2. Critères de recherche – Document d'orientation de l'évaluateur – Exigences des arrangements en matière d’approvisionnement
2.01 Résultats de recherche – documentation
Une copie des résultats de recherche doit être versée au dossier.
- Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (CT) (sous section 12.3.1)
- Des règles opérationnelles communes dans le Système des services professionnels centralisés portail électronique
- Les services d'aide temporaire pour la Région de la Capitale nationale
Orientation sur l'évaluation et notes
L'autorité contractante doit imprimer et sauvegarder une copie électronique des résultats initiaux et finaux et les placer dans le dossier contractuel. Si aucune copie des résultats de recherche ne figure au dossier, l'évaluateur ne sera pas en mesure de confirmer que les règles opérationnelles communes du portail électronique du Système des services professionnels centralisés (SSPC) ont été appliquées. Les recherches effectuées dans le portail électronique du SSPC se font en deux parties – les résultats de recherche initiaux intitulés « (Nom de la méthode d'approvisionnement) AA - Recherche filtrage »,qui est une liste de tous les fournisseurs potentiels qui respectent les critères de recherche précisés, et les résultats de recherche finaux, intitulés « (Nom de la méthode d'approvisionnement) AA - Dernier résultats de la recherche », qui est une liste des fournisseurs invités à présenter une soumission. Dans tous le cas, l'autorité contractante est tenue de verser les résultats de recherche initiaux et finaux dans le dossier contractuel.
Les renseignements suivants doivent être fournis dans les résultats de recherche initiaux et finaux :
- le nom de la méthode d'approvisionnement
- le nom légal du fournisseur
- les critères de recherche utilisés (catégorie ou catégories, niveau, nombre de ressources, région, cote de sécurité du fournisseur, mesures de protection des documents par le fournisseur, etc.)
- la date de la journée ou la recherche a été effectuée
- les données de l’acheteur
Remarque
- Les autorités contractantes qui invoquent la règle « ne dépasse pas 40 000 $ » doivent tout de même effectuer une recherche et verser dans le dossier une copie des résultats de recherche initiaux et finaux
- Les recherches multiples peuvent s'expliquer de deux manières
- Les critères de recherche (y compris la catégorie requise, le nombre de ressources, le niveau de sécurité, etc.) ont changé
- Les critères de recherche n'ont pas changé, mais le client a réalisé une ou plusieurs autres recherches pour éviter d'envoyer une demande de soumissions à des fournisseurs non souhaités générés au hasard par le système du portail électronique du SSPC
- Les recherches effectuées au moyen de ProServices s'appliqueront à des catégories qui sont liées à la technologie de l'information (TI) ou non. Le SSPC n'offre pas la capacité d'effectuer simultanément une recherche dans des catégories liées à la TI et des catégories qui n'y sont pas liées
- Si plusieurs recherches ont été effectuées, l'évaluateur évaluera uniquement les résultats de la recherche les plus récents
- Les recherches effectuées à l’aide des services d’aide temporaire (SAT) sont uniquement possibles dans la région de la capitale nationale (RCN)
| Type | Description | Justification |
|---|---|---|
| Non-conformité majeure – politique (documentation) | Une copie des résultats de recherche initiaux (s'il y a lieu) et finaux ne figure pas au dossier, et l'autorité contractante est incapable de la fournir. |
Sans copie des résultats de recherche initiaux, l'évaluateur ne peut pas vérifier si les fournisseurs qui ne faisaient pas partie des résultats de recherche finaux et qui ont demandé et ont reçu une copie de la demande de soumissions respectaient les critères de recherche utilisés. Sans copie des résultats de recherche finaux, l'évaluateur ne peut pas :
(Violation de la Politique sur les marchés du CT, sous section 12.3.1.) |
| Non-conformité majeure – procédure | La recherche versée au dossier a été effectuée après la publication de la demande de soumission. | Une recherche via SSPC est obligatoire, avant la publication de la demande de soumission et l'attribution du contrat, pour confirmer quels fournisseurs ont été pré-qualifiés par rapport à la ou aux catégories visées par la recherche. |
| Observation (documentation) | La recherche versée au dossier n'est pas datée. | Sans la date de recherche, l'évaluateur ne peut confirmer si, au moment où le processus d'approvisionnement a été lancé, l'AMA du fournisseur comprenait ou non la ou les catégories visées par la recherche. |
| Observation (autre) | La recherche versée au dossier ne représente pas la bonne liste de fournisseurs. | La recherche effectuée était basée sur une exigence évaluée à un seuil spécifique. Suite à la modification au contrat, la valeur révisée du contrat dépasse le seuil utilisé lors de la recherche. Si la recherche effectuée avait été basée sur une exigence représentant le bon seuil, la liste de fournisseurs admissibles aurait été différente. |
2.02 Résultats de recherche – critères
Les Catégories et le niveau d'expérience utilisés dans les critères de recherche doivent être compatibles avec les travaux décrits dans l'énoncé des travaux (EDT).
