5. Réponses à la demande de soumissions – Document d'orientation de l'évaluateur – Exigences des arrangements en matière d’approvisionnement
5.01 Réponses à la demande de soumissions – documentation (besoin concurrentiel)
Une copie de la réponse à la demande de soumissions de tous les fournisseurs qualifiés doit être conservée dans le dossier, y compris toutes les pièces jointes.
- Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (CT) (sous section 12.3.1)
Orientation sur l'évaluation et notes
Les réponses de tous les fournisseurs doivent être conservées dans le dossier contractuel auprès de l'autorité contractante ou de son « client », ou encore une combinaison des deux. Les réponses des fournisseurs doivent inclure, à tout le moins, une composante technique, une composante financière, les certifications, des informations supplémentaire (le cas échéant), des informations détaillées (le curriculum vitæ, par exemple) qui permettront d'évaluer chaque ressource proposée par rapport à toutes les exigences d'évaluation incluant la grille souple (si applicable) et tout autre renseignement ou document qui est exigé dans le document de demande de soumissions.
Remarque
Les fournisseurs qui répondent aux documents d'appel d'offres qui incluent la clause A3010T, Études et expérience, ne sont pas tenus de fournir une copie de la preuve de scolarité ou de désignation professionnelle pour chaque ressource offerte, sauf si la demande de soumissions l'exige.
| Type | Description | Justification |
|---|---|---|
| Non-conformité majeure – politique (documentation) | Copie de la réponse à la demande de soumissions de tous les fournisseurs, y compris toutes les composantes requises et les documents à l'appui, ne figurent pas au dossier, et l'autorité contractante est incapable de les fournir. | Le défaut de conserver une copie de toutes les réponses empêche à un tiers d'évaluer la conformité avec plusieurs éléments subséquents. (Violation de la Politique sur les marchés du CT, sous section 12.3.1.) |
| Non-conformité majeure – politique (autre) | Le résumé des ressources proposées (ou autre documents requis) ne sont pas dans la réponse à la demande de soumissions du fournisseur. | Le défaut de conserver une copie du résumé des ressources proposées empêche un tiers d’évaluer la conformité à un certain nombre d’éléments ultérieurs. (Violation de la Politique sur les marchés du CT, sous-section 12.3.1). |
| Non-conformité majeure – politique (autre) | Une copie de la réponse à la demande de soumissions d’au moins un fournisseur non qualifié (c'est-à-dire des fournisseurs qui ne faisaient pas partie des résultats de la recherche filtrés (c'est-à-dire les résultats initiaux) ou des résultats de la recherche finale a été acceptée. | Le but de la recherche est d’identifier une liste de fournisseurs dont les ressources possèdent les compétences et l’expérience requises pour effectuer le travail. Les fournisseurs qui n’ont pas été retenus à la suite d’une recherche, vraisemblablement, ne devraient pas être en mesure de fournir des ressources qui répondent aux exigences. (Violation à la sous-section 4.1.3 de la Politique sur les marchés du CT). |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'une copie de la documentation requise pour confirmer à qui l'on a envoyé le document de demande de soumissions ne figure pas au dossier. | Si la documentation requise pour déterminer à qui l'on a envoyé le document de demande de soumissions ne figure pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 3.17 : Liste des fournisseurs).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'aucune copie du document de demande de soumissions ne figure au dossier. | Si le document de demande de soumissions ne figure pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 3.01 : Demande de soumissions – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'une copie des résultats de recherche ne figure pas au dossier. | Si les résultats de recherche initiaux ou finaux ne figurent pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 2.01 : Résultats de recherche – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
5.02 Réponses à la demande de soumissions – documentation (besoin non concurrentiel)
Copie de la réponse de tous les fournisseurs suite à la demande de soumissions doit être conservées dans un dossier, y compris toutes les pièces jointes.
- Politique sur les marchés du CT (sous section 12.3.1)
Orientation sur l'évaluation et notes
Les besoins non concurrentiels sont ceux où l'autorité contractante a invoqué la règle « ne dépasse pas 40 000 $ ». La réponse de l'unique fournisseur invité doit être conservée dans le dossier contractuel auprès de l'autorité contractante ou de son « client », ou encore une combinaison des deux. La réponse de l'unique fournisseur invité doit comprendre, à tout le moins, les renseignements suivants :
- des renseignements relatifs à la sécurité concernant le fournisseur et les ressources (s'il y a lieu)
- la soumission technique incluant des informations détaillées (par exemple le curriculum vitæ) qui permettront l'évaluation de chaque ressource offerte par rapport à toutes les exigences d'évaluation, y compris la grille souple, s'il y a lieu
- la soumission financière, y compris le prix ferme pour les travaux ou le degré d'effort estimé, le nombre de ressources requises et l'indemnité quotidienne pour chaque catégorie et chaque niveau (s'il y a lieu), etc.
- les attestations
Aux fins d'évaluation, l'autorité contractante doit fournir la documentation complète des réponses à la demande de soumissions transmise par le fournisseur à qui le contrat a été attribué.
| Type | Description | Justification |
|---|---|---|
| Non-conformité majeure – politique (documentation) | Une copie de la réponse à la demande de soumissions par l'unique fournisseur invité à soumissionner, y compris tous les composantes requises ainsi que tous les documents à l'appui ne figurent pas au dossier, et l'autorité contractante est incapable de la fournir. | Le défaut de conserver une copie de toutes les composantes requises dans la réponse empêche un tiers d'évaluer la conformité avec plusieurs éléments subséquents. (Violation de la Politique sur les marchés du CT, sous section 12.3.1.) |
| Non-conformité majeure – politique (autre) | Le résumé des ressources proposées (ou autre documents requis) ne sont pas dans la réponse à la demande de soumissions du fournisseur. | Le défaut de conserver une copie du résumé des ressources proposées empêche un tiers d’évaluer la conformité à un certain nombre d’éléments ultérieurs. (Violation de la Politique sur les marchés du CT, sous-section 12.3.1). |
| Non-conformité majeure – politique (autre) | Une copie de la réponse à la demande de soumissions d’au moins un fournisseur non qualifié (c'est-à-dire des fournisseurs qui ne faisaient pas partie des résultats de la recherche filtrés (c'est-à-dire les résultats initiaux) ou des résultats de la recherche finale a été acceptée. | Le but de la recherche est d’identifier une liste de fournisseurs dont les ressources possèdent les compétences et l’expérience requises pour effectuer le travail. Les fournisseurs qui n’ont pas été retenus à la suite d’une recherche, vraisemblablement, ne devraient pas être en mesure de fournir des ressources qui répondent aux exigences (Violation à la sous-section 4.1.3 de la Politique sur les marchés du CT). |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'aucune copie du document de demande de soumissions ne figure au dossier. | Si le document de demande de soumissions ne figure pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 3.01 : Demande de soumissions – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'une copie des résultats de recherche ne figure pas au dossier. | Si les résultats de recherche initiaux ou finaux ne figurent pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 2.01 : Résultats de recherche – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
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