ARCHIVÉE ASSEA 2010-001

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Le 11 février 2010

OBJET : Projet de modernisation des services et des systèmes de pensions (PMSSP) du Gouvernement du Canada - Version 2.0 (Fonctions liées aux cotisants)

1. BUT

1.1. L'objectif de cet avis spécial est de fournir aux sociétés d'État et aux gouvernements territoriaux des renseignements généraux sur les nouveaux systèmes de pensions qui seront mis en oeuvre avec la version 2.0 du PMSSP et les changements qu'ils apporteront aux processus opérationnels actuels.

Ces changements entreront en vigueur à l'automne 2010.

D'autres avis spéciaux concernant les procédures opérationnelles et techniques seront diffusés sous peu à l'intention des sociétés d'État et des gouvernements territoriaux.

2. CONTEXTE

2.1. Le PMSSP a été lancé dans le but d'élaborer et de mettre en oeuvre la transformation des activités et des solutions de technologie de l'information afin de renouveler les systèmes et les services d'administration des pensions de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Ce projet permettra de moderniser l'infrastructure d'administration des pensions grâce à l'adoption progressive de solutions logicielles commerciales pour l'administration des pensions de base et la Gestion des relations avec la clientèle. La transition vers cette solution logicielle sera réalisée parallèlement à l'application d'un plan rigoureux visant à transformer l'organisation, les fonctions et les processus liés à l'administration des pensions.

À l'automne 2010, l'équipe du PMSSP mettra en oeuvre la version 2.0. Cette version offrira de nouveaux outils de base pour l'administration des pensions pour les comptes des cotisants et de nouvelles fonctions libre-service sur le Web. En plus, un nouvel outil de saisie des données (OSD) destiné aux employeurs qui n'utilisent pas le Système régional de paye (SRP) sera mis en oeuvre pour envoyer à TPSGC les renseignements relatifs aux ressources humaines et à la paye.

3. DESCRIPTION DES CHANGEMENTS

3.1. Principaux changements dans la version 2.0

3.1.1. Les systèmes suivants seront mis hors service :

• le Système des cotisants
• le Système de soutien à la pension et le Système de vérification - cotisants
• le classeur Amélioration de la collecte de données provenant des sociétés d'État (ACDSE).

À la suite de la mise hors service de ces systèmes, les sociétés d'État ne pourront plus accéder en ligne à l'information des participants relative à la pension.

3.1.2. Les systèmes suivants seront mis en oeuvre :

• Un nouveau portail sécurisé pour les sociétés d'État sera lancé. Il permettra aux sociétés d'État et aux gouvernements territoriaux d'accéder, en tant qu'employeurs, aux fonctions de libre-service comme la messagerie sécurisée et les requêtes sur le Web. Des documents de référence seront accessibles en ligne, par exemple les procédures, les bulletins et les directives.
• Le nouvel Outil de saisie de données (OSD) à l'intention des employeurs qui n'utilisent pas le SRP sera accessible par le portail. L'OSD remplacera l'actuel classeur ACDSE pour l'envoi de données relatives aux ressources humaines et à la paye et simplifiera le processus d'envoi de données vers le nouveau système de pensions. Les contrôles de validation et les règles administratives seront améliorés afin de limiter le besoin de valider les données sur les salaires et le service ainsi que l'information personnelle des participants.

3.1.3. Nouveaux processus opérationnels les employeurs n'utilisant pas le Système régional de paye (SRP)

• En plus des données relatives aux ressources humaines et à la paye actuellement fournies, d'autres renseignements seront nécessaires afin d'appuyer l'automatisation des processus opérationnels de la nouvelle solution en matière de pensions.
• Les sociétés d'État et les gouvernements territoriaux devront fournir les données relatives aux ressources humaines et à la paye pour les employés qui ne participent pas actuellement au régime, sans égard à leur situation d'emploi (p. ex., employés nommés pour une période déterminée de moins de six mois, employés occasionnels et employés travaillant suivant les besoins).
• Les données relatives aux ressources humaines et à la paye devront être entrées mensuellement dans le système de pensions ou plus fréquemment, suivant le traitement de paye des sociétés d'État.
• Les sociétés d'État et les gouvernements territoriaux devront fournir tous les mois des données sur les cotisations et les paiements.
• Un processus d'intégrité des données sera mis en oeuvre pour vérifier l'intégrité des relations entre les cotisations, les salaires et le service afin de s'assurer que les données relatives aux participants sont exactes et valides.
• Le Centre des pensions de la fonction publique (CPFP) situé à Shediac n'effectuera plus d'entrées dans le système de pensions au nom des sociétés d'État. Celles-ci devront effectuer leurs entrées en utilisant la fonction qui a été ajoutée dans la nouvelle solution en matière de pensions.
• Les sociétés d'État et les gouvernements territoriaux pourront également communiquer directement par téléphone avec les experts en pensions du CPFP durant les heures de bureau (du lundi au vendredi, de 8 h à 16 h, votre heure locale).

