Guide sur l'administration des pensions de retraite – Bulletin spécial 2011-003

Objet : Services de soutien à l'employeur – Sociétés d'État, organismes et gouvernements territoriaux qui NE SONT PAS desservis par le Système régional de paye

Le 11 avril 2011

1. But

1.1. Le présent bulletin vise à informer les sociétés d'État, les organismes et les gouvernements territoriaux qui ne sont pas desservis par le Système régional de paye d'un nouveau service qui leur sera offert à compter du 11 avril 2011. Il s'agit d'un soutien visant les activités de pension qui sera offert aux employeurs par un groupe spécialisé du Centre des pensions de la fonction publique (Centre des pensions) à Shediac, au Nouveau-Brunswick. Ce groupe spécialisé est connu sous le nom de « Services de soutien à l'employeur ».

1.2. Le présent bulletin contient la Fiche des coordonnées (disponible également sur la page Web des Fiche des coordonnées) et les nouveaux rôles et responsabilités du Centre des pensions et des employeurs.

1.3. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) s'est engagé à assurer le maintien du service axé sur la clientèle et à fournir aux participants au régime un service ininterrompu.

1.4. Dans le présent texte, le masculin est utilisé comme genre neutre et désigne aussi bien les hommes que les femmes.

2. Contexte

2.1. Le 13 juin 2007, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a donné son approbation au lancement de deux projets de transformation de l'administration des pensions, à savoir le Projet de modernisation des services et des systèmes de pensions du gouvernement du Canada et le Projet de centralisation de la prestation des services de pension. Ces initiatives visent à renouveler les systèmes d'administration des pensions de vieux de près de 40 ans, de transformer des processus opérationnels et de centraliser la prestation de services de pensions dans un centre d'expertise au sein de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, à savoir le Centre des pensions de la fonction publique (désigné sous le nom de « Centre des pensions »), situé à Shediac, au Nouveau­Brunswick.

2.2. L'équipe du Projet de centralisation de la prestation des services de pension a donc été mise sur pied, et on lui a confié la charge d'élaborer et de progressivement mettre en ouvre des services de pension et des processus opérationnels conformes au nouveau modèle qui comporte des options de libre­service et donne accès à des conseils d'experts sur les pensions par le biais de modes variés. Le projet apportera des changements significatifs à la prestation des services de pension.

3. Politique

3.1. À compter du 11 avril 2011, des spécialistes des pensions au Centre des pensions seront chargés de fournir des services de soutien aux ministères, aux sociétés d'État, aux organismes et aux gouvernements territoriaux assujettis au régime de pension de retraite de la fonction publique.

Il incombe aux employeurs de se conformer aux exigences du régime de pension de la fonction publique concernant les remises et la transmission des données sur les pensions. Les organisations gouvernementales participantes ont un rôle important à jouer en matière de soutien de l'administration du régime de pension de retraite de la fonction publique, car elles tiennent à jour et fournissent les données requises par le Centre des pensions sur les ressources humaines et la paye des participants au régime.

4. Définition

4.1. De manière à offrir des services de pension uniformes à tous les participants au régime, un nouveau service, les Services de soutien à l'employeur, a été créé pour aider les employeurs assujettis au régime de pension de retraite de la fonction publique à communiquer efficacement les données de ressources humaines et de paye au moyen d'outils sur le Web.

Les employeurs auront directement accès à des spécialistes en matière de pensions du Centre des pensions grâce à une ligne téléphonique sans frais ou à une adresse courriel. Le service sera offert suivant une approche axée sur les clients qui favorise l'établissement de liens solides de partenariat.

4.2. À compter du 11 avril 2011, les employeurs auront accès à une nouvelle page Web des Fiche des coordonnées, dont la conception s'articule autour du principe du guichet unique comportant du matériel normalisé offert à un seul endroit. La page, qui a été élaborée à l'intention des employeurs, explique en détail les nouveaux rôles de tous les employeurs assujettis à la Loi sur la pension de la fonction publique et sert d'outil général de référence et décrit les responsabilités des employeurs se rapportant à une activité particulière liée à la pension d'un employé. Le site donne également accès à des publications, à des formulaires et à d'autres sites ayant trait aux pensions.

