Arrangement en matière d'approvisionnement pour les Services professionnels en informatique centrés sur les solutions

1. Arrangement

Les « SPICS » ou les « Services », font référence à un besoin qui comprend principalement les services de Technologie de l'information (TI) et, dans certains cas, les biens essentiels au moyen desquels un fournisseur fournit une solution liée à une exigence, à une phase ou à un projet, gère un besoin global et accepte la responsabilité des résultats. Une exigence en matière de SPICS vise à produire un produit autonome axé sur les résultats. Un tel produit ne requiert aucun ajout et peut servir de référence dans le cadre d'exigences, de phases ou de projets ultérieurs.

Un AMA comprend seulement les services décrits dans les exigences en matière de services de l'Annexe A « Volets d'expertise des SPICS et définitions », qui sont également définis à l'Annexe D « Volets d'expertise, régions et zones métropolitaines admissibles des titulaires d'AMA pour les SPICS ».

2. Exigences relatives à la sécurité

1. Pour devenir et demeurer un titulaire d'AMA, le fournisseur doit détenir, à tout le moins, une attestation valide de Vérification d'organisation désignée (VOD), délivrée par la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC), tel qu'il est indiqué ci-dessous. Le responsable de l'AMA peut vérifier la cote de sécurité auprès de la DSIC de SPAC, et ce, en tout temps au cours de l'AMA.
2. Les besoins à combler dans le cadre du présent AMA sont soumis aux exigences de sécurité précisées dans la liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) décrite dans chaque demande de soumissions. Des exemples de LVERS possibles sont fournis à Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité commune des services professionnels centralisés, mais d'autres LVERS peuvent être utilisées. Chaque demande de soumissions précisera la LVERS qui s'appliquera pour tout contrat subséquent.
3. Les contrats de sous-traitance comportant des exigences relatives à la sécurité ne doivent pas être attribués sans l'autorisation écrite préalable de la DSIC de SPAC.
4. Pour tout contrat subséquent, la plus haute cote de sécurité ministérielle prise en compte par la DSIC de SPAC pour un fournisseur en coentreprise est celle du membre de cette coentreprise détenant la plus basse cote de sécurité. Par exemple, une coentreprise de cinq (5) membres est formée de quatre (4) membres détenant une Attestation de sécurité d'installation (ASI) valide de niveau Secret, et d'un (1) membre ayant une attestation valide de VOD. Le plus haut niveau de sécurité pour lequel la coentreprise serait considérée dans le cadre d'une demande de soumissions se déroulant en lien avec cet AMA serait la VOD, jusqu'à ce que le membre détenant une attestation de VOD valide demande à être parrainé par le responsable de l'AMA et obtienne une ASI valide au niveau Secret émise par la DSIC. L'ASI de niveau Secret est le niveau de sécurité le plus élevé que le responsable de l'AMA peut parrainer.
5. L'utilisateur désigné peut procéder à d'autres vérifications de sécurité.

3. Instructions, clauses et conditions uniformisé

Toutes les clauses et conditions mentionnées dans l'AMA et le(s) contrat(s) subséquent(s) par numéro, date et titre sont reproduites dans le Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) publié par SPAC.

4. Arrangement en matière d'approvisionnement – production de rapports

Le fournisseur doit compiler et tenir à jour des données et les fournir au gouvernement fédéral en vertu de commandes passées dans le cadre de l'arrangement en matière d'approvisionnement. Ces données doivent inclure tous les achats payés au moyen d'une carte d'achat du gouvernement du Canada.

Le Canada fournira un modèle de rapport qui devra être présenté à la fin de chaque trimestre. Si certaines données ne sont pas disponibles, la raison doit être indiquée dans le rapport. Si aucun bien ou service n'a été fourni pendant une période donnée, le fournisseur doit soumettre un rapport portant la mention « néant ».

Les données doivent être présentées tous les ans à l'autorité de l'arrangement en matière d'approvisionnement. Les données doivent être présentées au responsable des arrangements en matière d'approvisionnement dans les 15 jours civils suivant la fin de la période de référence.

