DR 2012-020

Objet : Procédures de réaménagement des effectifs

Le 7 novembre 2012 Mis à jour le 12 mars 2013

1. But

1.1. La présente directive vise à fournir des renseignements à jour sur le traitement des paiements dans le Système régional de paye (SRP) conformément aux dispositions des politiques de réaménagement des effectifs (RDE), et notamment la diversification des modes d'exécution (DME).

1.2. La présente directive sur la rémunération (DR) comprend un avis d'information aux employés sur le sujet, lequel sera également affiché sur la page « Êtes-vous un employé dans la fonction publique? » du site Web du Secteur de la rémunération.

2. Annulation

2.1. Le présent document remplace les DR 1996-037 et 1999-005, datées du 6 septembre 1996 et du 10 février 1999 respectivement.

3. Contexte

3.1. La présente DR doit être consultée conjointement avec la ARCHIVÉE Directive sur les services de paye 1989-143 (39) du 9 novembre 1989.

3.2. Les dispositions sur le RDE figurant dans les autorités suivantes s'appliquent aux employés nommés pour une période indéterminée :

l'Appendice sur le réaménagement des effectifs aux conventions collectives de l'Alliance de la Fonction publique du Canada (AFPC);
l'Appendice sur le réaménagement des effectifs aux conventions collectives de l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada (IPFPC);
l'Appendice sur le réaménagement des effectifs à la convention collective du Syndicat des agents correctionnels du Canada - Confédération des syndicats nationaux (UCCO-SACC-CSN);
La Directive sur le réaménagement des effectifs du Conseil national mixte (CNM), qui s'applique aux employés exclus et non représentés de groupes autres que EX ainsi qu'aux employés représentés de l'administration publique centrale dont la convention collective ne comporte aucune disposition explicite sur le réaménagement des effectifs.

Il est important de noter que les appendices sur les RDE aux conventions collectives et la Directive sur le réaménagement des effectifs du CNM sont de nature semblable mais que leur contenu diverge. Les ministères devraient consulter l'instrument de politique pertinent sur le RDE afin d'appliquer les bonnes dispositions.

3.3. Les dispositions relatives au RDE pour le groupe EX et certains groupes de la haute direction assujettis aux conditions d'emploi du groupe EX figurent dans la Directive sur la transition dans la carrière des cadres supérieurs. Une directive sur la rémunération pour ces groupes sera publiée sous peu.

4. Options Relatives au RDE

4.1. Le RDE est une situation qui se produit lorsqu'un administrateur général décide que les services d'un ou de plusieurs employés nommés pour une période indéterminée ne seront plus requis au-delà d'une certaine date en raison d'un manque de travail, de la suppression d'une fonction, d'une réinstallation à laquelle l'employé ne veut pas participer ou du recours à une autre DME.

L'administrateur général doit décider quels employés recevront la garantie d'une offre d'emploi raisonnable et lesquels deviendront des employés optants.

4.2. Les employés qui obtiennent une garantie d'offre d'emploi raisonnable bénéficieront de la priorité d'employé excédentaire jusqu'à ce qu'ils reçoivent ou acceptent une offre d'emploi raisonnable (OER), soient mis en disponibilité ou démissionnent. Les employés qui refusent une OER sont mis en disponibilité au plus tôt six (6) mois après que leurs postes ont été déclarés excédentaires et conservent une priorité de mise en disponibilité (non payée) pendant un (1) an.

4.3. Si aucune garantie d'offre d'emploi raisonnable n'est présentée, les employés optants doivent choisir l'une des options suivantes : une période de priorité d'employé excédentaire de 12 mois payée pendant laquelle ils peuvent accepter une OER, une mesure de soutien à la transition (MST) sous forme de paiement forfaitaire ou une indemnité d'études correspondant à la MST assortie d'un montant allant jusqu'à 7 000 $, 10 000 $ ou 11 000 $ (en conformité avec l'autorité concernant le RDE pertinente) pour les frais de scolarité, les frais de livres et d'équipement obligatoires.

4.4. Les employés à temps partiel ont droit aux services de counselling et au remboursement des frais d'inscription et de livres calculé au prorata selon leur semaine désignée de travail.

5. Procédures et Instructions

5.1. Codes de motif - Congé non payé (CNP) et Rayé de l’effectif (RE)

Il convient d'utiliser les codes suivants pour traiter les paiements dans le cadre d'un CNP ou d'un RE :

5.1.1. L'employé refuse une OER

Le code de motif du RE « 11 - Mise en disponibilité » doit être utilisé dans le cas d'un employé qui refuse une OER.

5.1.2. Employés optants

Options 6.3.1 (a) (i) et 6.3.1 (a) (ii) - Le code de motif du RE « 11 - Mise en disponibilité » doit être utilisé dans le cas des employés qui n'ont pas accepté d'offre d'emploi à l'expiration de la période de priorité d'employé excédentaire de 12 mois (et de la prolongation de 120 jours, le cas échéant).