3.2. Mise en oeuvre et essais

Des essais d'acceptation par l'utilisateur seront menés à la fin du printemps et à l'automne 2010. La mise en oeuvre est prévue pour la fin de l'automne 2010.

4. CONTENU DU PORTAIL À L'INTENTION DES EMPLOYEURS

4.1. Nouveau portail à l'intention des sociétés d'État

Toutes les sociétés d'État et tous les gouvernements territoriaux pourront accéder par Internet au nouveau portail sécurisé à l'intention des sociétés d'État. Pour ce faire, le représentant de l'employeur de la société d'État devra posséder un nom d'utilisateur et un mot de passe qu'il obtiendra en remplissant un formulaire, lequel sera disponible bientôt. Plus de renseignements relatifs à l'accès au nouveau portail sécurisé à l'intention des sociétés d'État seront communiqués dans un prochain avis spécial.

Le contenu du portail à l'intention des sociétés d'État sera divisé en trois catégories, selon le type de renseignements :

1. Politique et procédures - comprend les fonctions et les renseignements pertinents à l'intention des sociétés d'État qui utilisent le portail. Les types de renseignements de cette section sont les suivants:
   • Procédures opérationnelles
   • Quoi de neuf?
   • Annonces
   • Glossaire
   • Foire aux questions
   • Sites connexes
   • Publications sur la rémunération
2. Outils d'utilisation du portail - comprend les renseignements relatifs au portail même et comprend:
   • Commentaires
   • Plan du site
   • Recherche dans le Portail
   • Mise à jour de l'adresse électronique
3. Accès aux nouveaux outils et aux experts en pensions - comprend les différents outils et les diverses fonctions de communication mis à la disposition des sociétés d'État et comprend :
   NOTA: L'OSD ne sera accessible qu'aux employeurs qui n'utilisent pas le SRP et qui ont obtenu l'autorisation d'accéder à l'OSD.
   
   • OSD pour l'entrée des données relatives aux participants: Entrée des données (manuelles et par lot); Formation à progression autocontrôlée sur l'OSD (dossier de présentation);
     Guide de l'utilisateur de l'OSD.
   • Requête Web pour transmettre une demande de services au CPFP;
   • Messagerie sécurisée pour recevoir le formulaire «Remise mensuelle des cotisations de pension de retraite (sociétés d'État)» et pour envoyer un message contenant des renseignements confidentiels au CPFP.

4.2. Outil de saisie des données (OSD) pour l'entrée des données relatives aux participants

L'utilité de l'OSD est d'offrir aux sociétés d'État et aux gouvernements territoriaux qui n'utilisent pas le SRP une application permettant l'entrée exacte des données relatives aux ressources humaines et à la paye dans le nouveau système de pensions. Les sociétés d'État et les gouvernements territoriaux pourront visualiser leurs fichiers de mouvements précédents puisque que l'OSD les enregistrera.

Dans les prochaines versions, les participants auront accès à leurs comptes de pension par Internet, et leurs données devront être à jour et complètes afin de leur fournir des estimations exactes de leurs prestations de retraite ou du coût de rachat de périodes de service. Lorsque l'OSD aura été mis en oeuvre, l'employeur devra augmenter à au moins une fois par mois la fréquence des entrées des données relatives aux ressources humaines et à la paye, et ce, afin d'appuyer le libre-service offert aux participants ainsi que le traitement des pensions.

4.2.1. Entrée des données des participants

L'entrée des données des participants sera effectuée de l'une des deux façons suivantes:

• en important les données du système relatif aux ressources humaines et à la paye (mise à jour par lot), ou
• en procédant à des mouvements en ligne dans l'OSD pour un participant.

1. Importation des fichiers de paye (mise à jour par lot)

   Les utilisateurs des sociétés d'État et des gouvernements territoriaux ouvriront une session dans l'OSD et importeront un fichier de lot (précédemment exportés de leurs systèmes relatifs aux ressources humaines et à la paye) et qui contient les données de leurs participants. L'OSD acceptera les fichiers qui respectent un format prédéterminé et importera les données. Cette action sera accomplie en utilisant un modèle qui sera fourni par l'équipe du PMSSP à une date ultérieure.

