ARCHIVÉE DR 2003-005

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le 14 mai 2003 (Révisé le 27 janvier 2004)

OBJET : Système régional de paye - Agrandissement du fichier maître

1. BUT

1.1 La présente directive vise à donner à la communauté de la rémunération et aux clients qui disposent d'un système de gestion des ressources humaines connecté au Système régional de paye (SRP) un aperçu des changements apportés dans le cadre de l'agrandissement du fichier maître (FM) du SRP.

1.2 Dans la présente, le masculin est utilisé comme genre neutre et désigne aussi bien les hommes que les femmes.

2. CONTEXTE

2.1 Pour répondre aux exigences liées à la réforme des pensions, à la législation fiscale et aux conventions collectives, il a fallu utiliser tout l'espace dans le FM du SRP. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) doit donc agrandir le fichier pour satisfaire aux exigences de complexité sans cesse croissante en matière de rémunération qui découlent des nouvelles politiques, lois et initiatives. L'agrandissement du FM profitera à tous les ministères et organismes clients en donnant au système la capacité de répondre à leurs besoins en attendant la modernisation de la paye.

2.2 Le Conseil du Trésor a approuvé la mise en oeuvre de l'initiative le 7 août 2002.

3. APERÇU DU PROJET

Un aperçu des changements que TPSGC apportera au FM est présenté ci-dessous. La mise en oeuvre de l'initiative se fera en diffusant deux versions, la première étant prévue en juin 2003 et la deuxième, en mars 2004. Les dates de production seront confirmées au moyen d'un message à diffusion générale affiché dans le SRP avant le lancement de chaque version. Une directive sur la rémunération sera diffusée en janvier 2004 dans le cadre du lancement de la deuxième version pour fournir plus d'informations sur les changements décrits dans les sections 3.1 à 3.6.

3.1 Partie du fichier principal de l'employé (FPE) relative aux retenues et aux versements OU écran d'interrogation en direct SS-GR Retenues/Versements (GRV)

| La partie du FPE relative aux retenues et aux versements sera modifiée de sorte à accepter un maximum de 52 retenues ou versements au lieu de 18, ce qui donnera aux clients plus de souplesse pour entrer leurs données sur la paye.

3.2. Codes de retenue et de versement (RETVERS)

Au cours des dernières années, nous avons utilisé des codes RETVERS pour satisfaire aux exigences propres aux divers employeurs, notamment en matière de conventions collectives, réduisant ainsi le nombre des codes pouvant servir. Afin de différencier les retenues et les versements, il a été décidé que le premier caractère de ce code demeurerait numérique (0 à 4 pour les versements et 5 à 9 pour les retenues). Pour augmenter le nombre de codes possibles, les deuxième et troisième caractères des nouveaux codes RETVERS seront alphanumériques.

3.3 Codes de raison de congé non payé (CNP)

Comme il ne reste presque plus de codes de raison de CNP pouvant servir à répondre aux exigences en matière de conventions collectives, nous avons dû modifier le système pour qu'il accepte un code à deux caractères. Les codes de raison de CNP actuels demeureront inchangés, et les nouveaux codes seront créés selon le besoin et comporteront deux caractères.

3.4 Codes d'admissibilité fiscale et codes du taux de rémunération

Les éléments associés aux codes d'admissibilité fiscale et aux codes du taux de rémunération seront redéfinis de sorte à accepter un caractère à valeur alphanumérique. Nous créerons les codes au fur et à mesure de l'approbation de la mise en oeuvre des changements nécessaires pour répondre aux exigences, notamment en matière de lois. Les codes actuels demeureront inchangés.

3.5. Code de lieu géographique (GEOLOC)

Le code GEOLOC de Statistique Canada comporte sept caractères. Afin de permettre la mise à jour du fichier de contrôle GEOLOC du SRP, TPSGC convertit ce code en code à six caractères. Ce processus étant devenu complexe, il va falloir agrandir l'élément du SRP réservé à ce code, afin qu'il accepte le code à sept caractères. Le FPE et le fichier de contrôle GEOLOC du SRP seront automatiquement mis à jour au moyen des codes à sept caractères. Un fichier de conversion de données sera fourni aux ministères souhaitant mettre à jour leur système interne.

3.6. Éléments additionnels

En outre, nous ajouterons environ 100 éléments au FM pour satisfaire aux besoins futurs en rémunération.

4. PROCÉDURES - VERSION 1

La version de juin 2003 comprendra les changements décrits dans les sections suivantes.

