Contrats liés à McKinsey & Company : Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires – 6 février 2023
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Historique des contrats liés à Phénix IBM et à la stabilisation de la paye
Contexte
La présente porte sur le soutien offert par le fournisseur dans le dossier du système Phénix (IBM/Défi de l’innovation) ainsi que sur d’autres initiatives d’approvisionnement liées à la stabilisation de la paye.
Remarque : Toutes les questions relatives à la solution de paye et de ressources humaines de prochaine génération figurent sur une autre fiche pour la période de questions élaborée par Services partagés Canada.
Réponse suggérée
- Le gouvernement du Canada est résolu à soutenir les employés et à résoudre les problèmes de paye au sein de la fonction publique le plus rapidement possible
- Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a mis en place plus de 3 000 améliorations et correctifs de systèmes, qui ont contribué à rendre l’environnement du système de paye beaucoup plus stable
- Par conséquent, nous avons accru la stabilité globale du système et amélioré le rendement pour le traitement de la paye
- Nous continuons de mener de vastes efforts de consultation auprès d’experts, du secteur privé et de syndicats du secteur public fédéral pour stabiliser davantage le système de paye et avons conclu des contrats stratégiques pour nous aider à atteindre ce but
Si l’on insiste sur l’historique du contrat d’IBM :
- en 2011, IBM a obtenu le contrat pour le système de paye Phénix dans le cadre d’un processus d’appel d’offres concurrentiel, ouvert et transparent
- entre 2011 et 2022, 50 modifications ont été apportées à ce contrat, portant sa valeur totale à 545 millions de dollars (taxes incluses). Les modifications sont chose courante dans un processus de gestion de contrat. Elles offrent la flexibilité nécessaire pour adapter les produits livrables du contrat en vue de répondre aux exigences des programmes
- en mai 2019, SPAC a lancé un processus d’approvisionnement concurrentiel qui visait à trouver des fournisseurs qualifiés souhaitant assurer un soutien opérationnel continu à l’égard du système de paye Phénix à l’échéance du contrat original de 2011 avec IBM Canada Limitée, soit en mars 2022
- à la suite de l’évaluation approfondie des 3 soumissions, il a été déterminé que seul IBM respectait les exigences obligatoires. Un surveillant de l’équité indépendant a conclu que le processus d’approvisionnement a été mené de manière équitable, ouverte et transparente. Le rapport du tiers est disponible sur le site Web de SPAC
- SPAC a négocié de contrats de services techniques, professionnels, ainsi que de fourniture de logiciels et d’assistance pour assurer la continuité de la stabilisation des opérations de la paye et fournir des services de soutien
Si l’on insiste sur l’attribution du contrat attribué au cabinet McKinsey & Company pour les services du projet Accélérateur :
- en rationalisant les processus et en uniformisant le travail afin d’accroître les gains d’efficacité, d’accélérer le traitement des mouvements de paye et de renforcer les capacités grâce à de nouvelles méthodes de travail, le contrat de services octroyé au cabinet McKinsey & Company dans le cadre du projet Accélérateur a contribué à augmenter la qualité du travail et la productivité des responsables du traitement de la paye au Centre des services de paye
- de plus, les innovations en matière d’intégration et de formation des nouvelles recrues devraient permettre aux employés de contribuer plus rapidement à la résolution des cas
- le travail effectué jusqu’à présent a permis d’augmenter considérablement la productivité et l’exactitude du travail des équipes du Centre des services de paye. Par exemple, en date du 7 décembre 2022, la moyenne globale annuelle de cas traités quotidiennement par un professionnel de la rémunération a augmenté de 14 % par rapport à la même période en 2021
Si l’on insiste sur l’attribution du contrat modifié à McKinsey & Company pour des services dans le cadre du projet Accélérateur :
- en février 2020, le cabinet McKinsey & Company a obtenu un contrat dans le cadre d’un processus d’approvisionnement ouvert, équitable, transparent et concurrentiel
- au total, 2 propositions ont été soumises et évaluées avant que le contrat ne soit attribué
- le cabinet McKinsey & Company a mis son expertise à profit pour simplifier les processus et uniformiser le travail au Centre des services de paye, de manière à accroître l’efficience et à accélérer le traitement des mouvements de paye ainsi qu’à renforcer les capacités grâce à l’adoption de nouvelles méthodes de travail
- le 1er novembre 2022, SPAC a apporté une dernière modification au contrat de services pour le projet d’Accélérateur afin d’aider le Centre des services de paye à mettre à jour son programme de formation et d’intégration pour les nouveaux employés
- le travail comprendra un examen des pratiques d’intégration et une restructuration de la formation en fonction des pratiques exemplaires en matière d’apprentissage des adultes
Historique
Contrat avec IBM et modifications
En juin 2011, IBM a obtenu le contrat pour le nouveau système de paye dans le cadre d’un processus d’appel d’offres ouvert et transparent appuyé par un surveillant de l’équité. L’investissement initial pour la mise au point de Phénix était de 309 millions de dollars. Cette somme englobait le contrat attribué à IBM, d’autres contrats de services professionnels et les coûts du programme (par exemple, les coûts d’exécution de l’Initiative de transformation de l’administration de la paye).
