3. Préparation de la demande de soumissions – Document d'orientation de l'évaluateur – Exigences des arrangements en matière d’approvisionnement

Orientation sur l'évaluation et notes

Une copie complète du document de demande de soumissions, y compris, sans toutefois s'y limiter, l'Énoncé des travaux (EDT), la catégorie ou les catégories et les niveaux requis, l'exigence de sécurité, les critères obligatoires et cotés, la méthode de sélection, les attestations, la grille souple (s'il y a lieu) et les clauses du contrat subséquent, entre autres, doit figurer au dossier. Sans copie du document complet de demande de soumissions, l'évaluateur est dans l'impossibilité de confirmer les renseignements envoyés au fournisseur.

Orientation sur l'évaluation et notes

L'évaluateur doit vérifier si la catégorie ou les catégories, le niveau d'expertise, l'attestation de sécurité du fournisseur, la mesure de protection des documents par le fournisseur et la région ou région métropolitaine indiqués dans le document de demande de soumissions correspondent aux critères utilisés pour effectuer la recherche.

Ce qui suit s'applique uniquement aux besoins dirigés:

• Si la cote de sécurité ou le niveau de protection des documents indiqué dans le profil du fournisseur dans le portail électronique du Système des Services professionnels centralisés (SSPC) est plus élevé que celui indiqué dans la demande de soumissions, une non-conformité ne doit pas être soulevée. La raison étant que le fournisseur sélectionné aurait apparu dans les résultats de la recherche dans les deux cas
• Si la cote de sécurité ou le niveau de protection des documents indiqué dans le profil du fournisseur dans le portail électronique du SSPC est inférieur à celui indiqué dans la demande de soumissions, une non-conformité sera produite s'il n'y a pas de documentation confirmant ce qu'était le niveau de protection des documents au moment de la demande de soumission

Orientation sur l'évaluation et notes

Les demandes de soumissions doivent accorder aux fournisseurs une période minimale pour soumettre une réponse. Les temps de réponse minimal des soumissions ont été mis au point, en consultation avec les fournisseurs et les utilisateurs du service, pour donner aux fournisseurs suffisamment de temps pour trouver des ressources capables d'effectuer les travaux. Les autorités contractantes qui accordent une période de réponse inférieure à la période minimale requise doivent avoir versé au dossier une justification écrite. La justification doit être formulée en consultation avec le client et, possiblement, les fournisseurs désignés.

Au moment de calculer la période de réponse, on ne compte pas la date indiquée dans le document de demande de soumissions ou la date à laquelle le document de demande de soumissions a été envoyé aux fournisseurs (si la date est différente de celle indiquée sur le document de demande de soumissions). Lorsqu'il y a des écarts entre la date indiquée sur le document de demande de soumissions et la date à laquelle une copie par courriel du document de demande de soumissions est envoyée aux fournisseurs (par exemple, la date indiquée sur le document de demande de soumissions est le 7 janvier 2020 et la date du courriel est le 8 janvier 2020), la date à laquelle le document de demande de soumissions a été envoyé aux fournisseurs doit servir à déterminer la conformité avec cette exigence. Lorsque le document de demande de soumissions n'indique pas la date de réponse, on doit supposer que la date à laquelle le document de demande de soumissions est envoyé aux fournisseurs représente la date de demande de soumissions, et cette date doit servir à déterminer la conformité avec cette exigence.

