ARCHIVÉE DR 2003-004

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le 10 avril 2003 (Révisé le 4 mars 2004)

OBJET : Paiement par les employés en congé non payé (CNP) des cotisations relatives aux régimes d'assurance

1. BUT

1.1 La présente directive vise à rappeler aux conseillers en rémunération les procédures de remise appropriées relatives aux paiements effectués par les employés en congé non payé (CNP). La politique et les procédures s'appliquent :

• au Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP);
• au Régime de soins dentaires (RSD);
• au Régime d'assurance-invalidité (AI);
• au Régime d'assurance-invalidité de longue durée (AILD);
• aux régimes d'assurance-maladie des provinces et des territoires;
• à la Croix Bleue.

1.2 Dans le présent texte, le masculin est utilisé comme genre neutre et désigne aussi bien les hommes que les femmes.

2. ANNULATION

2.1 La présente remplace la Directive sur la rémunération 1996-11 publiée le 29 février 1996 et 1996-18 publiée le 4 avril 1996.

3. POLITIQUE

3.1 RSSFP

| Un participant qui part en CNP autorisé, en congé saisonnier ou en congé sessionnel peut continuer à maintenir sa protection, et celle de ses personnes à charge, en payant à l'avance les cotisations obligatoires au titre du RSSFP directement à son conseiller en rémunération. Si le congé est pour une période de trois mois ou moins, le paiement des cotisations doit se faire à l'avance pour la période entière. Si le congé est pour une période de plus de trois mois, le paiement des cotisations peut se faire pour la période entière ou le participant peut choisir de payer un ou plusieurs mois à l'avance, en autant que le premier paiement couvre un minimum de trois mois. Le conseiller en rémunération fera parvenir le paiement à la Division de la comptabilité de la paye (DCP) aux fins de traitement.

La DCP doit recevoir le paiement au moins un mois avant le début de la période de protection pour laquelle le paiement est prévu. En cas contraire, le paiement sera retourné au ministère intéressé et la protection de l'employé cessera.

3.1.1 RSD

La protection payée par l'employeur cessera à la fin des trois premiers mois du CNP pour toute autre raison que celles énumérées dans la règle de la section 5.5.1 du Guide sur l'administration des régimes d'assurances (ARA). Le participant peut continuer à maintenir sa protection, et celle de ses personnes à charge, après les trois premiers mois en payant à l'avance l'ensemble des cotisations, mensuellement ou trimestriellement, à son conseiller en rémunération. Le conseiller en rémunération fera parvenir le paiement à la DCP aux fins de traitement. La DCP n'acceptera aucun chèque couvrant une période de plus de trois mois.

La DCP doit recevoir le paiement au moins un mois avant le début de la période de protection pour laquelle le paiement est prévu. En cas contraire, le paiement sera retourné au ministère intéressé et la protection de l'employé cessera.

3.1.2 AI et AILD

Dans le cas des employés retournant au travail après un CNP autorisé en vertu des sections 3.9.1 (AI) et 4.18.1 (AILD) du guide sur l'ARA, les arriérés de cotisation au titre de l'AI et de l'AILD seront recouvrés au moyen de retenues mensuelles sur une période égale à la durée du CNP autorisé.

Pendant un CNP autorisé, le conseiller en rémunération ne peut pas accepter de paiements de cotisations au titre de l'AI ou de l'AILD à l'avance ni de montant forfaitaire, car les taux de cotisation à ces régimes varient selon le salaire de l'employé. Le non-respect de cette règle entraînerait un fardeau administratif pour toutes les parties intéressées.

Un participant qui devient admissible à des prestations d'invalidité pendant un CNP ne sera pas tenu de verser des cotisations au titre de l'AI ou de l'AILD. Par conséquent, aucun arriéré de cotisation au titre de l'AI ou de l'AILD ne sera déduit du salaire de l'employé à son retour au travail. Le conseiller en rémunération doit avertir le bureau de paye (BP) approprié pour veiller à ce que les arriérés de cotisation ne soient pas retenus.

La DCP n'acceptera que les paiements de cotisations au titre de l'AI et de l'AILD des employés qui ont été rayés de l'effectif (RE). Tous les autres paiements seront retournés au ministère intéressé.

3.1.2.1 AI

Seuls les participants qui sont en CNP pour servir dans une association d'employés ou une coopérative de crédit doivent verser directement leurs cotisations au titre de l'AI à leur société d'assurance, à l'adresse suivante :

Sun Life du Canada
1155, rue Metcalfe, Case postale 12500, Succursale CV
Montréal (Québec)
H3C 5T6

Veuillez vous référer à la section 3.9.3 (AI) du guide sur l'ARA.

3.1.2.2 AILD

Seuls les participants qui sont en CNP pour servir dans une association d'employés ou une coopérative de crédit doivent verser directement leurs cotisations au titre de l'AILD à leur société d'assurance, à l'adresse suivante :

La Nationale du Canada, Compagnie d'assurance-vie
Administration de l'assurance collective et des demandes de prestations d'invalidité Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique (RACGFP)
522, avenue University Toronto (Ontario)
M5G 1Y7

Numéro de téléphone : 1 800 977-2117

Veuillez vous référer à la section 4-18-3 (AILD) du guide sur l'ARA.

3.1.3 RÉGIMES D'ASSURANCE-MALADIE DES PROVINCES ET DES TERRITOIRES

3.1.3.1. Mois complet

Dans les provinces ou territoires qui perçoivent des cotisations pour l'assurance-maladie, la contribution du gouvernement aux régimes d'assurance-maladie des provinces et des territoires ne s'applique pas à l'égard d'un mois civil complet de CNP. Pour maintenir sa protection, le participant doit s'arranger pour payer l'ensemble des cotisations obligatoires directement aux autorités provinciales ou territoriales pour tous les mois civils complets du CNP.