Le portail protégé à l'intention des sociétés d'État est localisé sur la page de bienvenue des Services de soutien à l'employeur et est réservé aux employeurs qui ne sont pas desservis par le Système régional de paye pour effectuer leurs fonctions de transmission des données, de comptabilité et de remise. Les sociétés d'État desservies par le Système régional de paye auront accès au portail sécurisé pour exécuter leurs fonctions de comptabilité.

4.3. À compter du 11 avril 2011, les gestionnaires en rémunération et les représentants des employeurs qui ne sont pas desservis par le Système régional de paye pourront adresser leurs questions sur leurs responsabilités en matière de pension aux Services de soutien à l'employeur. Les gestionnaires et les représentants des employeurs des sociétés d'État qui sont desservies par le Système régional de paye pourront communiquer avec les Services de soutien à l'employeur pour leurs questions reliées à leurs fonctions de comptabilité.

5. Procédures et instructions

5.1. Le nouveau portail sécurisé à l'intention des sociétés d'État sera accessible par le biais de la page Web des Fiche des coordonnées en mai 2011.

Nous encourageons les représentants des employeurs et leurs gestionnaires à consulter le site Web avant de communiquer avec les Services de soutien à l'employeur. S'ils n'ont pas trouvé des réponses à leurs questions sur le site Web, ils peuvent communiquer directement avec les Services de soutien à l'employeur en composant le numéro de téléphone sans frais, en transmettant un message par télécopieur, par la poste ou par courriel, ou en envoyant un message sécurisé. Pour en savoir davantage, veuillez consulter la page « Contactez-nous » du site Web des Fiche des coordonnées.

À compter du 11 avril 2011, les représentants des employeurs pourront s'adresser aux Services de soutien à l'employeur pour :

  • la création du code d'identification de dossier personnel, s'ils n'ont pas accès au Système du fichier central;
  • le soutien du nouvel Outil de saisie des données (OSD);
  • des questions d'ordre général sur les pensions afin d'assurer la qualité de la saisie des données à l'aide des outils Web;
  • des questions relatives a la correction des donnees.

5.2. Les employeurs doivent utiliser la ligne du Centre des pensions réservée aux participants actifs s'ils ont des questions relatives au compte d'un employé en particulier.

5.3. À compter du 11 avril 2011, exception faite des congés non payés dont la mise en oeuvre est prévue avant la fin de l'année financière 2011-2012, les représentants des employeurs ne sont plus responsables de fournir des renseignements liés aux pensions (par exemple,, des estimations) aux employés et/ou aux participants au régime. Les employés doivent être invités à consulter la fiche des coordonnées des personnes­ressources du Centre des pensions qui figure dans le portail Web Votre pension et vos avantages sociaux de la fonction publique, à la rubrique « Contactez-nous ». Cette fiche contient l'adresse du portail Web du Centre des pensions, une adresse courriel, un numéro de téléphone sans frais, un numéro de télécopieur et une adresse postale, qui diffèrent de ceux de la fiche des coordonnées des personnes­ressources de l'employeur.

5.4. Les représentants désignés des sociétés d'État desservies par le Service régional de paye, ainsi que les employeurs qui ne sont pas desservis par le Système régional de paye, devront se procurer un code d'utilisateur pour accéder au portail sécurisé des sociétés d'État via Internet. Pour plus d'information sur ce sujet, veuillez vous référer à l'ARCHIVÉE Avis spécial destiné aux sociétés d'État 2010-002.

5.5. Tous les employeurs demeurent responsables de fournir des données exactes et de prélever les retenues qui s'imposent.

5.6. Veuillez consulter le document sur les rôles et les responsabilités joint au présent bulletin pour connaître les procédures et pour en savoir davantage sur le nouveau processus.

