9. Modifications de contrat – Document d'orientation de l'évaluateur – Exigences des arrangements en matière d’approvisionnement
9.01 Modification de contrat – documentation
Une copie de toutes les modifications de contrat doit être versée au dossier.
- Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (CT) (sous section 12.3.1)
Orientation sur l'évaluation et notes
Sans copie de toutes les modifications de contrat, l'autorité contractante est dans l'impossibilité de déterminer si des changements ont été apportés aux travaux à exécuter ou s'il y a eu un changement aux dates des jalons énoncées dans le contrat, etc. Toutefois, d'après les documents qui figurent au dossier, des modifications de contrat peuvent avoir été émises à des fins administratives seulement.
Des exemples de modifications de contrat qui sont de nature administrative comprennent, sans toutefois s'y limiter, les suivants :
- les modifications soulevées pour changer un code de financement
- les modifications soulevées pour réduire la valeur du contrat afin de tenir compte de la quantité réelle de travaux effectués (c'est-à-dire, le nombre de jours ou d'heures)
- les modifications soulevées pour corriger une erreur dans le contrat initial ou dans une modification de contrat précédente
| Type | Description | Justification |
|---|---|---|
| Non-conformité majeure – politique (documentation) | Une copie des modifications de contrat qui ont une incidence sur la valeur du contrat ou qui modifient sensiblement la portée des travaux requis ne figure pas au dossier, et l'autorité contractante est incapable de la fournir. | Sans copie de ces modifications de contrat en particulier, il n'est pas possible d'appliquer les conditions de l'exigence et d'attester le paiement de quelque facture que ce soit. De plus, l'évaluateur est dans l'impossibilité de confirmer la conformité avec plusieurs éléments subséquents. (Violation de la Politique sur les marchés du CT, sous section 12.3.1) |
| Non-conformité majeure – procédure | La copie de la modification du contrat dans le dossier n’est pas signée par l’autorité contractante ou par le fournisseur ou les deux. | L’absence de signature du contrat soulève la question de savoir si la modification du contrat a été exécutée. |
| Non-conformité majeure – procédure | Chaque fois qu’une autorisation de tâches (AT) ou une modification à une AT est émise, une modification au contrat est émise. | L’intention du processus d’AT est d’émettre un contrat, avec une valeur totale basée sur l’utilisation prévue qui sera couverte par les AT. Les modifications au contrat visent à modifier les termes et conditions du contrat (par exemple, l’exercice d’une période d’option). |
| Non-conformité mineure | Le dossier contractuel ne comprend pas de copie de toutes les modifications contractuelles. Toutefois, d'après les autres documents figurant dans le dossier, la ou les modifications manquantes étaient de nature administrative seulement. | Le défaut de se conformer à l'exigence ne correspond pas aux critères applicables à une non-conformité majeure.
Remarque : La récurrence de la constatation liée au manque de documents au dossier, que ce soit au cours d'évaluations futures ou de l'évaluation d'un contrat en particulier, peut conduire à l'émission d'une non-conformité majeure. |
| Observation (documentation) | D’après les documents fournis aux fins d’évaluation dans le présent document, il semble qu’aucune modification n’ait été émise pour exercer la ou les périodes d’option. | Le défaut de se conformer à l'exigence ne correspond pas aux critères applicables à une non-conformité majeure. Remarque : La récurrence de la constatation liée au manque de documents au dossier, que ce soit au cours d'évaluations futures ou de l'évaluation d'un contrat en particulier, peut conduire à l'émission d'une non-conformité majeure. |
| Observation (autre) | La modification au contrat utilisé n’inclut pas de section permettant au fournisseur de signer la modification. | Le défaut de se conformer à cette exigence ne correspond pas aux critères applicables à une non-conformité majeure.
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
9.02 Modification de contrat – date
La date à laquelle la modification entre en vigueur doit précéder la date d'échéance du contrat.
Orientation sur l'évaluation et notes
La date de modification doit être la date à laquelle la modification a été exécutée (c'est-à-dire, la date à laquelle la modification a été signée).
| Type | Description | Justification |
|---|---|---|
| Non-conformité majeure – procédure | La modification a été émise après l'expiration du contrat. | Les modifications émises après l'expiration du contrat représentent une tentative de modifier un document juridique qui n'existe pas. |
| Non-conformité mineure | Une copie de la modification du contrat est signée par les deux parties mais n’est pas datée. | Les modifications non datés peuvent ne pas être juridiquement exécutable. Le défaut de se conformer à cette exigence ne correspond pas aux critères applicables à une non-conformité majeure.
