Ressources humaines et paye : Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires – 24 novembre 2022
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Phénix – Soutien d’IBM et initiatives d’approvisionnement liées à la stabilisation de la paye
Messages clés
- Services publics et Approvisionnement Canada a mis en place plus de 3 000 améliorations et correctifs de système, qui ont contribué à rendre l’environnement du système de paye beaucoup plus stable
- Par conséquent, nous avons accru la stabilité globale du système et amélioré le rendement dans le traitement de la paye
- Nous continuons de consulter des experts, les syndicats du secteur public fédéral et le secteur privé pour trouver des solutions novatrices afin d’aider à stabiliser le système de paye davantage
- Par exemple, le cabinet McKinsey & Company a fourni l’expertise nécessaire pour simplifier les processus et normaliser le travail au Centre des services de paye, de manière à accroître l’efficience et à réduire les délais de traitement des mouvements de paye, ainsi qu’à renforcer les capacités grâce à de nouvelles méthodes de travail
- Le travail effectué jusqu’à présent a permis d’augmenter considérablement la productivité et l’exactitude du travail des équipes du Centre des services de paye
Principaux points de données
- Investissements dans Phénix :
- l’investissement initial pour la mise au point de Phénix était de 309 millions de dollars. Cette somme englobait le contrat attribué à IBM, d’autres contrats de services professionnels et les coûts du programme (par exemple, les coûts d’exécution de l’initiative de transformation de l’administration de la paye)
- les investissements supplémentaires visant à faire en sorte que les fonctionnaires soient payés correctement et à temps totalisent 2,19 milliards de dollars. Ces investissements sont essentiels pour assurer la disponibilité des ressources adéquates afin de poursuivre les efforts visant à éliminer l’arriéré, à maintenir le versement de la paye, à soutenir les employés et à stabiliser la paye. De plus, ces investissements ont permis d’accroître la capacité, d’améliorer la technologie et de soutenir l’effectif qui traite les mouvements de paye afin d’éliminer l’arriéré
- Valeur totale du contrat attribué à IBM :
- système de paye Phénix, de 2011 à 2022 : 545 millions de dollars (taxes incluses)
- contrat de soutien relatif au système de paye Phénix, y compris les services gérés d’application pour Phénix, les activités de stabilisation, les améliorations et les services de soutien optionnels à Services partagés Canada (SPC) pour le système de prochaine génération : 108,9 millions de dollars (taxes et imprévus inclus)
- La valeur du contrat attribué au cabinet McKinsey & Company pour les services du projet accélérateur s’élève actuellement à 27,7 millions de dollars (taxes incluses)
Contexte
Contrat avec IBM et modifications
En juin 2011, IBM Canada Limitée a obtenu le contrat pour le nouveau système de paye dans le cadre d’un processus d’approvisionnement ouvert et transparent supervisé par un surveillant de l’équité. De juin 2011 à décembre 2020, 50 modifications ont été apportées à ce contrat, portant sa valeur totale à 545 millions de dollars (taxes incluses). Ce contrat a permis d’assurer la continuité des services gérés d’application pour un soutien opérationnel (fonctionnel et technique) en tout temps en matière de paye. Il visait également les services de maintenance et de soutien essentiels à la stabilisation de la paye, y compris la mise à niveau du logiciel PeopleSoft utilisé par le système de paye Phénix à la version 9.2.
En mai 2019, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a lancé un processus d’approvisionnement concurrentiel qui visait à trouver des fournisseurs pour assurer un soutien opérationnel continu du système de paye Phénix à l’échéance du contrat original de 2011 avec IBM Canada, soit en mars 2022.
