ARCHIVÉE DR 2006-022

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• Avis d'information aux employés

Le 27 septembre 2006 (Révisée le 2 octobre 2006)

OBJET : Modifications au Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP) depuis le 1er avril 2006

1. BUT

1.1 La présente directive vise à fournir aux conseillers en rémunération des renseignements sur les modifications apportées au Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP) qui sont entrées en vigueur le 1er avril 2006. On trouvera la directive du Secrétariat du Conseil du Trésor et du Conseil national mixte à l'adresse Internet suivante : Directive du Régime de soins de santé de la fonction publique - le 1er avril 2006

2. CONTEXTE

2.1 Suite à l'annonce de ces modifications, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a mis en place des procédures que devront suivre dans l'intervalle les conseillers en rémunération en ce qui concerne le traitement des versements des cotisations au RSSFP par les employés en congé non payé (CNP).

2.2. Cotisations au RSSFP des employés en CNP

Avant le 1er avril 2006, pour maintenir sa protection du RSSFP pendant une période de CNP, l'employé devait verser ses cotisations à l'avance. À la suite des modifications, l'employé a, depuis le 1er avril 2006, de nouveaux choix de paiement.

3. POLITIQUE

3.1 Depuis le 1er avril 2006, la protection aux termes du RSSFP est maintenue pendant que l'employé est en CNP, à moins que ce dernier présente un avis écrit indiquant qu'il choisit de cesser de participer au Régime pendant la période du CNP.

3.2. Versement des cotisations au RSSFP pendant un CNP

| La protection aux termes du Régime se poursuit pendant que l'employé est en CNP à moins que ce dernier précise, par un avis écrit, qu'il choisit de ne pas participer au Régime pendant la période du CNP. Si un tel avis est donné, la protection sera annulée à la fin du mois suivant le mois au cours duquel l'agent désigné a reçu l'avis. La protection sera rétablie à la fin du CNP à compter du premier du mois suivant la date de retour au travail. Le souscripteur qui est en CNP et qui ne donne pas avis qu'il cesse de participer au RSSFP pendant la période de CNP devra choisir l'une des options suivantes :

• verser les cotisations requises à l'avance;
• verser les cotisations dues à la fin du CNP, soit parce qu'il est retourné au travail, soit parce qu'il n'est plus employé.

L'employé qui n'a pas choisi de verser les cotisations requises à l'avance sera réputé avoir choisi de verser les cotisations rétroactivement dès la fin de son CNP. Dans ces pages, chaque fois qu'il est question de CNP, il faut présumer que ce congé a été dûment autorisé par l'employeur.

4. PROCÉDURES ET INSTRUCTIONS

4.1 En raison de la complexité de l'application de la modification apportée à la disposition portant sur la période de CNP, il faut un délai supplémentaire avant de pouvoir mettre en place des procédures permanentes pour percevoir les cotisations en souffrance au titre du RSSFP à la fin du CNP.

4.2 Une « entente sur le RSSFP » distincte décrivant les modifications apportées à la disposition portant sur le CNP a été expressément établie pour les employés qui sont actuellement en CNP ou sur le point de l'être. Le conseiller en rémunération doit envoyer sans tarder par courrier recommandé l'avis ci-joint et un exemplaire du Bulletin numéro 18 de la Fiducie du RSSFP de mars 2006 aux employés qui désirent continuer d'être protégés par le RSSFP, pour qu'ils indiquent leur choix de paiement. Il est prié de faire le suivi auprès des employés qui ne retournent pas leur « entente sur le RSSFP », car il est crucial que leur choix de paiement soit indiqué par écrit.

Il faut s'assurer que tous les employés en CNP ou sur le point de l'être qui souhaitent maintenir leur protection au titre du RSSFP pendant leur CNP continuent d'être protégés pendant cette période intermédiaire. À moins que le formulaire « Remise des cotisations pour une période de congé non payé - RSSFP » (Public Works and Government Services Canada (PWGSC)-TPSGC 2278) ait déjà été transmis à la Division de la comptabilité de la paye (DCP), les conseillers en rémunération doivent remplir le formulaire et l'envoyer à la DCP) de TPSGC au nom de tous les employés en CNP qui participent au RSSFP, sauf s'ils ont indiqué par écrit qu'ils souhaitent annuler leur protection pendant la période de CNP.

Ce formulaire doit être transmis à la DCP, que l'employé ait fait parvenir son chèque ou non.

Cette façon de procéder fera en sorte que toutes les demandes de règlement admissibles au RSSFP de ces employés continueront d'être acceptées pendant leur CNP.

