10. Contrats comportant des autorisations de tâches – Document d'orientation de l'évaluateur – Exigences des arrangements en matière d’approvisionnement
10.01 Autorisations de tâches – documentation
Une copie de tous les formulaires d'Autorisations de tâches (AT), y compris les modifications aux AT, doit figurer au dossier.
- Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (CT) (sous section 12.3.1)
Orientation sur l'évaluation et notes
Les travaux visés par une AT sont autorisés par l'émission d'un ou de plusieurs des formulaires suivants :
- pour les contrats non liés au ministère de la Défenses nationale (MDN) – le formulaire d'autorisation de tâches Public Works and Government Services Canada (PWGSC)-Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) 572 ou un autre formulaire d'AT qui répond aux exigences indiquées aux présentes
- pour les contrats liés au MDN – Formulaire MDN 626 Autorisation de tâches
Dans certains cas, une AT émise doit être modifiée en raison de changements mineurs des travaux requis ou pour augmenter le coût total estimé de l'AT, etc.
| Type | Description | Justification |
|---|---|---|
| Non-conformité majeure – politique (documentation) | Une copie de tous les formulaires d'autorisation de tâches (AT) incluant les modifications au AT ne figure pas au dossier, et l'autorité contractante est incapable de les fournir. | Sans copie de tous les formulaires d'AT incluant les modifications au AT, l'évaluateur est dans l'impossibilité de confirmer la conformité avec plusieurs éléments subséquents. (Violation de la Politique sur les marchés du CT, sous section 12.3.1) |
10.02 Autorisations de tâches – date
La date d’entrée en vigueur des formulaires d’AT doit se situer dans la période du contrat. La date d’entrée en vigueur de la modification de l’AT doit être antérieure à la date d’expiration des formulaires d’AT.
- Guide des approvisionnements de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) (sous-section 3.35.1 et 8.70.20)
Orientation sur l'évaluation et notes
La date de l’AT et/ou la modification de l’AT (le cas échéant) sera la date ou l’AT a été exécutée (c’est-à-dire la date à laquelle l’AT et/ou la modification de l’AT a été signée).
| Type | Description | Justification |
|---|---|---|
| Non-conformité majeure – procédural | L’AT a été émise après l’expiration du contrat. | L’AT émise après l’expiration du contrat représente une tentative de délivrer un document juridique qui n’existe pas. |
| Non-conformité majeure – procédural | Une modification de l’AT a été émise après l’expiration de l’AT. | Voir la justification ci dessus. |
| Non-conformité majeure – procédural | La période de l’AT et/ou la période de modification de l’AT couvre la même période que le contrat. | L’émission d’une AT unique, puis l’émission subséquente d’une modification pour prolonger la durée de l’AT et augmenter le niveau d’effort ne respectent pas l’intention du processus d’AT. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'une copie du contrat ne figure pas au dossier. | Si le contrat ne figurait pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 8.0.1 : Contrat – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'émission d'une non-conformité. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'une copie de l'AT ne figure pas au dossier. | Si l'AT ne figurait pas au dossier, alors une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 10.01 : Autorisations de tâches (AT) – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'émission d'une non-conformité. |
10.03 Autorisations de tâches – détails
Les formulaires d'AT originaux dûment remplis, les modifications apportées aux AT, s'il y a lieu, et tous les documents justificatifs doivent être versés au dossier.