Orientation sur l'évaluation et notes

Les documents de demande de soumissions doivent comprendre, à tout le moins, mais sans s'y limiter, les renseignements suivants :

• les instructions uniformisées
  • les instructions sur la présentation des soumissions (l'adresse pour la présentation des soumissions, la date et l'heure de clôture)
• les instructions pour la préparation des soumissions
• les procédures d'évaluation des soumissions
• la méthode de sélection
• la capacité financière (s'il y a lieu)
• les attestations
• la clause de sécurité (s'il y a lieu)
• la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) remplie (s'il y a lieu), à l'exception de la partie D, voir remarque ci-dessous
• les clauses du contrat subséquent (incluant les clauses d’autorisations de tâches (AT), frais de déplacement, etc., si applicable)
• une description complète des travaux à exécuter (c'est-à-dire, l'EDT)

Les documents de demande de soumissions relatifs à toutes les méthodes d'approvisionnement, à l'exception de ProServices et les services d’aide temporaire (SAT), doivent utiliser le modèle de demande de soumissions « Modèle de demande de soumissions et de contrat subséquent pour les besoins de complexité élevée (CE) » qui est disponible dans le Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA). Les documents de demande de soumissions qui sont émis au moyen de la méthode d'approvisionnement de ProServices doivent utiliser le modèle de demande de soumissions « Modèle de demande de soumissions et de contrat subséquent pour les besoins de complexité moyenne (CM) » qui est disponible dans le Guide des CCUA. Pour les SAT, l’utilisateur doit utiliser l’un des trois (3) modèles de demande de soumissions disponibles sur le site internet des SAT. Les modèles de demande de soumissions de CE et de CM et SAT comprennent des clauses qui doivent figurer dans le document de demande de soumissions et des clauses qui ne sont requises que dans des circonstances précises. Au moment de déterminer la conformité avec cet élément, les évaluateurs doivent déterminer si tous les renseignements indiqués ci dessus, y compris toutes les clauses appropriées, ont été intégrés au document de demande de soumissions.

Orientation sur l'évaluation et notes

Les documents de demande de soumissions doivent comprendre, à tout le moins, mais sans s'y limiter, les renseignements suivants :

• les attestations (s'il y a lieu)
• la clause de sécurité (s'il y a lieu)
• la LVERS remplie (s'il y a lieu)
• les clauses du contrat subséquent
• une description complète des travaux à exécuter (c'est-à-dire, l'Énoncé des travaux (EDT))

Orientation sur l'évaluation et notes

La grille souple s'applique aux besoins où l'on a recours à l'arrangement en matière d'approvisionnement de tâches de Services professionnels centrés sur les tâches et les solutions (SPTS), ou encore aux besoins pour les catégories faisant partie des volets 8 à 12 (services professionnels non centrés sur la technologies de l'information (TI), pour la méthode d'approvisionnement de ProServices seulement. La grille souple indique le nombre minimum de points requis par chaque ressource proposée pour être admissible à chaque niveau d'expertise (c'est-à-dire,subalterne, intermédiaire ou supérieur). Un différent nombre de points est attribué aux études, aux attestations professionnelles et à l'expérience pertinentes. Le document de demande de soumissions doit comprendre les renseignements suivants se rapportant à la grille souple :

• un énoncé précisant que le soumissionnaire doit démontrer que chaque ressource proposée a obtenu le nombre minimal de points requis pour le niveau et la catégorie pertinents décrits dans la ou les grilles souples
• une copie de la ou des grilles souples pertinentes ou un renvoi à l'exigence énoncée à l'annexe « A », Besoin de l'arrangement en matière d'approvisionnement de tâches de SPTS

Orientation sur l'évaluation et notes

Les critères d'évaluation obligatoires précisent les exigences minimales essentielles à l'exécution de tous les travaux. D'importants écarts entre les critères obligatoires, l'EDT, la grille souple (s'il y a lieu) donnent à penser :

• que les travaux décrits dans l'EDT sont inexacts
• que la Grille souple (si applicable), plus précisément la ou les catégories ou le ou les volets et le niveau (s'il y a lieu) sélectionnés sont inexacts
• qu'il y a eu une apparence de tentative de manipulation du processus d'approvisionnement

Des écarts entre l’énoncé des travaux, plus précisément le niveau de chaque catégorie, et les exigences obligatoires viendraient invalider la recherche effectuée. Dans un tel cas, il est fort probable que si le niveau de la ou des catégories que l'on utilise correspondait aux exigences obligatoires, les résultats de recherche auraient été sensiblement différents. Par exemple, le document de demande de soumissions exigeait un architecte d'applications ou de logiciels de niveau intermédiaire (ou niveau 2). L'expérience requise dans le document de demande de soumissions était d'un minimum de quinze (15) ans. Toutefois, l'expérience requise pour cette catégorie au niveau précis est de 5 à moins de 10 années d'expérience. Le fait d'exiger un minimum de quinze (15) années d'expérience serait cohérent avec la catégorie précisée au niveau supérieur (ou niveau 3).

