ARCHIVÉE DR 2007-004 : ANNEXE A
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CONSEILS ET LIGNES DIRECTRICES EN MATIÈRE DE PAYE ET DE PENSION
INTRODUCTION
TPSGC collabore avec des spécialistes du milieu de la rémunération depuis le printemps de 2005 afin de résoudre les comptes qui montrent des divergences de données dans les systèmes de paye et de pension. Jusqu'à maintenant, l'analyse démontre que certains événements de rémunération sont plus exposés aux erreurs que d'autres. Ce guide a été conçu afin de vous faire part des résultats de cette analyse, et de vous indiquer des procédures mises à jour et des conseils pratiques pour les mouvements de rémunération suivants :
- Modification de traitement/versement
- Recouvrement de versement n'ouvrant pas droit à pension
- Changement de code de raison CNP
- INT/CIP05
- Congé avec étalement du revenu (CER)
- Rapports de récapitulation du temps CNP
- Chèques annulés suite à un non-versement
Ce guide décrit des problèmes courants qui surviennent lors du traitement de chacun de ces événements de rémunération, ainsi que les incidences des erreurs.
MODIFICATION DU TRAITEMENT/VERSEMENT
ANCIEN TAUX INCORRECT
PROBLÈMES ET INCIDENCES COURANTS
L'« ancien taux » incorrect est entré dans le Système régional de paye (SRP) lors du traitement d'une modification rétroactive du traitement/versement.
Incidence
Même si les renseignements de traitement/versement entrés dans le SRP, le Système de salaire/service et le Système des cotisants sont exacts, les paiements et retenues, tels que les cotisations de retraite, seront calculés incorrectement.
PROCESSUS À SUIVRE
Avant d'entrer l'ancien taux de traitement/versement dans le SRP, déterminer l'ancien taux approprié pour la(les) période(s) de rapport.
Conseil
Utiliser l'historique salaire-service - PAYE du SRP, votre carte d'historique de paye et/ou le Registre de paye afin de déterminer l'ancien taux exact pour chaque période.
MESURE CORRECTIVE
Avant le versement du paiement
- Annuler le paiement.
- Entrer des mouvements de sens inverse dans le SRP afin d'inverser les entrées précédentes. Gepp-ppim-8-1
- Réintroduire les modifications de traitement/versement à l'aide de l'ancien taux exact. Zone 69 Correction des erreurs - Procédures à suivre.
Après le versement du paiement
Trop-payé
Traiter 18R/VRR afin de recouvrer le trop-payé de traitement/ versement, en utilisant le code de versement qui a été payé en trop.
Moins-payé
Entrer les mouvements de sens inverse dans le SRP afin d'inverser les entrées précédentes.
Réintroduire les modifications de traitement/versement à l'aide de l'ancien taux exact.
Traiter 18R/VRR afin de recouvrer le paiement incorrect.
DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR INCORRECTE
PROBLÈMES ET INCIDENCES COURANTS (1)
La « date d'entrée en vigueur » incorrecte est entrée dans le SRP lors du traitement d'une modification du traitement/versement.
Incidence
Les renseignements de traitement/versement dans le SRP, le Système de salaire/service et le Système des cotisants seront mis à jour avec la date d'entrée en vigueur incorrecte.
Il peut en résulter des paiements automatiques et des versements de prestations de pension incorrects.
PROCESSUS À SUIVRE (1)
Lors de l'entrée de la date d'entrée en vigueur dans le SRP, assurer que la date appropriée est entrée pour la(les) période(s) de rapport. Ces mouvements aurontn également pour effet de mettre à jour le Système de salaire/service et le Système des cotisants.
MESURE CORRECTIVE (1)
L'historique salaire-service doit être corrigé.
Entrer les mouvements de sens inverse dans le SRP afin de corriger le traitement/versement.
Consulter la section ci-dessus au sujet de l'ancien aux incorrect pour des détails sur la correction des trop-payés et des moins-payés.
RAV 202 (SIMPLE) 270 (DOUBLE) AVEC PÉRIODE DE CONGÉ NON PAYÉ (CNP) OUVRANT DROIT À PENSION
PROBLÈMES ET INCIDENCES COURANTS (2)
CNP non réduit
Le paiement n'est pas réduit par le nombre exact de jours ou d'heures du CNP lors du traitement d'une modification rétroactive du traitement/versement qui inclut une période de CNP.
Incidence
L'employé sera payé en trop.
PROCESSUS À SUIVRE (2)
CNP non réduit
S'il y a eu un CNP durant la période de rétroactivité :
Réduire du nombre total d'heures ou de jours de la période de rétroactivité le nombre de jours ou d'heures du CNP.
