ARCHIVÉE DR 2009-011

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Le 29 mai 2009 (Révisée le 17 juin 2009)

OBJET : Correction du numéro d'assurance sociale (NAS) et du code d'identification de dossier personnel (CIDP)

1. BUT

1.1 La présente directive vise à vous faire part de changements apportés au Système du fichier central (SFC) et au Système régional de paye (SRP).

2. CONTEXTE

2.1 Pour s'acquitter de son rôle de gérance, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a lancé un projet de correction des données dont l'objectif est de vérifier l'exactitude des renseignements entrés par les ministères et des données qui figurent dans ses propres systèmes.

En 2005, une équipe a été mise sur pied pour vérifier l'exactitude des données sur la pension en établissant une comparaison entre les données sur le salaire et le service ouvrant droit à pension et les cotisations versées. La révision a permis à TPSGC de cerner les erreurs de saisie les plus fréquentes et de prendre conscience de l'importance d'améliorer l'intégrité des données. Par conséquent, pour aider les ministères, TPSGC procède à l'amélioration de ses produits de communication et, dans la mesure du possible, à l'automatisation des processus et à l'ajout de contrôles de validation intégrés dans le SRP. L'écart entre les données figurant dans le SFC, le SRP et le Système des cotisants est source de préoccupation particulière, puisque ces erreurs touchent le NAS et le CIDP.

3. PROCÉDURES ET INSTRUCTIONS

3.1. MODIFICATION DES SYSTÈMES

| 3.1.1 À compter du 23 juin 2009, les conseillers en rémunération doivent continuer de communiquer avec le bureau de paye (BP) de leur région pour faire modifier un NAS ou un CIDP dans le SFC. Toutefois, ils n'auront plus à saisir un mouvement de changement d'état (SIT) dans le SRP. Lorsque le BP aura traité le changement dans le SFC, un mouvement sera généré et stocké dans la base de données des mouvements en ligne.

3.2 NAS erroné dans plus d'un bureau de paye

Lorsqu'un compte existe dans plus d'un BP, le système générera de multiples mouvements SIT (Z18) pour modifier le NAS.

Exemple:

Un employé est rayé de l'effectif (RE) par le BP 66, mais porté à l'effectif par le BP 62. Le système générera donc un mouvement SIT pour les deux bureaux de paye.

3.3 CIDP erroné dans plus d'un bureau de paye

Lorsqu'un compte existe dans plus d'un BP, le système générera de multiples mouvements SIT (Z12) pour modifier le CIDP des comptes actifs (X) ou temporairement inactifs (T). Les comptes inactifs (S) continueront de porter l'ancien CIDP.

3.4 Dans les cas où le bon NAS ou CIDP est entré dans le SFC mais pas dans le SRP, les conseillers en rémunération devront tout de même saisir un mouvement SIT pour modifier le NAS ou le CIDP.

3.5 À la suite de ce changement, les messages suivants s'afficheront en texte non imposé :

• Un changement de NAS a été fait au compte
  Anc. NAS = 123456789, Nouv. NAS = 987654321
• Un changement de CIDP a été fait au compte Anc. CIDP = 123456789, Nouv. CIDP = 987654321

4. RESPONSABILITÉS DES BUREAUX DE PAYE

4.1 En raison de ce changement, les BP ne seront tenus de modifier que le SFC, puisque leur intervention générera automatiquement le mouvement SIT (Z12 et/ou Z18) qui modifiera le fichier principal de l'employé.

5. Le Guide d'entrée personnel-paye (GEPP) sera mis à jour en fonction des modifications énoncées dans la présente.

6. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

6.1 Toute demande de renseignements sur ce qui précède devrait être adressée à votre bureau des services de rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

La directrice générale
du Secteur de la rémunération,
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération,

B. Fortin
a signé l'original

Brigitte Fortin

Référence(s) : CJA