Orientation sur l'évaluation et notes

La conformité avec chaque exigence technique obligatoire doit être fondée sur une simple réponse par « oui » ou par « non ». Si l'évaluateur doit faire preuve de jugement pour déterminer la conformité, le document de demande de soumissions doit présenter des lignes directrices de sorte que les fournisseurs sachent comment leur réponse sera évaluée. Par exemple, le document de demande de soumissions exige un diplôme d'études secondaires. Cette exigence est claire : la personne y répond ou non. Un exemple de critère qui nécessiterait d'user de jugement est l'exigence d'un diplôme d'études secondaires ou d'une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience. Dans de tels cas, la combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience doit être précisée.

Un document de demande de soumissions qui ne précise pas l'exigence minimale requise, les connaissances requises, le nombre minimal de projets ou la durée minimale des projets entre autres, obligera les évaluateurs de juger qu'une ressource est conforme si, par exemple, cette ressource possède une journée d'expérience dans un domaine requis. Les déclarations comme « expérience de » et « vaste expérience de » ne précisent pas de quantité minimale d'expérience, et elles permettent donc les évaluations discrétionnaires.

Les documents de demande de soumissions qui omettent de préciser le caractère récent de l'expérience ou du projet obligeront les évaluateurs à juger qu'une ressource est conforme si, par exemple, l'expérience a été acquise ou le projet achevé il y a cinq, dix ou vingt ans.

L'autorité contractante doit, pour chaque exigence technique obligatoire, énoncer la façon dont la conformité sera déterminée. Dans le cas des critères liés aux projets et à l'expérience, la conformité peut être déterminée au moyen du curriculum vitæ présenté. Toutefois, le respect de critères comme l'attestation de sécurité, le titre professionnel et les études, entre autres, devrait être justifié en présentant des preuves objectives comme des certificats et des copies de diplômes, etc. En l'absence de déclarations claires indiquant comment la conformité sera déterminée, l'autorité contractante sera obligée d'accepter comme preuve une simple déclaration du fournisseur. Dans de telles situations, une observation doit être citée, y compris, dans les commentaires, une note indiquant que l'affirmation faite par le fournisseur devrait être acceptée.

Orientation sur l'évaluation et notes

Les critères d'évaluation techniques obligatoires ne doivent pas avoir pour effet de restreindre indûment la capacité d'un fournisseur à répondre à la demande de soumissions. Voici des exemples d'une telle situation :

• Exiger une quantité minimale d'expérience dans un très court délai (par exemple, trois [3] ans au cours des quatre [4] dernières années), compte tenu de la catégorie, du niveau et de la description des travaux requis dans l'EDT, etc.
• Un nombre déraisonnable d'exigences obligatoires, compte tenu de la catégorie, du niveau et de la description des travaux requis dans l'EDT, etc.
• L'expérience requise est déraisonnable, compte tenu de la catégorie, du niveau et de la description des travaux requis dans l'EDT (par exemple, on exige la catégorie 1.1 – expert-conseil en ressources humaines, niveau de compétence subalterne et expérience minimale requise de 10 ans)
• Le ou les certificats exigés sont déraisonnables compte tenu de la catégorie, du niveau, de la description des travaux à exécuter décrits dans l'EDT (par exemple, besoin lié à la catégorie 2.15 – expert-conseil en animation, niveau d'expertise subalterne et attestation de maître-animateur requise)

  Remarque : L'attestation professionnelle de maître animateur est d'un niveau d'attestation supérieur à celui de formateur professionnel.

