6. Évaluation des propositions – Document d'orientation de l'évaluateur – Exigences des arrangements en matière d’approvisionnement
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- 6.01 Rapports d'évaluation – documentation
- 6.02 Rapport d'évaluation – critères d'évaluation techniques obligatoires (partie A)
- 6.03 Rapport d'évaluation – critères d'évaluation techniques obligatoires (partie B)
- 6.04 Rapport d'évaluation – critères d'évaluation cotés (partie A)
- 6.05 Rapport d'évaluation – critères d'évaluation cotés (partie B)
- 6.06 Rapport d'évaluation – critères d'évaluation cotés (partie C)
6.01 Rapports d'évaluation – documentation
Un ou plusieurs rapports d'évaluation englobant l'examen des fournisseurs, de toutes les ressources proposées ainsi que le minimum requis pour se qualifier sous chaque méthode d’approvisionnement selon le niveau d’expertise, y compris toutes les précisions demandées et les notes prises pendant l'évaluation, doivent figurer au dossier.
- Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (CT) (sous sections 10.7.27, 12.3.1)
- Guide des approvisionnements de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) (sous section 5.105)
Orientation sur l'évaluation et notes
Le rapport d'évaluation technique est à la base des contrats émis. Sans lui, il n'y a aucun moyen de vérifier si toutes les ressources offertes ont été évaluées et si les ressources offertes ont été évaluées conformément aux conditions établies dans le document de demande de soumissions. Le rapport d'évaluation doit englober tous les fournisseurs qui ont présenté une proposition, de même que toutes les ressources offertes.
Remarque
- Le rapport d'évaluation figurant au dossier peut être individuel, consensuel ou les deux. On n'exige pas que les deux types figurent au dossier. La présence d'un rapport d'évaluation consensuel dans le dossier est idéale, puisqu'un tel rapport réglerait toute différence entre les rapports individuels
- Les exigences obligatoires au delà de celles indiquées dans la grille souple représentent les exigences obligatoires supplémentaires
- Dans les cas où l'autorité contractante invoque la règle « ne dépasse pas 40 000 $ » et impose l'exigence à un fournisseur, il y aura tout de même des critères obligatoires, y compris, s'il y a lieu, la grille souple. Par conséquent, les exigences énoncées dans le présent élément s'appliquent
| Type | Description | Rationale |
|---|---|---|
| Non-conformité majeure – politique (documentation) | Le rapport d'évaluation complet ou d'autres documents à l'appui (les précisions demandées, y compris la réponse du fournisseur et les notes prises par les évaluateurs) pour tous les fournisseurs (consulter la section Orientation sur l'évaluation et notes ci dessus) ou toutes les ressources offertes, ou les deux, ne figurent pas au dossier, et l'autorité contractante est incapable de les fournir. | Le défaut de confirmer la conformité avec les exigences décrites dans le document de demande de soumissions peut conduire à l'émission d'un contrat au mauvais fournisseur et, potentiellement, à une plainte auprès du Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE) ou à une contestation devant les tribunaux. (Violation de la Politique sur les marchés du CT, sous sections 10.7.27 et 12.3.1) |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'une copie de la réponse à la demande de soumissions d'un ou de plusieurs fournisseurs ne figure pas au dossier. | Si une ou des réponses d'un fournisseur à la demande de soumissions ne figure pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 5.01 : Réponses à la demande de soumissions – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'aucune copie du document de demande de soumissions ne figure au dossier. | Si le document de demande de soumissions ne figure pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 3.01 : Demande de soumissions – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
6.02 Rapport d'évaluation – critères d'évaluation techniques obligatoires (partie A)
Le rapport d'évaluation doit confirmer si les ressources ont été évaluées par rapport aux exigences de la grille souple (s'il y a lieu) et/ou le minimum requis sous chaque méthode d’approvisionnement pour chaque niveau d’expertise et aux critères d'évaluation technique obligatoires.
