Les actions prioritaires du gouvernement pour 2018-2019

Systèmes de TI stables et fiables

Résultat attendu : Automatisation accrue des demandes visant les ressources humaines et la paye

Mesures	Progrès T1	Progrès T2	Progrès T3	Progrès T4
Mesure : Déterminer et mettre en œuvre les changements nécessaires aux systèmes et logiciels de RH et de paye	A travaillé avec les ministères pour enquêter sur les problèmes de paye, déterminer les causes fondamentales et trouver des solutions (voir le Résumé) A assuré le passage vers un modèle de services axés sur la gestion des applications (fondés sur les résultats) avec IBM pour le soutien fonctionnel afin d’affecter un plus grand nombre de ressources internes à la détermination et à la mise en œuvre des changements exigés	A travaillé avec des fournisseurs tiers pour améliorer l’interopérabilité des systèmes, entraînant moins d’erreurs de données A publié plusieurs demandes d’information en vue d’obtenir l’expertise de l’industrie pour aider à trouver des solutions innovantes A mis en œuvre des changements aux systèmes, comme l’automatisation des processus manuels et les améliorations générales à la performance des systèmes, occasionnant moins de problèmes de paye	Nous avons obtenu l’autorisation de continuer à planifier PeopleSoft 9.2 Phénix pour améliorer le rendement général du système, ce qui a permis de réduire le nombre de problèmes de paye Nous avons reçu et évalué les réponses aux différentes demandes de renseignements (DDR) Parallèlement aux processus de DDR, nous avons diffusé des demandes de propositions (DP) à l’intention de fournisseurs qualifiés inscrits sur une liste restreinte en vue d’obtenir l’expertise de l’industrie pour trouver des solutions novatrices en matière de paye et réduire la file d’attente. Nous devrions attribuer des contrats pour ces deux volets au cours du quatrième trimestre Nous avons intégré le Formulaire de rétroaction de Phénix dans le Système de gestion de cas du Centre des services de paye afin de nous assurer que la résolution des problèmes est gérée au moyen d’un seul système intégré Nous avons élaboré des trousses de communication hebdomadaires pour souligner les changements apportés au système et les améliorations apportées aux processus pour les 98 ministères et organismes qui utilisent Phénix	-
Mesure : Déterminer et mettre en œuvre les changements nécessaires pour améliorer les processus de RH et de paye	A travaillé avec les ministères pour enquêter sur les problèmes de processus, déterminer les causes fondamentales et trouver de nouvelles conceptions A mis en œuvre plusieurs demandes de changements, y compris l’automatisation des indemnités pour les conventions collectives, améliorant le traitement et minimisant le risque de trop-payés A créé une initiative de rationalisation pour simplifier les processus de paye et le modèle de gestion, et a partagé les pratiques exemplaires avec les intervenants	A amélioré l’expérience des employés en remplissant automatiquement les parties du formulaire de DIP et en fournissant des instructions claires et simples A mis en œuvre plusieurs demandes de changements, l’automatisation de la validation des CIDP pour les nouveaux employés et les employés réembauchés, minimisant le risque de retards de paye A mis en œuvre un nouveau processus pour veiller à ce qu’un soutien soit fourni aux intervenants en ne rejetant pas les demandes par courriel. Le nouveau processus permet aux courriels d’être modifiés par le CCC et présentés au Centre des services de paye, ce qui permet d’améliorer le service à la clientèle	Nous avons perfectionné le plan de travail pour résoudre les problèmes liés à la paye et à la pension Nous avons mis en place des demandes de changement multiple liées à la pension Nous avons poursuivi les travaux avec IBM dans le cadre du modèle de services de gestion des applications pour accroître les capacités et tirer parti de l’expertise, tout en garantissant l’optimisation des ressources Nous avons habilité les gestionnaires à traiter les mouvements d’heures pour le compte des nouveaux employés et des employés en congé Nous avons réalisé un audit pangouvernemental de l’accès des utilisateurs à Phénix afin de garantir le respect des pratiques exemplaires en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels Nous avons poursuivi les essais et l'examen du projet pilote sur les transferts entrants et sortants	-

