ARCHIVÉE DR 2010-001

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Le 18 janvier 2010 (Révisée le 15 avril 2010)

SUBJECT: Changements au Système régional de paye - Nouveaux contrôles de validation primaires

1. BUT

1.1. La présente directive a pour but de fournir aux conseillers en rémunération de l'information sur la création de nouveaux contrôles de validation primaires au Système régional de paye (SRP). Ces changements entrent en vigueur le 2 février 2010.

2. CONTEXTE

2.1. Ces changements amélioreront l'intégrité des données dans le SRP et le Système de pensions.

3. POLITIQUE

3.1. Ces nouveaux contrôles de validation primaires s'appliquent aux zones des mouvements de paye suivants et serviront aussi à améliorer l'intégrité des données d'information sur la rémunération dans le système.

Interventions de paye telles qu'indiquées dans le système:

• Porte A L'effectif (PE)
• Raye De L'effectif (RE)
• Mutation D'entree (MUE)
• Div Inter Personnel (INT)
• Chang. Situation (Divers) (SIT)
• Temp Raye De L'effectif (TRE)
• Reductions Commencer (RDC)
• Versement-Commencer (VRC)
• Versement-Modifier (VRM)
• Retour remun Base (RTB)

4. PROCÉDURES ET INSTRUCTIONS

4.1. De nouveaux contrôles de validation ont été créés pour certaines zones et les données doivent être correctes afin que les mouvements de paye soient acceptés et traités. Un nouveau message d'avertissement a également été créé et est applicable uniquement au mouvement de paye « Retour à la rémunération de base » (RTB) suivant un congé d'études.

Pour les clients qui entrent des données en ligne, les messages de rejet s'affichent en ligne à l'entrée. Pour les clients qui entrent des données en lots et en vrac, le message de rejet est envoyé au ministère client avec un Rapport d'analyse des erreurs.

Il incombe aux ministères de corriger ces mouvements de paye avant qu'on puisse les traiter. Pour tout renseignement supplémentaire, consulter le chapitre 7 du Guide d'entrée personnel-paye (GEPP).

4.2. Mouvements de paye PE, MUE et SIT

Pour un mouvement de paye PE, MUE ou SIT, deux messages d'erreur apparaissent si la zone 22 (état civil) et la zone 24 (sexe) ne sont pas correctement remplies.

4.2.1. Zone 22 - état civil

Pour un PE, MUE ou SIT, l'état civil (zone 22) doit être égal à 1, 2, 3, 4 ou 5; à défaut, le mouvement de paye est rejeté et le message d'erreur suivant s'affiche :

• R01 - OUT OF VALID RANGE / HORS DES LIMITES VALIDES

Pour un PE, MUE ou SIT (traitement par lot uniquement), si l'état civil (zone 22) est laissé vide, le mouvement de paye est rejeté et le message d'erreur suivant s'affiche :

• M01 - MANDATORY FIELD MISSING / ZONE OBLIGATOIRE MANQUANTE

4.2.2. Zone 24 - sexe

Les valeurs valides sont 1 (homme) et 2 (femme). Pour un PE, MUE ou SIT, le code de sexe (zone 24) doit correspondre à 1 ou 2; à défaut, le mouvement de paye est rejeté et le message d'erreur suivant s'affiche :

• R01 - OUT OF VALID RANGE / HORS DES LIMITES VALIDES

Pour un PE, MUE ou SIT (traitement par lot uniquement), si le code de sexe (zone 24) est laissé vide, le mouvement de paye est rejeté et le message d'erreur suivant s'affiche :

• L13 - MANDATORY FIELD MISSING / ZONE OBLIGATOIRE MANQUANTE

4.2.3. Zone 37 - admissibilité aux prestations de décès et zone 39 - code de type de pension

Pour un mouvement de paye PE ou MUE, si la zone 39 (code de type de pension) indique l'un des codes suivants, la zone 37 (admissibilité aux prestations de décès) doit indiquer le code 2 (non-participant). À défaut, le mouvement de paye est rejeté et le message d'erreur suivant s'affiche :