4.1 Changements apportés aux écrans en direct

Les écrans du SRP en direct seront modifiés de sorte que les noms soient indicatifs de l'activité réelle et que les zones qui ne s'appliquent plus, ainsi que leurs titres, soient supprimées (voir la section 4.2). La logique et les programmes de vérification correspondants seront également modifiés pour refléter ces changements. Lorsqu'ils se serviront des écrans en direct en question, les conseillers en rémunération constateront les nouveaux noms de zones. L'exploitation des zones demeurera la même. Veuillez noter que, pour certaines modifications d'écran, une modification de l'écran correspondant dans la version anglaise du système n'était pas systématiquement nécessaire, et vice versa, ce qui explique la raison pour laquelle les tableaux pour les versions anglaise et française ne correspondent pas toujours.

4.2 Tableaux des changements apportés aux écrans en direct

Nom de l'écran en direct de la version française	Code de l'écran	Nom de la zone à supprimer
AJUST PER DE PAYE A DATE	PPD	MONTANT BRUT A-E PREM A-E H.A.E
T4-REL1 GAINS ANNNE PREC	TPR (2)	AVANT VOY NON IMPOS
SS-GR PERIODE PAYE	SPP	SEM NON ASS BRUT ASS PRIM A-E H.A-E
RAJUST. DIVERS	ADI (2)	AVANT VOY NON IMPOS
CUMUL. ANNEE DES GAINS	CDA	AIDE VOY NON IMPOS
GROUPE PERSONNEL	GRP	PRCNT PAYE VAC
RAYE DE L'EFFECTIF	RAY	SEM A-E NON ASS
REDUCTION COMMENCER	RDC	SEM A-E NON ASS
TEMP RAYE EFF	TRE	SEM A-E NON ASS
CHANGEMENT NON FINANCIER	NFI	SEM AE DE CNP DANS LA PP
RECAPITULATION DU TEMPS	RDT	AE

Nom de l'écran en direct de la version anglaise	Code de l'écran	Nom de la zone à supprimer
ADJUST PAY PER TO DATE	PPT	EI GROSS EI PREM EI HRS
T4-REL 1 EARN PREV YEAR	TPY	NON-TXBL-TRV-ASSTNC
PAY PERIOD SUB-SET	PPS	UNINSBL-WK INSBL-GRS EI-PREM EI-HRS
ADJUST MISCELLANEOUS	AME (2)	NON-TXBL-TRV-ASSTNC
YEAR TO DATE EARNINGS	YTD	NON-TXBL-TRV-ASSTNC
PERSONNEL	PER	VAC PAY PRCNT
STRUCK OFF STRENGTH	SOS	EI UNINSBL WKS
REDUCTION COMMENCE	REC	EI UNINSBL WKS
TEMP STRUCK OFF STRENGTH	TSO	EI UNINSBL WKS
NON FINANCIAL CHANGES	NFC	EI WEEKS LWOP IN PP
TIME SUMMARY	TIM	EI

Nom de l'écran en direct de la version française	Code de l'écran	De	À
GR RETENUE STATUTAIRE	GRR	EX IMP FED PREJ	EX IMP FED
GR RETENUE STATUTAIRE	GRR	CREDIT IMPOT QUE	CR IMPOT QUE INDEXE
CHANGEMENT D'ETAT	CSI	CR IMPOT QUE	CR IMPOT QUE INDEXE
CHANGEMENT D'ETAT	CSI	EX IMP FED PREJ	EX IMP FED
PORTE A L'EFFECTIF	PEF	EX IMP FED PREJ	EX IMP FED
INTERV. DIV. PERSONNEL	INT	EX IMP FED PREJ	EX IMP FED
MUTATION D'ENTREE	MUE	EX IMP FED PREJ	EX IMP FED
MUTATION D'ENTREE	MUE	EX ADD IMPOT QUE	EXM-IMP-QUE-ADD
CUMUL ANNEE DES GAINS	CDA	AIDE VOY. IMPOS	AVANT VOY. IMPOS
T4-REL1 GAINS ANNNE PREC	TPR (2)	AIDE VOY. IMPOS	AVANT VOY. IMPOS
CONGE TRANS. RETRAITE	CTR	TAUX REDUIT	ARR-CONGE-TAUX-RED-SAL
CONGE ETALEMENT REVENU	CER	TAUX REDUIT	ARR-CONGE-TAUX-RED-SAL
GROUPE SALAIRE	GRS	TAUX REDUIT	ARR-CONGE-TAUX-RED-SAL
TITRE	TTR	ENTREE PERS-PAYE (56)	TITRE (modifier le titre de l'écran)