Processus efficaces de RH et de paye

Résultat attendu : Traitement efficace et exact de quatre opérations importantes de paye et des RH (intérim, mutation, cessation d’emploi et trop-payés)

Mesures	Progrès T1	Progrès T2	Progrès T3	Progrès T4
Mesure : Déterminer et documenter les processus de RH existants qui ont une incidence sur la paye des employés	Les processus pour les mutations d’entrée et de sortie, les cessations d’emploi et les trop-payés ont été documentés et analysés comme première étape vers la détermination d’améliorations Le processus pour les affectations intérimaires est à l’étude	Des centaines de spécialistes des RH, de la paye et des finances ont collaboré pour examiner les processus et déterminer les secteurs d’amélioration pour les mouvements de paye déterminés au T1 La nouvelle formation conçue au Centre des services de paye allie la théorie et l’expérience pratique, permettant aux participants de recevoir une rétroaction opportune et valable Au nombre des 31 projets proposés, dix ont été sélectionnés et conçus aux fins de mise en œuvre au T3, ce qui devrait améliorer l’efficacité	Nous avons mis en œuvre le projet pilote sur les transferts entrants et sortants, lequel devrait permettre d’obtenir des processus de transfert plus efficients Nous avons reçu l’approbation du projet pilote sur les avances salariales d’urgence et les paiements prioritaires Nous avons défini plusieurs volets de travail, notamment plusieurs projets pilotes, pour améliorer le recouvrement des trop-payés et la transparence pour les employés, et pour réduire les répercussions des trop-payés	-
Mesure : Déterminer et mettre en œuvre des améliorations aux processus de RH qui ont une incidence sur la paye des employés	-	Des travaux sont en cours pour mettre à l’essai les résultats de l'examen et l’amélioration de trois des processus de RH les plus courants : les mutations d’entrée et de sortie, les cessations d’emploi et les postes intérimaires, qui devraient donner lieu à des processus plus efficaces Un projet pilote est en cours pour mettre en œuvre les recommandations de l’examen afin d’améliorer la gestion des trop payés. Dans l’ensemble, ces mesures amélioreront le recouvrement des trop-payés et la transparence pour les employés, et réduiraient l’incidence des trop payés	Nous avons terminé le processus d’examen des nominations intérimaires et des cessations d’emploi Nous avons mis en place la première étape du rapatriement des projets pilotes de transactions de RH avec les ministères, afin que les employés puissent recevoir davantage de soutien au sein de leur ministère Nous avons terminé les deux premières étapes des essais du projet pilote visant une résolution rapide au premier point de contact au Centre de contact avec la clientèle	-