• RA9 - INVALID PENSION TYPE CODE/SDB COMBINATION / COMBINAISON TYPE DE CODE DE PENSION/PD INVALIDE

4.2.4. Pour un mouvement de paye SIT, si la zone 37 (admissibilité aux prestations de décès) indique un code 1 (participant), la zone 39 (code de type de pension) du Fichier principal de l'employé (FPE) ne doit pas indiquer les codes cités ci-bas. À défaut, le mouvement de paye est rejeté et le message d'erreur suivant s'affiche:

• RA9 - INVALID PENSION TYPE CODE/SDB COMBINATION / COMBINAISON TYPE DE CODE DE PENSION/PD INVALIDE

Code de type de pension

• 52 - D'une catégorie à classer dans les cotisants
• 54 - Détaché à la fonction publique - cotisant à un régime à l'extérieur de la fonction publique
• 55 - Cotisant à un autre régime de pension fédéral (p. ex. celui des Forces canadiennes ou de la Gendarmerie royale du Canada)
• 56 - Employés à temps partiel travaillant moins de 12 heures et employés à temps partiel jouissant de droits acquis et travaillant 12 heures et plus mais moins de 30 heures et qui ont choisi de ne pas cotiser au régime de la Loi sur la pension de la fonction publique
• 57 - Employé engagé sur place à l'étranger
• 58 - Employé qui travaille sur demande
• 59 - Ab Initio (non employés) de l'IUN 99400
• 60 - Employé saisonnier - moins de six mois de service
• 61 - Lieutenant-gouverneur ou employé de la Chambre des communes qui travaille durant une session et qui a choisi de ne pas verser de cotisations

4.3. RE - Code de motif

Quand un employé est RE, et que son code de type (zone 31) sur le FPE est X, le motif du départ (zone 48) doit être 32 (rajustement de rémunération rétroactif) ou 17 (décès). À défaut, le mouvement de paye est rejeté et le message d'erreur suivant s'affiche:

• RB1 - REASON FOR LEAVING INVALID FOR EE TYPE CODE 'X' / MOTIF DE DEPART INVALIDE POUR LE TYPE DE CODE EE 'X'

4.3.1. RE - Date de naissance ou d'adoption de l'enfant

Quand un employé est RE, la date d'entrée en vigueur du mouvement entrée dans la zone 63 doit être supérieure à la date de naissance ou d'adoption de l'enfant insérée aux caractères 3 à 8 de la zone71 (codage des comptes). À défaut, le mouvement de paye est rejeté et le message d'erreur suivant s'affiche:

• RB2 - SOS EFF DATE MUST BE > DOB / ADOPTION OF A CHILD DATE / DATE EFF DU RE DOIT ETRE > DDN OU DATE D'ADOPTION DE L'ENFANT

4.4. INT - Semaine normale de travail (SNT) / semaine désignée de travail (SDT)

Si un INT est traité, que la semaine normale de travail (SNT) ou la semaine désignée de travail (SDT) du mouvement de paye n'est pas égale à la SNT ou à la SDT figurant sur le FPE, et que le code de type de pension (zone 39) est 62, le mouvement de paye est rejeté et le message d'erreur suivant s'affiche:

• RB 3 - SWW/AWW CANNOT BE MODIFIED WHEN PENSION TYPE CODE EQUALS 62 / SNT/SDT NE PEUX ETRE MODIFIE SI LE TYPE DE CODE DE PENSION EST EGAL A 62

4.5. SIT - Modification de la date de PE

Il est impossible de modifier la date de PE pendant que l'employé est en situation de RE en attente (c.-à-d. motif de congé non payé pour le TRE est égal à Y [RE en attente]). Si la valeur de la zone 62 du mouvement de paye SIT est 106 (date de PE) et que la valeur de la zone 107 sur le FPE est T (temporairement rayé de l'effectif), avec code de motif de TRE « Y » dans la zone 109 (raison du T-RE), le mouvement de paye est rejeté et le message d'erreur suivant s'affiche :

• U32 - REJECTED PE DATE CHANGE - ACCOUNT IN SOS OR TSOS STATUS / CHANGEMENT DE DATE PE REJETE - COMPTE EN SITUATION RE OU T-RE