• Expérience précise liée au gouvernement où les travaux doivent avoir été effectués dans un secteur en particulier du gouvernement fédéral (par exemple, l'exigence vise la catégorie 3.2, gestionnaire de projet, d'un niveau d'expertise intermédiaire, avec un minimum de dix (10) années d'expérience dans un bureau de projet en particulier à la Défense nationale)

Orientation sur l'évaluation et notes

Les critères d'évaluation technique cotés sont utilisés pour aider à déterminer quelle réponse à la demande de soumissions représente le meilleur rapport qualité prix. D'importants écarts entre les critères cotés, l'EDT ou les critères de recherche donnent à penser :

• que les travaux décrits dans l'EDT sont inexacts
• que les critères de recherche, plus précisément la ou les catégories ou le ou les volets et le niveau (s'il y a lieu) sélectionnés sont inexacts
• qu'il y a eu une apparence de tentative de manipulation du processus d'approvisionnement

Orientation sur l'évaluation et notes

Les critères par rapport auxquels les points sont attribués doivent être clairement définis de sorte que les fournisseurs possèdent les renseignements nécessaires pour offrir les meilleures ressources potentielles, et de sorte que l'autorité contractante ou le client puisse évaluer les ressources offertes et prendre des décisions en fonction de critères clairement définis.

Le document de demande de soumissions doit décrire clairement les critères cotés afin de permettre aux responsables de l'évaluation technique de prendre des décisions appropriées et valables concernant l'attribution des points. Par exemple, si des points sont attribués à un diplôme postsecondaire, le critère doit indiquer les points attribués à chaque type de diplôme (c'est-à-dire, diplôme de premier cycle, diplôme d'études supérieures ou doctorat), s'il y a lieu, et indiquer la ou les disciplines qui seraient admissibles à l'attribution de points. Si cela n'était pas fait, cela pourrait avoir pour effet, par exemple, de forcer un évaluateur à accepter des diplômes dont le lien avec les travaux requis est faible, voire inexistant.

Les documents de demande de soumissions qui ne précisent pas l'exigence minimale d'expérience, la durée minimale du projet, etc. obligeront les évaluateurs à attribuer des points aux projets dont la ressource a, par exemple, une journée d'expérience dans une catégorie requise. De plus, les documents de demande de soumissions qui ne précisent pas comment récente doit être l'expérience ou le projet obligeront les évaluateurs à attribuer des points à des projets qui, par exemple, ont été achevés il y a cinq, dix ou vingt ans.

Orientation sur l'évaluation et notes

Les lignes directrices sur la notation qui sont utilisées pour chaque critère coté doivent, en présence de conditions précises, être en mesure de ne retourner qu'une valeur unique. Les lignes directrices sur la notation qui attribuent des points à plusieurs éléments comme des projets doivent clairement indiquer le nombre de points qui seront attribués à chaque élément ou projet.

Par exemple, l'exigence minimale est de 2 années d'expérience (ce qui est présenté expressément comme une exigence obligatoire). Le guide de notation attribue 10 points pour plus de 2 années d'expérience, mais moins de 5 années d'expérience, ainsi que 20 points pour 5 années d'expérience ou plus. Les fournisseurs savent que s'ils offrent une ressource comptant 5 années d'expérience, ils se verront attribuer 20 points pour ce critère. Toutefois, selon le même exemple qui figure ci-dessus, le guide de notation attribue 10 points pour deux (2) à 5 années d'expérience et 20 points pour 5 années d'expérience ou plus. Comment l'évaluateur déterminera t’il le nombre de points à attribuer à une ressource qui compte exactement 5 années d'expérience?