- Politique sur les marchés du CT (sous section 10.7.27)
- Guide des approvisionnements de SPAC (sous section 5.105)
Orientation sur l'évaluation et notes
- confirmer que chaque ressource a été évaluée en fonction des exigences de la grille souple (s'il y a lieu) et de toutes les autres exigences obligatoires
- indiquer la note obtenue par chaque ressource offerte à la suite de l'évaluation réalisée par rapport aux exigences de la grille souple (s'il y a lieu)
- confirmer si l'on a déterminé la conformité avec les exigences de la grille souple (s'il y a lieu) et toutes les autres exigences obligatoires pour chaque ressource offerte
La « grille souple » s'applique aux marchés utilisant l'arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) des SPTS et les catégories non centrées sur la TI de l'AMA de ProServices. La « grille souple » doit être remplie pour chaque ressource offerte, et, une fois remplie, elle indique une note totale pour chaque ressource offerte. Cette note sert à déterminer si chaque ressource offerte obtient la note minimum requise pour la catégorie et le niveau requis. Les évaluateurs doivent consulter l'exemple cité à l'Arrangement en matière d'approvisionnement pour les Services professionnels centrés sur les tâches Annexe « A » Volets et Catégories ou l'AMA de ProServices – Grille souple pour obtenir d'autres directives.
Veuillez prendre note des scénarios suivants :
- Scenario no. 1 :
- L'unique exigence obligatoire est la conformité avec la grille souple. Une déclaration selon laquelle la ou les ressources offertes répondent aux exigences de la grille souple n'est pas suffisante. L'évaluateur doit énoncer, dans chaque rapport ou courriel d'évaluation officiel, entre autres, le nombre total de points attribués à chaque ressource, la façon dont le nombre total de points a été obtenue et si chaque ressource offerte se conforme aux exigences de la grille souple qui s'applique à la catégorie et au niveau requis.
- Scenario no. 2 :
- L'unique exigence obligatoire est une quantité minimale d'expérience propre au niveau sélectionné et à la catégorie sélectionnée. La grille souple ne s'applique pas. L'évaluateur doit énoncer, dans un rapport ou courriel d'évaluation officiel, entre autres, si chaque ressource offerte répond à l'exigence minimale liée à l'expérience qui s'applique à la catégorie et au niveau requis. Une déclaration selon laquelle les ressources répondent aux exigences minimales n'est pas suffisante dans ce cas.
- Scenario no. 3 :
- La grille souple ne s'applique pas à l'exigence, et il y a plusieurs exigences obligatoires. Une déclaration générale selon laquelle les ressources offertes répondent à toutes les exigences obligatoires n'est pas suffisante. L'évaluateur doit énoncer, dans un rapport ou courriel d'évaluation officiel, entre autres, si chaque ressource offerte se conforme à chaque critère obligatoire.
- Scenario no. 4 :
- La grille souple s'applique à l'exigence, et il y a plusieurs exigences obligatoires. Une déclaration générale selon laquelle les exigences de la grille souple ont été respectées ou non, ou toutes les exigences obligatoires ont été respectées ou non, ou les deux, n'est pas suffisante. L'évaluateur doit énoncer, dans un rapport ou courriel d'évaluation officiel, entre autres, si chaque ressource offerte répond aux exigences de la grille souple qui s'appliquent à la catégorie et au niveau requis, ainsi qu'à chaque critère obligatoire.
Remarque
- Les exigences énoncées dans cet élément s'appliquent aux besoins concurrentiels et aux besoins où la règle « ne dépasse pas 40 000 $ » a été invoquée
- Si l'évaluation réalisée indique qu'une ou plusieurs ressources ne répondent pas à une exigence obligatoire, le processus d'évaluation peut, à la discrétion de l'autorité contractante, prendre fin à ce moment
- Scénario 1 : La demande de soumissions compte 5 critères d'évaluation obligatoires. La ressource offerte par le soumissionnaire A est jugé non conforme avec le premier critère obligatoire. L'évaluation des 4 critères obligatoires restants n'est pas requise, puisque la ressource offerte par le soumissionnaire A doit respecter tous les critères obligatoires.