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'aucune copie du contrat ne figure au dossier. | Si le document contractuel ne figure pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 8.01 : Contrat – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
9.03 Modification de contrat – détails du besoin (généralités)
Les documents de modification de contrat doivent contenir toutes les composantes requises et être compatibles avec les clauses du contrat.
- Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), Guide des approvisionnements (sous section 6.3 - Annex)
- Les services d'aide temporaire pour la Région de la Capitale nationale
Guide d’évaluation et notes
Lors de la détermination de la conformité à cet élément, les évaluateurs doivent déterminer si toutes les clauses et les annexes mentionnées dans le contrat et concernées par la modification ont été mises à jour de manière appropriée. Les exemples d’une telle situation incluent, mais ne se limitent pas à :
- Le contrat comprend une clause spécifique pour la période du contrat et inclut également dans l’annexe B, base de paiement, une référence à la période du contrat. La modification révise la clause spécifique à la période du contrat mais ne modifie pas l’annexe B ou vice versa
- La modification modifie la valeur du contrat. L’annexe B, base de paiement, est modifiée de manière appropriée, mais la clause de spécifique à la base de paiement dans le contrat n’est pas révisée ou vice versa
Services d’aide temporaire
SPAC n'a pas à approuver la modification. Cependant, vous devez envoyer une copie de la modification dans les 2 jours ouvrables à tpsgc.pasat-apths.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca pour des fins administratives. Les contrats peuvent être modifiés pour atteindre un maximum de 24 semaines consécutives au-delà de la limite de 48 semaines consécutives
Remarque
En cas de divergence dans le contrat, telle que celle provoquée par une modification au contrat ne mettant pas à jour correctement toutes les clauses et les annexes, la clause « Priorité des documents » s’applique. Dans de tels cas, les articles de convention (c’est-à-dire les clauses contractuelles) remplacent, par exemple, toute modification apportée à une annexe via une modification de contrat.
| Type | Description | Justification |
|---|---|---|
| Non-conformité majeure – politique (autre) | Il y a une différence entre les clauses ou les annexe mentionnées dans la modification du contrat et le contrat. | Le paiement de factures contre un contrat dans lequel il y a divergence entre le contrat et la ou les modifications remet en question l’attestation établie en vertu de l’article 34 de la LGFP. (Infraction à l’article 34 de la LGFP). |
| Non-conformité majeure – politique (autre) | Services d'aide temporaire (SAT) – Le contrat a été modifié pour prolonger la période de plus de 24 semaines consécutives et au-delà de la limite de 48 semaines consécutives. | La documentation au dossier confirme que l’extension requise était significative. Un tel changement aurait pu entraîner la nécessité d’une nouvelle recherche, des réponses différentes des fournisseurs (c’est-à-dire une nouvelle ressource offerte, des réponses fournies par des fournisseurs qui n’avaient pas répondu auparavant, etc.), des résultats d’évaluation différents et une attribution différente. (Contravention des règles de SAT disponible au : Les services d'aide temporaire pour la Région de la Capitale nationale. |
| Non-conformité majeure – politique (autre) | SAT – Les modifications au contrat ne mettent pas à jour toutes les clauses requises. | La Politique sur les marchés du CT exige que les documents contractuels comprennent toutes les composantes requises (clauses, parties, annexes, etc.) qui garantissent que le processus de passation de marché pourrait résister à l'examen public et respecter les obligations du Canada conformément aux divers accords de libre-échange. (Violation de la Politique sur les marchés du CT, sous sections 4.2.11, 4.2.12, 4.2.23, 5.2.1, 8.4.1, 12.1.2, 12.4.1, 12.5.3, 12.11.10, 12.12.1) |
| Observation (documentation) | La conformité à cette exigence ne peut être déterminée, car une copie de la ou des modifications du contrat ne figure pas dans le dossier. | Si la modification ne figure pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c’est-à-dire, l’élément 9.01 : Modification du contrat – Documentation.