Options 6.3.1 (a) (iii), 6.3.1 (b) et 6.3.1 (c) (i) - Le code de motif du RE « 04 - Démission en vertu d'un programme de réaménagement des effectifs » doit être utilisé dans le cas des employés qui doivent démissionner dans le cadre d'un RDE afin de pouvoir obtenir un paiement forfaitaire (MST, rémunération en remplacement de la partie non expirée de la période de priorité d'excédentaire ou indemnité d'études).

Options 6.3.1 (c) (ii) - Le code de motif de CNP « L - Autres raisons » doit être utilisé dans le cas des employés qui optent pour l'indemnité d'études afin de reporter la date de leur départ et d'obtenir un CNP d'une durée maximale de deux ans pendant qu'ils fréquentent un établissement d'enseignement. À l'issue du CNP, le code de motif du RE « 11 - Mise en disponibilité » doit être utilisé.

D'autres renseignements sur les codes de motifs de CNP figurent dans le Guide d'entrée personnel-paye (GEPP) sections GEPP 14-8-3 et GEPP 4-4-13. Consultez la section GEPP 3-5-3 du GEPP pour obtenir des renseignements sur les codes de motif de RE.

5.1.3. Diversification des modes d'exécution (DME)

Les codes de motif de RE 47, 48 ou 49 (selon le cas) doivent être utilisés pour toute cessation d'emploi liée à un cas de DME. Voici les détails concernant ces codes :

Code 47 Cessation d'emploi dans le cadre de la DME - employé ayant accepté ou refusé une offre d'emploi de catégorie 1;
Code 48 Cessation d'emploi dans le cadre de la DME - employé ayant accepté ou refusé une offre d'emploi de catégorie 2;
Code 49 Cessation d'emploi dans le cadre de la DME - employé ayant accepté ou refusé une offre d'emploi de catégorie 3.

5.2. Codes de Versement - MST et Indemnité d'études

REMARQUE : C'est uniquement dans le cadre de l'option 6.3.1 (c) (ii) que la MST peut être versée en un ou deux paiements forfaitaires sur un maximum de deux ans.

Voici les détails concernant les codes de versement au titre du RDE :

5.2.1. Code 365 - MST ou Paiements en remplacement d'avantages perdus - Admissible

Le code 365 sert à demander la partie du versement pouvant être transférée à un régime enregistré d'épargne-retraite (REER) ou à un régime de pension agréé (RPA).

5.2.2. Code 366 - MST ou Paiements en remplacement d'avantages perdu - Non admissible

Le code 366 sert à demander la partie du versement qui dépasse le montant maximal autorisé pour un transfert à un REER ou à un RPA. Ce paiement fait l'objet d'une retenue d'impôt sur les paiements forfaitaires.

5.2.3. Code 367 - MST - Indemnité d'études ou indemnité pour réduction de la pension - Admissible

Le code 367 sert à demander la partie de la MST ou de l'indemnité pour réduction de la pension qui peut être transférée à un REER ou à un RPA.

5.2.4. Code 368 - MST - Indemnité d'études ou indemnité pour la réduction de la pension - Non admissible

Le code 368 sert à demander la partie de la MST ou de l'indemnité pour réduction de la pension qui dépasse le montant maximal autorisé pour un transfert à un REER ou à un RPA. Ce paiement fait l'objet d'une retenue d'impôt sur les paiements forfaitaires.

5.2.5. Code 242 - MST - Indemnité d'études - Congé non payé

Le code 242 sert à demander le versement de la partie de la MST pendant un CNP. Cette indemnité n'étant pas considérée comme une allocation de retraite, des retenues au titre de l'impôt, du Régime de pensions du Canada (RPC) ou du Régime de rentes du Québec (RRQ), de l'assurance-emploi (AE) et du Régime québécois d'assurance parentale (RQAP), le cas échéant, doivent être effectuées conformément à la Loi de l'impôt sur le revenu du Canada et à la Loi de l'impôt sur le revenu du Québec.

5.2.6. Code 239 - Remboursement des frais de scolarité et de livres

Le code 239 sert à demander un remboursement de frais de scolarité et de livres d'au plus 7 000 $ (convention collective de l'UCCO-SACC-CSN), 10 000 $ (conventions collectives de l'IPFPC et de l'AFPC) et 11 000 $ (Directive sur le réaménagement des effectifs du CNM). Puisque ce paiement est considéré comme un avantage imposable, des retenues au titre de l'impôt, du RPC ou du RRQ, de l'AE et du RQAP, le cas échéant, doivent être effectuées conformément à la Loi de l'impôt sur le revenu du Canada et à la Loi de l'impôt sur le revenu du Québec.

5.3. Codes de versement - Rémunération en remplacement de la partie non expirée de la période de priorité d'excédentaire

5.3.1. Code 108 Allocation de retraite - admissible, et code 051 Allocation de retraite - non admissible

Les codes de versement 108 et 051 doivent être utilisés pour demander la rémunération en remplacement de la partie non expirée de la période de priorité d'excédentaire, conformément à l'alinéa 6.3.1 (a) (iii) de l'instrument de politique pertinent sur le RDE.