6. Communications

6.1. L'équipe du Projet de centralisation surveillera l'évolution de ce service après sa mise en ouvre et vous tiendra au courant des résultats, de même que de l'élaboration et de la mise en place des autres services axés sur les employeurs.

7. Publications

7.1. Le Guide sur l'administration des pensions de retraite sera mis à jour afin d'y intégrer les renseignements pertinents contenus dans le présent bulletin.

8. Demandes de renseignements

8.1. Toute demande de renseignements sur le contenu de ce document doit être adressée aux Services de soutien de l'employeur qui dirigera votre demande à votre service de rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

Directeur général
Secteur de la rémunération
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération

Carrie E. Roussin
a signé l'original

Carrie E. Roussin

Rôles et responsabilités

Services de soutien à l'employeur – Rôles et responsabilités (sociétés d'État, organismes, et gouvernements territoriaux qui ne sont pas desservis par le Système régional de paye)

Date de mise en œuvre : 11 avril 2011

Introduction

L'administration du régime de pension de retraite de la fonction publique incombe à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Au sein de TPSGC, c'est le Centre des pensions de la fonction publique (Centre des pensions) à Shediac, au Nouveau­Brunswick, qui est principalement responsable de l'administration quotidienne du régime de pension de retraite de la fonction publique au nom des participants au régime actifs et retraités et de leurs survivants partout au Canada et à l'étranger.

À compter du 11 avril, une nouvelle section du Centre des pensions, nommée Fiche des coordonnées, entrera en fonction. Les employés de cette section seront chargés d'assister les employeurs avec la transmission efficiente des donnés relatives aux ressources humaines et à la paye, ainsi que l'utilisation des outils sur le Web.

Un tableau décrivant les rôles et les responsabilités de toutes les parties prenantes concernant les activités particulières des employeurs a été joint au présent Bulletin spécial du Guide sur l'administration des pensions de retraite. Le nouveau processus est décrit ci-après.

Dans ces documents, on fait référence aux représentants de l'employeur. Cette expression désigne les chefs des ressources humaines, les gestionnaires en rémunération et les utilisateurs autorisés de l'OSD ainsi que les utilisateurs autorisés de la comptabilité dans les établissements autres que les bureaux de paye régionaux (bureaux fournissant des services de paye aux employeurs qui ne sont pas desservis par le Système régional de paye) et les sociétés d'État desservies par le bureau de paye régional.

Responsabilités du Centre des pensions

Au Centre des pensions, il incombe aux Services de soutien à l'employeur de fournir l'information ainsi que le soutien connexe se rapportant aux activités suivantes des employeurs. Les spécialistes des pensions vous donneront des renseignements généraux sur le régime de pension et vous aideront à consulter les outils libre-service sur le Web. Les Services de soutien à l'employeur commenceront par offrir des services dans les domaines suivants :

  • Création du code d'identification de dossier personnel (CIDP) pour les employeurs n'ayant pas accès au Système du fichier central;
  • Soutien des outils sur les pensions (libre-service sur le Web, transition vers et soutien avec l'OSD);
  • Services consultatifs (explications générales des règles du régime à l'appui de la saisie des données de qualité par le biais de sources d'information sur le Web);
  • Opérations (correction des données).

Nous tiendrons les employeurs au courant des services additionnels qui seront fournis par les Services de soutien à l'employeur à mesure qu'ils seront disponibles.

Responsabilités des employeurs

Les responsabilités principales de chaque employeur quant à la pension du participant et à l'administration des prestations des participants dans le cadre du régime de pension de la fonction publique consistent à :

  • Retenir les cotisations des participants au régime (service courant, rachats de service et prestations supplémentaires de décès) de leurs traitements réguliers;
  • Amorcer, modifier et arrêter les transactions en fonction des activités du participant au régime (par exemple, congé non payé);
  • Régulièrement rapprocher les comptes des participants (employeurs non desservis par le Système régional de paye);
  • Fournir, à la demande au Centre des pensions, des précisions sur les données et l'information concernant les pensions;
  • Créer un code d'identification de dossier personnel au moyen du Système du fichier central ou communiquer avec les Services de soutien à l'employeur pour l'obtenir (si l'employeur n'a pas accès au Système du fichier central);
  • Consulter le site Web des Services de soutien à l'employeur.