- Politique sur les marchés du CT (sous-section 12.3.1)
- Guide des approvisionnements de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) (sous section 4.35.1)
Orientation sur l'évaluation et notes
Le formulaire d’autorisation de tâches doit contenir toute les composantes requises et doit être conforme aux clauses énoncées dans le contrat. Les modifications à l’autorisation de tâches (le cas échéant) doivent contenir toute les composantes requises dans l’autorisation de tâche d’origine. Les formulaires de AT dûment remplis doivent comprendre, à tout le moins, les renseignements suivants :
- Numéro du contrat
- Nom et adresse de l'entrepreneur
- Numéro d'autorisation de tâches (AT)
- Titre de la tâche (mineure)
- Le coût estimatif total de la tâche (taxes applicables non comprises)
- Exigences en matière de sécurité
- Description des travaux
- Base et méthode de paiement
- Coût de la tâche
- Nom, titre et signature du « client » (s'il est diffère de celui de l'autorité contractante)
- Nom et signature de l'autorité contractante
- Nom, titre et signature du représentant autorisé de l'entrepreneur
Les documents à l'appui de l'AT comprennent, sans toutefois s'y limiter, la réponse de l'entrepreneur à la demande d'AT. La réponse de l'entrepreneur devrait comprendre la date de début et de fin des travaux, les modifications proposées aux travaux (s'il y a lieu), le coût estimatif (tarifs journaliers, niveau d'effort, frais de déplacement et de subsistance, etc.), etc.
- L'autorité contractante doit consigner la justification pour la modification de l'AT. Une telle justification peut être incluse dans le formulaire d'AT ou être consignée dans le dossier de manière distincte.
- Il suffit, dans certains cas (par exemple, exigences en matière de sécurité, mode de paiement, base de paiement, etc.), que l'AT indique « consulter le contrat » ou une autre expression en ce sens.
- Les modifications à l'AT doivent être indiqués clairement dans l'AT.
- Dans le formulaire d'AT de SPAC (PWGSC-TPSGC 572 Autorisation de tâches) :
- La zone intitulée « Description de tâche des travaux requis » doit comprendre la date de début et de fin des travaux;
- La zone intitulée « Coût de la tâche » permet l'inclusion d'une ventilation détaillée des coûts associés à la tâche, y compris les tarifs journaliers, le niveau d'effort, les frais de déplacement et de subsistance, etc.
| Type | Description | Justification |
|---|---|---|
| Non-conformité majeure – politique (documentation) | Les renseignements minimums qui définissent la nature exacte du besoin, les échéanciers de services ou produits livrables requis, les coûts, entre autres ne figure pas dans le formulaire de l'AT et/ou la modification à l’AT. | Le défaut de fournir les renseignements requis empêcherait à un tiers de déterminer si les travaux visés par l'AT et/ou la modification à l’AT, étaient conformes ou non aux modalités du contrat original et/ou de l’AT original. (Violation de la Politique sur les marchés du CT, sous section 12.3.1.) |
| Non-conformité majeure – politique (autre) | Il existe des divergences ou des incohérences majeures entre le contrat et l’AT (par exemple cote de sécurité, frais de déplacement différents, ressources supplémentaire, etc.). | L’information contradictoire entre l’AT et/ou les modifications de l’AT et les modalités du contrat, aurait pu entraîner un changement au fournisseur ayant émis le contrat. (Violation de la Politique sur les marchés du CT, sous-section 10.8.19.) |
| Non-conformité majeure – politique (documentation) | Les documents à l'appui (par exemple, réponse de l'entrepreneur à la demande d'AT) ne figurent pas au dossier et l'autorité contractante n'est pas en mesure de les fournir. | Voir la justification ci dessus. |
| Non-conformité majeure – procédure | La période d’options a été incluse dans l’AT et/ou la modification de l’AT. | L’émission d’une AT unique, puis l’émission subséquente d’une modification pour prolonger la durée de l’AT et augmenter le niveau d’effort ne respectent pas l’intention du processus d’AT. |
| Non-conformité majeure – procédure | La copie de l'AT ou de la modification de l'AT au dossier n'est pas signée. | Le défaut de signer l'AT ou la modification de l'AT remet en question si l'AT ou la modification de l'AT a été exécutée. |
| Non-conformité mineure | Le formulaire d'AT ne comprend pas tous les renseignements nécessaires, dont l'absence ne pose pas un risque contractuel pour le Canada. | Le défaut de fournir certains éléments requis (par exemple, nom et adresse de l'entrepreneur) ne minerait pas la capacité du Canada d'assurer l'achèvement des travaux visés par l'AT. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'une copie de l'AT et/ou la modification à l’AT ne figure pas au dossier. | Si l'AT et/ou la modification à l’AT ne figurait pas au dossier, alors une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 10.01 : Autorisations de tâches (AT) – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'émission d'une non-conformité. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'une copie du contrat ne figure pas au dossier. | Si le contrat ne figurait pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 8.0.1 : Contrat – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'émission d'une non-conformité. |
10.04 Autorisations de tâches – portée
Les travaux décrits dans les formulaires D'AT et/ou le modification de l’AT, y compris les produits livrables et les calendriers, doivent être dans la portée du contrat.