- Scénario 2 : La demande de soumissions requiert deux ressources (un Spécialiste en approvisionnement - niveau intermédiaire et un Spécialiste en approvisionnement - niveau supérieur) et stipule qu'un seul contrat sera attribué. Il y a 5 critères d'évaluation obligatoires associés à chaque ressource. La ressource offerte par le soumissionnaire A pour la catégorie Spécialiste en approvisionnement (niveau intermédiaire) est déclarée non conforme au premier critère obligatoire. L'évaluation des 4 critères obligatoires restants pour la catégorie Spécialiste en approvisionnement (niveau intermédiaire) n'est pas requise et l'évaluation de la ressource offerte pour la catégorie Spécialiste en approvisionnement (niveau supérieur) non plus, car le soumissionnaire A doit se conformer à tous les critères obligatoires applicables pour les deux ressources requises.
- Dans les cas où la grille souple s'applique, l'autorité contractante devrait déterminer si la note minimale requise dans la grille souple pour la catégorie et le niveau requis a été obtenue. Si le nombre minimum de points requis n'a pas été obtenu, la soumission doit être jugée non conforme, et l'autorité contractante peut mettre fin à l'évaluation à ce moment
- Dans les cas où l'autorité contractante invoque la règle « ne dépasse pas 40 000 $ » et impose l'exigence à un fournisseur, un rapport d'évaluation officiel n'est pas requis. Un courriel présentant les renseignements notés dans cette section est suffisant
| Type | Description | Rationale |
|---|---|---|
| Non-conformité majeure – politique (autre) | Le rapport d'évaluation qui figure au dossier ne mentionne pas la conformité avec les exigences de la grille souple pour chaque catégorie et chaque niveau requis. | L'absence de tels renseignements pourrait avoir une incidence sur le résultat du processus d'évaluation des soumissions. La Politique sur les marchés du CT exige que les facteurs d'évaluation soient strictement respectés. (Violation de la Politique sur les marchés du CT, sous section 10.7.27) |
| Non-conformité majeure – politique (autre) | Le rapport d'évaluation qui figure au dossier n'indique pas clairement que toutes les ressources offertes ont été évaluées par rapport à toutes les exigences obligatoires mentionnées dans le document de demande de soumissions. L'absence d'une telle mention pourrait avoir une incidence sur le résultat du processus de demande de soumissions. | Consulter la justification ci dessus. |
| Non-conformité majeure – politique (autre) | Les ressources offertes par le fournisseur ont été évaluées en fonction d'exigences obligatoires qui n'étaient pas mentionnées dans le document de demande de soumissions. | La Politique sur les marchés du CT exige que les facteurs d'évaluation soient strictement respectés et que les critères propres aux soumissions soient appliqués de manière égale à tous les soumissionnaires. (Violation de la Politique sur les marchés du CT, sous section 10.7.27) |
| Non-conformité mineure | Le rapport d'évaluation indique le mauvais nom de fournisseur. Toutefois, les renseignements figurant dans le rapport d'évaluation sont identiques à ceux figurant dans la réponse à la demande de soumissions transmise par le bon fournisseur. | La constatation ne correspond pas aux critères applicables à une non-conformité majeure.
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
| Non-conformité mineure | Le rapport d'évaluation indique le nom de chaque fournisseur évalué, mais non celui de la ressource évaluée. Toutefois, chaque fournisseur n'a offert qu'une seule ressource. | La constatation ne correspond pas aux critères applicables à une non-conformité majeure.
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'aucune copie du ou de plusieurs rapports d'évaluation (incluant la grille souple) ne figurent au dossier. | Si une ou plusieurs copies des rapports d'évaluation ne figurent pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 6.01 : Rapports d'évaluation – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'une copie de la réponse à la demande de soumissions d'un ou de plusieurs fournisseurs évalués ne figure pas au dossier. | Si une ou plusieurs réponses d'un fournisseur à la demande de soumissions ne figure pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 5.01 : Réponses à la demande de soumissions – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'aucune copie du document de demande de soumissions ne figure au dossier. | Si le document de demande de soumissions ne figure pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 3.01 : Demande de soumissions – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
6.03 Rapport d'évaluation – critères d'évaluation techniques obligatoires (partie B)
La justification de la conformité ou de la non-conformité avec chaque critère d'évaluation technique obligatoire (si fourni) doit être documenté et valable.