Capacité optimale de l’effectif

Résultat attendu : Réduction progressive de la file d’attente

Mesures	Progrès T1	Progrès T2	Progrès T3	Progrès T4
Mesure : Lancement en cours de l’approche axée sur les équipes mixtes pour tous les ministères et organismes du Centre des services de paye	Suite à un projet pilote prometteur, le Centre des services de paye a lancé le premier volet du modèle de prestation des services axé sur les équipes mixtes en juin 2018 : quatre équipes mixtes servent maintenant plus de 35 000 employés	Les résultats de l’essai pilote ont révélé une diminution de la file d’attente totale de 39,4 % une réduction globale de l’arriéré de 64 % et L’atteinte des normes de service pour les nouveaux mouvements 86 % du temps À ce jour, les résultats du premier volet ont révélé des réductions de la file d’attente au sein des ministères allant de 6 à 30 %	24 ministères et organismes, représentant environ 104 000 employés, sont passés au modèle des équipes mixtes de paye. Ces ministères et organismes ont vu leurs files d’attente diminuer de 26 % en moyenne depuis leur passage au modèle des équipes mixtes Nous avons poursuivi la mise en place des équipes mixtes, laquelle devrait être terminée d’ici mai 2019 pour 220 000 employés de tous les ministères et organismes servis par le Centre des services de paye Des équipes mixtes préalables ont été mises sur pied pour les ministères et organismes qui passent au modèle d’équipes mixtes en vue d’adopter les méthodes de traitement de la paye utilisées par les équipes mixtes, d’accroître les capacités et d’acquérir l’expérience nécessaire pour mettre en place l’ensemble des équipes mixtes au quatrième trimestre Nous avons offert de la formation polyvalente aux employés du Centre des services de paye en prévision de la mise en place des équipes mixtes	-
Mesure : Recrutement et formation continus du personnel du Centre des services de paye de la fonction publique et Centre de contact avec la clientèle	Au moyen des fonds prévus dans le Budget de 2018, SPAC a été en mesure d’embaucher 192 agents de rémunération supplémentaires Des consultations ont eu lieu avec le personnel pour déterminer les lacunes et les besoins en formation, les exigences ont été revues et analysées, et des plans ont été conçus	Plus de 1 500 employés se chargent des opérations de la paye au Centre des services de paye et dans les bureaux régionaux, entraînant une amélioration du traitement Environ 200 personnes travaillant au Centre de contact avec la clientèle sont mieux outillés pour répondre aux demandes de renseignements des employés À la fin du T2, le Centre des services de paye terminait l’étape 2 du lancement des équipes mixtes, si bien que 7 équipes servaient 24 organismes et 103 000 employés, soit environ la moitié des clients du Centre des services de la paye Une foule de nouveaux programmes de formation pour les agents de rémunération ont été conçus et mis en œuvre au Centre des services de paye, au Centre de contact avec la clientèle, ainsi que pour les conseillers en rémunération travaillant ailleurs qu’au Centre des services de paye	Quelque 170 participants de 39 ministères ont exprimé leur intérêt envers le programme de formation des conseillers en rémunération Nous avons offert le premier des trois niveaux de formation des conseillers en rémunération à 97 employés Nous avons offert des postes permanents à des employés temporaires du Centre de contact avec la clientèle, ce qui a permis de réduire le nombre global de départs d’employés et d’assurer le soutien continu des employés Nous avons continué d’offrir de la formation au personnel de la rémunération du Centre des services de paye et du Centre de contact avec la clientèle, et aux conseillers en rémunération ne faisant pas partie du Centre des services de paye Nous avons mis en œuvre des processus opérationnels améliorés pour optimiser les capacités et réduire l’attrition	-

Intégrité des données sur les RH

Résultat attendu : Réduire le nombre d’erreurs dans la paye des employés et accroître la rapidité et l’exactitude de la paye des employés

Mesures	Progrès T1	Progrès T2	Progrès T3	Progrès T4
Mesure : Élaborer et mettre en œuvre des normes de service pour l’approbation des opérations de RH et de paye	A créé des travaux préliminaires concernant la rapidité de la saisie des données	A collaboré avec les ministères pour recueillir des données de base pour 10 mouvements de RH	Nous avons poursuivi la mise en œuvre de l’outil Cognos BI, et trois vagues sont maintenant terminées; l’outil aide les ministères à comprendre les problèmes de paye de leurs employés en détail Nous avons étendu l’accès à Cognos Workspace Advanced de la phase 1; quatre ministères de plus ont accès à toutes les données et ont la souplesse nécessaire pour créer des rapports spéciaux Nous avons poursuivi la mise en œuvre de la phase 2 de Cognos Workspace Advanced, qui permet aux utilisateurs de créer des rapports personnalisés	-
Mesure : Suivre et surveiller la rapidité d’approbation des demandes de RH et de paye au sein des ministères	Le suivi et la surveillance de la rapidité de la saisie des données de RH se sont poursuivis pour tous les clients du Centre de services de paye 11 ministères représentant 65 % du nombre total de populations d’employés servies par le Centre des services de paye ont reçu des mises à jour régulières pour illustrer les progrès et déterminer les secteurs d’amélioration À la fin de juin 2018, la rapidité moyenne de la saisie des données de RH pour les ministères et organismes du Centre des services de paye s’élevait à 29 %	À la fin de septembre 2018, la rapidité moyenne de la saisie des données de RH pour les ministères et organismes du Centre des services de paye s’élevait à 24 %	Identifié des stratégies visant à réduire l’augmentation du nombre de mouvements de paye en attentes. Par exemple, en encourageant l’enregistrement de transaction au cours des 90 jours suivant une modification liée aux ressources humaines (p.ex. une promotion) Commencé le travail en vue de mesurer et présenter les données concernant la l’état de préparation des ministères des transactions liées aux ressources humaines. Commencé également à élaborer des procédés pour aider les organisations à améliorer leurs processus en matière de ressources humaines	-
Mesure : Élaborer une stratégie d’examen des dossiers de paye individuels des employés	-	Les travaux préliminaires ont commencé pour élaborer un cadre de stratégie pour les dossiers de paye individuels des employés. Ces examens aideront les employés à avoir de nouveau confiance en l’exactitude de leurs dossiers de paye	Nous avons élaboré l’ébauche du cadre et de la stratégie pour les examens des dossiers individuels	-