En mai 2019, SPAC a lancé un processus d’approvisionnement concurrentiel (invitation à se qualifier) pour dresser la liste de fournisseurs qualifiés qui seraient disposés à offrir un soutien opérationnel continu à l’égard du système de paye Phénix, à l’échéance du contrat avec IBM Canada Limitée, en mars 2022.
L’invitation à se qualifier consiste en un accord axé sur les résultats en vertu duquel l’entrepreneur est responsable de fournir des services en fonction de nos exigences et de veiller à ce que le gouvernement du Canada reçoive ce dont il a besoin à un prix fixe.
En 2019, 3 entreprises ont répondu à l’invitation à se qualifier relative au modèle de services gérés d’application pour le système de paye Phénix. À la suite d'une évaluation approfondie des 3 réponses, il a été déterminé que seule IBM satisfaisait aux exigences obligatoires publiées dans l'appel d’offres.
SPAC a négocié avec IBM un nouveau contrat d’une valeur de 108,9 millions de dollars pour la période allant de mars 2022 au 31 mars 2023. La valeur totale du contrat a été portée à 119,37 millions de dollars, taxes et réserve pour imprévus comprises, lorsque la première année d’option (du 1er avril 2023 au 31 mars 2024) a été exercée. Le contrat est assorti de 10 options de prolongation d’un an, qui peuvent être exercées selon les besoins.
Un surveillant de l’équité indépendant a conclu que le processus d’approvisionnement a été mené de manière équitable, ouverte et transparente. Le rapport définitif a été publié sur le site Web de SPAC.
Nous dépendons des opérations et des systèmes actuels de la paye pour nous assurer que les fonctionnaires reçoivent une paye exacte en temps opportun. Par conséquent, les activités de stabilisation de la paye demeurent une priorité absolue pour le gouvernement du Canada.
Défi de l’innovation – Initiatives d’approvisionnement liées à la stabilisation de la paye
Dans le cadre de ses efforts visant à accélérer la stabilisation du système de paye, SPAC a fait appel au secteur privé pour trouver des solutions novatrices. Cette approche itérative comprend une automatisation robotisée des processus (ARP) et des services dans le cadre du projet Accélérateur.
Automatisation robotisée des processus – Demande de propositions
L’ARP est l’une des nombreuses initiatives en cours qui visent à aider à réduire l’arriéré et à stabiliser le système de paye. SPAC utilise actuellement des services d’ARP afin d’automatiser des mouvements hautement répétitifs, qu’il fallait auparavant effectuer manuellement, dans le but d’accroître l’efficience et la précision du traitement de la paye. C’est donc dire que les employés de la rémunération du Centre des services de paye peuvent consacrer leur expertise à des cas plus complexes et traiter un plus grand nombre de mouvements faisant partie de l’arriéré.
À l’issue d’un processus concurrentiel, un contrat a été attribué à IBM le 19 janvier 2021, permettant ainsi à SPAC de s’appuyer sur le travail d’ARP et d’accélérer l’automatisation du traitement de la paye. Au total, 2 propositions ont été soumises et évaluées avant que le contrat ne soit attribué, et IBM s’est avéré être le seul soumissionnaire qualifié. SPAC met désormais à contribution des ressources supplémentaires de l’État qui détiennent une expertise dans les technologies innovantes pour soutenir toutes les activités d’ARP en cours. Par exemple, le transfert de connaissances du fournisseur aux fonctionnaires permet de réduire la dépendance aux services professionnels et d’augmenter la capacité interne.