- Politique sur les marchés du CT (sous section 10.7.27)
- Guide des approvisionnements de SPAC (sous section 5.30, 5.40, 5.105)
Orientation sur l'évaluation et notes
Les rapports d'évaluation doivent documenter la justification qui a servi à déterminer la conformité ou la non-conformité de chaque critère d'évaluation technique obligatoire. Dans les dossiers ou la grille souple est utilisée, le rapport d'évaluation doit fournir la justification des points attribués à la formation, aux certifications et à l'expérience. Lorsqu'un minimum d'expérience ou un nombre minimum de projets sont requis, le rapport d'évaluation doit fournir la justification (par exemple, les numéros de référence de la page, les numéros de référence du projet, etc.) utilisés pour déterminer la conformité. Dans certains cas, la justification est évidente tels que l'éducation et les désignations professionnelles ou les certificats, (par exemple, une copie du certificat confirmant le niveau d'éducation atteint). Le simple fait d'indiquer qu'un ou plusieurs critères d'évaluation techniques obligatoires ont été satisfaits ou non est insuffisant. Dans tous les cas, la justification doit être justifiable.
Les évaluateurs ne doivent pas remettre en question la justification fournie par l'évaluateur à propos des critères obligatoires, sauf dans les circonstances suivantes :
- la justification est fondée sur un critère d'évaluation technique obligatoire qui n'est pas cohérent avec la catégorie sélectionnée ou le niveau sélectionné, ou
- une erreur évidente a été commise par l'évaluateur, ou
- l'évaluateur estime que la décision est erronée pour d'autres raisons
Dans de telles circonstances, l'évaluateur devrait n'examiner que les curriculum vitæ où l'évaluation de la ressource est remise en question.
Remarque
- Il peut y avoir des cas où la justification pour déterminer qu'une ressource était conforme s'appuyait sur une exigence qui n'était pas claire. Par exemple, le niveau d'éducation minimum requis était un diplôme de premier cycle en affaires, en comptabilité ou dans un « domaine connexe ». Le fournisseur offre une ressource qui possède un diplôme de premier cycle en ingénierie. La ressource a été déclarée conforme parce que son diplôme de premier cycle était en ingénierie, ce que l'évaluateur a considéré comme un domaine connexe. Toutefois, on ne sait pas clairement ce que l'on entendait par un diplôme de premier cycle dans un « domaine connexe »
- La conformité avec l'exigence relative à l'expérience de travail obligatoire, ou d'autres renseignements figurant dans le curriculum vitæ des ressources présentées, peut être validée à l'aide d'une entrevue ou en communiquant avec les répondants indiqués dans les curriculum vitæ présentés. Il peut y avoir des cas où le curriculum vitae soumis par le fournisseur indique la conformité, mais l'entrevue a confirmé que le minimum d'expérience requis n'était pas atteint. Cela doit être documenté dans le rapport d'évaluation
- Si le document de soumission contient la clause de certification pour l'éducation, sauf stipulation contraire dans le document d'invitation à soumissionner, une déclaration dans la proposition technique ou le résumé de la ou des ressource (s) offerte (s) l'éducation, la désignation professionnelle ou le certificat est suffisant. Les soumissionnaires ne sont pas tenus de fournir une copie du diplôme, de la désignation professionnelle ou du certificat
- Sauf avis contraire dans le document d'invitation à soumissionner, si le document d'invitation à soumissionner exigeait que les fournisseurs présentent une preuve d'éducation, des certifications, des attestations professionnelles, etc. il n'est pas permis à l'autorité contractante de demander au fournisseur de présenter des renseignements manquants après la date de clôture des soumisssions
| Type | Description | Rationale |
|---|---|---|
| Non-conformité majeure – politique (autre) | La justification de la conformité de la ou des ressources offertes par le ou les fournisseurs, avec les exigences obligatoires énoncées dans la grille souple (s'il y a lieu) et toutes les autres exigences obligatoires, n'était pas documentée. | La Politique sur les marchés du CT exige que les facteurs d'évaluation soient strictement respectés. (Violation de la Politique sur les marchés du CT, sous section 10.7.27) |
| Non-conformité majeure – politique (autre) | La justification de la conformité de la ou des ressources offertes par le ou les fournisseurs, avec les exigences obligatoires énoncées dans la grille souple (s'il y a lieu) et toutes les autres exigences obligatoires, était documentée mais non justifiable. | La Politique sur les marchés du CT exige que les facteurs d'évaluation soient strictement respectés. Par conséquent, les déterminations selon lesquelles une exigence obligatoire a été respectée ou non doivent être valables. (Violation de la Politique sur les marchés du CT, sous section 10.7.27) |
| Non-conformité mineure | La décision de la conformité de la ou des ressources offertes par le ou les fournisseurs, avec les exigences obligatoires énoncées dans la grille souple (s'il y a lieu) et toutes les autres exigences obligatoires, a été effectuée par erreur. Toutefois, les erreurs n'auraient pas eu d'incidence sur le résultat du processus d'évaluation des soumissions, puisque dans l'ensemble, la ou les ressources offertes ne sont pas conformes à au moins un critère obligatoire. | Le défaut de se conformer à l'exigence ne correspond pas aux critères applicables à une non-conformité majeure.