Utilisation de barèmes de notation :

Dans certains cas, le document de demande de soumissions peut comprendre un tableau qui présente des renseignements supplémentaires sur la façon dont les points sont attribués à un projet. Par exemple, pour une exigence cotée, des points peuvent être attribués en fonction d'une description de l'approche qu'un soumissionnaire adopterait pour effectuer les travaux requis. Dans de tels cas, des points seraient attribués en fonction du degré de compréhension, de la clarté et de l'exhaustivité, entre autres, du soumissionnaire. La façon dont les points seront attribués doit être claire. Par exemple, si des points sont attribués en fonction de la compréhension du besoin par le soumissionnaire, il ne peut pas y avoir d'ambiguïté dans la description des divers niveaux de compréhension. De plus, il ne peut y avoir qu'une note attribuée par niveau. Par exemple, si, pour un critère coté, des points sont attribués en fonction du niveau de compréhension du fournisseur et que le nombre maximal de points est de 50, les points peuvent être attribués comme suit :

• Niveau 1 – 10 points (assez bonne compréhension)
• Niveau 2 – 20 points (bonne compréhension)
• Niveau 3 – 30 points (excellente compréhension)

À l'aide du même exemple ci dessus, une plage de points sont attribués comme suit :

• Niveau 1 – De 1 à 10 points (assez bonne compréhension)
• Niveau 2 – De 11 à 20 points (bonne compréhension)
• Niveau 3 – De 21 à 30 points (excellente compréhension)

D'après ce qui précède, l'attribution d'une plage de points pour chaque niveau permet à l'évaluateur de déterminer l'« excellence » de la compréhension.

Orientation sur l'évaluation et notes

Diverses méthodes de sélection qui sont fondées sur des points attribués à des exigences cotées peuvent également préciser qu'une soumission, pour être prise en considération, doit obtenir un nombre minimum de points, un nombre minimum de points par critère coté, ou les deux. Dans de tels cas, le document de demande de soumissions doit indiquer la note minimum requise (totale, individuelle ou les deux). Sans ces renseignements, les fournisseurs ne seront pas en mesure de déterminer si les ressources qu'ils souhaitent offrir obtiendront les notes minimum requises. Les méthodes de sélection potentielles qui pourraient être employées comprennent les suivantes :

• le meilleur rapport qualité prix, défini comme la réponse conforme sur le plan technique dont le prix par point est le plus bas
• le meilleur rapport qualité prix, défini comme la réponse conforme sur le plan technique qui obtient la plus haute note combinée relativement au mérite technique et au prix)
• le meilleur rapport qualité prix, défini comme la réponse conforme sur le plan technique qui obtient le plus de points

Les renseignements liés au nombre minimum de points ou au pourcentage minimum des points totaux qui sont présentés dans diverses sections du document de demande de soumissions doivent être cohérents. Les écarts potentiels comprennent les suivants :

• le nombre minimum de points ou le pourcentage minimum des points totaux qui est indiqué dans une partie du document de demande de soumissions contredit l'exigence minimale qui figure dans une autre
• le pourcentage minimum de points requis qui est indiqué dans une partie du document de demande de soumissions contredit le pourcentage minimum de points calculé d'après le nombre de points minimum et maximum précisé ailleurs dans le document de demande de soumissions
• la partie des clauses du document de demande de soumissions ou le guide de notation exige des soumissionnaires qu'ils obtiennent un nombre minimum de points totaux ou un pourcentage minimum des points maximums totaux qui est différent de la somme du nombre de points minimum requis pour toutes les exigences cotées

Dans l'éventualité où l'évaluateur constate que la demande de soumissions comprend des renseignements contradictoires concernant les points minimums et que le problème est corrigé avant la date d'échéance fixée pour retourner les propositions, on ne doit pas soulever de non-conformité. L'évaluateur doit prendre note de ces faits dans la zone de commentaires du rapport d'évaluation.

Orientation sur l'évaluation et notes

Les critères d'évaluation techniques cotés ne doivent pas être considérés comme limitant la capacité d'un fournisseur à répondre à la demande de soumissions. Des exemples d'une telle situation comprennent notamment les suivants.