L'Outil de transmission des données (OTC) sera mis en ouvre en mai 2011. Les responsabilités de l'employeur reliées à l'OTC consistent à :

  • Fournir mensuellement des données épurées et exactes, à la date prévue (données sur le traitement, le service et les cotisations, date et motif de cessation d'emploi, adresse du participant, province de travail, changement de statut d'emploi, type de congé non payé – congé o uvrant droit à pension ou non – selon l'événement et les facteurs d'équivalence);
  • Dès réception de la facture mensuelle via le portail sécurisé des sociétés d'État (disponible en mai 2011) sur le site Web des Services de soutien à l'employeur, verser la part des cotisations de retraite de l'employé et de l'employeur.

Site Web des Services de soutien à l'employeur

Le site Web des Fiche des coordonnées a été conçu à l'intention des employeurs à titre d'outil de référence générale et décrit les responsabilités particulières de l'employeur se rapportant à des activités précises liées aux pensions des employés. Le site, qui a été élaboré à l'intention des employeurs, explique en détail les nouveaux rôles de tous les employeurs assujettis à la Loi sur la pension de la fonction publique.

Puisque ce site Web représente la source principale d'information détaillée sur la pension pour les employeurs, il est toujours préférable de le consulter avant de communiquer directement avec les Services de soutien à l'employeur.

Nous tenons à préciser que les employeurs doivent continuer à utiliser la ligne du Centre des pensions réservée aux participants lorsqu'ils ont des questions en matière de pension portant sur le compte d'un employé en particulier.

Personnes-ressources pour les employeurs

À compter du 11 avril 2011, les questions générales relatives à la transmission des données sur les pensions pourront être adressées aux Fiche des coordonnées, au 1‑877‑427‑1510.

Pour les questions se rapportant à un employé en particulier, veuillez communiquer avec le centre des pensions en utilisant l'information pour les participants actifs.

Nota : Les représentants des employeurs ne devraient pas communiquer avec le Centre des pensions au nom des employés. Ils devraient plutôt référer les participants au régime directement à la fiche des coordonnées des personnes-ressources du Centre des pensions, sur le portail Web Votre pension et vos avantages sociaux de la fonction publique.

Normes et niveaux de service – Services de soutien à l'employeur

  • Les demandes de renseignements téléphoniques seront traitées dans un délai de deux jours ouvrables.
  • Les demandes de renseignements sur le Web seront traitées dans un délai de cinq jours ouvrables.

Votre site Web

Les employeurs peuvent accéder au portail Web des Fiche des coordonnées par le biais du site Web du Secteur de la rémunération.

Le site Web du Secteur de la rémunération a été mis à jour afin d'y ajouter la nouvelle page Web des Services de soutien à l'employeur et sera disponible le 11 avril 2011. Le lien vers le portail sécurisé des sociétés d'État s'affichera en mai 2011.

Tableau 1 : Rôles et responsabilités
Activité Employeur Services de soutien à l'employeur
Assigner un code d'identification de dossier personnel à tous les employés (cotisants et non cotisants).
  1. Si l'employeur a accès au Système du fichier central, il doit lui-même créer le code d'identification de dossier personnel
  2. Si l'employeur n'a pas accès au Système du fichier central, s'adresser aux Services de soutien à l'employeur pour obtenir le CIDP. Le cas échéant, fournir par téléphone au spécialiste des pensions le nom de l'employé, son initiale et son numéro d'assurance sociale, de même que l'acronyme de la société d'État et son numéro de liste de paye
 Créer et fournir le code d'identification de dossier personnel à l'employeur.
Prélever les cotisations de retraite.
  1. Prélever les cotisations de retraite des participants au régime de leurs traitements et allocations ouvrant droit à pension
  2. Suivant les directives du Centre des pensions, commencer, modifier ou arrêter les mouvements visant d'autres types de retenues (par exemple, rachat de service)
  