5.4. Codes de versement - DME

5.4.1. La DME est le transfert d'une activité ou entreprise de la fonction publique à une entité ou société qui constitue un employeur distinct ou qui ne fait pas partie de la fonction publique.

5.4.2. Les montants forfaitaires liés à la DME sont basés sur le type de formule de transition. Les trois formules de transition pouvant découler du recours à la DME sont : maintien intégral (catégorie 1), maintien dans une importante proportion (catégorie 2) et maintien moindre (catégorie 3). Pour les critères d'admissibilité aux différentes formules de transition, veuillez vous reporter à la section 7.2.2 des appendices sur le RDE et à la Directive sur le réaménagement des effectifs du CNM.

Voici les détails concernant les codes de versement liés à la DME :

5.4.3. Paiement forfaitaire pour la DME

Code 385 Paiement forfaitaire pour la DME - Admissible
Code 386 Paiement forfaitaire pour la DME - Non admissible

Les dispositions relatives au paiement correspondantes prévoient un montant équivalant à trois (3) mois de salaire pour un employé qui accepte une offre d'emploi de catégorie 2 ou un montant équivalant à six (6) mois de salaire pour un employé qui accepte une offre d'emploi de catégorie 3 dans une situation de DME.

Le code 385 doit être utilisé pour demander la partie du versement pouvant être transférée à un REER ou à un RPA. Ce paiement est assujetti à l'impôt sur le revenu, sauf s'il est transféré dans un REER ou un RPA.

Le code 386 doit être utilisé pour demander la partie du versement excédant les limites établies, qui ne peut être transférée à un REER ni à un RPA et qui sera donc automatiquement désignée comme non admissible sur les relevés d'impôt des employés. Ce paiement est assujetti à l'impôt sur le revenu.

Les détails complets concernant ces paiements sont présentés aux sections 7.7.1 à 7.7.4 de l'instrument de politique pertinent sur le RDE.

5.4.4. DME - Paiement forfaitaire lié à la pension

Code 387 DME - Paiement forfaitaire lié àla pension - Admissible
Code 388 DME - Paiement forfaitaire lié à la pension - Non admissible

Les dispositions relatives au paiement correspondantes prévoient un montant équivalant à trois (3) mois de salaire pour un employé qui accepte une offre d'emploi raisonnable de catégorie 1 ou 2 qui ne répond pas au critère de caractère raisonnable des principes régissant la pension lors d'une situation de DME.

Le code 387 doit être utilisé pour demander la partie du versement pouvant être transférée à un REER ou à un RPA. Ce paiement est assujetti à l'impôt sur le revenu, sauf s'il est transféré dans un REER ou un RPA.

Le code 388 doit être utilisé pour demander la partie du versement excédant les limites établies, qui ne peut être transférée à un REER ni à un RPA et qui sera donc automatiquement désignée comme non admissible sur les relevés d'impôt des employés. Ce paiement est assujetti à l'impôt sur le revenu.

Les détails complets concernant ces paiements sont présentés à la section 7.7.3 de l'instrument de politique pertinent sur le RDE.

5.4.5. DME - Supplément de rémunération complémentaire

Code 389 DME - Supplément de rémunération complémentaire - Admissible
Code 390 DME - Supplément de rémunération complémentaire - Non admissible

Les dispositions relatives au paiement correspondantes prévoient un montant forfaitaire qui constitue un supplément de rémunération pour un employé qui accepte une offre d'emploi de catégorie 2 ou 3 lors d'une situation de DME.

Le code 389 doit être utilisé pour demander la partie du versement pouvant être transférée à un REER ou à un RPA. Ce paiement est assujetti à l'impôt sur le revenu, sauf s'il est transféré dans un REER ou un RPA.

Le code 390 doit être utilisé pour demander la partie du versement excédant les limites établies, qui ne peut être transférée à un REER ni à un RPA et qui sera donc automatiquement désignée comme non admissible sur les relevés d'impôt des employés. Ce paiement est assujetti à l'impôt sur le revenu.

Les détails complets concernant ces paiements sont présentés aux sections 7.7.1 à 7.7.4 de l'instrument de politique pertinent sur le RDE.

5.4.6. Supplément de rémunération additionnel

Code 391 DME - Supplément de rémunération additionnel - Admissible
Code 392 DME - Supplément de rémunération additionnel - Non admissible

Les dispositions relatives au paiement correspondantes prévoient un supplément de rémunération additionnel de six (6) mois si l'employé accepte une offre d'emploi de catégorie 2 et que son nouveau salaire est inférieur à 80 % de son ancien salaire.

Le code 391 doit être utilisé pour demander la partie du versement pouvant être transférée à un REER ou à un RPA. Ce paiement est assujetti à l'impôt sur le revenu, sauf s'il est transféré dans un REER ou un RPA.

Le code 392 doit être utilisé pour demander la partie du versement excédant les limites établies, qui ne peut être transférée à un REER ni à un RPA et qui sera donc automatiquement désignée comme non admissible sur les relevés d'impôt des employés. Ce paiement est assujetti à l'impôt sur le revenu.