4.3 Options de paiement - Cotisations au RSSFP pour la période de CNP

4.3.1 Remise des chèques un mois ou un trimestre à l'avance (cotisations de répartition) - même marche à suivre qu'auparavant

Le conseiller en rémunération doit continuer de faire parvenir la copie 1 du formulaire PWGSC-TPSGC 2278 et le ou les chèques ou encore le ou les mandats postaux à la DCP. Il devrait rappeler à l'employé que les cotisations doivent être versées un mois à l'avance de la date d'entrée en vigueur. Si l'employé ne verse pas les cotisations exigées, sa protection ne prendra pas fin, mais il sera tenu de payer les cotisations en souffrance au retour au travail ou à la cessation d'emploi. Il conviendrait de faire observer que, si un employé ne verse pas les cotisations exigées, le conseiller en rémunération doit continuer de faire parvenir la copie 1 du formulaire PWGSC-TPSGC 2278 pour s'assurer que toutes les demandes admissibles de l'employé continuent d'être acceptées pendant son CNP. Il doit inscrire sur le formulaire une note indiquant que l'employé n'a pas fait parvenir les cotisations requises.

4.3.2 Versement des cotisations rétroactivement dès la fin du CNP - Reporté à l'effectif (RE-Porté à l'effectif (PE)) ou rayé de l'effectif (RE)

Le conseiller en rémunération doit faire parvenir à la DCP la copie 1 du formulaire PWGSC-TPSGC 2278 et inscrire directement sur le formulaire une note indiquant que l'employé versera les cotisations rétroactivement dès la fin de son CNP. Cette façon de procéder garantira que toutes les demandes de règlement admissibles faites par cet employé continueront d'être acceptées pendant son CNP.

Si un employé choisit de verser ses cotisations à la fin de son CNP, il est important que le conseiller en rémunération l'informe par écrit que, selon le type et la durée de son CNP, les cotisations en souffrance au titre du RSSFP exigibles à la fin du CNP seront peut-être importantes.

4.3.3 Fin du CNP et l'employé est RE-PE Tant que de nouveaux codes de retenue pour le prélèvement des cotisations en souffrance au titre du RSSFP n'auront pas été appliqués, il faudra procéder de la façon suivante:

Le conseiller en rémunération devra calculer les cotisations en souffrance, en tenant compte du rajustement annuel des taux de cotisation du RSSFP de l'employé et de l'employeur de même que de la taxe de vente provinciale dans le cas des employés domiciliés en Ontario ou au Québec. Pour obtenir des précisions sur les taux de cotisation, prière de se reporter à la section 2-5-3 du Guide sur l'administration des régimes d'assurance Guide sur l'administration des régimes d'assurance (ARA). Consulter l'exemple fourni ci-dessous.

NOTA : Lorsqu'un employé est RE-PE dans un mois pour lequel il compte au moins une journée d'admissibilité, p. ex. RE-PE le 31 juillet 2006, il ne faut pas inclure ce mois dans le calcul des cotisations en souffrance. Les cotisations de ce mois seront retenues par le bureau de paye (BP) sous le code retenues arriérées du RSSFP 872.

Méthode de paiement des cotisations en souffrance

L'employé peut verser ses cotisations en souffrance au titre du RSSFP et la taxe de vente provinciale par retenues à la source ou par paiement forfaitaire sous forme de chèque personnel ou de mandat postal. Autrement dit, il peut les faire prélever sur le salaire pendant une période ne dépassant pas la durée du CNP ou payer un montant forfaitaire. Il faut employer l'écran Retenues - Commencer (RTC) et le code de retenue 794 pour prélever les cotisations en souffrance et la taxe de vente provinciale. En utilisant le code de retenue 794, le Système régional de paye (SRP) ne peut valider le taux de cotisation au titre du RSSFP; il est donc essentiel de vérifier l'exactitude du montant saisi lors du prélèvement des cotisations en souffrance pour la période de CNP. Il faut inscrire la base de taux « 6 » (tous les mois) et les dates ultérieures « en vigueur du » et » en vigueur jusqu'au ». La retenue mensuelle sera prélevée en deux paiements sur chaque chèque de paye du mois, sauf s'il s'agit d'une période de paye sans retenue mensuelle (PP+). Pour prélever les cotisations et la taxe de vente provinciale en souffrance en un paiement forfaitaire, il faut inscrire la base de taux « 0 » et les dates antérieures « en vigueur du » et « en vigueur jusqu'au ». Le montant forfaitaire peut aussi être versé par chèque personnel ou par mandat postal. Pour connaître les exigences de rapport détaillées, prière de se reporter à la section 4-4-16-1 du Guide d'entrée personnel-paye (GEPP).