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
| Observation (autre) | La décision de la conformité de la ou des ressources offertes par le fournisseur, avec les exigences obligatoires (autre que la grille souple) s'appuyait sur des critères qui n'étaient pas décrits clairement dans l'exigence. | L'évaluateur ne disposait pas de suffisamment de renseignements pour soulever une non-conformité mineure ou majeure.
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'aucune copie du ou de plusieurs rapports d'évaluation (incluant la grille souple) ne figurent au dossier. | Si une ou plusieurs copies des rapports d'évaluation ne figurent pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 6.01 : Rapports d'évaluation – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'une copie de la réponse à la demande de soumissions d'un ou de plusieurs fournisseurs évalués ne figure pas au dossier. | Si une ou plusieurs réponses d'un fournisseur à la demande de soumissions ne figure pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 5.01 : Réponses à la demande de soumissions – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'une copie de la demande de soumissions ne figure pas au dossier. | Si le document de demande de soumissions ne figure pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 3.01 : Demande de soumissions – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
6.04 Rapport d'évaluation – critères d'évaluation cotés (partie A)
Le rapport d'évaluation doit indiquer les points attribués à chaque critère d'évaluation coté, le sous total de la note (s'il y a lieu) et la note totale (s'il y a lieu) pour chaque ressource évaluée.
- Politique sur les marchés du CT (sous section 10.7.27)
- Guide des approvisionnements de SPAC (sous section 5.40.5)
Orientation sur l'évaluation et notes
Pour que l'autorité contractante ou le client sélectionne le fournisseur et les ressources conformément à la méthode de sélection précisée dans le document de demande de soumissions, les points attribués à chaque critère d'évaluation coté doivent être indiqués. Lorsque la détermination de la conformité est fondée sur le sous total minimum d'une note ou sur le total minimum d'une note, ou les deux, pour chaque ressource évaluée, la note minimum (le sous total ou le total, selon le cas) doit être énoncée. Toute partie qui examine un contrat attribué à la suite d'une demande de soumissions doit être en mesure de recréer les circonstances qui ont conduit à la sélection.
Remarque
S'il y a une note minimum requise pour chaque critère coté et que l'évaluation réalisée indique qu'une ressource n'a pas obtenu la note minimum pour un critère côté, le processus d'évaluation peut, à la discrétion de l'autorité contractante, prendre fin à ce moment. Par exemple, la demande de soumissions compte 5 critères d'évaluation cotés. Le soumissionnaire A n'a pas obtenu la note minimum requise pour le premier critère coté, et il est jugé non conforme. L'évaluation des 4 critères cotés restants n'est pas requise, puisque le soumissionnaire A doit obtenir la note minimum requise pour tous les critères cotés.