Les détails complets concernant ces paiements sont présentés à la section 7.7.2 de l'instrument de politique pertinent sur le RDE.

5.5. Codes de versement - Services de counselling

5.5.1. En vertu de la section 6.3.6 des documents sur le réaménagement des effectifs (RDE), tous les employés optants, sauf les employés non touchés qui choisissent d'échanger leur poste, ont droit à un montant pouvant atteindre 600 $ pour des services de counselling relativement à leur possible réembauche ou retraite. Ces services peuvent comprendre des conseils financiers ou de l'orientation professionnelle.

La Loi de l'impôt sur le revenu stipule que les paiements pour des conseils financiers ou de la formation d'appoint sont des avantages imposables. Toutefois, les paiements pour des services de counselling relatifs à une possible réembauche ou retraite de l'employé ne sont pas imposables. Lorsque les conseils financiers sont fournis dans le cadre de services de counselling relatifs à la retraite ou sur la réembauche, l'avantage n'est pas imposable à condition que les conseils ne soient donnés qu'une seule fois. Lorsque les conseils financiers sont offerts de façon continue, les services de counselling deviennent un avantage imposable, même s'ils portent sur la retraite ou la réembauche. Les services de conseils financiers fournis directement ou indirectement par un employeur constituent généralement un avantage imposable pour l'employé qui les reçoit. L'avantage découlant de la contribution financière de l'employeur à la formation d'appoint de l'employé est également imposable, conformément à l'alinéa 6(1)a) de la Loi de l'impôt sur le revenu.

5.5.2. Un nouveau code de versement (1G3 - RDE - Services de counselling) a été créé dans le Système régional de paye pour traiter les paiements liés à ces services lorsqu'ils constituent un avantage imposable qui sera indiqué dans les feuillets fiscaux de l'employé.

Les paiements liés aux services de counselling relatifs à la réembauche ou à la retraite - lesquels ne sont pas imposables - doivent être émis par le bureau des services financiers du ministère.

5.5.3. Les montants associés au code de versement 1G3 sont assujettis aux retenues suivantes :

impôt fédéral et provincial sur le revenu;
assurance-emploi (AE);
Régime de pensions du Canada (RPC) ou Régime de rentes du Québec (RRQ);
Régime québécois d'assurance parentale (RQAP).

5.5.4. Cependant, les paiements établis en vertu de ce code ne sont pas assujettis aux retenues relatives au régime de pensions de la fonction publique, au Régime d'assurance-invalidité (AI), au Régime d'assurance-invalidité de longue durée (AILD), au Régime de prestations supplémentaires de décès (PSD) et au Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique (RACGFP).

5.5.5. Les paiements visés par ce code ne font pas partie du salaire pour les besoins de la paye. Par conséquent, les versements liés aux situations ayant une incidence sur la rémunération (comme les promotions et la rémunération d'intérim) ne seront pas recalculés.

Ces paiements ne doivent pas être pris en compte dans le calcul de la gratification de 4 % ou d'autres versements, comme la prime versée en remplacement des congés fériés.

6. Exigences relatives à la saisie de données sur la paye

6.1. Il incombe aux conseillers en rémunération de traiter manuellement les paiements découlant d'un RDE. L'Annexe A ci-jointe contient la liste complète des codes de versement à utiliser.

Mis à jour À l’exception des codes de versement 239 (Remboursement de frais de scolarité et de livres), 242 (MST - INDEMNITÉ D’ÉTUDES - CONGÉ NON PAYÉ) et 1G3 (RDE - SERVICES DE COUNSELLING), les paiements effectués dans le cadre d’un RDE sont considérés comme des indemnités de départ. Par conséquent, l’employé doit être en situation de RE. Consultez les sections GEPP 14-8-3 et GEPP 4-4-13 du GEPP pour obtenir de plus amples renseignements.

Mis à jour 6.2. Pour les codes de versement 239, 242 et 1G3, les paiements, sous forme de paiements forfaitaires, doivent être entrés en effectuant un mouvement de Versements-Commencer (VRC - code d’intervention de paye [CIP] 18C).

La date d'entrée en vigueur du code 242 doit correspondre à la date de début de l'emploi continu ou service continu/discontinu (en conformité avec l'autorité concernant le RDE pertinente), tandis que la date de fin droit être la date de début de la période de retrait temporaire de l'effectif (TRE).

6.3. Les autres paiements découlant d'un RDE sont entrés en effectuant un mouvement de versement de cessation (VDC) (sections GEPP 14-6-7 et GEPP 4-4-71-1 du GEPP) avec le code de versement applicable. Veuillez noter que les exigences de saisie pour les codes de versement 365, 366, 367 et 368 sont identiques à celles des codes de versements actuels 054 (Indemnité de départ) et 051 (Allocation de retraite - Non admissible).

6.4. Échange de postes

6.4.1. Les appendices sur le RDE prévoient l'échange de postes. Un échange a lieu lorsqu'un employé optant (pas un employé excédentaire) qui préférerait rester dans l'administration publique centrale échange son poste avec un employé non touché (le remplaçant) qui est disposé à quitter l'administration publique centrale en se prévalant d'une MST ou d'une indemnité d'études.