Lors de l’attribution d’un contrat dans le cadre des SPICS, veuillez signaler la valeur totale du contrat dans votre prochaine période du rapport trimestriel d’utilisation (RTU). Les autorisations de tâches (AT) ou les bons de commande (PO) émis dans le cadre de ce contrat ne doivent pas être signalés car leur valeur a déjà été indiquée à l’attribution du contrat. Toutes les modifications au contrat original doivent être signalées.

Voici la répartition des trimestres :

• 1er trimestre : du 1er avril au 30 juin avec date d'échéance le 15 juillet
• 2e trimestre : du 1er juillet au 30 septembre avec date d'échéance le 15 octobre
• 3e trimestre : du 1er octobre au 30 décembre avec date d'échéance le 15 janvier
• 4e trimestre : du 1er janvier au 31 mars avec date d'échéance le 15 avril

Le fait de ne pas fournir des rapports complets conformes aux instructions ci-dessus will résulter en une suspension ou une annulation de l'arrangement en matière d'approvisionnement et/ou en une mesure corrective portant sur le rendement du fournisseur.

5. Durée de l'Arrangement en matière d'approvisionnement

6. Responsables

7. Clients/utilisateurs désignés

Les utilisateurs désignés (aussi appelés clients) comprennent les ministères fédéraux, organismes ou sociétés d'État mentionnés dans les Annexes I, I.1, II, III, IV et V de la Loi sur la gestion des finances publiques, L.R. (1985), ch. F-11 ainsi que toute autre partie au nom de laquelle SPAC a été autorisé à agir de temps à autre en vertu de l'article 16 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux et Services partagés Canada (SPC) qui agit en son propre nom.

8. Ordre de priorité des documents

En cas de contradiction dans le libellé des textes énumérés dans la liste des documents qui suit, c'est le libellé du document qui figurera en premier dans la liste qui devra l'emporter sur celui de tout autre document figurant par la suite dans ladite liste.

• Articles de l'AMA
• Conditions générales 2020 (2017-09-21), Conditions générales – arrangement en matière d'approvisionnement – biens ou services
• Pièce jointe B de l'AMA pour les SPICS : Volets d'expertise, régions et zones métropolitaines admissibles des titulaires d'AMA pour les SPICS
• Pièce jointe A de l'AMA pour les SPICS : Volets d'expertise des SPICS et définitions
• Listes de vérification des exigences relatives à la sécurité
• Modèle de demande de soumissions
• Modèle de contrat subséquent
• Réponse du fournisseur reçue à la suite de la DAMA pour les SPICS

9. Attestations

Le respect continu des attestations fournies par le fournisseur dans son arrangement et la coopération continue en ce qui concerne la fourniture de renseignements connexes sont des conditions de l'émission de l'AMA. Les attestations pourront faire l'objet d'une vérification par le Canada pendant toute la durée de l'AMA et de tout contrat subséquent qui serait en vigueur au-delà de la période de l'AMA. Si le fournisseur ne se conforme pas aux attestations ou ne fournit pas les renseignements connexes, ou encore si on constate que les attestations qu'il a fournies avec l'arrangement comprennent de fausses déclarations, faites sciemment ou non, le Canada aura le droit de résilier tout contrat subséquent pour défaut et de suspendre ou d'annuler l'AMA.

10. Lois applicables

L'AMA ou tout contrat résultant de celui-ci seront interprétés et régis selon les lois en vigueur dans la province de l'Ontario (Canada) à moins de stipulation autre dans l'arrangement présenté par le fournisseur en réponse à la DAMA.

11. Suspension ou annulation de la qualification par le Canada

Outre les circonstances définies dans l'article 09 de la clause 2020, le Canada peut, en soumettant un avis écrit au fournisseur, suspendre ou annuler l'AMA lorsque le fournisseur a rendu public tout renseignement allant à l'encontre des modalités, des prix ou de la disponibilité des systèmes mentionnés dans cet AMA, ou lorsque le fournisseur ne s'acquitte pas de toute obligation qui lui incombe dans le cadre de cet AMA.

12. Attestation du statut d'entreprise autochtone

Quand une attestation du statut d'entreprise autochtone a été fournie, le fournisseur déclare que l'attestation de conformité qu'il a fournie est exacte, complète et conforme aux « Exigences relatives au Programme de marchés réservés aux entreprises autochtones » décrites à l'Annexe 9.4 du Guide des approvisionnements.