Tableau 2 : Rôles et responsabilités supplémentaires reliées à la mise en ouvre de l'Outil de saisie des données  – Mai 2011
Activité Employeur Services de soutien à l'employeur
Demander un code d'utilisateur et un mot de passe pour que le représentant de l'employeur puisse accéder au portail sécurisé des sociétés d'État et à l'OSD (pour la réception de la facture et l'accès à la messagerie protégée et/ou l'OSD (Sociétés d'État desservies par le Service régional de paie et sociétés d'État non desservies par le Système régional de paye).
  1. Remplir le formulaire « Demande d'Id d'utilisateur pour représentant d'employeur » (PWGSC-TPSGC 591 – Demande d'id d'utilisateur pour représentant d'employeur (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada)) et le faire parvenir au Centre des pensions à l'adresse indiquée sur le formulaire
  2. Sur réception du code d'utilisateur transmis par le Centre des pensions, communiquer avec le Bureau de service national de Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada au 1‑855‑830‑7782 pour obtenir un mot de passe
  1. Vérifier la validité de l'information fournie par la société d'État, mettre à jour Penfax et faire parvenir l'information à l'agent de contrôle de l'accès pour la sécurité du Centre des pensions
  2. Lorsque l'agent de contrôle de l'accès pour la sécurité a ouvert le compte, envoyer le code d'utilisateur au représentant de l'employeur
Transmettre les renseignements sur les employés, cotisants et non-cotisants, (par exemple, porté à l'effectif, adresse du participant, traitement, service, congés non payés, cotisations et cessation d'emploi) au Centre des pensions à l'aide de l'OSD Par le biais de l'OSD , transmettre les données relatives aux ressources humaines et à la paye de tous les employés, sans égard à leur statut d'emploi. Transmettre mensuellement les données sur le traitement et les congés non payés de tous les employés, ainsi que les données sur les cotisations de tous les cotisants. Signaler les cas de cessation d'emploi et communiquer les renseignements personnels supplémentaires de l'employé, comme l'adresse de résidence, la province de travail, la province de résidence, etc. Fournir l'appui nécessaire à l'employeur quant à l'utilisation de l'OSD (par exemple, saisie et modification des données, messages d'avertissement et rejets).
Remise des cotisations de retraite (activité de comptabilité) À compter du mois de juin 2011, sur réception de la facture envoyée par messagerie sécurisée le deuxième jour ouvrable du mois, remettre les cotisations de l'employé et la quote-part de l'employeur dans les cinq jours.  
Rapprochement des comptes des participants au régime
  1. Vérifier la correspondance entre les retenues et les codes
  2. S'il y a lieu, corriger les données et les enregistrer dans l'OSD
  1. Vérifier l'exactitude des données
  2. Communiquer avec le représentant de l'employeur pour corriger les écarts
Fournir de l'information ou des données supplémentaires sur réception d'une demande provenant du Centre des pensions. (activité de correction des données)
  1. Examiner le dossier et fournir l'information au Centre des pensions
  2. Remplir les formulaires et les faire parvenir au Centre des pensions
  3. S'il y a lieu, enregistrer les données dans l'OSD
  1. Trouver les écarts dans les données
  2. Communiquer avec le représentant de l'employeur pour demander les renseignements qui manquent ou pour corriger les écarts
Transmettre les facteurs d'équivalence (FE) au Centre des pensions. (sociétés d'État non desservies par le Système régional de paie)
  1. Lorsqu'un participant quitte son emploi, transmettre le FE pour l'année de cessation d'emploi
  2. Transmettre les FE de tous les participants AU RÉGIME à la fin de l'année civile
  3. Saisir les données et les enregistrer dans l'OSD
  
Transmettre le calendrier des périodes de paye. (sociétés d'État non desservies par le Système régional de paie) À la fin de l'année civile, transmettre le calendrier des périodes de paye à Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada.