ARCHIVÉE DR 2008-019

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• Avis d'information aux employés

Le 28 octobre 2008 (révisée le 24 avril 2009)

OBJET : Deux nouveaux codes à utiliser pour le recouvrement des cotisations en souffrance aux termes du Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP) pour une période autorisée de congé non payé (CNP)

1. BUT

1.1. La présente directive est pour aviser les ministères clients de la création de deux nouveaux codes de recouvrement des cotisations en souffrance aux termes du Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP) dues au fait qu'un employé a choisi de continuer d'être membre du régime et de payer ses cotisations à la fin de la période autorisée de son congé non payé (CNP).

Dans cette directive, toute mention de CNP signifie qu'il s'agit d'une période de CNP autorisée par l'employeur.

2. ANNULATION

2.1. La présente remplace et annule la Directive sur la rémunération 2006-022 datée du 27 septembre 2006.

3. CONTEXTE

3.1. La directive du Secrétariat du Conseil du Trésor et du Conseil national mixte au sujet des changements aux termes du RSSFP entrés en vigueur le 1er avril 2006 est disponible à l'adresse Internet suivante : Directive du Régime de soins de santé de la fonction publique - le 1er avril 2006.

3.2. Suite à l'annonce de ces modifications, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) avait mis en place des procédures temporaires que les conseillers en rémunération (CR) devaient utiliser pour traiter et remettre les versements des cotisations au RSSFP des employés en CNP en émettant la Directive sur la rémunération 2006-022.

3.3 Cotisations au RSSFP des employés en CNP

3.3.1. Avant le 1er avril 2006, pour maintenir sa protection du RSSFP pendant une période de CNP, l'employé devait verser ses cotisations à l'avance. Depuis le 1er avril 2006, les modifications au régime offre aux employés de nouveaux choix de paiement.

Il était devenu nécessaire de changer la méthode temporaire pour traiter les insuffisances aux termes du RSSFP quand un employé avait choisit de payer ses cotisations en souffrance mensuellement lors de son retour au travail après la période de CNP. Donc, à partir du 18 novembre 2008, les CR doivent cesser d'utiliser le code de retenue 794 (personnel et divers) pour recouvrer les cotisations en souffrance aux termes du RSSFP et utiliser les nouveaux codes appropriés créés à cette intention.

4. POLITIQUE

4.1. Depuis le 1er avril 2006, la protection aux termes du RSSFP est maintenue pendant que l'employé est en CNP, à moins que ce dernier présente un avis écrit indiquant qu'il choisit de cesser de participer au régime pendant la période du CNP.

4.2 Versement des cotisations au RSSFP pendant un CNP

Si l'employé donne un avis écrit indiquant qu'il choisit de ne pas participer au régime pendant sa période de CNP, la protection sera annulée à la fin du mois suivant le mois au cours duquel l'agent désigné a reçu l'avis. La protection sera rétablie à la fin du CNP à compter du premier du mois suivant la date de retour au travail. Le participant qui est en CNP et qui ne donne pas d'avis qu'il cesse de participer au RSSFP pendant la période de CNP devra choisir l'une des options suivantes :

• verser mensuellement ou trimestriellement les cotisations requises à l'avance;
• verser les cotisations dues à la fin du CNP, soit parce qu'il est retourné au travail ou soit parce qu'il n'est plus employé.

L'employé qui n'a pas choisi de verser les cotisations requises à l'avance sera réputé avoir choisi de verser les cotisations rétroactivement dès la fin de son CNP.

5. PROCÉDURES ET INSTRUCTIONS

5.1. Cette initiative remplace seulement l'utilisation du code de retenue 794 pour recouvrer les cotisations en souffrance aux termes du RSSFP par deux nouveaux codes d'insuffisances au titre du RSSFP. Les CR seront encore responsables de calculer et de recouvrer les montants dus des cotisations en souffrance en vertu du RSSFP.

Toutefois, les CR ne seront plus obligés de calculer la taxe de vente provinciale pertinente sur les cotisations en souffrance aux termes du RSSFP, car celle-ci sera calculée automatiquement par le système, sauf si l'employé paye par chèque ou mandat. Dans ce dernier cas, le CR inscrira le montant dû des cotisations en souffrance et le montant de la taxe de vente provinciale pertinente à l'endroit indiqué sur le formulaire PWGSC - TPSGC 2278, attachera le paiement au formulaire et enverra le tout à la Division financière et comptabilité de la paye (DFCP).

La DFCP devra continuer à traiter la quote-part de l'employeur des cotisations aux termes du RSSFP s'il y a lieu.

Dans tous les cas, le CR devra continuer d'acheminer le formulaire PWGSC - TPSGC 2278 à la DFCP.

5.2 Nouveaux codes de retenues - Cotisations en souffrance aux termes du RSSFP suite à un CNP

• 5D7 Cotisations en souffrance aux termes du RSSFP
• 5D8 Cotisations en souffrance aux termes du RSSFP hors Canada

Commentaires

Ces retenues sont mensuels et doivent être recouvrés du cycle de paye 1.

Ces retenues sont remboursables et réversibles (pour les chèques annulés).

Ces codes de retenues peuvent être utilisés pour divers mouvements en ligne RTC (CIP 16C), RTM (CIP 16A), RTR (CIP 16R), RTA (CIP 16S) et RCE (CIP 71C).

5.3. Un numéro de 10 caractères alphanumériques est requis dont le premier caractère est toujours un zéro (0); le second et le troisième sont numériques et identifient la province de résidence. Les derniers sept caractères sont un numéro unique donné par le ministère pour identifier l'employé.

Ces codes de retenues sont considérés comme des retenues multiples.

5.4 Options de paiement - Cotisations au RSSFP pour la période de CNP

5.4.1 Remise des chèques un mois ou un trimestre à l'avance (cotisations de répartition) - même marche à suivre qu'auparavant

Le CR doit continuer de faire parvenir la copie 1 du formulaire PWGSC - TPSGC 2278 et le ou les chèques ou encore le ou les mandats postaux ou bancaires à la DFCP. Il devrait rappeler à l'employé que les cotisations doivent être versées un mois à l'avance de la date d'entrée en vigueur. Si l'employé ne verse pas les cotisations exigées, sa protection ne prendra pas fin, mais il sera tenu de payer les cotisations en souffrance au retour au travail ou à la cessation d'emploi s'il ne revient pas au travail. Il faut noter que, si un employé ne verse pas les cotisations exigées, le CR doit continuer de faire parvenir la copie1 du formulaire PWGSC - TPSGC 2278 pour s'assurer que toutes les demandes admissibles de l'employé continuent d'être acceptées pendant son CNP. Il doit inscrire sur le formulaire une note indiquant que l'employé n'a pas fait parvenir les cotisations requises.

5.4.2 PWGSC - TPSGC 2278

Le formulaire PWGSC - TPSGC 2278, le Guide d'entrée personnel-paye (GEPP) et le Guide sur l'administration des régimes d'assurances (ARA) seront modifiés pour refléter les nouveaux changements.

Le formulaire PWGSC - TPSGC 2278 doit être rempli et joint à la remise des cotisations au RSSFP du participant (chèque personnel ou mandat poste ou bancaire) quand le CR envoie la remise des cotisations à la DFCP.

Le formulaire PWGSC - TPSGC 2278 doit être envoyé à la DFCP au début de la période du CNP et continué d'être acheminé tout au long du CNP si la fin de la période de CNP n'est pas connue. Tous les pleins mois de CNP et le mois final si l'employé est rayé de l'effectif (RE) doivent être pris en compte sur le formulaire PWGSC - TPSGC 2278. La DFCP a besoin du formulaire pour envoyer les remises des cotisations mensuelles afin que la protection soit maintenue. Si la DFCP ne reçoit pas le formulaire PWGSC - TPSGC 2278, ils ne pourront pas envoyer les cotisations mensuelles.

5.4.3 Versement rétroactif des cotisations dès la fin du CNP - Reporté à l'effectif (RE-PE) ou rayé de l'effectif (RE)

Dès le début du CNP, le CR doit faire parvenir à la DFCP la copie1 du formulaire PWGSC - TPSGC 2278 et inscrire directement sur le formulaire une note indiquant que l'employé versera les cotisations rétroactivement dès la fin de son CNP. Cette façon de procéder garantira que toutes les demandes de règlement admissibles faites par cet employé continueront d'être acceptées pendant son CNP.

Si un employé choisit de verser ses cotisations à la fin de son CNP, il est important que le CR l'informe par écrit que, selon le type et la durée de son CNP, les cotisations en souffrance au titre du RSSFP exigibles à la fin du CNP seront peut-être importantes.

5.4.4 Lorsque le CNP prend fin et que l'employé est RE-PE

Le CR devra calculer les cotisations du RSSFP en souffrance, en tenant compte du rajustement annuel des taux de cotisation de l'employé et de l'employeur. Toutefois, le CR ne sera plus obliger de calculer la taxe de vente provinciale pour les employés domiciliés en Ontario ou au Québec car le système le fera automatiquement. Pour obtenir des précisions sur les taux de cotisation, veuillez vous référer à la section 2-5-3 de l'ARA.

NOTA : Lorsqu'un employé est RE-PE dans un mois pour lequel il compte au moins une journée d'admissibilité, p. ex. RE-PE le 31 juillet 2008, il ne faut pas inclure ce mois dans le calcul des cotisations en souffrance. Les cotisations de ce mois seront retenues par le bureau de paye (BP) sous le code de retenues arrérages du RSSFP 872.

5.4.5 Méthode de paiement des cotisations en souffrance

L'employé peut verser ses cotisations en souffrance au titre du RSSFP et la taxe de vente provinciale appropriée par retenues à la source ou par paiement forfaitaire sous forme de chèque personnel, de mandat postal ou de mandat bancaire. Il peut les faire prélever sur le salaire pendant une période ne dépassant pas la durée du CNP ou payer un montant forfaitaire. Il faut employer l'écran Retenues - Commencer (RTC) et le code de retenue 5D7 (insuffisance du RSSFP) ou 5D8 (insuffisance du RSSFP - hors Canada) pour prélever les cotisations en souffrance au titre du RSSFP.

| Si l'employé demande un recouvrement d'arrérages, il faut inscrire la base de taux « 6 » avec le premier du mois dans lequel les retenues doivent commencer comme date « d'entrée en vigueur du » et le dernier jour du mois dans lequel les retenues doivent cesser comme date « en vigueur jusqu'au ». Ces retenues sont mensuelles et doivent être recouvrées du cycle de paye 1.

Pour prélever les cotisations du RSSFP en souffrance de la paye en un paiement forfaitaire, il faut inscrire la base de taux « 0 » avec les dates antérieures « en vigueur du » et « en vigueur jusqu'au » qui correspondent aux mois du CNP pour lesquels des recouvrements d'insuffisances doivent être perçus. Le montant forfaitaire peut aussi être versé par chèque personnel, par mandat postal ou par mandat bancaire. Pour connaître les exigences de rapport détaillées, veuillez consulter la section 4-4-16-1 du GEPP (CIP 16C) ou la section 14-5-1 du GEPP RTC.

Exemple

• Un employé est en CNP pour raisons personnelles du 7 août 2006 au 2 février 2007, période suivie d'un congé en raison de la réinstallation de son conjoint du 5 février 2007 au 3 août 2008. L'employé choisit de verser les cotisations au titre du RSSFP à la fin de sa période de CNP et est RE-PE le 6 août 2008.
• L'employé réside en Ontario et le taux de cotisation mensuel pour le niveau III famille s'élève à 10,34 $. L'employé devra payer seulement la quote-part de l'employé pour les trois premiers mois et la quote-part de l'employé et celle de l'employeur pour le reste de la période du CNP. Pour des précisions sur la protection pendant le CNP, prière de se reporter à la section 2-13-3 de l' ARA. Voir l'exemple de calcul ci-dessous.