Alberta Health and Wellness
P.O. Box 1360, Station Main
Edmonton, AB T5J 2N3

Numéro de téléphone : 780-427-1432

BC Medical Services Plan
Ministry of Health
Group Operations Department
P.O. Box 9140
Victoria, BC V8X 9E5

Numéro de téléphone : 605-669-4211

3.1.3.2. Partie d'un mois

Un participant qui part en CNP autorisé, en congé saisonnier ou en congé sessionnel au milieu d'un mois, où le salaire du participant est insuffisant pour permettre la retenue des cotisations obligatoires, doit verser son paiement de cotisations à son conseiller en rémunération. Le conseiller en rémunération fera parvenir le paiement directement à la DCP, qui enverra les cotisations de l'employé et la contribution du gouvernement aux autorités provinciales ou territoriales. Un participant qui est rayé de l'effectif au milieu d'un mois, où le salaire du participant est insuffisant pour permettre la retenue des cotisations obligatoires, doit lui aussi verser son paiement de cotisations à son conseiller en rémunération. Le participant doit s'arranger pour payer les cotisations obligatoires pour tous les mois subséquents directement aux autorités provinciales ou territoriales.

3.1.4 CROIX BLEUE DU QUÉBEC et CROIX BLEUE DU CANADA ATLANTIQUE

Pour maintenir sa protection en vertu de ces régimes pendant un CNP, l'employé doit verser ses paiements directement à l'assureur approprié, à l'une des adresses suivantes :

Croix Bleue du Québec
550, rue Sherbrooke Ouest
Montréal (Québec)
H3A 1B9

Croix Bleue du Canada Atlantique
1874, rue Brunswick
Halifax (Nouvelle-Écosse)
B3J 2G7

4. PROCÉDURES/INSTRUCTIONS

4.1 RSSFP et RSD

4.1.1 RSSFP

Le conseiller en rémunération doit remplir le formulaire « Remise des cotisations pour une période de congé non payé (Régime de soins de santé de la fonction publique - RSSFP) » (PWGSC-TPSGC 2278 ). Il doit ensuite faire parvenir à la DCP la copie 1 de ce formulaire et le chèque personnel ou un mandat de l'employé fait à l'ordre du Receveur général du Canada, à l'adresse suivante :

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Direction des opérations et de la gestion des services de paye
Division de la comptabilité de la paye
1451, avenue Coldrey
Ottawa (Ontario) K1A 0S5

Pour de plus amples renseignements, veuillez vous référer à la section 2-13-1 (RSSFP - Continuation de la garantie - Dans un poste admissible) du guide sur l'ARA.

4.1.2 RSD

Le conseiller en rémunération doit remplir le formulaire « Remise des cotisations au Régime de soins dentaires (RSD) pour une période de congé non payé » (PWGSC-TPSGC 2278-1 ). Il doit ensuite faire parvenir à la DCP la copie 1 de ce formulaire et le chèque personnel ou un mandat de l'employé fait à l'ordre du Receveur général du Canada, à l'adresse indiquée à la section 3.1.1 pour le RSSFP.

Pour de plus amples renseignements, veuillez vous référer à la section 5-5-2 (Congé non payé - Quand la garantie payée par l'employeur est suspendue) du guide sur l'ARA.

4.2 AI AILD

Dans le cas où l'employé est RE après un CNP, le conseiller en rémunération doit s'assurer que les cotisations en souffrance au titre de l'AI ou de l'AILD sont payées par l'employé en un montant forfaitaire par chèque ou mandat postal ou bancaire fait à l'ordre du Receveur général du Canada, puis envoyées à la DCP. Les cotisations en souffrance peuvent également être déduites du salaire ou des prestations salariales. Les chèques doivent être envoyés à la DCP, avec un formulaire « Note d'envoi et reçu » (GC-44) qui identifie clairement l'employé. Voici les renseignements qui doivent être transmis directement à la DCP :

• la date à laquelle l'employé a été RE et le motif;
• la période qui est payée et le taux de cotisation mensuel applicable (c.-à-d. la part de l'employé ou les parts de l'employé et de l'employeur);
• le code d'identification du dossier personnel (CIDP);
• l'adresse complète du ministère;
• le numéro de téléphone et l'adresse postale du conseiller en rémunération.

4.2.1 AI - En CNP et au retour au travail

Les conseillers en rémunération doivent se référer à la section 3-9-4 du guide sur l'ARA pour connaître les procédures détaillées.

4.2.2 AILD - En CNP et au retour au travail

Les conseillers en rémunération doivent se référer à la section 4-18-3 du guide sur l'ARA pour connaître les procédures détaillées.

4.3 Des chèques ou des mandats postaux ou bancaires distincts doivent être faits selon le régime (RSSFP,RSD,AI et AILD) et envoyés directement à la DCP avec le formulaire de remise approprié.

La DCP n'acceptera en aucun cas des chèques postdatés. Ces chèques seront retournés aux ministères.

5. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

5.1 Toute demande de renseignements sur le contenu de la présente directive doit être adressée à votre bureau des services de rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

La directrice générale
Secteur de la rémunération,
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération,

B. Bartley
a signé l'original

R. Jolicoeur

Référence(s) : CJA 9006-1, 9203-8(6),9203-8(6.1),
9203-42-7.2, 9203-8(6),9203-8(6.1),
9203-42-7.2, 9244-2-2,9242-2-1, 9246-3