- Politique sur les marchés du CT (sous section 16.10.3)
Orientation sur l'évaluation et notes
L'évaluateur doit déterminer si les catégories et niveaux d'expérience utilisés dans les critères de recherche sont compatibles avec les travaux décrits dans l'EDT.
Remarque
- Les descriptions des catégories qui figurent dans la méthode d'approvisionnement des services professionnels en informatique centrés sur les tâches (SPICT) mentionnent le « niveau 1 », le « niveau 2 » et le « niveau 3 ». Ces niveaux correspondent aux niveaux subalterne, intermédiaire et supérieur qui sont mentionnés dans les résultats de recherche du SSPC pour toutes les autres méthodes d'approvisionnement
- Le système du portail électronique du SSPC ne permet pas aux utilisateurs d'effectuer une recherche à l'aide de régions ou de régions métropolitaines différentes ou d'un mélange de catégories liées ou non à la TI (cela ne s'applique qu'à ProServices)
- Les recherches effectuées à l’aide de SAT sont possibles dans la région de la capitale nationale seulement. Lorsqu'une coentreprise apparaît sur la liste des fournisseurs sélectionnés, les utilisateurs désignés doivent supprimer les individus membres d’une coentreprise s’ils apparaissent aussi sur la liste
- Dans le cas où il existe un écart entre le nombre de ressources utilisées pour effectuer la recherche et le nombre de ressources indiqué dans la demande de soumission, aucune constatation ne sera soulevée. En effet, pour les recherches effectuées à l’aide d’un AMA, le nombre de ressources utilisées pour effectuer la recherche n’affectera pas les résultats
| Type | Description | Justification |
|---|---|---|
| Non-conformité majeure – politique (autre) | Les catégories et les niveaux d'expériences utilisées dans les critères de recherche ne sont pas compatibles avec les travaux décrits dans l'EDT. | L'utilisation inexacte de catégories et niveaux d'expériences utilisées dans les critères de recherche aura une incidence directe sur les résultats de recherche des fournisseurs admissibles. Si les critères exacts avaient été utilisés, la liste de fournisseurs admissibles aurait été différente. (Violation de la Politique sur les marchés du CT, sous-section 16.10.3.) |
| Non-conformité majeure – politique (autre) | Il existe des écarts important entre les résultats de recherche et l’EDT. | L'utilisation inexacte de critères utilisées dans les critères de recherche aura une incidence directe sur les résultats de recherche des fournisseurs admissibles. Si les critères exacts avaient été utilisés, la liste de fournisseurs admissibles aurait été différente. (Violation de la Politique sur les marchés du CT, sous-section 16.10.3.) |
| Non-conformité majeure – politique (autre) | Les recherches effectuées à l’aide de SAT concernaient un besoin à l’extérieur de la région de la capitale nationale. | Les SAT pour la RCN ne doivent pas être utilisées lorsque le client cherche une solution à un besoin opérationnel ministériel ou pour les exigences en dehors de la RCN. |
| Non-conformité majeure – procédure | Les recherches effectuées à l’aide de SAT – Les membres individuels de la coentreprise n’ont pas été supprimés de la liste de recherche. | Lorsqu’une coentreprise apparaît sur la liste des fournisseurs sélectionnés, les utilisateurs doivent supprimer tous les membres individuels de la coentreprise s’ils sont également présents sur la liste. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'aucune copie l'EDT, ne figure au dossier. | Si l’énoncé des travaux ne figurent pas au dossier, une non-conformité majeure sera soulevée par rapport à d’autres éléments tel que (c'est-à-dire, l'élément 3.0.1 : Demande de soumissions – Documentation et/ou l’élément 8.01 : Contrat – Documentation). Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'aucune copie des résultats de recherche initiaux ou finaux ne figure au dossier. |
Si les résultats de recherche initiaux ou finaux ne figurent pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 2.01 : Résultats de recherche – Documentation). Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
- Date de modification :