Si une attestation de cette nature a été fournie, le fournisseur doit conserver des dossiers des documents appropriés sur l'exactitude de l'attestation fournie au Canada. Le fournisseur doit obtenir l'autorisation préalable écrite de l'autorité contractante avant d'éliminer des dossiers ou des documents pour une période de six (6) ans commençant à la dernière des dates suivantes : la date du paiement final en vertu du contrat ou la date du règlement de toute plainte ou de tout litige en suspens. Au cours de cette période, tous les dossiers et documents devront être en tout temps accessibles pour vérification, inspection et examen par les représentants du Canada, qui pourront en tirer des copies ou des extraits. Le fournisseur doit fournir toutes les installations nécessaires à ces vérifications.

Cette clause ne peut être interprétée de façon à limiter les droits et les recours dont peut par ailleurs disposer le Canada en vertu du contrat.

13. Livraisons à effectuer en dehors d'une région visée par une entente de revendication territoriale globale

L'AMA ne doit pas être utilisé pour les livraisons à effectuer dans une zone visée par une entente de revendication territoriale globale. Toute livraison à effectuer dans une telle région doit être soumise à SPAC pour être traitée distinctement.

14. Marchandises contrôlées (le cas échéant)

Il est prévu que certains besoins peuvent comprendre des marchandises contrôlées. Les fournisseurs qui souhaitent fournir des SPICS répondant à ces besoins devront être inscrits au Programme des marchandises contrôlées (PMC).

Étant donné que le contrat nécessite la production de marchandises contrôlées ou l'accès à des marchandises contrôlées qui sont visées par la Loi sur la production de défense, L.R. (1985), ch. D-1, le fournisseur et tout sous-traitant sont avisés qu'au Canada, seules les personnes inscrites, exemptées ou exclues en vertu du PMC sont légalement autorisées à examiner, à posséder ou à transférer des marchandises contrôlées. Des précisions sur la façon de s'inscrire au PMC figurent à Programme des marchandises contrôlées.

Lorsque le fournisseur et tout sous-traitant proposé pour l'examen, la possession ou le transfert de marchandises contrôlées ne sont pas inscrits, exemptés ou exclus en vertu du PMC au moment de l'émission de l'AMA, ils devront, dans les sept (7) jours ouvrables suivant la réception d'un avis écrit d'émission de l'AMA, soumettre la ou les demandes d'inscription ou d'exemption requises au PMC. Aucun examen, aucune possession ni aucun transfert de marchandises contrôlées ne doit être effectué avant que le fournisseur n'ait prouvé, à la satisfaction de l'autorité contractante, que le fournisseur et tout sous-traitant sont inscrits, exemptés ou exclus en vertu du PMC.

Le défaut de la part du fournisseur de prouver, à la satisfaction de l'autorité contractante, que lui et tout sous-traitant sont inscrits, exemptés ou exclus en vertu du PMC dans les trente (30) jours suivant la réception d'un avis écrit d'émission de l'AMA, sera considéré comme un manquement en vertu de l'AMA, sauf si le Canada est responsable de cette situation à cause d'un retard dans le traitement de l'arrangement.

Le fournisseur et tout sous-traitant doivent maintenir en vigueur leur inscription, leur exemption ou leur exclusion relative au PMC pendant la durée de l'AMA et, dans tous les cas, aussi longtemps qu'ils examineront, posséderont ou transféreront des marchandises contrôlées.

15. Assurance

• Le fournisseur doit se conformer à toutes les exigences en matière d'assurance énoncées dans les demandes de soumissions relatives l'AMA pour les SPICS et les contrats subséquents.
• Le fournisseur doit maintenir la couverture d'assurance exigée pendant toute la durée de l'AMA dans le cas des AMA de palier 2. Le respect des exigences en matière d'assurance ne dégage pas le fournisseur de sa responsabilité en vertu de l'AMA, ni ne diminue sa responsabilité.
• Il incombe au fournisseur de décider si une assurance supplémentaire est nécessaire pour remplir ses obligations en vertu de l'AMA et pour se conformer aux lois applicables. Toute assurance supplémentaire souscrite est à la charge du fournisseur et elle est également souscrite pour son bénéfice et sa protection.