Mois pour lesquels des cotisations doivent être prélevées pour la période de CNP	Quote-part de l'employé - Niveau III famille	Plus la quote-part de l'employeur	Multiplié par le nombre de mois compris dans la période	Total
De septembre 2006 à novembre 2006	10,34 $	S.O.	3 mois	31,02 $
De décembre 2006 à mars 2007	10,34 $	81,79 $	4 mois	368,52 $
Du 1er avril 2007 à mars 2008	10,34 $	86,57 $	12 mois	1 162,92 $
Du 1er avril 2008 à juillet 2008	10,34 $	94,73 $	4 mois	420,28 $
Total des cotisations en souffrance au titre du RSSFP à prélever sur 23 mois				1 982,74 $

• Utiliser le code de retenue 5D7 sur l'écran RTC pour commencer la cotisation mensuelle à récupérer qui devrait correspondre au total des cotisations en souffrance à récupérer divisé par le nombre de mois compris dans la période de CNP (1 982,74 $ divisé par 23 mois = 86,21 $). La date « en vigueur du » doit correspondre au premier du mois dans lequel la retenue doit commencer et la date « en vigueur jusqu'au » doit être le dernier jour du mois dans lequel la retenue devrait cesser.

F60	F61	F62	F63	F64	F65	F66	F71
RTC (CIP16)	C	5D7	01 09 08 1	31 07 10 2	6	86,21	0071234567 *Insérer un numéro de référence de 10chiffres, selon le code RETVERS 703 ( GEPP 9-5-4)

• Le système calculera automatiquement la taxe de vente provinciale et générera un mouvement sous le code 936 puisque l'employé réside en Ontario. Si l'employé demeurait au Québec, le système calculerait automatiquement la taxe de vente provinciale et générerait un mouvement sous le code 676.

5.4.6 Fin du CNP et cessation d'emploi (RE)

Lorsque le CNP cesse à cause d'une cessation d'emploi (RE) le CR devra calculer les cotisations en souffrance, en tenant compte du rajustement annuel des taux de cotisation de l'employé et de l'employeur. Pour des renseignements sur les taux de cotisation, voir la section 2-5-3 de l'ARA.

L'employé peut verser les cotisations en souffrance et la taxe appropriée en un montant forfaitaire retenu sur ses paiements de cessation supplémentaires, comme l'indemnité de départ (écran VDC) ou le non-versement de la paye de vacances (écran VRS), ou encore par chèque personnel ou mandat postal ou bancaire.

Pour prélever les sommes en souffrance de l'écran VDC, l'écran Versements de cessation (RCE) (période de paye SS) et le code de retenue approprié (5D7 ou 5D8) doit être utilisé.

Pour prélever de l'écran VRS code de versement 029, l'écran RCE (période de paye est en blanc) et le code de retenue approprié (5D7 ou 5D8) doit être utilisé.

Le paiement de cessation supplémentaire et le prélèvement des cotisations en souffrance doivent être traités lors de la même mise à jour. Pour connaître les exigences de rapport détaillées, prière de se reporter à la section 4-4-77 du GEPP ou à la section 14-5-6 du GEPP RCE.

S'il reste toujours des cotisations en souffrance au titre du RSSFP à rembourser, un chèque personnel au montant intégral résiduel doit être exigé de l'employé.

Exemple

F06	F09	F10	F11	F12	F14	F21	F30
RCE (CIP  77)	794	13 07 75 1	07 08 08 2	0	1 982,74	SS	0071234567 *Insérer un numéro de référence de 10chiffres, selon le code RETVERS 703 ( GEPP 9-5-4)
VDC (CIP 71)	54	13 07 75 1	07 08 08 2	0	44 063,00	SS

5.5. Avantages imposables pour les employés résidant au Québec La quote-part de l'employeur des cotisations versées au titre du RSSFP continue d'être un avantage imposable. Aucune modification ne sera apportée au processus actuel visant les avantages imposables.

6. DEMANDE DE RENSEIGNEMENTS

6.1. Toute demande de renseignements sur le contenu de ce document doit être adressée à votre bureau des services de rémunération de TPSGC.

La directrice générale intérimaire
du Secteur de la rémunération,
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération,

Brigitte Fortin

Référence(s) : CJA 9242-3-13, 5D7 et 5D8