Intervenants mobilisés

Résultat attendu : Les intervenants sont mobilisés et contribuent à la résolution des problèmes de paye

Mesures	Progrès T1	Progrès T2	Progrès T3	Progrès T4
Mesure : Communications améliorées et régulières avec les employés et les gestionnaires	Des travaux ont été entrepris pour améliorer l’information offerte aux employés, y compris les changements à la paye pour la page Web de la fonction publique Des améliorations au bulletin de paye des employés ont été apportées et des discussions sur la façon de mieux interagir avec les employés sur les médias sociaux sont en cours	À la suite de consultations avec différents comités, des essais par les utilisateurs à l’interne ont été effectués auprès des fonctionnaires et des étudiants, et la rétroaction recueillie a été appliquée au contenu Web de SPAC sur Canada.ca dans la nouvelle section Web Système et services de paye Des communications hebdomadaires et régulières concernant Phénix sont transmises afin d’offrir aux utilisateurs et à la communauté de rémunération de l’information opportune sur les mises à jour apportées aux systèmes de paye, ainsi que les enjeux et les changements	Nous avons continué l’envoi hebdomadaire de communications sur Phénix aux utilisateurs et à la collectivité de la rémunération afin de leur transmettre des renseignements opportuns sur les problèmes, les changements et les mises à jour du système de paye Nous avons refondu le Bulletin sur la paye pour fournir des renseignements utiles et opportuns aux employés et aux gestionnaires, ce que nous faisons également au moyen des plateformes de médias sociaux de SPAC	-
Mesure : Améliorer les outils libre-service pour les employés (p. ex. Suivre mon dossier)	Le programme libre-service a été examiné pour trouver des façons d’améliorer la gamme d’outils qui permettent aux employés d’avoir accès aux renseignements sur leur dossier et, dans certains cas, d’apporter des changements à leurs renseignements Des travaux ont été entrepris pour concevoir de nouveaux outils visant à permettre aux employés de consulter les renseignements de leur dossier de paye dans une interface utilisateur conviviale	Des plans visant l’examen du programme libre-service sont en cours De nouveaux outils continuent d’être créés afin de permettre aux employés de consulter les renseignements de leur dossier de paye dans une interface utilisateur moderne et conviviale SPAC a mené une recherche sur l’opinion publique pour recueillir la rétroaction des employés concernant l’outil proposé. Le rapport final de cette étude sera déposé à Bibliothèque et Archives Canada et il sera accessible au public. Les commentaires serviront à aider à concevoir les outils afin que les employés obtiennent les renseignements qui leur sont utiles	Nous avons examiné la portée et les fonctions des nouveaux outils de l’utilisateur en cours de développement pour tenir compte de la rétroaction des employés Nous avons déposé la recherche sur l’opinion publique auprès de Bibliothèque et Archives Canada. Cette recherche est disponible sur leur site Web La gouvernance a autorisé le passage à l’étape des essais par les utilisateurs de l’outil d’interface moderne en cours de développement	-
Mesure : Mobilisation régulière (p. ex. séances d’information, discussions informelles) avec les intervenants	A fourni un soutien aux organismes qui passent au modèle des équipes mixtes au moyen d’une série de produits et de services de gestion du changement A fourni un soutien au personnel chargé des opérations de paye en dirigeant des réunions continues liées aux problèmes techniques et aux problèmes concernant les processus	Plusieurs activités de mobilisation ont été entreprises pour les groupes cibles comme les chefs des RH, les dirigeants principaux de l’information, les SMA des ministères et d’autres intervenants multipartites Plusieurs outils ont été conçus pour appuyer la préparation ministérielle en vue de la transition au modèle des équipes mixtes, comme l’auto évaluation et les guides de pratiques exemplaires	Nous avons organisé des réunions entre les sous-ministres adjoints afin de garantir l’état de préparation des équipes mixtes ministérielles Nous avons organisé des foires aux questions sur les RH pour les ministères qui adopteront le modèle d’équipes mixtes Nous avons lancé le Guide des RH à la paye afin de communiquer les pratiques exemplaires aux ministères et aux organismes Nous avons lancé le Comité de leadership du changement, qui rassemble des cadres supérieurs en vue de cerner les besoins en matière de gestion des changements et d’exercer un leadership à l’appui des efforts collectifs de stabilisation de la paye Nous avons offert la formation des autorisateurs au titre de l’article 33 à plus 115 conseillers financiers ministériels. Environ 60 agents responsables de la sécurité des accès des ministères ont participé à un séminaire sur la gestion des accès des utilisateurs	-
Mesure : Maintien de la collaboration avec les syndicats du secteur public	Les syndicats ont été mobilisés et consultés par l’entremise de réunions prévues régulièrement avec Services publics et Approvisionnement Canada et avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada Des séances périodiques de forums d’intervenants multipartites (y compris les syndicats) ont été organisées pour cerner les problèmes et proposer des solutions afin de promouvoir des activités de stabilisation efficaces	La mobilisation et la collaboration des syndicats se poursuivent afin que la perspective syndicale soit entendue tout au long de l’élaboration et de la mise en œuvre des activités de stabilisation des RH à la paye A collaboré avec les syndicats pour planifier et mettre en œuvre l’interface afin d’ajuster les retenues syndicales	Nous communiquons et collaborons avec les syndicats pendant toute au long de l’élaboration et de la mise en œuvre des activités de stabilisation du processus des RH à la paye	-