| Type | Description | Rationale |
|---|---|---|
| Non-conformité majeure – politique (autre) | Des points n'ont pas été attribués à un ou plusieurs critères d'évaluation technique cotés pour les ressources évaluées. | Le défaut d'attribuer des points à un critère technique coté, sauf dans les cas où chaque critère d'évaluation coté nécessite une note minimum (voir les commentaires dans la section Orientation sur l'évaluation et notes), fait remettre en question la validité de l'évaluation réalisée. La Politique sur les marchés du CT exige que les facteurs d'évaluation soient strictement respectés et que les critères propres aux soumissions soient appliqués de manière égale à tous les soumissionnaires. (Violation de la Politique sur les marchés du CT, sous section 10.7.27) |
| Non-conformité majeure – politique (autre) | Une note exprimée en sous total ou en total pour une ou plusieurs ressources évaluées a été énoncée, mais, d'après la note attribuée à chaque critère technique coté, on n'a pas pu recréer la note exprimée en sous total, celle exprimée en total, ou les deux. | Le défaut de déterminer la note exprimée en sous total fait remettre en question la validité de l'évaluation réalisée. La Politique sur les marchés du CT exige que les facteurs d'évaluation soient strictement respectés et que les critères propres aux soumissions soient appliqués de manière égale à tous les soumissionnaires. (Violation de la Politique sur les marchés du CT, sous section 10.7.27)
Remarque : Cette constatation ne s'applique pas dans les situations où la note totale n'a pas pu être recréée parce qu'une note n'a pas été attribuée à un ou plusieurs critères techniques cotés. Dans de tels cas, une non-conformité majeure (plus précisément, celle ci dessus) aurait déjà été soulevée. |
| Non-conformité mineure | Rien n'indique, dans le rapport d'évaluation, que les ressources offertes par le fournisseur ont été évaluées en fonction de tous les critères d'évaluation technique cotés. Le rapport d'évaluation confirme que les ressources évaluées n'ont pas obtenu la note minimum requise pour au moins un critère technique coté. Dans ce cas, le défaut d'évaluer tous les critères d'évaluation technique cotés n'aurait pas d'incidence sur le résultat du processus de demande de soumissions. | Le défaut de se conformer à l'exigence ne correspond pas aux critères applicables à une non-conformité majeure.
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
| Non-conformité mineure | La note totale pour les ressources évaluées n'a pas été énoncée dans le rapport d'évaluation, mais une note a été attribuée à chaque critère d'évaluation technique coté. Des documents supplémentaires figurant au dossier ont confirmé la note totale qui avait été calculée, ce que l'évaluateur a vérifié. | Le défaut de se conformer à l'exigence ne correspond pas aux critères applicables à une non-conformité majeure.
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'aucune copie du ou de plusieurs rapports d'évaluation (incluant la grille souple) ne figurent au dossier. | Si une ou plusieurs copies des rapports d'évaluation ne figurent pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 6.01 : Rapports d'évaluation – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'une copie de la réponse à la demande de soumissions d'un ou de plusieurs fournisseurs évalués ne figure pas au dossier. | Si une ou plusieurs réponses d'un fournisseur à la demande de soumissions ne figure pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 5.01 : Réponses à la demande de soumissions – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'une copie de la demande de soumissions ne figure pas au dossier. | Si le document de demande de soumissions ne figure pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 3.01 : Demande de soumissions – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
6.05 Rapport d'évaluation – critères d'évaluation cotés (partie B)
L'attribution de points à chaque critère d'évaluation technique coté doit se faire en conformité avec le guide de notation figurant dans le document de demande de soumissions.
- Politique sur les marchés du CT (sous section 10.7.27)
- Guide des approvisionnements de SPAC (sous section 5.40.5)
Orientation sur l'évaluation et notes
Chaque critère d'évaluation technique coté décrira la façon dont les points doivent être évalués. Les diverses méthodes d'attribution de points comprennent, sans toutefois s'y limiter, les suivantes :
- Les points par projet ou par tâche – les points sont habituellement attribués en fonction d'un projet ou d'une tâche. Sauf indication contraire, on ne peut attribuer de points partiels
- Points pour l'expérience – les points sont habituellement attribués pour des plages de niveau d'expérience. Par exemple, 5 points pour 5 à 7 années d'expérience, 10 points pour plus que 7 années d'expérience à 10 années d'expérience, 20 points pour plus que 10 années d'expérience
- Points pour un titre professionnel ou une attestation professionnelle – les points peuvent être attribués pour une attestation professionnelle pertinente. Par exemple, on peut attribuer 15 points pour une attestation de professionnel de la gestion de projets (PGP)
- Points pour l'éducation – les points peuvent être attribués selon le diplôme. Par exemple, 10 points peuvent être attribués pour un diplôme de premier cycle et 25 peuvent l'être pour un doctorat
Dans tous les cas, les évaluateurs doivent suivre le guide fourni. Par exemple, pour les éléments a) et b) ci dessus, si 10 points sont attribués par projet, l'évaluateur ne peut attribuer qu'une valeur de 0 ou de 10 (aucune valeur intermédiaire). Pour l'élément b) ci dessus, l'évaluateur ne peut attribuer que 5, 10 ou 20 points.