Mis à jour 6.4.2. À partir de maintenant, lorsquun poste est échangé entre des ministères pour lesquels le Conseil du Trésor (CT) agit comme employeur, le remplaçant doit faire lobjet dun mouvement de rayé de leffectif (RE), puis dun mouvement de port à leffectif (PE).

Mis à jour Pour ce qui est des employés optants, le processus de mutation dentrée (MUE) et mutation de sortie (MUS) sappliquera.

Mis à jour 6.4.3. Il est à noter que les paiements émis aux remplaçants au moyen du Système régional de paye ne sont pas correctement déclarés lorsque les mouvements de RE et de PE sont utilisés. Il incombe au ministère qui accueille le remplaçant de faire le suivi des paiements pour respecter les exigences de déclaration du CT.

Mis à jour 6.4.4. En vertu des procédures courantes, des mouvements de RE et de PE doivent être traités lorsquun employé passe dun employeur à un autre. Veuillez consulter la ARCHIVÉE DR 2002-017 pour prendre connaissance des procédures concernant le changement demployeur.

Mis à jour 6.4.5. Pour éviter les trop-payés, il est recommandé de régler les comptes en attente de RE, avec le code de motif Y, à compter de la date de léchange de postes pour arrêter le traitement de la paye.

Mis à jour Ce mouvement doit être suivi dun mouvement de RE (CIP 02) accompagné du code de motif pertinent. Veuillez consulter les sections GEPP 14-8-3 et GEPP 4-4-13 pour obtenir de plus amples renseignements.

6.5. Réduction ou exonération pour retenue d'impôt

Le paragraphe 60(j.1) de la Loi de l'impôt sur le revenu permet d'exonérer d'impôt ou de déduire du revenu, en totalité ou en partie, les montants versés à titre d'allocation de retraite, si ces montants sont transférés dans un RPA ou un REER.

6.5.1. Transfert des montants admissibles des allocations de retraite

Les paiements effectués en vertu des codes de versement 108, 250, 363, 365, 367, 385, 387, 389 et 391 sont considérés comme des allocations de retraite admissibles aux fins de l'impôt sur le revenu.

Une lettre de l'employé suffit pour faire transférer des allocations de retraite admissibles. Les renseignements à fournir sont le montant à transférer, le nom et l'adresse complète de l'institution financière et le numéro du compte de REER dans lequel les fonds seront transférés.

Pour savoir comment calculer le plafond admissible des allocations de retraite, consultez la section 4.3 de la ARCHIVÉE DR 2006-002.

6.5.2. Transfert des montants non admissibles des allocations de retraite

Les paiements effectués en vertu des codes de versement 051, 279, 364, 366, 368, 386, 388, 390 et 392 sont considérés comme des allocations de retraite non admissibles aux fins de l'impôt sur le revenu.

Pour transférer la partie non admissible des allocations de retraite dans un REER sans l'assujettir à la retenue d'impôt, les documents suivants suffisent :

une lettre signée de l'employé attestant qu'il possède les droits de cotisation nécessaires à son REER;
une copie du dernier Avis de cotisation, fourni par l'Agence du revenu du Canada (ARC), signée et datée par l'employé.

Si l'employé désire déposer personnellement ce montant dans un REER et souhaite obtenir une exonération de l'impôt sur le revenu fédéral et de l'impôt sur le revenu du Québec, il doit fournir une lettre d'autorisation de l'ARC et, s'il y a lieu, du ministère du Revenu du Québec (MRQ) à cet effet.

6.5.3. Utilisation des allocations de retraite pour payer du service passé

Allocations de retraite admissibles à appliquer au service passé

Il n'existe aucune limite pour ce qui est de l'application des parties admissibles des allocations de retraite aux rachats de service passé. Les ministères doivent s'assurer que le montant admissible des allocations de retraite transféré en vertu du paragraphe 60(j.1) de la Loi de l'impôt sur le revenu pour payer le service passé est exonéré d'impôt sur le revenu.

Allocations de retraite non admissibles à appliquer au service passé

Les parties non admissibles des allocations de retraite qui sont appliquées aux rachats de service passé sont assujetties à une limite au titre de l'exonération d'impôt. Veuillez consulter la section 4.4 de la ARCHIVÉE DR 2006-002 pour connaître cette limite. Les ministères doivent s'assurer de ne pas retenir d'impôt à la source sur la partie non admissible des allocations de retraite ou d'autres paiements de cessation servant à payer du service passé, en plus de vérifier si les limites permises sont respectées.

6.5.4. Veillez à utiliser les bons codes de versement. Les codes appropriés doivent être utilisés, que l'employé demande ou non un transfert de fonds à un REER ou à un RPA.

Pour obtenir de plus amples renseignements concernant les seuils définis pour le transfert de fonds vers un REER ou un RPA, consultez la ARCHIVÉE DR 2006-002. La limite doit être considérée comme un montant forfaitaire global (c.-à-d. que l'employé n'a pas droit à une limite pour chaque type de paiement et qu'une seule limite peut être utilisée pour toutes les allocations de retraite versées).