Si le CNP ouvrait droit à pension, un code non payable 202 ou 270 doit également être entré.
MESURE CORRECTIVE (2)
CNP non réduit
Consulter la mesure corrective qui s'applique pour un employé trop-payé
PROBLÈMES ET INCIDENCES COURANTS (3)
CIP71/RAV 202 ou 270 non inscrit avec le paiement
Afin de permettre la retenue de la cotisation de retraite pour les périodes du CNP ouvrant droit à pension.
Incidence
Manque de cotisations de retraite.
PROCESSUS À SUIVRE (3)
CIP71/RAV 202 ou 270 non inscrit avec le paiement
CIP71/RAV 202 ou 270 : les périodes fermées doivent être entrées dans la même mise à jour que le paiement.
Codes de versement non payable
CIP71/RAV 202 (taux simple) or 270 (taux double)
Ces codes de versement non payable doivent servir à ajuster les cotisations en vertu de la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP) pour la(les) période(s) de CNP et T-RE passées, soumises à la LPFP durant la période de rétroactivité.
MESURE CORRECTIVE (3)
Lorsque le CIP71/RAV 202 ou 270 est non inscrit avec le paiement
Afin de calculer les cotisations de retraite requises pour la période du CNP et à retenir sur les paiements réguliers : Un TPSGC 2549 (copie papier autorisée) doit être rempli, reflétant les périodes historiques de 18C/VRC 202 (taux simple) ou 270 (taux double), et envoyé au Bureau de paye. Dans la section des commentaires, indiquer que le 18C/VRC sert à calculer et recueillir les cotisations de retraite pour les périodes de CNP et ne doit pas être mis à jour dans le Système régional de paye.
RECOUVREMENT DU VERSEMENT N'OUVRANT PAS DROIT À PENSION
VRR INCORRECT
PROBLÈMES ET INCIDENCES COURANTS (4)
Les codes de versement ouvrant droit à pension servent à recouvrer le traitement/versement n'ouvrant pas droit à pension (c.-à-d., VRR001 servant à recouvrer une paye pour services supplémentaires).
Incidence
Les cotisations de retraite sont incorrectement remboursées pour la période de recouvrement.
PROCESSUS À SUIVRE (4)
Le même code de versement utilisé pour entrer le paiement doit être utilisé pour effectuer le recouvrement.
Conseil
Ne pas utiliser les codes de versement générés par le système afin d'effectuer le recouvrement (p. ex., code de versement 194).
MESURE CORRECTIVE (4)
Recouvrement en cours
- Cesser le recouvrement.
- Relancer le recouvrement en utilisant le code de versement correct.
- Contacter le Bureau de paye afin de recouvrer les cotisations de retraite remboursées par erreur avant la cessation du recouvrement.
Recouvrement complété
Contacter le Bureau de paye afin de recouvrer les cotisations de retraite remboursées par erreur durant la période de recouvrement.
CHANGEMENT DE CODE DE RAISON CNP
12A/SIT 109
PROBLÈMES ET INCIDENCES COURANTS (5)
Le Système régional de paye n'est pas mis à jour de manière à refléter les raisons appropriées du CNP pour les périodes appropriées, lorsqu'un employé prend des périodes de CNP prolongées.
Incidence
- Cela peut entraîner un calcul incorrect des cotisations de retraite requises (taux simple par rapport au taux double) pour le type et la période de CNP.
- Non-conformité potentielle à l'égard de la convention collective en ce qui a trait au code de raison CNP entré et aux limites maximums de CNP de l'Agence du revenu du Canada.
PROCESSUS À SUIVRE (5)
Lorsque la raison du CNP change, remplir un 12A/SIT 109 afin de refléter le type de CNP utilisé pour les périodes appropriées.
Dans le cas d'un congé de maternité ou d'adoption, aviser le Bureau de paye au sujet de la date de naissance ou d'adoption en remplissant un texte non imposé (TNI) aussitôt que la date est connue. Si les renseignements indiqués sur le TNI sont entrés après le RE-PE, envoyez un courriel ou une télécopie au Bureau de paye afin de l'aviser que le TNI a été mis à jour.
Conseil
Lors du retour après le CNP, vérifier la Base de données des mouvements (BDM) afin d'assurer que le recouvrement des arriérés est commencé.
MESURE CORRECTIVE (5)
Signaler le changement de raison (CIP12A109 ou SIT 109) pendant que le compte est en situation T-RE.