4.6. TRE - Chevauchement de congés non payés (CNP) Pour les enregistrements de CNP se chevauchant ou ultérieurs à la date d'entrée en vigueur du TRE, il cessera d'être possible d'entrer un TRE si le motif du CNP est autre que « Y », et que les enregistrements de salaire et de service contiennent déjà les codes RTN/VRS 306 (congé en étalement du revenu) ou 077 (congé d'études) À défaut, le mouvement de paye est rejeté et le message d'erreur suivant s'affiche :

• Q18 - TSO FROM DATE = OR < EXISTING LWOP RECORD / DATE EN VIGUEUR DU T-RE = OU < LIGNE CNP EXISTANTE.

4.7. RDC (CNP) - Chevauchement de CNP

Dans les cas où un recouvrement de CNP (code 301) est entré et qu'il y a chevauchement avec un congé avec étalement du revenu (CER) existant (code 306), une période de congé d'études (VRC077) ou une autre période de CNP (code 301), le RDC (CNP) est rejeté et le message suivant s'affiche:

• Q01 - LWOP TRANSACTION OVERLAPS AN EXISTING LINE / MOUVEMENT CNP CHEVAUCHE UNE LIGNE EXISTANTE

4.8. RDC - CER - Chevauchement de CNP

Il n'existe actuellement aucun contrôle de validation dans le SRP qui interdit l'entrée du CNP pour un CER lorsque la période de CER chevauche le CNP signalé précédemment. En conséquence, le mouvement de paye est rejeté lorsqu'on entre un CER qui chevauche une autre période de CNP. Cela comprend les périodes de congé d'études signalées au moyen d'un VRC077, les CNP signalés au moyen d'un RDC 301 ou d'un TRE, ou une autre période de CNP en vertu d'un CER (code306). Le message d'erreur suivant s'affiche:

• Q01 - LWOP TRANSACTION OVERLAPS AN EXISTING LINE / MOUVEMENT CNP CHEVAUCHE UNE LIGNE EXISTANTE

4.9. VRC 077 - Congé d'études

Le mouvement de paye VRC 077 (entré pour une période ouverte ou fermée) est rejeté lorsqu'il chevauche les codes de CNP 301 ou 306 existants ou une autre période de congé d'études (077) dans l'historique salaire-service. Le message d'erreur suivant s'affiche:

• Q36 - TRANSACTION OVERLAPS AN EXISTING LINE / MOUVEMENT CHEVAUCHE UNE LIGNE EXISTANTE.

4.10. VRC - Règle des dix jours de rémunération par mois

Une base de taux 0 (paiement forfaitaire) n'est plus autorisée pour un VRM et un VRC qui se rapportent aux codes de versement suivants. Si une base de taux 0 est entrée, le mouvement de paye est rejeté et le message d'erreur suivant s'affiche:

• F35 - RATE BASE NOT VALID FOR DED/ ENT / BASE TAUX INVALIDE POUR CE RET/VERS.

| Codes assujettis à la règle des dix jours de rémunération par mois

• 006 - Indemnité de surveillance des contrevenants
• 022 - Prime de secourisme
• 042 - Indemnité de facteur pénologique
• 141 - Prime au bilinguisme
• 229 - Indemnité mensuelle provisoire
• 234 - Indemnité de recrutement et de maintien en poste
• 235 - Prime de perfectionnement des employés et d'examinateur

4.11. RTB - Retour à la rémunération de base après un congé d'études

Quand un employé retourne à son poste d'attache après un congé d'études (code 077) et que la valeur dans la zone 039 (code de type de pension) du FPE est égale à 62 ou à 66, le mouvement est exécuté, mais le message d'avertissement suivant s'affiche :

• WT3 - PENSION TYPE CODE CHANGE REQUIRED / MODIFICATION TYPE DE CODE DE PENSION REQUIS

5. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

5.1. Toute demande de renseignements sur ce qui précède devrait être adressée à votre bureau des services de rémunération de (TPSGC).

La directrice générale
du Secteur de la rémunération,
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération

B. Fortin
a signé l'original

Brigitte Fortin

Référence(s) : CJA 9021-1