6.5.5. Autres indemnités de départ

Les employés qui souhaitent être exonérés des retenues d'impôt sur le revenu à la source pour d'autres indemnités de départ qui ne sont pas considérées comme des allocations de retraite aux fins de l'impôt sur le revenu et qui ne sont pas utilisées pour payer du service passé doivent demander une autorisation d'exonération d'impôt à l'ARC ou au MRQ.

6.6. Traitement des exonérations d'impôt

6.6.1. Les conseillers en rémunération doivent saisir le code 395, « Exonération d'impôt additionnelle - Fédéral » et le code 396, « Exonération d'impôt additionnelle - Québec » dans la même mise à jour que les paiements liés au RDE. L'indicateur « SS » doit être inscrit dans la zone 21 (numéro ou code de la période de paye). Se référer aux sections GEPP 4-4-71-1 et GEPP 14-6-7 du GEPP.

La ARCHIVÉE DR 2006-002 renferme des renseignements généraux au sujet des exonérations d'impôt.

7. Responsabilités des bureaux de paye

7.1. Aucune nouvelle responsabilité n'est confiée aux bureaux de paye en ce qui concerne ces paiements. Les procédures actuellement appliquées par ces derniers ne sont pas touchées.

8. Guide d'entrée personnel paye

8.1. Le GEPP sera mis à jour pour y intégrer les modifications indiquées dans la présente.

9. Demandes de renseignements

9.1. Toute demande de renseignements sur le contenu du présent document doit être adressée à votre bureau des services de rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

Directeur général
Secteur de la rémunération
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération

Carrie E. Roussin
a signé l'original

Carrie E. Roussin

Référence(s) : CJA 9015-24

Annexe A

Liste des codes de versement pour les paiements effectués dans le cadre d'un RDE

Le tableau qui suit énumère les codes de versement pour le traitement des paiements de réaménagement des effectifs dans le Système régional de paye.

Énumère les codes de versement pour le traitement des paiements de réaménagement.
Code	Titre	Autorités concernant le RDE	Description
051	Allocation de retraite Non transférable	Section 6.3.1 (a) (iii)	Rémunération en remplacement de la partie non expirée de la période de priorité d'excédentaire Rémunération tenant lieu de préavis
108	Allocation de retraite Admissible	Section 6.3.1 (a) (iii)	Rémunération en remplacement de la partie non expirée de la période de priorité d'excédentaire Rémunération tenant lieu de préavis
239	Remboursement de frais de scolarité et de livres	Section 6.3.1 (c)	Un montant d'au plus 7 000 $, 10 000 $ ou 11 000 $ (selon le cas) pour les frais de scolarité, de livres et d'équipement requis, appuyés par un reçu
242	Mesure de soutien à la transition (MST) - Indemnité d'études	Section 6.3.1 (c) (ii)	L'employé a reporté la date de son départ et pris un congé non payé (CNP) pour fréquenter un établissement d'enseignement. Paiement forfaitaire au titre de la MST (option c), plus un montant d'au plus 7 000 $, 10 000 $ ou 11 000 $ (selon le cas) pour les frais de scolarité, de livres et d'équipement. Si la MST est versée après la période de CNP, il y a alors cessation d'emploi; utiliser les codes 367 ou 368
250	Indemnité de cessation d'emploi ou paiement forfaitaire au choix Admissible	Section 6.3	Indemnité de cessation d'emploi Règlement au choix ne dépassant pas 15 % du salaire de base
279	Indemnité de cessation d'emploi ou paiement forfaitaire au choix Non admissible	Section 6.3	Indemnité de cessation d'emploi Règlement au choix ne dépassant pas 15 % du salaire de base
363	Prime de maintien en fonction Transférable	Section 6.4	Prime de maintien en fonction : fermeture totale d'une installation, réinstallation d'unités de travail et diversification des modes d'exécution (DME)
364	Prime de maintien en fonction Non transférable	Section 6.4	Prime de maintien en fonction : fermeture totale d'une installation, réinstallation d'unités de travail et DME
365	MST ou rémunération en remplacement d'avantages perdus Admissible	Section 6.3.1 (b)	Paiement forfaitaire au titre de la MST, démission (option b) Rémunération en remplacement d'avantages perdus
366	MST ou rémunération en remplacement d'avantages perdus Non admissible	Section 6.3.1 (b)	Paiement forfaitaire au titre de la MST, démission (option b) Rémunération en remplacement d'avantages perdus
367	MST - Indemnité d'études ou indemnité pour réduction de la pension Admissible	Section 6.3.1 (c) (ii)	Paiement forfaitaire au titre de la MST (option c), plus un montant d'au plus 7 000 $, 10 000 $ ou 11 000 $ (selon le cas) pour les frais de scolarité, de livres et d'équipement. Si la MST est versée pendant le CNP, utiliser le code 242. Paiement forfaitaire correspondant à au plus 30 % du salaire afin de compenser la réduction de la pension
368	MST - Indemnité d'études ou indemnité pour réduction de la pension Non admissible	Section 6.3.1 (c)	Paiement forfaitaire au titre de la MST (option c), plus un montant d'au plus 7 000 $, 10 000 $ ou 11 000 $ (selon le cas) pour les frais de scolarité, de livres et d'équipement. Si la MST est versée pendant le CNP, utiliser le code 242
385	Paiement forfaitaire pour la DME Transférable	Sections 7.7.1 et 7.7.4	Montant équivalant à trois (3) mois de salaire pour un employé qui accepte une offre d'emploi de catégorie 2 ou un montant équivalant à six (6) mois de salaire pour un employé qui accepte une offre d'emploi de catégorie 3 dans une situation de DME
386	Paiement forfaitaire pour la DME Non transférable	Sections 7.7.1 et 7.7.4	Montant équivalant à trois (3) mois de salaire pour un employé qui accepte une offre d'emploi de catégorie 2 ou un montant équivalant à six (6) mois de salaire pour un employé qui accepte une offre d'emploi de catégorie 3 dans une situation de DME
387	Paiement forfaitaire lié à la pension pour la DME Transférable	Section 7.7.3	Montant équivalant à trois (3) mois de salaire pour un employé qui accepte une offre d'emploi raisonnable de catégorie 1 ou 2 qui ne répond pas au critère de caractère raisonnable des principes régissant la pension lors d'une situation de DME
388	Paiement forfaitaire lié à la pension pour la DME Non transférable	Section 7.7.3	Montant équivalant à trois (3) mois de salaire pour un employé qui accepte une offre d'emploi raisonnable de catégorie 1 ou 2 qui ne répond pas au critère de caractère raisonnable des principes régissant la pension lors d'une situation de DME
389	Supplément de rémunération pour la DME Transférable	Sections 7.7.1 et 7.7.4	Supplément de rémunération pour un employé qui accepte une offre d'emploi de catégorie 2 ou 3 lors d'une situation de DME
390	Supplément de rémunération pour la DME Non transférable	Sections 7.7.1 et 7.7.4	Supplément de rémunération pour un employé qui accepte une offre d'emploi de catégorie 2 ou 3 lors d'une situation de DME
391	Supplément de rémunération additionnel pour la DME Transférable	Section 7.7.2	Supplément de rémunération additionnel de six (6) mois si l'employé accepte une offre d'emploi de catégorie 2 et que son nouveau salaire est inférieur à 80 % de son ancien salaire
392	Supplément de rémunération additionnel pour la DME Non transférable	Section 7.7.2	Supplément de rémunération additionnel de six (6) mois si l'employé accepte une offre d'emploi de catégorie 2 et que son nouveau salaire est inférieur à 80 % de son ancien salaire
1G3	RDE - Services de counselling	Section 6.3.6	Un montant d'au plus 600 $ versé aux employés optant, sauf aux employés non touchés qui choisissent d'échanger leur poste, pour des services de counselling relativement à leur possible réemploi ou retraite lorsqu'ils constituent un avantage imposable (les paiements non imposables doivent être émis par le bureau des services financiers du ministère)

