ARCHIVÉE DR 2008-012

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Le 8 mai 2008

OBJET : Modifications des codes de motif pour certains types de congés non payés

1. BUT

1.1 La présente directive vise à fournir des renseignements sur une nouvelle zone d'entrée de données pour certains mouvements et sur l'automatisation complémentaire du Système régional de paye (SRP) pour certains types de congés non payés (CNP).

2. CONTEXTE

2.1 Dans le cadre des préparatifs continus en vue du Projet de modernisation des services et des systèmes de pensions, des projets sont en cours afin de s'assurer que toutes les données qui résident dans les systèmes existants soient aussi exactes que possible.

2.2 En 2005, on a mis sur pied une équipe chargée d'examiner les cotisations versées dans la caisse et de relever les situations donnant lieu au calcul inexact de cotisations.

2.3 Cet examen a révélé qu'il fallait modifier le code de motif de CNP pour les types de congés qui ont des délais précis, comme le congé de maternité, le congé parental et le congé pour obligations personnelles de moins de trois mois. Il arrive souvent que les mouvements visant à consigner les modifications ne sont pas mis à jour dans le SRP ou dans le Système des cotisants (SC), ce qui signifie que les insuffisances peuvent être ou sembler être recouvrées en moins ou en trop.

3. POLITIQUE

3.1 La politique du Conseil du Trésor et différentes conventions collectives imposent des délais précis pour certains types de CNP. Jusqu'à présent, il incombait entièrement au conseiller en rémunération d'apporter les modifications nécessaires aux codes de motif de CNP dans le SRP.

3.2 Les crédits de service, les cotisations à la Caisse de retraite de la fonction publique et la limite de cinq ans de CNP ouvrant droit à pension en carrière de l'employé sont tous établis en partie d'après les codes de motif consignés pour les différentes périodes de CNP. Il est donc crucial que les bons codes de motif soient consignés dans le sous-système du salaire-service du SRP et dans le SC.

3.3 Comme la plupart des codes de motif de CNP n'ont pas de délai précis, il est toujours essentiel que les conseillers en rémunération surveillent les comptes pour tous les types de CNP et prennent, au besoin, les dispositions voulues pour veiller à la mise à jour du système.

3.4 On trouvera la liste complète des codes de motif de CNP à la section 4-4-13 du Guide d'entrée personnel-paye (GEPP).

4. PROCÉDURES ET INSTRUCTIONS

4.1 Actuellement, le processus assurant la modification des codes de motif dans le SRP nécessite que le conseiller en rémunération fasse état d'une modification de situation dans la zone « Motif du CNP » (SIT ou 12A109), et ce, chaque fois qu'une modification s'impose. Dans le cas des types de CNP pour lesquels un délai est prescrit, le système établira automatiquement la bonne date et générera la modification du code de motif de CNP.

NOTA : Les conseillers en rémunération pourront créer les mouvements nécessaires pour modifier les codes de motif de CNP de la manière habituelle. Cette nouvelle procédure vise à s'assurer de la mise à jour du compte, dans la mesure du possible, avant le calcul des insuffisances de cotisations, dans les cas où les méthodes appropriées n'auraient pas été suivies.

4.2 CONGÉ DE MATERNITÉ ET CONGÉ PARENTAL

4.2.1 Dans le cas d'un congé de maternité non payé, la date de naissance ou d'adoption de l'enfant est essentielle au calcul des dix-huit semaines accordées à une employée enceinte ou en voie d'adopter un enfant.

Il est aussi essentiel de faire état de la date de naissance ou d'adoption de l'enfant pour le calcul en deçà ou au delà des cinquante-deux semaines de congé parental suivant la naissance ou l'adoption d'un enfant.

4.2.2 Pour que le système puisse modifier automatiquement les codes de motif de ces types de CNP, il a fallu créer un nouvel élément dans le SRP (élément 120) pour saisir la date de naissance ou d'adoption de l'enfant.

Au moment de la création des mouvements de « reporté à l'effectif » (RE- PE ; Code d'intervention de paye (CIP)14), de « rayé de l'effectif » (RE; CIP 02) ou de « changement d'état » (SIT; CIP 12A109), lorsque le code de motif de CNP alors dans le système est « K », « R », « S », « 3 » ou « 5 », il faudra désormais entrer les données sur la date de naissance ou d'adoption. Si le compte est en situation de CNP pour l'un de ces motifs et que la zone est laissée en blanc, le mouvement sera rejeté avec le message suivant : RDP81 Date de naiss/d'adoption d'un enfant requis pour les motifs CNP K, R, S, 3, 5.