• Un nombre déraisonnable d'exigences cotées, compte tenu de la catégorie, du niveau et de la description des travaux requis dans l'EDT, etc.
• La quantité d'expérience requise pour obtenir le nombre maximum de points est déraisonnable. Les facteurs qui peuvent avoir une incidence sur cette conclusion comprennent la catégorie, le niveau et la description des travaux requis dans l'EDT, etc. Par exemple, les points maximums pour un critère coté en particulier ne peuvent être obtenus que si la ressource possède au moins 25 années d'expérience
• Des points sont attribués pour un certificat alors que la nécessité du certificat est déraisonnable, vu la catégorie, le niveau et la description des travaux requis dans l'EDT (par exemple, on exige la catégorie 2.15 – Expert-Conseil en Animation de groupe, niveau d'expertise subalterne; pour obtenir des points, l'attestation requise est une attestation professionnelle de maître formateur)

  Remarque : L'attestation professionnelle de maître formateur est d'un niveau d'attestation supérieur à celui de formateur professionnel.

• Des points sont attribués pour une expérience précise qui ne peut être obtenue qu'au sein d'une organisation précise dans un ministère ou un ministère précis. Par exemple, des points sont attribués en fonction de l'expérience de gestion de projet dans un secteur ou un type de projet précis à la Défense nationale
• Le nombre minimum de projets requis ou la durée minimale d'un projet, ou les deux, qui sont requis pour obtenir la note la plus haute possible sont déraisonnables, vu la catégorie, le niveau et les travaux décrits dans l'EDT, etc.

Orientation sur l'évaluation et notes

Pour être conformes, les soumissions présentées doivent se conformer à toutes les exigences (par exemple, attestations des fournisseurs, exigences en matière d'assurances, stabilité financière) de la demande de soumissions. Les méthodes de sélection disponibles dans le Modèle de demande de soumissions et de contrat subséquent pour les besoins de complexité élevée (CE) comprennent les suivantes :

• la soumission recevable au plus bas prix qui respecte tous les critères d'évaluation technique obligatoires (consulter la clause A0031T du Guide des CCUA)
• la soumission recevable qui respecte tous les critères d'évaluation technique obligatoires et qui présente la plus haute note combinée de mérite technique et de prix (consulter la clause A0027T du Guide des CCUA)
• la soumission recevable au plus bas prix qui respecte tous les critères d'évaluation technique obligatoires et qui obtient le nombre minimum de points, ou encore le pourcentage minimum des points ou le nombre minimum de points pour chaque critère coté (consulter la clause A0034T du Guide des CCUA)
• la soumission recevable qui respecte tous les critères d'évaluation technique obligatoires et dont le prix par point est le plus bas (consulter la clause A0035T du Guide des CCUA)
• la soumission recevable qui respecte tous les critères d'évaluation technique obligatoires et qui obtient le nombre de points le plus élevé dans le budget disponible pour le besoin (consulter la clause A0036T du Guide des CCUA)

Les méthodes de sélection fondées sur la note combinée la plus haute relativement au mérite technique et au prix feront en sorte d'attribuer une plus grande pondération de points au mérite technique et une plus faible pondération au prix. Plus la pondération technique est élevée, plus importante sera la capacité d'effectuer les travaux plutôt que le coût. Dans cette situation, le travail ou les fonctions à exécuter, la catégorie, le niveau et les exigences obligatoires et cotées contribuent tous au fait, par l'évaluateur, de déterminer si c'est à juste titre que l'autorité contractante a utilisé une note combinée plus élevée.

Dans l'éventualité où l'évaluateur constate que la demande de soumissions initiale manque de renseignements concernant la méthode de sélection ou comprend des renseignements contradictoires concernant la méthode de sélection et que le problème est corrigé avant la date d'échéance fixée pour retourner les réponses, on ne doit pas soulever de non-conformité. L'évaluateur doit prendre note de ces faits dans la zone de commentaires du rapport d'évaluation.