Autorités concernant le réaménagement des effectifs :

Appendice sur le réaménagement des effectifs aux conventions collectives de l'Alliance de la Fonction publique du Canada
Appendice sur le réaménagement des effectifs aux conventions collectives de l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada
Appendice sur le réaménagement des effectifs à la convention collective du Syndicat des agents correctionnels du Canada - Confédération des syndicats nationaux
Directive sur la transition dans la carrière des cadres supérieurs
Directive sur le réaménagement des effectifs du Conseil national mixte

Avis d'information aux employés

Réaménagement des effectifs (RDE)

Le présent avis vise à fournir des renseignements généraux sur les montants payables aux employés en vertu des dispositions prévues dans les instruments de politique suivants concernant le RDE :

Appendice sur le réaménagement des effectifs aux conventions collectives de l'Alliance de la fonction publique du Canada (AFPC);
Appendice sur le réaménagement des effectifs aux conventions collectives de l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada (IPFPC);
Appendice sur le réaménagement des effectifs à la convention collective du Syndicat des agents correctionnels du Canada - Confédération des syndicats nationaux (UCCO-SACC-CSN);
La Directive sur le réaménagement des effectifs) du Conseil national mixte (CNM), qui s'applique aux employés exclus et non représentés de groupes autres que EX ainsi qu'aux employés représentés de l'administration publique centrale dont la convention collective ne comporte aucune disposition explicite sur le réaménagement des effectifs.

Veuillez noter que les dispositions relatives au RDE pour le groupe EX et certains groupes de la haute direction assujettis aux conditions d'emploi du groupe EX figurent dans la Directive sur la transition dans la carrière des cadres supérieurs. Une directive sur la rémunération pour ces groupes sera publiée sous peu.

Options offertes aux employés

Le RDE est une situation qui se produit lorsqu'un administrateur général décide que les services d'un ou de plusieurs employés nommés pour une période indéterminée ne seront plus requis au-delà d'une certaine date en raison d'un manque de travail, de la suppression d'une fonction, d'une réinstallation à laquelle l'employé ne veut pas participer ou du recours à un autre mode d'exécution.