Gouvernance solide

Résultat attendu : Rigueur, supervision et responsabilisation accrues

Mesures	Progrès T1	Progrès T2	Progrès T3	Progrès T4
Mesure : Examiner la structure de gouvernance existante afin d’en évaluer l’efficacité et de mettre en œuvre les rajustements nécessaires pour assurer la supervision objective, le soutien et l’orientation nécessaires à un processus décisionnel efficace	En cours	En cours	Le gouvernement a annoncé un nouveau sous-comité du Conseil du Trésor, qui assurera la surveillance ministérielle des RH à la paye. Deux nouveaux coprésidents ont donc été sélectionnés pour un comité des sous-ministres qui appuie la stabilisation des RH à la paye : le secrétaire du Conseil du Trésor et le sous-ministre de Patrimoine canadien	-
Mesure : Les organismes de gouvernance se réunissent régulièrement	En cours	En cours	Nous avons tenu une séance d’information approfondie à l’intention des sous-ministres sur les grands enjeux des RH à la paye pour mieux éclairer la prise de décisions Nous avons réétabli le Comité RH-à-paye des directeurs généraux en tant que tribune pour la communication de renseignements, la consultation et la collaboration	-

Progrès mesurables

Résultat attendu : Saine gouvernance, prise de décisions fondées sur des données probantes, progrès réalisés vers l’atteinte des résultats attendus et correction rapide des trajectoires

Mesures	Progrès T1	Progrès T2	Progrès T3	Progrès T4
Mesure : Rapports trimestriels sur les progrès	Concevoir des outils d’information de gestion qui fourniront aux ministères servis par le Centre des services de paye des données sur les mouvements et l’accès à un éventail de rapport	L’étape 1 a été mise en œuvre dans 20 ministères et elle leur fournit l’autonomie de suivre les progrès des dossiers, de déterminer les tendances et les secteurs d’amélioration, et d’aider à prévenir les problèmes de paye	Nous avons poursuivi la mise en œuvre de l’outil Cognos BI, et trois vagues sont maintenant terminées; l’outil aide les ministères à comprendre les problèmes de paye de leurs employés en détail	-