Trois entreprises ont fourni une réponse dans le cadre du processus, mais seulement IBM Canada a satisfait aux exigences obligatoires. Un nouveau contrat en vigueur jusqu’au 31 mars 2023, d’une valeur de 108,9 millions de dollars, taxes et imprévus compris, a été attribué à IMB. Au titre du contrat, IBM fournit un soutien à l’égard des aspects fonctionnels, des aspects techniques et des fonctions de traitement de la paye au moyen d’un modèle de services gérés d’application pour le système de paye Phénix. Le contrat est également assorti de 11 options de prolongation d’un an qui pourront être exercées au besoin. Un surveillant de l’équité indépendant a observé le processus d’approvisionnement et n’a soulevé aucun problème d’équité.
Automatisation robotisée des processus
L’automatisation robotisée des processus (ARP) est l’une des nombreuses initiatives visant à aider à réduire l’arriéré et à stabiliser le système de paye. SPAC utilise actuellement des services d’ARP pour automatiser les mouvements manuels hautement répétitifs, afin d’accroître l’efficience et la précision du traitement de la paye. Les employés de la rémunération du Centre des services de paye peuvent ainsi se concentrer sur les cas plus complexes et traiter un plus grand nombre de mouvements faisant partie de l’arriéré.
À la suite d’un processus concurrentiel, un contrat a été attribué à IBM le 19 janvier 2021, ce qui a permis à SPAC de faire fond sur le travail d’ARP effectué à ce jour et d’accélérer l’automatisation du traitement de la paye. SPAC met désormais à contribution des ressources supplémentaires de l’État qui détiennent une expertise dans les technologies innovantes pour soutenir toutes les activités d’ARP en cours. Cela inclut le transfert des connaissances du fournisseur aux fonctionnaires, ce qui permet de réduire la dépendance aux services professionnels et d’augmenter la capacité interne.
Modification du contrat de services dans le cadre du projet Accélérateur
L’objectif du projet Accélérateur consiste à simplifier les processus et à uniformiser le travail au Centre des services de paye de la fonction publique en vue d’augmenter l’efficience et de réduire le délai de traitement des mouvements de paye. En février 2020, un contrat a été attribué au cabinet McKinsey & Company à la suite d’un processus d’approvisionnement concurrentiel. Le 31 mai 2021, SPAC a modifié le contrat afin d’améliorer le traitement et le rendement au sein d’un plus grand nombre d’équipes du Centre des services de paye. Le 10 décembre 2021, SPAC a de nouveau modifié le contrat afin de finaliser le déploiement des services dans le cadre du projet Accélérateur à un plus grand nombre d’équipes du Centre des services de paye et d’étendre les services à un nouveau secteur. La valeur totale du contrat s’élève maintenant à 27,7 millions de dollars (taxes incluses).
Dans le cadre de ce contrat, le cabinet McKinsey & Company fournit des services-conseils dans le but de transformer les méthodes de travail, y compris les pratiques et outils de gestion, afin d’améliorer la productivité, ainsi que l’expérience de nos clients et organismes clients. Il met également en œuvre des stratégies visant à accroître l’efficience et à réduire les erreurs, de sorte que le traitement des problèmes de paye des employés prendra moins de temps.