L'administrateur général doit décider quels employés recevront une garantie d'une offre d'emploi raisonnable et lesquels deviendront des employés optants.

Les employés qui obtiennent une garantie d'une offre d'emploi raisonnable bénéficieront de la priorité d'employé excédentaire jusqu'à ce qu'ils reçoivent ou acceptent une offre d'emploi raisonnable (OER), soient mis en disponibilité ou démissionnent.

Si aucune garantie d'offre d'emploi raisonnable n'est présentée, les employés optants doivent choisir l'une des trois options suivantes : une période de priorité d'employé excédentaire de 12 mois payée pendant laquelle ils peuvent accepter une OER, une mesure de soutien à la transition (MST) sous forme de paiement forfaitaire ou une indemnité d'études correspondant à la MST assortie d'un montant allant jusqu'à 7 000 $, 10 000 $ ou 11 000 $ (selon le cas) pour les frais de scolarité et les frais de livres et d'équipement obligatoires.

MST

La MST est un paiement en espèces établi conformément à l'appendice sur le RDE à la convention collective pertinente ou à la Directive sur la réaménagement des effectifs du RDE du CNM. Les employés qui optent pour cette mesure doivent démissionner, mais ils sont considérés comme ayant été mis en disponibilité pour les besoins de l'indemnité de départ.

Indemnité d'études

Les employés peuvent :

démissionner de la fonction publique, auquel cas ils sont considérés comme ayant été mis en disponibilité à compter de la date de leur départ pour les besoins de l'indemnité de départ

reporter la date de leur départ et prendre un congé non payé (CNP) d'une durée maximale de deux ans afin de fréquenter un établissement d'enseignement. La MST est payée en un ou deux versements forfaitaires sur une période maximale de deux ans. Pendant cette période, l'employé peut continuer de participer aux régimes d'avantages sociaux et de pensions de la fonction publique en cotisant sa part et celle de l'employeur. À la fin du CNP de deux ans, l'employé est mis en disponibilité conformément à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, à moins qu'il n'ait trouvé un autre emploi dans la fonction publique.

Réduction ou exonération pour retenue d'impôt

Mis à jour Il est possible de transférer une partie ou la totalité de ces indemnités de départ dans un régime de pension agréé (RPA) ou un régime enregistré d’épargne-retraite (REER) à titre de montant « admissible », dans les limites fixées par la Loi de l’impôt sur le revenu. Lorsque le paiement total dépasse le montant « admissible », la somme restante est considérée comme un montant « non admissible ».

Transfert des montants admissibles des allocations de retraite

Pour transférer des allocations de retraite admissibles, vous devrez fournir à votre conseiller en rémunération une lettre précisant le montant à transférer, le nom et l'adresse complète de votre institution financière et le numéro de votre compte de REER.

Transfert des montants non admissibles des allocations de retraite

Pour transférer la partie non admissible des allocations de retraite dans un REER sans l'assujettir à la retenue d'impôt, un des documents suivants suffit :

une lettre signée de l'employé attestant qu'il possède les droits de cotisation nécessaires à son REER;
une copie du dernier Avis de cotisation, fourni par l'Agence du revenu du Canada (ARC), signée et datée par l'employé.

Si vous désirez déposer personnellement ce montant dans un REER et souhaitez obtenir une exonération de l'impôt sur le revenu fédéral et de l'impôt sur le revenu du Québec, vous devez fournir une lettre d'autorisation de l'ARC et, s'il y a lieu, du ministère du Revenu du Québec (MRQ) à cet effet.

Autres indemnités de départ

Les employés qui souhaitent être exonérés des retenues d'impôt sur le revenu à la source pour d'autres indemnités de départ qui ne sont pas considérées comme des allocations de retraite admissibles aux fins de l'impôt sur le revenu et qui ne sont pas utilisées pour payer du service passé doivent demander une autorisation d'exonération d'impôt.

Les employés qui résident et travaillent au Québec devront obtenir deux autorisations d'exonération d'impôt, l'une auprès de l'ARC et l'autre du MRQ. Tous les autres employés auront uniquement besoin d'une autorisation d'exonération d'impôt de l'ARC.

Dans la demande d'autorisation d'exonération d'impôt envoyée à l'ARC et au MRQ, vous devez préciser que votre demande concerne un « réaménagement des effectifs ».

Veuillez noter que la limite doit être considérée comme un montant forfaitaire global. Autrement dit, vous n'avez pas droit à une limite pour chaque type de paiement, et une seule limite peut être utilisée pour toutes les allocations de retraite versées.

Pour que l'exonération d'impôt soit appliquée avant le versement du paiement, vous devez remettre l'autorisation d'exonération d'impôt à votre conseiller en rémunération avant la date limite indiquée dans l'avis des options qui vous a été transmis par votre ministère.

Traitement des paiements au titre du RDE

Il incombe aux conseillers en rémunération de traiter manuellement les paiements.

Les employés doivent s'adresser à leur conseiller en rémunération pour toute demande de renseignements concernant le présent avis