Contrat de services dans le cadre du projet Accélérateur
L’objectif du projet Accélérateur consiste à simplifier les processus et à uniformiser le travail au Centre des services de paye en vue d’augmenter l’efficience et de réduire le délai de traitement des mouvements de paye. En février 2020, le contrat de services du projet Accélérateur a été octroyé au cabinet McKinsey & Company à l’issue d’un processus d’approvisionnement concurrentiel. Au total, 2 propositions ont été soumises et évaluées avant que le contrat ne soit attribué, et McKinsey & Company s’est avéré être le seul soumissionnaire qualifié.
Dans le cadre de ce contrat, le cabinet McKinsey & Company fournit des services-conseils dans le but de transformer les méthodes de travail, y compris les pratiques et outils de gestion, afin d’améliorer la productivité, ainsi que l’expérience de nos clients et organisations clientes. Il met également en œuvre des stratégies en vue d’accroître l’efficience et de réduire les erreurs, de sorte que le traitement des problèmes de paye des employés prendra moins de temps.
Le 1er novembre 2022, SPAC a exercé sa dernière option pour prolonger le contrat de services dans le cadre du projet Accélérateur jusqu’à la fin mars 2023. Cette prolongation aidera le Centre des services de paye à mettre à jour son programme de formation et d’intégration pour les nouveaux employés. Le travail comprendra un examen des pratiques d’intégration et une restructuration de la formation en fonction des pratiques exemplaires en matière d’apprentissage des adultes.
Le contrat initial et les modifications portent la valeur totale du contrat à 29,6 millions de dollars (taxes incluses) :
| 2020 à 2021 | 2021 à 2022 | 2022 à 2023 |
|---|---|---|
| 5 572 926,94 | 15 458 209,31 | 8 589 130,00 |
Contrats octroyés à McKinsey & Company
Remarque : Toutes les questions liées aux travaux de McKinsey & Company sur l’automatisation robotisée des processus et les services d’accélération font l’objet d’une note distincte pour la période de questions (Phénix IBM et stabilisation de la paye).
Contexte
L’attention des médias et du Parlement s’est récemment portée sur les contrats octroyés à McKinsey & Company, et plus largement sur la sous-traitance.
Réponse suggérée
- Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) est déterminé à se doter de processus d’approvisionnement ouverts, équitables et transparents, tout en obtenant la meilleure valeur possible pour les contribuables canadiens
- En tant qu’acheteur central pour le Canada, SPAC a attribué 24 contrats à McKinsey & Company depuis 2011, totalisant 104,6 millions de dollars. La moitié de la valeur totale des contrats octroyés à McKinsey & Company a été attribuée par l’entremise de processus concurrentiels. Plus de 40 % de la valeur totale a fait l’objet d’une offre à commandes pour des services spécialisés
- La décision d’obtenir des services professionnels afin de répondre aux besoins opérationnels revient aux ministères clients, qui peuvent alors faire appel aux services d’approvisionnement de SPAC. Les ministères peuvent également attribuer des contrats dans les limites de leurs propres pouvoirs
- Des travaux sont en cours afin de recueillir des données sur les contrats octroyés à McKinsey & Company par d’autres ministères et organismes au moyen de leurs propres pouvoirs d’approvisionnement
Si l’on insiste sur les contrats octroyés par SPAC :
- sur les 24 contrats de service attribués par SPAC :
- 3 ont été attribués par voie d’appel d’offres
- 19 ont fait l’objet de commandes subséquentes à une offre à commandes non concurrentielle établie pour les services d’analyse comparative de McKinsey & Company
- 2 autres contrats à fournisseur unique ont été attribués en dehors de l’offre à commandes
- les 24 contrats ont tous été attribués en 2018 ou plus tard. Les 3 contrats concurrentiels représentent plus de la moitié (53 %) de la valeur totale des contrats attribués à McKinsey & Company
Si l’on insiste sur les arrangements en matière d’approvisionnement ouverts :
- Services publics et Approvisionnement Canada établit des instruments d’arrangements en matière d’approvisionnement et d’offres à commandes afin de faciliter l’accès à divers biens et services et en accélérer l’acquisition en établissant des fournisseurs qualifiés. Ces instruments ne sont pas des contrats juridiquement contraignants et ne donnent aucune garantie de travail aux fournisseurs
- l’arrangement en matière d’approvisionnement n’est pas un contrat, mais un avis selon lequel McKinsey & Company s’est qualifié en tant que fournisseur dans le cadre d’un arrangement en matière d’approvisionnement. Cette qualification ne garantit pas l’attribution de travaux précis
