Demande de dérogation du recours aux Services professionnels centrés sur les tâches et les solutions

Les méthodes d’approvisionnement des Services professionnels centrés sur les tâches et les solutions (SPTS) sont obligatoires et doivent être utilisées avant qu’une autre méthode d’approvisionnement ne soit envisagée.

Les ministères du gouvernement du Canada qui souhaitent effectuer un processus d’approvisionnement en dehors des SPTS doivent demander une dérogation à l’équipe des SPTS.

Avant que SPTS n’accordent une dérogation, les ministères clients doivent faire preuve de diligence raisonnable en essayant d’utiliser les méthodes d’approvisionnement SPTS.

Quand demander une dérogation

Les ministères clients peuvent demander une dérogation s’ils ne sont pas en mesure de satisfaire une exigence au moyen des méthodes d’approvisionnement SPTS.

Voici des scénarios et mesures que les ministères clients peuvent prendre pour exercer une diligence raisonnable avant de demander une dérogation :

Lorsqu’une expertise précise est requise

Si un ministère client envisage d’utiliser les SPTS et a déterminé des catégories ou des volets potentiels, mais qu’il n’est pas certain que l’expertise requise est disponible dans les méthodes d’approvisionnement SPTS, une demande de renseignements (DDR) des SPTS, selon le gabarit demande de renseignements, est recommandé.

Si la DDR permet de recueillir des réponses favorables, le ministère client peut envoyer la demande de propositions (DDP) aux fournisseurs qui manifestent de l’intérêt.

Si la DDR ne donne pas de réponses favorables, consultez la section Lorsque le processus de demande de propositions au moyen des Services professionnels centrés sur les tâches et les solutions n’a pas porté fruit.

Lorsque vous n’êtes pas certain si le besoin relève de Services professionnels centrés sur les tâches et les solutions

Veuillez-vous assurer d’avoir examiné attentivement toutes les catégories et/ou les volets des SPTS afin de déterminer si des catégories ou des volets pourraient s’appliquer à votre besoin :

S’il n’y a pas de catégories ou de volets qui pourraient satisfaire aux exigences, veuillez envoyer une demande de dérogation à SPTS et inclure les renseignements et les documents suivants :

  • énoncé des travaux
  • catégories et/ou volets SPTS envisagés
  • justification de l’application possible ou de la non-application des catégories et volets SPTS au besoin

Lorsque le processus de demande de propositions au moyen des Services professionnels centrés sur les tâches et les solutions n’a pas porté fruit

Si le processus de DDP de votre organisation n’a pas permis de trouver des fournisseurs qualifiés qui pourraient répondre aux exigences, veuillez envisager les étapes suivantes :

  • sollicitez des commentaires des fournisseurs invités ou intéressés afin de déterminer pourquoi ils n’ont pas présenté de soumission en réponse à votre demande de soumissions.
  • examinez les catégories et les volets des SPTS pour déterminer s’ils convenaient.
  • si une demande de renseignements n’a pas déjà été faite, demandez à la communauté des SPTS par l’entremise d’une DDR s’il y a des fournisseurs intéressés qui peuvent satisfaire à vos exigences.

Si, après avoir examiné les points ci-dessus, le ministère client détermine que la demande de dérogation est toujours nécessaire, il doit fournir les documents et les renseignements suivants à SPTS :

  • énoncé des travaux (EDT)
  • DDP (y compris la liste des fournisseurs invités)
  • liste de résultats de recherche des fournisseurs du système des services professionnels centralisés (SSPC)
  • courriel de la DDR avec confirmation comme quoi la DDR a été envoyée à tous les fournisseurs préqualifiés figurant sur la liste de recherche
  • total de la valeur estimative en dollars du besoin
  • démonstration de votre diligence raisonnable

Autre circonstance

Veuillez fournir tout document pertinent devant potentiellement être examiné.

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