Si le renseignement est connu après le fait, signaler la zone 12A 109 au même moment que le mouvement RE-PE.
Accéder au site suivant pour les codes de raisons de CNP sous le n° 8 :
INT/CIP05
DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR DU STATUT DE COTISANT
PROBLÈMES ET INCIDENCES COURANTS (6)
Le statut de pension n'est pas mis à jour lorsque le poste d'un employé est prolongé et que l'employé devient un cotisant au régime de pension.
Incidence
Cela entraîne une insuffisance dans les cotisations de retraite du participant.
PROCESSUS À SUIVRE (6)
- Initier un changement de statut de pension selon les procédures actuelles personnel-paye (INT/CIP05).
- Ne pas attendre l'émission de TPSGC 2018 (Notification concernant le statut de cotisant) afin d'initier des retenues à la source, de sorte que des cotisations soient retenues au cours de la période de paye la plus près de la date d'entrée en vigueur de statut de cotisant.
- Lors de la réception de TPSGC 2018, comparer la date d'entrée en vigueur du statut de cotisant à la date d'entrée dans le Système régional de paye.
MESURE CORRECTIVE (6)
Préparer un INT/CIP05 si la date entrée précédemment ne correspond pas à la date sur le TPSGC 2018 lors de la réception.
Nota : Si la date d'entrée en vigueur dans le Système régional de paye précède la date d'entrée en vigueur du TPSGC 2018, deux mises à jour INT sont requises : la première mise à jour pour rendre la période SRP n'ouvrant pas droit à pension, et la deuxième mise à jour pour refléter la date d'entrée en vigueur du TPSGC 2018.
PROBLÈMES ET INCIDENCES COURANTS (7)
Date d'entrée en vigueur incorrecte
La période de paye courante est utilisée afin de réinitialiser les cotisations de retraite à la fin des périodes de réhabilitation ou d'études, et le type de pension de l'employé a été modifié à 62 durant la période de CNP.
Incidence
Aucune mesure ne sera prise afin de recouvrer les cotisations de retraite pour la période où le traitement et le service reflètent le type de pension 62.
PROCESSUS À SUIVRE (7)
Date d'entrée en vigueur incorrecte
La mise à jour du « type de pension » est requise avec une date d'entrée en vigueur qui correspond à la date du début de congé de réhabilitation ou d'études.
MESURE CORRECTIVE (7)
Un nouveau INT/CIP05 est requis pour la période fermée, afin de couvrir la période qui reflète toujours le type de pension 62 dans l'historique salaire-service.
PROBLÈMES ET INCIDENCES COURANTS (8)
Dossiers de CNP de réhabilitation non créés
Les semaines désignées de travail (SDT) sont réduites afin de refléter le nombre d'heures de travail durant les périodes afin d'éviter d'entrer des périodes individuelles de CNP.
Incidence
Les cotisations de retraite seront retenues seulement selon la SDT réduite.
PROCESSUS À SUIVRE (8)
Dossiers de CNP de réhabilitation non créés
Les SDT doivent refléter les SDT régulières de l'employé, et les périodes de CNP RDC/15C301 doivent être entrées.
Conseil
Lors du retour après le CNP, vérifier la Base de données des mouvements (BDM) afin d'assurer que le recouvrement des arriérés est commencé.
MESURE CORRECTIVE (8)
Enregistrements de CNP de réhabilitation non créés
Un nouveau INT/CIP05 est requis afin de changer la SDT.
Un TPSGC 2549 (copie papier autorisée) doit être rempli, reflétant les périodes historiques de CNP pour lesquelles un enregistrement 15C301 est requis et envoyé au Bureau de paye. Dans la section des commentaires, indiquer que le CIP15C301 sert seulement à la mise à jour de l'historique salaire-service.
CONGÉ AVEC ÉTALEMENT DU REVENU (CER)
PROBLÈMES ET INCIDENCES COURANTS (9)
En cours
- Des périodes additionnelles de CNP (RDC/15C301) sont entrées en chevauchant la période réelle de CNP à partir de la période CEN/15C306.
- Le traitement réduit n'est pas mis à jour lorsqu'un changement est apporté au traitement et aux indemnités.
Incidence
- Les périodes CNP qui se recoupent sont créées avec des raisons de CNP différentes.
PROCESSUS À SUIVRE (9)
En cours
- Les dates CEN doivent être modifiées au besoin de façon à refléter la(les) période(s) de congé réelle(s).
- Le salaire réduit doit être signalé lors d'un changement de traitement ou d'indemnité.