4.2.3 Les écrans en direct de ces mouvements ont été modifiés pour que soit ajoutée une nouvelle zone d'entrée intitulée « Dt de naiss/adoption d'un enfant » dans les écrans RPE et RAY. Une nouvelle zone intitulée « Modifier dt naiss/adoption d'un enfant » a été ajoutée à l'écran SIT. Pour l'entrée en lots, ces nouveaux renseignements doivent être inscrits dans la zone 69 du formulaire PWGSC-TPSGC 2549 et doivent être justifiés à gauche. Le format de date de naissance ou d'adoption d'un enfant doit être « JJMMAA ».

4.2.4 Une nouvelle zone a été ajoutée à l'écran d'enquête en direct « GRP » intitulée « Dt de naiss/adoption d'un enfant ». Dans le cas d'une deuxième naissance ou adoption, ou de naissances ou adoptions subséquentes, la dernière date inscrite dans le système sera affichée.

4.2.5 Lorsqu'un de ces mouvements est traité dans le SRP, le système vérifiera le temps écoulé depuis la date de naissance ou d'adoption et générera, au besoin, un mouvement SIT (12A109) pour modifier les codes de motif de la manière suivante :

• Si le code de motif dans le SRP est « K », le système déterminera le moment où les dix-huit semaines se seront écoulées à partir de la date de naissance ou d'adoption et générera un mouvement SIT (12A109) pour remplacer le code de motif par « R ».
• Si le code de motif de CNP est « R », « S » ou « 5 », le SRP calculera le moment où les cinquante-deux semaines se seront écoulées et générera un mouvement « SIT » (12A109) pour remplacer le code de motif par « 3 ».
• Chaque fois que le SRP génère un mouvement « SIT » (12A109), un message d'avertissement sera envoyé au client pour l'informer de la modification et lui demander de vérifier le code de motif de CNP généré par le SRP : WT1 12A109 généré - vérifier le code de motif du CNP.

4.2.6 Lorsqu'une date de naissance ou d'adoption inexacte a été inscrite et que le conseiller en rémunération entre une modification dans cette zone dans le SRP, il faudra vérifier la date de modification du code de motif de CNP dans le sous-système du salaire-service. Les instructions sur la façon de corriger, au besoin, la modification du code de motif de CNP se trouvent à la section 8.1 du GEPP.

4.2.7 Étant donné que la date de naissance ou d'adoption d'un enfant est désormais saisie dans le SRP, il ne sera plus nécessaire pour les conseillers en rémunération d'entrer ces données en texte non imposé (TNI).

4.3 CONGÉ POUR OBLIGATIONS PERSONNELLES DE MOINS DE TROIS MOIS

4.3.1 Lorsqu'un employé a pris un congé pour obligations personnelles de moins de trois mois et qu'il ne retourne pas au travail à la fin de cette période, il faut faire état d'un nouveau motif pour le CNP qui se poursuit. Il peut s'agir soit d'un congé pour obligations personnelles d'au plus un an (code de motif « L »), soit d'un autre motif (c.-à-d. congé de maladie non payé, congé de maternité, congé parental ou autre).

4.3.2 Au moment de la création des mouvements « RE-PE » (CIP 14), « RE » (CIP 02) ou « SIT » (CIP 12A109) pour des comptes en situation de congé pour obligations personnelles de moins de trois mois, le SRP déterminera la fin de la période de trois mois suivant la date du début du CNP et générera, au besoin, un mouvement pour remplacer le code de motif de CNP par « L » si la durée totale dépasse trois mois.

Le système générera le message d'avertissement suivant aux conseillers en rémunération pour les informer de la modification et leur demander de vérifier le code de motif de CNP généré par le SRP : WT1 12A109 généré - vérifier le code de motif du CNP.

Si le code de motif n'est pas « L », les conseillers en rémunération doivent créer un mouvement SIT (12A109) pour remplacer le code par le bon motif, tout en s'assurant que la lettre « T » est limitée à un congé de moins de trois mois.

4.4 La modification des écrans en direct et la création des mouvements SIT (12A109) ont été mises à jour dans le SRP le 1er avril 2008. Tous les comptes actuellement en état de CNP des types visés seront automatiquement mis à jour au fur et à mesure que leur état change.

Les comptes historiques seront rapprochés de la manière habituelle par le biais du Projet de correction des données sur la paye et les pensions, si des codes inexacts donnent lieu à une erreur de rapprochement, ou par les conseillers en rémunération au cours de la mise à jour régulière des comptes.

5. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

5.1 Toute demande de renseignements sur ce qui précède devrait être adressée à votre bureau des services de rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

La directrice générale
du Secteur de la rémunération,
Comptabilité, Gestion bancaire et Rémunération,

B. Fortin
a signé l'original

Brigitte Fortin

Référence(s) : CJA 9006-24-8; 9027-14; 9031-8