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l’établissement d’une non-conformité. |
| Observation (documentation) | La conformité à cette exigence ne peut être déterminée, car la copie du contrat ne figure pas au dossier. | Si le document contractuel ne figure pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 8.01 : Contrat – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
9.04 Changements à l'énoncé des travaux ou à la description de travail
La justification des modifications de contrat qui changent sensiblement l'énoncé des travaux (EDT) ou la description de travail que l'on précise dans le contrat initial doit être consignée au dossier et être valable.
- Politique sur les marchés du CT (sous sections 10.8.19 et 12.9.1)
Orientation sur l'évaluation et notes
Si l'EDT compris dans le document de demande de soumissions et dans le contrat par la suite nécessite d'importants changements, l'autorité contractante doit annuler le contrat et démarrer un nouveau processus contractuel (effectuer une nouvelle recherche, émettre un nouveau document de demande de soumissions, etc.) La seule exception à la règle ci dessus est un cas où l'autorité contractante a inclus un EDT inexact ou une description de travail inexacte dans le contrat initial. Dans un tel cas, la modification est de nature administrative et a été soulevée pour corriger une erreur présente dans le contrat initial.
| Type | Description | Justification |
|---|---|---|
| Non-conformité majeure – politique (autre) | Une modification émise a changé sensiblement les travaux requis ou les fonctions à exécuter. | Les documents figurant au dossier confirment que le changement apporté aux travaux requis était considérable. Un tel changement aurait pu faire en sorte qu'une nouvelle recherche soit nécessaire (d'après une nouvelle catégorie, un nouveau niveau ou les deux) ou entraîner des réponses différentes des fournisseurs (c'est-à-dire, de nouvelles ressources offertes, des réponses données par des fournisseurs qui n'en avaient pas données précédemment, etc.), des résultats d'évaluation différents ou une attribution différente. (Violation de la Politique sur les marchés du CT, sous section 10.8.19) |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'une copie de la ou des modifications de contrat ne figure pas au dossier. | Si la modification de contrat ne figurait pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 9.01 : Modification de contrat – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'émission d'une non-conformité. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'aucune copie du contrat ne figure au dossier. | Si le contrat ne figurait pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 8.01 : Contrat – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'émission d'une non-conformité. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce que le contrat au dossier ne comporte pas de copie de l'EDT. | Si le contrat au dossier ne comprend pas de copie de l'EDT, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 8.05 : Énoncé des travaux (EDT)/description de travail).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'émission d'une non-conformité. |
9.05 Catégorie et niveau
L'autorité contractante ne doit pas changer la ou les catégories ou encore le ou les niveaux, ou les deux, qui sont indiqués dans le contrat initial.
- Politique sur les marchés du CT (section 2a), sous section 10.8.19)
Orientation sur l'évaluation et notes
Un changement aux niveaux ou encore à la ou aux catégories, ou les deux, rendrait invalide la recherche initiale effectuée.
La seule exception à la règle ci dessus est un cas où le contrat initial mentionne la mauvaise catégorie ou le mauvais niveau. Dans un tel cas, la modification est de nature administrative et a été soulevée pour corriger une erreur présente dans le contrat initial.
| Type | Description | Justification |
|---|---|---|
| Non-conformité majeure – politique (autre) | Une modification émise a changé la ou les catégories ou encore le ou les niveaux, ou les deux, qui sont indiqués dans le contrat initial. | La modification de la ou des catégories ou encore du ou des niveaux dans le contrat rendrait invalide la recherche effectuée et conduirait presque certainement à une liste différente de fournisseurs potentiels à la suite d'une recherche. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'une copie de la ou des modifications de contrat ne figure pas au dossier. | Si la modification de contrat ne figure ou ne figurait pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 9.01 : Modification de contrat – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'émission d'une non-conformité. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'une copie du contrat ne figure pas au dossier. | Si le contrat ne figurait pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 8.01 : Contrat – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'émission d'une non-conformité. |
| Observation (autre) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce que le contrat au dossier ne fait pas mention de la catégorie ou du niveau requis. | Si le contrat au dossier ne fait pas mention de la catégorie ou du niveau requis, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 8.03 : Contrat – détails du besoin (généralités)).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'émission d'une non-conformité. |
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