Nom de l'écran en direct de la version anglaise	Code de l'écran	De	À
STATUTORY DEDUCTION SET	SDS	HARDSHIP FED EXM	FED TAX EXM
STATUTORY DEDUCTION SET	SDS	ADDTNL QUE EXM	QUE TAX EXM ADDTNL AMT
STATUTORY DEDUCTION SET	SDS	ADDTNL FED CREDIT	FED TAX CR ADDTNL AMT
STATUTORY DEDUCTION SET	SDS	QUE TAX CREDIT	QUE TAX CREDIT INDEXED
STATUS CHANGE	STC	HARDSHP FED EXM	FED TAX EXM
STATUS CHANGE	STC	QUE TAX CREDIT	QUE TAX CREDIT INDEXED
STATUS CHANGE	STC	ADDTNL QUE EXM	QUE TAX EXM ADDTNL AMT
STATUS CHANGE	STC	ADDTNL FED CREDIT	FED TAX CR ADDTNL AMT
TAKEN ON STRENGTH	TOS	HARDSHP FED EXM	FED TAX EXM
TAKEN ON STRENGTH	TOS	ADDTNL QUE EXM	QUE TAX EXM ADDTNL AMT
MISC STAFFING ACTION	MSA	ADDTNL QUE EXM	QUE TAX EXM ADDTNL AMT
MISC STAFFING ACTION	MSA	HARDSHP FED EXM	FED TAX EXM
TRANSFER IN	TIN	HARDSHP FED EXM	FED TAX EXM
TRANSFER IN	TIN	ADDTNL QUE EXM	QUE TAX EXM ADDTNL AMT
TITLE	TTL	PERS-PAYE INPUT (56)	TITLE (amend the screen title)

 

Nom de l'écran en direct de la version française	Code de l'écran	Nom de la nouvelle zone
GR RETENUE STATUTAIRE	GRR	CR IMPOT QUE NON INDEXE
CHANGEMENT D'ETAT	CSI	CR IMPOT QUE NON INDEXE

Nom de l'écran en direct de la version anglaise	Code de l'écran	Nom de la nouvelle zone
STATUTORY DEDUCTION SET	SDS	QUE TAX CREDIT NON INDEXED
STATUS CHANGE	STC	QUE TAX CREDIT NON INDEXED

4.3. Éléments renommés

Il est nécessaire de renommer certains éléments du FM (voir les sections 3.5.3 et 7.3.4 du Guide d'entrée personnel-paye - GEPP) pour que les noms soient indicatifs de l'activité réelle. L'exploitation de ces éléments demeurera la même qu'auparavant.

4.4 Il importe de noter que les changements intégrés à la première version diffusée n'auront aucune incidence sur les procédures utilisées par les conseillers en rémunération pour entrer des données dans le SRP. Ces changements vous sont communiqués uniquement à titre de référence.

4.5 Les clients doivent prendre les mesures nécessaires pour modifier leurs processus et systèmes ministériels en conséquence.

4.6 Entre mai 2003 et mars 2004, on réduira les activités de développement du SRP pour minimiser les risques inhérents et assurer une mise en oeuvre graduelle des changements apportés dans le cadre de l'agrandissement du FM. TPSGC continuera la mise en oeuvre des modifications nécessaires pour répondre aux exigences législatives et autres, et poursuivra celle des initiatives en cours conformément au calendrier établi.

4.7 Le Système des cotisants n'est pas touché par les changements intégrés à la première version diffusée. Par contre, la deuxième version aura des répercussions sur ce système. Des précisions à ce sujet feront l'objet d'une directive sur la rémunération qu'on publiera en janvier 2004.

4.8 En cas de nouvelles exigences touchant, par exemple, l'admissibilité fiscale, les taux de rémunération, les codes RETVERS ou les codes de CNP, une directive sur la rémunération sera diffusée pour fournir plus de précisions à ce sujet.

4.9 Veuillez noter que le GEPP et le Guide des procédures du bureau de paye (PBP) seront mis à jour le 6 juin 2003 pour tenir compte de l'information fournie dans la présente directive.

5. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

5.1 Toute demande de renseignements sur ce qui précède doit être adressée à votre bureau des services de rémunération de TPSGC.

R. Jolicoeur
a signé l'original

La directrice générale
Secteur de la rémunération,
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération,

R. Jolicoeur

Référence(s) : CJA 9024-551