écritures et aux règlements (CR)-3 en service qui bénéficient d'une protection salariale.

Veuillez noter que si l'utilisateur sélectionne un niveau de classification, il doit indiquer l'IUN correspondant, sinon le système produira une liste de tous les comptes d'employés de niveau de classification « 03 » (c'est-à dire tous les comptes des CS, AS, CR, DS, etc. de niveau 3), qui sont en service et qui bénéficient d'une protection salariale.

Si aucun critère n'est sélectionné, le système produira une liste de tous les comptes d'employés sur la liste de paye de l'utilisateur.

Il sera possible de choisir tous les mouvements permis actuellement par le système à l'exception des mouvements de paye visant à faire état d'une récapitulation du temps (RDT). Le pro forma dont il est question dans la présente n'améliorera pas le processus relatif à ce type de mouvement, car il existe un pro forma pour ce dernier.

3.1.2 Dans le cas d'un mouvement lié à une mutation d'entrée (MUE), l'utilisateur devra inscrire le nombre de comptes (un chiffre entre 1 et 999) au bas de l'écran PRF, ce qui aura pour effet d'amener l'utilisateur à un écran de sélection dans lequel il devra inscrire le code d'identification de dossier personnel (CIDP). Si l'utilisateur doit indiquer plus de dix comptes de type MUE, le système créera d'autres pages pour lui permettre d'inscrire les autres comptes.

Lorsque l'utilisateur aura réalisé les mouvements pour tous les comptes sur la liste des comptes associés à une MUE, le système produira une liste modifiée sur laquelle le numéro de séquence du mouvement réalisé figurera à côté de chaque compte.

3.2 Réalisation d'un mouvement au moyen de la liste des comptes des employés

3.2.1 Lorsque le système aura créé une liste des comptes en fonction des critères choisis, les conseillers en rémunération pourront sélectionner les comptes pour lesquels ils souhaitent réaliser un mouvement.

3.2.2 Les renseignements relatifs au dernier mouvement réalisé seront affichés à nouveau à l'écran sauf dans des cas particuliers. Lorsque l'utilisateur indiquera une base de taux de 0 pour réaliser un mouvement, le montant ne sera pas rapporté au compte suivant. En outre, les données affichées à l'écran de détails Paiements dépôt direct (PDD) et à l'écran de détails Adresse postale – chèques (APO) ne s'afficheront pas sur les comptes suivants.

Exemple :

L'utilisateur veut verser un montant à titre de « rémunération conditionnelle au rendement » à tous les cadres supérieurs indiqués sur une liste de paye particulière. Il choisit les critères suivants : IUN 10200 et code de situation « X » (actif)). Le système affiche tous les comptes qui répondent à ces critères. L'utilisateur choisit les comptes sur la liste auxquels il souhaite donner suite et le mouvement « Versements-Commencer » (VRC). Un mouvement VRC 179 est réalisé pour le premier compte (dans ce cas, l'utilisateur verse 5 000 $). Toutes les données concernant le premier compte traité seront reportées à l'écran qui s'affichera pour le deuxième compte, y compris le montant de 5 000 $. Si l'utilisateur souhaite réaliser un deuxième mouvement pour traiter le deuxième compte et que les données sont les mêmes à l'exception du montant du versement qui est 10 000 $ au lieu de 5 000 $, il devra modifier le montant affiché et ensuite réaliser le mouvement. Lorsque les données du compte suivant s'afficheront à l'écran, toutes les données concernant le dernier compte traité (c'est-à-dire les données du deuxième compte) seront rapportées, y compris le montant de 10 000 $. L'utilisateur devra, le cas échéant, modifier ce montant avant de réaliser le mouvement.

3.2.3 Si l'utilisateur réalise des mouvements de type « PE » pour porter à l'effectif des employés qui ont travaillé auparavant dans la fonction publique, le système affichera les données du fichier principal de l'employé (FPE) si, bien entendu, elles sont toujours dans le SRP.

Exemple :

L'utilisateur souhaite recruter à nouveau des étudiants qui figurent sur une liste de paye particulière et qui avaient travaillé dans la fonction publique l'année précédente. Il choisit les critères suivants : IUN 99821 et code de situation « S » (inactif). Le système affiche tous les comptes qui répondent à ces critères. L'utilisateur choisit les comptes sur la liste auxquels il souhaite donner suite et le mouvement « PE ». Le système affiche les données de l'année précédente concernant l'étudiant en question. L'utilisateur pourra alors modifier les données (par exemple, les dates et le salaire) et procéder au mouvement choisi. Lorsqu'il s'agira de traiter le deuxième compte, le système affichera les données de l'année précédente concernant le mouvement PE associé au compte du deuxième étudiant. L'utilisateur pourra modifier les données avant de réaliser le mouvement.

Veuillez noter que la méthode indiquée ci-dessus n'est possible que si le compte n'a pas été supprimé de la liste de paye (un compte est supprimé environ deux ans après qu'un employé est rayé de l'effectif [RE]).

Des renseignements concernant les deuxième et troisième étapes seront communiqués dans d'autres directives.

4. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

4.1 Toute demande de renseignements sur ce qui précède doit être adressée à votre bureau des services de rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

La directrice générale
du Secteur de la rémunération
du Service opérationnel au gouvernement,

Glenda Blacker
a signé l'original

R. Jolicoeur