Orientation sur l'évaluation et notes

La Politique sur les marchés du CT (annexe A – Définitions) définit la meilleure valeur comme étant « la combinaison de prix, de valeur technique et de qualité, tel que déterminé par l'autorité contractante avant l'appel d'offres et tel que prévu par les critères d'évaluation de l'appel d'offres et qui sert de fondement à l'évaluation et à la négociation entre les acheteurs et les vendeurs pour conclure une entente en vue d'un achat et d'une vente raisonnable. »

Les méthodes de sélection potentielles qui pourraient être employées comprennent les suivantes :

• la soumission conforme au plus bas prix qui respecte tous les critères d'évaluation technique obligatoires (consulter la clause A0031T du Guide des CCUA)
• la soumission recevable qui respecte tous les critères d'évaluation technique obligatoires et qui présente la plus haute note combinée de mérite technique et de prix (consulter la clause A0027T du Guide des CCUA)
• la soumission recevable au plus bas prix qui respecte tous les critères d'évaluation technique obligatoires et qui obtient le nombre minimum de points, ou encore le pourcentage minimum des points ou le nombre minimum de points pour chaque critère coté (consulter la clause A0034T du Guide des CCUA)
• la soumission recevable qui respecte tous les critères d'évaluation technique obligatoires et dont le prix par point est le plus bas (consulter la clause A0035T du Guide des CCUA)
• la soumission recevable qui respecte tous les critères d'évaluation technique obligatoires et qui obtient le nombre de points le plus élevé dans le budget disponible pour le besoin (consulter la clause A0036T du Guide des CCUA)
• la méthode de la ressource appropriée applicable seulement aux services d’aide temporaire (SAT) sous la méthode concurrentielle 1

Il peut être difficile de démontrer que le meilleur rapport qualité prix a été obtenu en employant la méthode b) (c'est-à-dire, la réponse conforme sur le plan technique qui obtient la plus haute note combinée relativement au mérite technique et au prix). Les méthodes de sélection fondées sur la note combinée la plus haute relativement au mérite technique et au prix feront en sorte d'attribuer une plus grande pondération de points au mérite technique et une plus faible pondération au prix. Plus la pondération technique est élevée, plus importante sera la capacité d'effectuer les travaux plutôt que le coût et plus grande sera la prime potentielle que le Canada aurait à payer pour les travaux assortis d'une note plus élevée. Dans cette situation, le travail ou les fonctions à exécuter, la classification, le niveau et les exigences obligatoires et cotées contribuent tous au fait, par l'évaluateur, de déterminer si c'est à juste titre que l'autorité contractante a utilisé une note combinée plus élevée. La cinquième méthode de sélection (c'est-à-dire, la réponse conforme sur le plan technique qui obtient le plus grand nombre de points) est couramment utilisée pour les travaux scientifiques ou dans les cas où le résultat est fondé sur une solution.

Orientation sur l'évaluation et notes

Le portail électronique du SSPC permet à l'autorité contractante de sauvegarder une copie électronique des résultats de recherche initiaux et finaux sur son ordinateur. Si une copie des résultats de recherche initiaux et finaux ne figure pas au dossier, l'évaluateur ne sera pas en mesure de confirmer que les règles opérationnelles harmonisées suivantes ont été appliquées.