Trop-payés dans Phénix
Messages clés
- Le recouvrement des trop-payés salariaux a toujours fait partie des activités du gouvernement du Canada, même avant la mise en œuvre du système de paye Phénix
- Dans son rôle d’intendance, le gouvernement a l’obligation de procéder au recouvrement des trop-payés. Depuis le lancement de Phénix, des milliers d’employés actuels et d’anciens employés du gouvernement fédéral ont remboursé leurs trop-payés ou ont établi des ententes pour le faire
- Nous sommes conscients que le recouvrement des trop-payés peut être une source de stress pour les personnes touchées, et de multiples mesures ont été mises en place pour aider celles qui éprouvent des difficultés financières, notamment sous la forme d’options de remboursement souples
- Les lettres sur les trop-payés qui sont transmises aux employés renferment des renseignements détaillés sur l’événement de paye ayant donné lieu au trop-payé, ainsi que la marche à suivre pour poser des questions sur le montant réclamé
- Si un employé reconnaît le trop-payé dans les 4 semaines suivant la date de la lettre, il continuera de bénéficier des mesures d’assouplissement en ce qui concerne le remboursement et d’y avoir droit
- Un régime souple de remboursement peut donc être mis en place, et les recouvrements ne commenceraient que lorsque :
- tous les mouvements de paye non traités de l’employé l’auront été
- l’employé aura reçu 3 payes exactes consécutives
- une entente de recouvrement aura été conclue avec l’employé
Principaux points de données
- Depuis le lancement de Phénix, on a recensé environ 372 000 employés ayant reçu un trop-payé administratif ou un trop-payé véritable, pour un total de 3,02 milliards de dollars
- En date d’octobre 2022, environ 252 000 de ces employés avaient remboursé leurs trop-payés, ce qui représente un montant total d’environ 2,46 milliards de dollars en fonds recouvrés
- En date d’octobre 2022, environ 120 000 employés avaient un solde de trop-payé non recouvré. Les arriérés de trop-payés non réglés s’élèvent à environ 559 millions de dollars
Contexte
Le recouvrement des trop-payés cadre avec le mandat du gouvernement du Canada qui consiste à régler une fois pour toutes les problèmes de paye en suspens des fonctionnaires attribuables au système de paye Phénix. Les trop-payés salariaux ont une incidence sur les employés actuels et les anciens employés de la fonction publique de l’ensemble des ministères et organismes à la grandeur du pays.
En collaboration avec le Bureau du contrôleur général, Services publics et Approvisionnement Canada a établi des stratégies de recouvrement :
- pour tous les employés, la priorité était initialement accordée aux trop-payés datant de 2016, qui passe maintenant aux trop-payés de 2017, afin de protéger le droit de l’État de recouvrer ces trop-payés
- pour les pensionnés, le receveur général a mis en place une stratégie visant à recouvrer les trop-payés à partir des montants versés à titre de pension par l’entremise du Centre des pensions du gouvernement du Canada
- pour les anciens employés ne recevant pas de pension, le receveur général fournit du soutien et de l’orientation aux ministères et aux organismes à cet égard
Afin de protéger le droit de l’État de recouvrer les trop-payés dans le délai de 6 ans prescrit par la loi, les employés actifs doivent d’abord reconnaître leurs trop-payés pour se prévaloir des options de remboursement souples mises en place par le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines. Après avoir reconnu leurs trop-payés, les employés peuvent, au titre des options de remboursement souples, reporter le recouvrement de leurs trop-payés jusqu’à ce que leur dossier de paye ait été rapproché et qu’ils aient reçu 3 payes exactes consécutives.
Des mesures d’assouplissement ont été mises en place pour aider à minimiser les difficultés financières pour les employés devant rembourser des trop-payés. Les employés actuels et les pensionnés qui éprouvent des difficultés financières peuvent, sur demande, faire réduire le taux de recouvrement (habituellement établi à 10 % de leur paye ou pension normale).
Les employés actifs qui ne reconnaissent pas leur trop-payé seront assujettis aux mesures de recouvrement décrites dans la lettre d’avis de trop-payé. Les anciens employés ne sont pas admissibles aux options de remboursement souples, et l’État a le droit de recouvrer leurs trop-payés à même les premiers fonds disponibles.
La Direction générale du receveur général et des pensions a repris le recouvrement des trop-payés auprès des pensionnés qui ont déjà été employés par un ministère ou un organisme client du Centre des services de paye de la fonction publique.
Il incombe aux ministères et organismes non clients du Centre des services de paye de la fonction publique de recouvrer les fonds auprès de leurs employés actuels et anciens employés. Le Centre des pensions du gouvernement du Canada leur offrira toutefois une aide en ce qui concerne les pensionnés, sur demande.