Remarque
Il peut y avoir des situations où des points ont été attribués en fonction d'un guide de notation qui n'est pas clair. Par exemple, le guide de notation attribue des points pour une plage 1 à moins de 2 années d'expérience et des points pour une plage de plus de 2 années d'expérience. Dans cet exemple, on ne sait pas clairement combien de points seraient attribués pour exactement 2 années d'expérience. Dans de tels cas, une observation seulement serait soulevée.
| Type | Description | Rationale |
|---|---|---|
| Non-conformité majeure – politique (autre) | L'attribution de points à un ou plusieurs critères d'évaluation technique cotés n'a pas été faite en conformité avec le guide de notation figurant dans le document de demande de soumissions. | Le défaut d'attribuer des points conformément au guide de notation décrit dans le document de demande de soumissions fait remettre en question la validité de l'évaluation réalisée. La Politique sur les marchés du CT exige que les facteurs d'évaluation soient strictement respectés et que les critères propres aux soumissions soient appliqués de manière égale à tous les soumissionnaires. (Violation de la Politique sur les marchés du CT, sous section 10.7.27) |
| Observation (autre) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce le guide notation n'était pas clair. | Il n'y a pas suffisamment de renseignements pour que l'évaluateur attribue une non-conformité majeure ou mineure.
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'aucune copie du ou de plusieurs rapports d'évaluation (incluant la grille souple) ne figurent au dossier. | Si une ou plusieurs copies des rapports d'évaluation ne figurent pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 6.01 : Rapports d'évaluation – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'une copie de la réponse à la demande de soumissions d'un ou de plusieurs fournisseurs évalués ne figure pas au dossier. | Si une ou plusieurs réponses d'un fournisseur à la demande de soumissions ne figure pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 5.01 : Réponses à la demande de soumissions – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'une copie de la demande de soumissions ne figure pas au dossier. | Si le document de demande de soumissions ne figure pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 3.01 : Demande de soumissions – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
6.06 Rapport d'évaluation – critères d'évaluation cotés (partie C)
Le rapport d'évaluation doit énoncer la justification de l'attribution des points à chaque critère d'évaluation technique coté et déterminer la conformité avec la note minimum requise pour le total des points de l'évaluation ou la note minimum requise pour chaque critère d'évaluation selon le cas.
- Politique sur les marchés du CT (sous sections 10.7.27, 12.3.1)
- Guide des approvisionnements de SPAC (sous section 5.105)
Orientation sur l'évaluation et notes
D'après les méthodes de sélection s'appliquant à des exigences cotées, la façon dont les points sont attribués peut avoir les effets suivants :
- une ressource est déclarée non conforme (c'est-à-dire, que la réponse mentionnant cette ressource ne pourrait pas être prise en considération pour l'attribution d'un contrat) parce qu'elle n'a pas obtenu la note minimum requise exprimée en total ou en sous total
- une ressource est déclarée non conforme pour ne pas avoir obtenu la note minimum pour chaque critère coté
- un contrat n'est pas attribué à un fournisseur parce que la note totale attribuée aux ressources évaluées était trop faible, entraînant un coût par point plus élevé, une note totale plus faible d'après une combinaison de mérite technique et de prix, ou encore une note totale plus faible fondée uniquement sur le mérite technique
Par conséquent, les rapports d'évaluation doivent documenter la justification utilisée pour déterminer le nombre de points attribués à chaque critère d'évaluation technique coté. Il ne suffit pas de déclarer simplement le nombre de points attribués à chaque critère d'évaluation coté. La justification utilisée pour déterminer la note attribuée doit être consignée et valable. Dans certains cas, la justification des points attribués (ou non, selon le cas) est évidente, même si aucune justification n'a été consignée. Par exemple, si les points sont attribués en fonction du niveau d'études (cinq [5] points pour un diplôme d'études secondaires, dix [10] points pour un diplôme d'études de premier cycle, vingt [20] points pour une maîtrise) et que vingt (20) points sont attribués à une ressource qui a prouvé qu'elle détient une maîtrise, la justification est évidente. Les évaluateurs ne doivent pas remettre en question la justification d'un évaluateur concernant les points attribués, sauf dans les circonstances suivantes :
- si la justification est basée sur un critère d'évaluation coté qui n'est pas cohérent avec la catégorie ou le niveau sélectionné ou
- une erreur évidente a été commise par l'évaluateur
- d'autres circonstances ont fait en sorte que l'évaluateur craigne que la décision fût prise par erreur
L'évaluateur ne doit examiner que les curriculum vitæ qui respectent les critères ci dessus.