MESURE CORRECTIVE (9)
En cours
- Cesser le CEN.
- Entrer la période de 15C301.
- Entrer la période révisée du congé 15C306.
- Signaler le nouveau traitement réduit lorsque des changements sont apportés suite à des conventions collectives, augmentations, promotions, etc.
PROBLÈMES ET INCIDENCES COURANTS (10)
Historique
Des périodes additionnelles de CNP /15C301 sont entrées en chevauchant la période réelle à partir de l'écran CEN avec la période 15C306.
Incidence
- Les périodes de CNP qui se chevauchent sont créées avec des raisons CNP différentes.
PROCESSUS À SUIVRE (10)
Historique
Le processus correct doit être déterminé.
Conseil
Les périodes historiques de CER n'exigent pas de mise à jour du salaire réduit. Si une rétroactivité est traitée manuellement, consulter le processus exact décrit dans la section Modification du traitement/versement avec période de CNP ouvrant droit à pension.
MESURE CORRECTIVE (10)
Historique
Si un CNP a été signalé par erreur, traiter un CIP 18C401/VRC afin d'inverser l'entrée. Si cela s'applique, traiter également un 15C301 afin de signaler les périodes appropriées de CNP.
Pour modifier une période CEN, un TPSGC 2549 (copie papier autorisée) doit être rempli, reflétant les périodes historiques de CEN pour lesquelles un CIP 15C306 est requis et envoyé au Bureau de paye. Dans la section des commentaires, indiquer que le CIP 15C306 sert seulement à la mise à jour de l'historique salaire-service.
Référence
Les outils CER sont disponibles sur le site de paye virtuel suivant :
RAPPORTS DE RÉCAPITULATION DU TEMPS CNP
COMPTES 7A (SAUF POUR LES EMPLOYÉS QUI SONT « SUIVANT LES BESOINS » OU QUI EFFECTUENT EN MOYENNE MOINS DE 12 HEURES DE TRAVAIL)
PROBLÈMES ET INCIDENCES COURANTS (11)
Le nombre d'heures signalées est réduit sur les comptes de récapitulation du temps plutôt que d'entrer un mouvement de CNP.
Incidence
Les retenues qui doivent être calculées selon la SDT, telles que les cotisations de retraite, seront déduites seulement selon les heures signalées. Cela permet également de refléter de façon plus exacte les périodes de service admissible à des fins de service accompagné d'option.
PROCESSUS À SUIVRE (11)
Les heures signalées doivent refléter le double des heures hebdomadaires SDT, et les heures de travail non effectuées doivent être signalées sous des mouvements CNP (RDC/15C301).
MESURE CORRECTIVE (11)
Période historique ouvrant droit à pension
Traiter un 18C/VRC 202 (taux simple) ou 270 (taux double) afin de commencer les cotisations de retraite requises pour la période de CNP à partir de paiements réguliers.
Période historique n'ouvrant pas droit à pension
Un TPSGC 2549 (copie papier autorisée) doit être rempli, reflétant les périodes historiques de CNP pour lesquelles un CIP 15C301 est requis et envoyé au Bureau de paye. Dans la section des commentaires, indiquer que le 15C301 sert seulement à la mise à jour de l'historique salaire-service.
CHÈQUES ANNULÉS SUITE À UN NON-VERSEMENT
PROBLÈMES ET INCIDENCES COURANTS (12)
Lorsqu'un paiement est annulé, le mouvement original n'est pas retiré de l'historique salaire-service, ni du Système des cotisants.
Incidence
Les prestations de retraite continueront de reposer sur le traitement/versement qui a été traité, même si le paiement a été annulé. Une mise à jour de l'historique salaire-service est requise afin de compenser l'effet du paiement annulé.
PROCESSUS À SUIVRE (12)
Vérifier l'exactitude de l'historique salaire-service.
MESURE CORRECTIVE (12)
Vérifier l'historique salaire-service et effectuer les mouvements de sens inverse par le biais du SRP, selon la section 8.1 du GEPP.
Si la situation est très complexe, consulter le bureau SAP local.
CONCLUSION
L'intégrité des données est l'élément-clé qui permet de fournir des renseignements exacts en matière de paye, de pension et de prestations. Nous espérons que ce guide vous aidera dans le cadre du traitement quotidien de ces mouvements de rémunération. Nous continuerons de mettre à jour ce guide; si vous avez des questions au sujet des procédures que nous y décrivons, n'hésitez pas à communiquer avec les agents du Soutien à l'application et au programme (SAP) de votre région.
Dernière mise à jour : Août 2009
- Date de modification :