- Politique sur les marchés du CT (sous-section 10.8.19)
- Guide des approvisionnements de SPAC (sous section 3.35.1.40)
Orientation sur l'évaluation et notes
Les travaux décrits dans l'AT ou la modification de l’AT doivent être conformes à l'Énoncé des travaux (EDT) contenu dans le contrat. Si l'autorité contractante ou le client détermine qu'il y avait des omissions importantes dans la description de la portée des travaux visés par le contrat, le contrat devrait être annulé et on devrait lancer un nouveau processus d'acquisition.
Chaque AT peut être terminée au plus tard à la date d'expiration du contrat. Si la tâche ne peut pas être achevée avant l'expiration du contrat, il doit être modifié pour prolonger la période contractuelle avant que l'AT soit publiée. Chaque modification à l’AT peut être terminée au plus tard à la date d'expiration de l’original AT. Si la tâche ne peut pas être achevée avant l'expiration de l’original AT, celle-ci doit être modifié pour prolonger la période contractuelle avant que la modification à l'AT soit publiée.
Remarque
- Il est possible dans certaines situations, que l'AT soit achevée avant l'expiration du contrat. Cependant, en raison de circonstances imprévues, le calendrier pour l'achèvement des travaux requis en vertu de l'AT pourrait devoir être prolongé au-delà de la date d'expiration originale du contrat. Dans de telles situations, il est acceptable de prolonger la période du contrat (au moyen d'une modification contractuelle), à condition que la modification soit publiée avant la date d'expiration du contrat
- Les AT et/ou modifications à l’AT doivent inclure une description de tâche, y compris des détails sur les activités à exécuter et non pas une copie de l’EDT inclus dans le contrat
| Type | Description | Justification |
|---|---|---|
| Non-conformité majeure – politique (autre) | Les travaux visés par les AT ou les modifications aux AT ne sont pas conformes à la portée des travaux décrits dans l'EDT. | Les divergences importantes entre le travail visé par les AT ou la modification à l'AT et l'EDT dans le contrat qui, si elles sont cernées pendant la période de demandes de soumission, pourraient avoir entraîné un changement pour le fournisseur à qui le contrat a été attribué. (Violation de la Politique sur les marchés du CT, sous section 10.8.19.) |
| Non-conformité majeure – procédure | Les travaux décrits dans le ou les AT et/ou les modifications aux AT sont un copier-coller de l’EDT du contrat. Le travail spécifique à l’AT et/ou les modification aux AT, y compris les détails des activités à exécuter, n’ont pas été décrites dans l’AT. | Le contrat avec autorisation de tâches (AT) et/ou les modifications aux AT permet de faire exécuter une tâche spécifique. Sans la description de la tâche spécifique, il est difficile de savoir comment une tierce partie pourrait déterminer quel travail a été réellement effectué dans le cadre du contrat avec autorisation de tâches. |
| Non-conformité majeure – procédure | Les travaux visés par les AT n'étaient pas achevés avant l'expiration du contrat ou ne le seront pas. | Aucune modification contractuelle ne figure au dossier qui prolonge la période du contrat pour qu'elle coïncide avec la date d'achèvement des AT. L'AT représente une description des travaux à achever en vertu du contrat. Une fois que le contrat a expiré, il n'y a aucun fondement juridique pour achever les travaux visés par l'AT. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'une copie de l'AT et/ou la modification à l’AT ne figure pas au dossier. | Si l'AT ne figurait pas au dossier, alors une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 10.01 : Autorisations de tâches (AT) – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'émission d'une non-conformité. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce que la copie de l’AT et/ou la modification à l’AT au dossier ne décrit pas la tâche à effectuer. | Si l'AT et/ou la modification à l’AT n’inclue pas la description de la tâche à effectuer, alors une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 10.02 : Autorisations de tâches (AT) – Détails). |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'une copie du contrat ne figure pas au dossier. | Si le contrat ne figurait pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 8.0.1 : Contrat – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'émission d'une non-conformité. |
10.05 Autorisations de tâches– valeur
La valeur totale de chaque AT, y compris les taxes applicables, frais de déplacement et de subsistance (s'il y a lieu), le temps en déplacement devant être rémunéré (s'il y a lieu), etc., ne peut pas dépasser les limites établies dans le contrat.