Remarque
- Dans certains cas, le curriculum vitae décrit l'expérience acquise appliquée à un critère d'évaluation technique coté spécifique, mais l'entrevue a confirmé que l'expérience, décrite dans le curriculum vitae, ne répondait pas aux exigences requises pour l'attribution des points. Cela doit être documenté dans le rapport d'évaluation
- Il peut y avoir des cas où la justification des points attribués était basée sur une exigence qui n'était pas claire. Par exemple, le niveau de formation minimum requis pour atteindre un nombre spécifique de points était un diplôme de premier cycle en comptabilité ou dans un « domaine connexe ». Zéro point a été attribué à une ressource parce que son diplôme de premier cycle était en marketing et que l'évaluateur considérait que ce n'était pas un domaine connexe. Cependant, ce que l'on entendait par diplôme de premier cycle dans un « domaine connexe » n'était pas clair. Dans ce cas, une observation doit être faite
| Type | Description | Rationale |
|---|---|---|
| Non-conformité majeure – politique (autre) | La justification consignée des points attribués aux critères d'évaluation technique cotés pour les ressources n'était pas valable. | La Politique sur les marchés du CT exige que les facteurs d'évaluation soient strictement respectés et que les critères propres aux soumissions soient appliqués de manière égale à tous les soumissionnaires. (Violation de la Politique sur les marchés du CT, sous section 10.7.27) |
| Non-conformité majeure – politique (autre) | Le rapport d'évaluation concernant les ressources offertes par le fournisseur ne comprenait pas de justification des points attribués aux critères d'évaluation technique cotés. | Le défaut de consigner la justification rend impossible, pour l'évaluateur, le fait de déterminer si les critères d'évaluation ont été strictement respectés. (Violation de la Politique sur les marchés du CT, sous sections 10.7.27 et 12.3.1) |
| Non-conformité mineure | La justification des points attribués aux critères d'évaluation technique cotés était erronée. Toutefois, l'erreur était de nature mineure et n'aurait pas eu d'incidence sur la note attribuée. | Le défaut de se conformer à l'exigence ne correspond pas aux critères applicables à une non-conformité majeure.
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'émission d'une non-conformité. |
| Observation (autre) | La justification consignée des points attribués s'appuyait sur des critères qui n'étaient pas décrits clairement dans l'exigence. | Il n'y a pas suffisamment de renseignements pour que l'évaluateur attribue une non-conformité.
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'émission d'une non-conformité. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'aucune copie du ou de plusieurs rapports d'évaluation (incluant la grille souple) ne figurent au dossier. | Si une ou plusieurs copies des rapports d'évaluation ne figurent pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 6.01 : Rapports d'évaluation – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'une copie de la réponse à la demande de soumissions d'un ou de plusieurs fournisseurs évalués ne figure pas au dossier. | Si une ou plusieurs réponses d'un fournisseur à la demande de soumissions ne figure pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 5.01 : Réponses à la demande de soumissions – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'une copie de la demande de soumissions ne figure pas au dossier. | Si le document de demande de soumissions ne figure pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 3.01 : Demande de soumissions – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
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