16. Considérations Environnementales

Dans le cadre de la politique canadienne en vertu de laquelle les ministères et organismes fédéraux doivent prendre les mesures nécessaires pour acheter des produits et des services dont l'empreinte sur l'environnement est moins importante que celle des produits et des services traditionnellement achetés, les fournisseurs doivent tenir compte des points suivants :

• Consommation de papier
  • Fournir et transmettre les rapports provisoires, les rapports définitifs, les autres documents et les soumissions en format électronique. Si des documents papier sont requis, il faut utiliser, par défaut, un format d'impression recto verso en noir et blanc, à moins d'indication contraire de la part de l'utilisateur désigné
  • Imprimer sur du papier ayant une teneur minimale en matières recyclées de 30 % ou certifié comme provenant d'une forêt à gestion durable
  • Recycler les documents imprimés devenus inutiles (conformément aux exigences relatives à la sécurité)
• Exigences relatives aux déplacements
  • On encourage le fournisseur à utiliser, dans la mesure du possible, la vidéoconférence ou la téléconférence afin de réduire les déplacements inutiles au minimum
  • Utiliser des établissements ayant une cote écologique : les entrepreneurs embauchés par le gouvernement du Canada peuvent avoir accès au répertoire d'hébergement de SPAC, lequel contient une liste d'établissements ayant une cote écologique. Au moment de chercher un lieu d'hébergement, les entrepreneurs peuvent consulter le lien suivant pour trouver des propriétés ayant une cote écologique. Ces propriétés sont identifiées par une cote clé verte ou une cote feuille verte et honorent le prix accordé aux entrepreneurs : Hébergement – 30 jours ou moins
  • Utiliser le transport en commun ou écologique, dans la mesure du possible

17. Déplacements et séjours

Les frais de déplacement et de séjour sont calculés différemment selon qu'ils sont engagés à l'échelle d'une région ou d'une zone métropolitaine et cela pourrait avoir une incidence sur le coût total d'un besoin de services professionnels dans le cadre d'un AMA. En conséquence, si un contrat résultant d'une demande de soumissions dans le cadre de l'AMA permet le paiement à un entrepreneur dans sa base de paiement des frais de voyage et de séjour, ces frais seront remboursés en conformité avec les informations fournies au lien suivant du SSPC : Définitions de la zone nationale, des régions et des régions métropolitaines.

18. Régions et zones métropolitaines

1. Documents relatifs à la demande de soumissions

Le Canada utilisera un modèle de demande de soumissions pour les SPICS fondé sur le modèle de demandes de soumissions 2T-HIGH1, présenté dans le Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) comme modèle de présentation des demandes de soumissions dans le cadre du présent AMA, tel qu'il est décrit ci-après à la section 6C. Chaque demande de soumissions doit contenir au moins les renseignements suivants :

• exigences en matière de sécurité (le cas échéant)
• description complète du travail à effectuer
• 2003, Instructions uniformisées – biens ou services – besoins concurrentiels; ou 2004, Instructions uniformisées – biens ou services – besoins non concurrentiels
• instructions sur la préparation des soumissions
• instructions pour la présentation des soumissions (l'adresse pour le dépôt des soumissions, ainsi que la date et l'heure de clôture)
•  procédures d'évaluation et méthode de sélection
• capacité financière (le cas échéant)
• attestations :
  • Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi – Avis
  • clauses A3005T et A3010T du Guide des CCUA pour la prestation de services lorsque des personnes bien précises sont proposées pour l'exécution des travaux
  • Dispositions relatives à l'intégrité – Renseignements connexes
  • En présentant une soumission, le soumissionnaire atteste que ses affiliés et lui respectent les dispositions énoncées à l'article 01 Dispositions relatives à l'intégrité – soumission, Instructions uniformisées 2003 Les renseignements connexes requis dans les dispositions relatives à l'intégrité aideront le Canada à confirmer que les attestations sont véridiques
•  modalités du contrat subséquent

2. Processus de demande de soumissions