- Loi sur la gestion des finances publiques (article 33, alinéa (3)(b))
- Guide des approvisionnements de SPAC (sous section 3.35.1.40)
Orientation sur l'évaluation et notes
Le contrat peut autoriser l'exécution de l'intégralité des travaux, ou d'une partie seulement, au moyen d'une AT. Dans les deux cas, la valeur de l'AT ne peut pas dépasser les limites établies dans le contrat pour chaque AT individuelle. Dans le cas des contrats où l'intégralité des travaux sera exécutée au moyen d'une AT, la valeur totale de toutes les AT ne peut pas dépasser les limites établies dans le contrat. Dans le cas des contrats où seule une partie des travaux seront exécutées au moyen d'une AT, la valeur totale de toutes les AT plus la valeur totale des travaux non visés par l'AT ne peuvent pas dépasser les limites établies dans le contrat.
Remarque
- Chaque fois qu'on fait mention de la « valeur totale » dans cet élément, la valeur totale s'entend de la valeur comprenant les taxes applicables, frais de déplacement et de subsistante (s'il y a lieu), le temps en déplacement devant être rémunéré (s'il y a lieu), entre autres, sauf indication contraire dans cet élément
- Le formulaire d'AT mentionné dans le Guide des approvisionnements de SPAC (formulaire PWGSC-TPSGC 572) ne comprend aucun espace pour calculer la valeur comprenant les taxes applicables. Par conséquent, aux fins d'évaluation, l'évaluateur ajoutera la valeur des taxes applicables à chaque AT pour déterminer la conformité à cet élément
| Type | Description | Justification |
|---|---|---|
| Non-conformité majeure – politique (autre) | La valeur totale des travaux exécutés en vertu de toutes les AT, y compris la valeur totale des travaux non visés dans les AT, excède la valeur du contrat. | Le paiement des factures qui dépassent la valeur totale du contrat entraînerait des dépenses supérieures aux fonds engagés. (Violation à l'article 33 de la LGFP). |
| Non-conformité majeure – procédure | La valeur totale des travaux exécutés en vertu d'une AT excède les limites financières imposées à chaque AT individuelle établie dans le contrat. | Le dépassement des limites financières fixées dans le contrat contredit les modalités du contrat. |
| Non-conformité majeure – procédure | Une AT a été délivrée pour tous les travaux visés par le contrat ou pour l'ensemble des travaux à exécuter par chaque catégorie requise dans la partie fixe du contrat ou pour chaque période d'option. | La délivrance d'une AT pour l'ensemble des travaux visés par le contrat ne répondent pas à l'intention du processus d'AT. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'une copie de l'AT ne figure pas au dossier. | Si l'AT ne figurait pas au dossier, alors une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 10.01 : Autorisations de tâches (AT) – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'émission d'une non-conformité. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'une copie du contrat ne figure pas au dossier. | Si le contrat ne figurait pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 8.0.1 : Contrat – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'émission d'une non-conformité. |
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