   La prochaine étape du processus consistera à valider les données dans l'OSD. Pour ce faire, l'utilisateur accédera à l'OSD pour exécuter les contrôles de validation primaires. L'utilisateur devra examiner et corriger les erreurs, qui apparaîtront immédiatement à l'écran. Les données corrigées seront validées de nouveau. L'utilisateur pourra corriger les données immédiatement ou, si la nature des erreurs ne le permet pas, à une date ultérieure lorsque le problème aura été résolu.

   Seules les données qui ont été validées pourront être envoyées dans le système de pensions. Les mouvements contenant des erreurs doivent être corrigés et validés de nouveau avant d'être envoyés dans le système de pensions.

2. Mise à jour des comptes individuels

   L'OSD offrira aux employeurs d'État des écrans leur permettant de créer ou de modifier des mouvements pour les comptes individuels. Les mouvements comme le port à l'effectif (PE), le rayé de l'effectif (RE), le congé non payé (CNP) et les changements d'état seront mis à jour par l'employeur au compte des participants dans le système de pensions en utilisant cette fonction. Une fois le mouvement effectué, l'utilisateur doit exécuter les contrôles de validation primaires. Les mouvements contenant des erreurs doivent être corrigés et validés de nouveau avant d'être affichés dans le système de pensions.

4.2.2. Transmission des données

Une fois les données entrées et validées pour tous les comptes, l'utilisateur doit alors les envoyer afin de mettre le système de pensions à jour. Par la suite, le système de pensions exécutera les contrôles de validation secondaires et affichera toutes les données validées dans les comptes individuels des participants. Les erreurs des données découlant de ce processus seront transmises à un expert en pensions au CPFP qui fera le suivi.

4.3. Modèle de l'OSD (interface)

TPSGC élabore actuellement un modèle uniformisé pour l'importation des données relatives aux ressources humaines et à la paye dans l'OSD.

À partir de leur poste de travail, les utilisateurs auront un accès direct à l'OSD durant le transfert des fichiers de paye dans celui-ci. Les sociétés d'État téléchargeront ou importeront leurs fichiers de paye de la façon suivante :

1. Sélectionner « Enregistrements utilitaires ».
2. Sélectionner ensuite « Importation de données » pour importer le fichier à partir du système de la société d'État.
3. Activer l'option « Validation de données » qui amorcera l'exécution des contrôles de validation primaires dans l'OSD, durant laquelle les erreurs seront annotées.
4. Corriger toutes les erreurs qui seront annotées.
5. Transmettre ensuite le fichier au nouveau système de pensions (Penfax).

Les sociétés d'État et les gouvernements territoriaux pourront également créer ou mettre à jour les données de chaque employé directement à partir de l'OSD.

4.4. Exigences relatives aux données

Les données relatives aux ressources humaines et à la paye qui seront exigées sont les mêmes que celles exigées actuellement. En plus, les renseignements suivants devront être fournis afin d'appuyer l'automatisation des processus liés aux pensions :

• les mouvements de RE, y compris la date de cessation d'emploi et la raison du départ,
• l'adresse du participant et le type d'adresse,
• la province de travail indiquée sur le mouvement de port à l'effectif (PE),
• les mouvements de changement d'état visant à changer les renseignements existants comme le type d'employé et la date de RE selon le système de paye,
• tous les types de CNP (ouvrant droit à pension et n'ouvrant pas droit à pension) le cas échéant,
• le facteur d'équivalence.

Il est important de noter que les données sur le salaire et le service de tous les employés seront saisies dans l'OSD, incluant celles des employés nommés pour une période déterminée de moins de sixmois, les employés occasionnels et les employés travaillant suivant les besoins. Ces données seront utilisées pour appuyer le libre-service pour les employés et pour faciliter l'automatisation des processus opérationnels. Pour ces motifs, les sociétés d'État et les gouvernements territoriaux devront commencer à établir des rapports sur les données relatives aux ressources humaines et à la paye des employés faisant partie des groupes énumérés ci-dessus.

Étant donné les nouvelles exigences relatives aux données, les sociétés d'État et les gouvernements territoriaux pourraient devoir changer la programmation et les fichiers de lot de leurs systèmes de paye et des ressources humaines.