• De 0 $ à 40 000 $ --> Un fournisseur est retenu d'après les résultats de recherche initiaux
• Tous les AMA à l’exception de SAT - De 0 $ au montant prévu dans l'ALENA ou l’Accord de libre-échange Canada-Corée (ALECC) (à partir du 1er juillet 2020) --> Un minimum de deux (2) fournisseurs doivent être invités d'après les résultats de recherche initiaux en sélectionnant deux fournisseurs ou en sélectionnant un fournisseur d'après les résultats de recherche initiaux et en permettant au module des clients du SSPC de sélectionner au hasard le second fournisseur, ou encore en permettant au module des clients du SSPC de sélectionner au hasard deux fournisseurs
• Tous les AMA à l’exception de SAT - Au delà du montant prévu dans l'ALENA ou l’ALECC à 3 750 000,00 $ --> Minimum de quinze (15) fournisseurs doivent être invités d'après les résultats de recherche initiaux (15). L'autorité contractante (AC) devrait sélectionner au moins dix (10) fournisseurs avec les cinq (5) fournisseurs restants sélectionnés au hasard dans le module des clients du SSPC. Si l'AC sélectionne moins que le minimum de dix (10) fournisseurs, le module des clients du SSPC sélectionnera au hasard un nombre suffisant de fournisseurs pour répondre à l'exigence minimale de quinze fournisseurs. Si l'AC sélectionne plus de quinze (15) fournisseurs, mais pas tous les fournisseurs, le module des clients du SSPC sélectionnera tout de même au hasard cinq (5) autres fournisseurs
• SAT méthodes concurrentielles 1 et 2 :
  1. Le système choisit au hasard 5 fournisseurs diversifiés certifiés, 3 étant des fournisseurs à faible volume
  2. Le système génère 6 autres fournisseurs
  3. L’utilisateur désigné choisit 0 à 4 autres fournisseurs
  4. Voir les règles pour les coentreprises

Si une copie de la documentation n'est pas au dossier, l'évaluateur est dans l'impossibilité de confirmer l'identité de la personne qui a envoyé le document de demande de soumissions, à qui il a été envoyé et le moment où celui ci a été envoyé. Il n'est pas permis aux autorités contractantes (AC) de contourner des fournisseurs qui ont été sélectionnés au hasard par le module des clients du SSPC. Les cas de piètre rendement passé de la part d'un fournisseur doivent être gérés en dehors du processus de demande de soumissions.

Orientation sur l'évaluation et notes

Dans le cas des besoins dont la valeur est supérieure au montant prévu dans l'ALENA ou l’ALECC et jusqu'à 3 750 000,00 $, un APM doit être publié dans le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG). Pour les besoins supérieurs à 400 000 $ pour les services d’aide temporaire seulement, un APM doit être publié dans le SEAOG. L'APM indique aux fournisseurs admissibles qui n'ont pas été invités de demander une copie de la demande de soumissions.

Orientation sur l'évaluation et notes

Les éléments suivants, qui sont communs à toutes les méthodes d'approvisionnement harmonisées dans le portail électronique du SSPC, doivent être inclus dans tous les APM, s'il y a lieu.

Des exemples d'APM pour les SPICS, les SPICT et les SPTS sont offerts aux utilisateurs du gouvernement fédéral. Au moment de déterminer la conformité avec cet élément, les évaluateurs doivent déterminer si tous les renseignements indiqués ci dessus ont été intégrés à l'APM.

Orientation sur l'évaluation et notes

Il se peut qu'au cours de la période de réponses, l'autorité contractante ait à modifier le document de demande de soumissions. Les raisons de modifier le document de demande de soumissions comprennent la modification de la date de clôture des réponses, les révisions de l'EDT et les révisions des critères d'évaluation technique (obligatoires ou cotés), etc. Les modifications du document de demande de soumissions doivent être fournies à tous les fournisseurs, y compris tous ceux qui peuvent avoir indiqué précédemment qu'ils ne soumissionneraient pas, et à tous les fournisseurs admissibles qui ne figuraient pas dans les résultats de recherche finaux, mais qui, à la suite de la publication d'un APM, ont demandé et reçu une copie du document de demande de soumissions. Les fournisseurs ont le droit de modifier leur décision de donner ou non une réponse jusqu'à la clôture de la période de réponses. Il se peut que d'après les renseignements nouveaux ou modifiés fournis, un fournisseur change d'avis et choisisse de présenter une réponse.

Les modifications du document de demande de soumissions ne peuvent pas changer un élément du document de demande de soumissions original qui invaliderait la recherche effectuée. De tels changements comprennent les révisions de la ou des catégories, du niveau, de l'exigence en matière de sécurité visant le fournisseur et de la région ou région métropolitaine, etc.