EXEMPLE

• Un employé est en CNP pour raisons personnelles du 7 août 2006 au 2 février 2007, période suivie d'un congé en raison de la réinstallation de son conjoint du 5 février 2007 au 3 août 2007. L'employé choisit de verser les cotisations au titre du RSSFP à la fin de sa période de CNP et est RE-PE le 6 août 2007.
• L'employé réside en Ontario et le taux de cotisation mensuel pour le niveau III Famille s'élève à 10,34 $. L'employé devra payer seulement la quote-part de l'employé pour les trois premiers mois et, pour le reste de la période du CNP, la quote-part de l'employé et celle de l'employeur. Pour des précisions sur la protection pendant le CNP, prière de se reporter à la section 2-13-3 de le Guide sur l'administration des régimes d'assurance (ARA). Voir l'exemple de calcul ci-dessous :

Mois pour lesquels prélever des cotisations pour la période de CNP (durée totale de 11 mois)	Quote-part de l'employé - Niveau III Famille	Plus : quote-part de l'employeur	Multiplié par le nbre de mois compris dans la période	Total
De septembre à novembre 2006	10,34 $	s.o.	3 mois	31,02 $
De décembre 2006 à mars 2007, à l'aide des taux de cotisation en vigueur le 1er avril 2006	10,34 $	81,79 $	4 mois	368,52 $
Du 1er avril 2007 à juillet 2007, à l'aide des taux de cotisation en vigueur le *1er avril 2006 (en supposant que les taux ne changent pas le 1er avril 2007)	10,34 $	81,79 $	4 mois	368,52 $
Total des cotisations en souffrance au titre du RSSFP				768,06 $
Ajouter la taxe de vente au détail de l'Ontario (8 %)				61,44 $
Total à prélever sur 11 mois				829,50 $

• Utiliser le code 794 de l'écran RTC pour faire état de la cotisation mensuelle à récupérer qui devrait correspondre au total des cotisations en souffrance et la taxe de vente provinciale à récupérer divisé par le nombre de mois compris dans la période de CNP, c.-à-d. 11 mois (829,50 $ divisé par 11 mois = 75,41 $). La date « En vigueur du » doit correspondre au premier du mois auquel la retenue doit commencer et la date « En vigueur jusqu'au », au dernier jour du mois auquel la retenue devrait cesser.

F60	F61	F62	F63	F64	F65	F66	F71
RTC (CIP16)	C	794	01 09 07 1	31 07 08 2	6	75,41	0071234567 *Insérer un numéro de référence de 10 chiffres, selon le code RETVERS 703 (GEPP 9-5-4)

NOTA : Il est d'une importance capitale que le numéro de référence de 10 chiffres (numéro du RSSFP) soit indiqué lors du rapport au SRP. Il facilitera le rapprochement des cotisations en souffrance et de la taxe de vente provinciale par la DCP.

4.3.4 Fin du CNP et cessation d'emploi (RE) - Le conseiller en rémunération devra calculer les cotisations en souffrance, en tenant compte du rajustement annuel des taux de cotisation de l'employé et de l'employeur de même que de la taxe de vente provinciale. Pour des renseignements sur les taux de cotisation, voir la section 2-5-3 du Guide sur l'administration des régimes d'assurance Guide sur l'administration des régimes d'assurance (ARA).

• L'employé peut verser les cotisations en souffrance en un montant forfaitaire retenu sur ses paiements de cessation supplémentaires, comme l'indemnité de départ (écranVDC) ou le non-versement de la paye de vacances (écran VERS), ou encore par chèque personnel ou mandat postal. Pour prélever les sommes en souffrance de l'écran VDC, l'écran Versements de cessation (RCE) (période de paye SS) et le code de retenue 794 doivent être utilisés. Pour prélever de l'écran VERS code de versement 029, l'écran RCE (période de paye en blanc) et le code de retenue 794 doivent être utilisés. Le paiement et le prélèvement des cotisations en souffrance doivent être traités lors de la même mise à jour. Pour connaître les exigences de rapport détaillées, prière de se reporter à la section 4-4-77 du GEPP.
• S'il reste toujours des cotisations en souffrance au titre du RSSFP à rembourser, un chèque personnel au montant intégral résiduel sera exigé de l'employé.

F06	F09	F10	F11	F12	F14	F21	F30
RCE (CIP 77)	794	13 07 75 1	21 07 06 2	0	78,11	SS	0071234567 *Insérer un numéro de référence de 10 chiffres, selon le code RETVERS 703 (GEPP 9-5-4)
VDC (CIP 71)	54	13 07 75 1	21 07 06 2	0	32 040	SS

4.4 Avantages imposables pour les employés résidant au Québec - La quote-part de l'employeur des cotisations versées au titre du RSSFP continue d'être un avantage imposable. Aucune modification ne sera apportée au processus actuel visant les avantages imposables.

4.5 L'ARA, le GEPP et le formulaire PWGSC-TPSGC 2278 seront mis à jour pour tenir compte des modifications figurant dans la présente directive sur la rémunération.

5. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

5.1 Toute demande de renseignements sur le contenu de ce document doit être adressée à son bureau des services de rémunération de TPSGC.

La directrice générale intérimaire
du Secteur de la rémunération,
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération,

B. Fortin
a signé l'original

Brigitte Fortin

Référence(s) : CJA 9242-3-13, RET 794