4.2. Requête Web pour transmettre une demande de services

Les sociétés d'État et les gouvernements territoriaux pourront utiliser une fonction de requête Web sécurisée servant à envoyer des demandes de services et de renseignements à un expert en pensions du CPFP. Afin d'assurer l'envoi des requêtes à l'expert en pensions approprié, l'utilisateur pourra choisir un sujet et un sous-sujet (si des sous-sujets sont associés au sujet choisi) qui sera approprié à la demande ou aux commentaires. La demande sera traitée dans les cinqjours ouvrables et la société d'État utilisatrice recevra une réponse dans un format approprié à la demande ou selon les précisions formulées dans la section
« Commentaires ».

4.6. Messagerie sécurisée

Cette fonction sécurisée fait également partie du portail à l'intention des sociétés d'État. Elle sera utilisée pour l'échange des renseignements protégés entre les sociétés d'État ou les gouvernements territoriaux et le CPFP.

L'outil de messagerie sécurisée sera principalement utilisé pour envoyer aux sociétés d'État et aux gouvernements territoriaux leur facture mensuelle relative aux cotisations de retraite. Il pourra également être utilisé pour envoyer au CPFP des demandes ou des questions qui peuvent contenir des renseignements protégés.

Les messages sécurisés peuvent être envoyés par un expert en pensions, un utilisateur du Portail des sociétés d'État ou le nouveau Système de pensions (envoi d'une facture).

La messagerie sécurisée possèdera deux boîtes de réception, l'une pour les utilisateurs du l'OSD et l'autre pour les utilisateurs chargés de la Comptabilité. Les employeurs qui n'utilisent pas le SRP se verront attribuer l'accès aux deux boîtes aux lettres. Les employeurs qui utilisent le SRP auront accès à la boîte aux lettres de Comptabilité seulement. Règle générale, la société d'État désignerait un représentant différent pour chacune d'elles. Il est cependant possible pour un représentant d'être responsable à la fois de l'OSD et de la comptabilité, et par le fait même d'avoir accès aux deux boîtes de réception.

4.7. Processus automatisé du calcul de la remise

Le formulaire « Remise mensuelle des cotisations de pension de retraite (sociétés d'État) » sera envoyé par voie électronique le deuxième jour ouvrable de chaque mois. Le total des cotisations de l'employé et de l'employeur doit y être indiqué et les données figurant dans le formulaire correspondront aux cotisations rapportées par l'employeur pendant le mois précédent.

Les sociétés d'État devront envoyer le paiement au CPFP dans les cinq jours ouvrables suivant la réception de la facture.

5. FORMATION

5.1. Le nouveau portail à l'intention des employeurs contiendra un dossier de présentation PowerPoint en guise d'outil de formation à progression autocontrôlée sur le nouvel OSD. Cette formation sera apparentée à une simulation de logiciel et guidera l'utilisateur à travers les fonctions de l'OSD.

Un guide de l'utilisateur sera également disponible. Les écrans, les onglets, les éléments des menus et les fonctions y seront expliqués en détail.

Si des questions subsistent à propos du fonctionnement de l'OSD ou du portail après la mise en oeuvre, elles peuvent être adressées à la section du soutien à l'employeur du CPFP.

6. INTÉGRITÉ DES DONNÉES

6.1. Écarts dans les cotisations (test d'intégrité)

La solution en matière de pensions s'assurera de l'exactitude des données essentielles relatives aux pensions en comparant le salaire, le service et les cotisations. Le test d'intégrité utilisera les données sur le salaire et le service afin de calculer les cotisations estimatives. Celles-ci seront ensuite comparées aux cotisations réelles reçues afin de déterminer si la relation entre le salaire, le service et les cotisations est valide. Le CPFP cherchera la cause de toute divergence ciblée entre les cotisations estimatives et réelles reçues. Le CPFP pourrait devoir demander de l'aide aux sociétés d'État ou aux gouvernements territoriaux pour corriger les données erronées sur les pensions.

7. DIRECTIVES

Veuillez vous assurer de transmettre ces renseignements à vos employés. D'autres renseignements vous seront communiqués.

8. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

Toute demande de renseignements sur ce qui précède devrait être adressée à:

Judith Ciceri
Projet de modernisation des services et des systèmes de pensions
1451, avenue Coldrey
Ottawa ON K1A 0S5

Téléphone: 613-954-7722

La directrice générale
du Secteur de la rémunération,
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération,

B. Fortin
a signé l'original

Brigitte Fortin

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