- l’année 2100 est couramment utilisée pour ces types d’arrangements afin que notre système informatique ne mette pas fin par inadvertance à l’arrangement en matière d’approvisionnement
- l’arrangement en matière d’approvisionnement en question porte sur des services professionnels en informatique centrés sur les solutions. La liste des fournisseurs qualifiés est mise à jour par SPAC au moyen d’un processus de qualification ouvert, équitable et transparent, accessible à tous les fournisseurs sur une base régulière
Si l’on insiste sur les allégations entourant l’évasion fiscale et les actions à l’étranger auxquelles McKinsey & Company fait face :
- Services publics et Approvisionnement Canada est au courant des renseignements défavorables concernant McKinsey & Company et ses sociétés affiliées. Le statut de la société dans le cadre du régime d’intégrité demeure inchangé à ce jour
- le gouvernement du Canada s’est engagé à combattre les pratiques d’affaires inappropriées, illégales ou contraires à l’éthique et à tenir les entreprises responsables de leur mauvaise conduite
- aux termes du régime d’intégrité du gouvernement du Canada, si un fournisseur est accusé ou reconnu coupable de l’une des infractions énumérées dans la Politique d’inadmissibilité et de suspension, celui-ci peut être suspendu ou jugé inadmissible à l’attribution d’un contrat. La suspension ou la détermination de l’inadmissibilité serait également déclenchée par une infraction commise à l’étranger similaire à l’une des infractions énumérées
Historique
Contrats octroyés par Services publics et Approvisionnement Canada
Sur les 24 contrats attribués à McKinsey & Company, totalisant 104,6 millions de dollars :
- 3 contrats ont été attribués par l’entremise de processus d’approvisionnement ouverts et concurrentiels, totalisant 55,8 millions de dollars, soit 53 % de la valeur totale des contrats
- 19 contrats totalisant 48,8 millions de dollars, soit 47 % de la valeur totale des contrats, ont été conclus à titre de commandes subséquentes à une offre à commandes principale et nationale (OCPN) conçue pour donner accès à des méthodes d’analyse comparative exclusives offertes par le secteur privé. Cet outil d’approvisionnement a été établi conformément à l’ensemble des politiques et réglementations gouvernementales en matière de passation de contrats à fournisseur unique
- 2 contrats à fournisseur unique ont été attribués en dehors de l’OCPN : il s’agit d’un contrat de faible valeur (24 860 $) et d’un contrat de valeur nulle qui n’aurait été activé que lors de l’émission d’une autorisation de tâches pour le contrat. Cependant, aucune autorisation de tâches n’a été émise avant la date de fin du contrat en décembre 2022
Instruments d’approvisionnement établis par Services publics et Approvisionnement Canada
McKinsey & Company est un fournisseur dans le cadre de 3 instruments d’approvisionnement établis par SPAC :
- Offre à commandes principale et nationale pour des services d’analyse comparative
- Il s’agit d’une offre à commandes non concurrentielle qui a été créée en 2021 afin de donner accès à des méthodes d’analyse comparative exclusives proposées par le secteur privé. Les services d’analyse comparative constituent une forme d’examen indépendant permettant de mieux comprendre comment les programmes et les projets se comparent à ceux de l’industrie ou d’autres administrations qui ont entrepris des travaux similaires. SPAC a établi des offres à commandes distinctes pour des services similaires avec 4 autres fournisseurs.
- Services professionnels en informatique centrés sur les solutions (SPICS)
- Cet arrangement en matière d’approvisionnement concurrentiel est axé sur les solutions informatiques, et prévoit qu’un fournisseur définisse et fournisse une solution à un besoin informatique et accepte la responsabilité du résultat. McKinsey & Company s’est qualifié en tant que fournisseur dans le cadre de cet arrangement en 2018.
- Services professionnels centrés sur les tâches et les solutions (SPTS)
- Cet arrangement d’approvisionnement concurrentiel est similaire aux services professionnels informatiques centrés sur les solutions, mais est axé sur la prestation de services non liés à l’informatique comme les ressources humaines, la gestion des activités et du changement, la gestion de projet et les services de santé. McKinsey & Company s’est qualifié en tant que fournisseur dans le cadre de cet arrangement en 2015.
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