Trop-payés administratifs et trop-payés véritables
Les trop-payés administratifs faisaient partie du processus normal d’administration de la paye et servaient à s’assurer que les employés étaient payés correctement. Ils étaient générés lorsque la nomination intérimaire d’un employé était saisie tardivement, puis leur recouvrement se faisait automatiquement à partir du paiement rétroactif pour la nomination intérimaire. Cette méthode permettait au système de paye de rapprocher automatiquement la différence entre le taux de salaire normal et le taux de salaire d’intérim dans les périodes de paye subséquentes, sans affecter la paye de l’employé. En octobre 2020, un nouveau processus a été mis en place, et ce type de trop-payé n’est plus créé à cette fin.
Les trop-payés véritables se produisent habituellement quand certains mouvements de paye ne sont pas soumis ou traités dans les délais prescrits. Dans certains cas, ces trop-payés sont attribuables à une saisie tardive ou à un traitement tardif où le respect des délais par le gestionnaire délégué des ressources humaines (RH) est primordial. Dans d’autres cas, les trop-payés véritables découlent d’événements imprévus liés au travail et à la vie professionnelle. Ces cas font partie des activités courantes de rémunération.
Augmentation de l’arriéré
Messages clés
- Les fonctionnaires du Canada méritent d’être payés avec exactitude et à temps, tout le temps
- En raison des changements dans la fonction publique et des nombreuses priorités touchant la paye, le Centre des services de paye a connu une hausse importante du nombre de mouvements à traiter en 2021, et cette hausse se poursuit en 2022
- Le gouvernement du Canada reste déterminé à résoudre les problèmes de paye des fonctionnaires, à réduire le nombre de mouvements en suspens et à continuer de prendre de nombreuses mesures pour améliorer et soutenir la stabilisation de la paye
Principaux points de données
- Le nombre de nouveaux cas entrants et la charge de travail du Centre des services de paye ont augmenté. En octobre, le nombre net de nouveaux cas entrants pour l’année civile 2022 a dépassé le million (1,07 million), se rapprochant ainsi du nombre total de nouveaux cas entrants en 2019 (1,15 million), dépassant le nombre total de nouveaux cas entrants en 2020 (1,03 million), et en voie de dépasser de 21 % le nombre total de nouveaux cas entrants en 2021 (1,23 million)
- SPAC continue de faire des progrès dans les anciens cas, mais la progression a ralenti en raison de la hausse du nombre de nouveaux cas entrants et, par conséquent, de la file d’attente globale du travail. Ces mouvements en suspens, c’est-à-dire les nouveaux cas entrants et l’arriéré, ne sont pas des erreurs – il s’agit d’activités normales d’administration de la paye que nous effectuons pour soutenir notre clientèle
- En mars 2021, l’arriéré des mouvements avec répercussions financières excédant la charge de travail normale était de 94 000 cas (une diminution de 76 % depuis le sommet atteint en janvier 2018). En date du 26 octobre 2022, ce nombre est passé à 207 000 cas (une augmentation de 120 % depuis mars 2021)
- En mars 2021, la file d’attente globale des mouvements en attente de traitement au Centre des services de paye comprenait 261 000 cas (une diminution de 59 % depuis le sommet), mais au 26 octobre 2022, il y avait 409 000 cas (une augmentation de 57 % depuis mars 2021)
- Cette tendance à la hausse est le reflet des pressions constantes exercées par les nouveaux cas entrants au Centre des services de paye
- À ce jour, en 2022, le Centre des services de paye a traité 109 000 (13 %) mouvements de plus par rapport à la même période l’année dernière, tout en ayant reçu 169 000 mouvements de plus; il s’agit d’une augmentation de 19 % par rapport à l’année précédente
- En outre, nous respectons de plus en plus les normes de service. À ce jour en 2022, le Centre des services de paye a respecté les normes de service dans 83 % des cas en moyenne, comparativement à 80 % en 2021 et à 72 % en 2020
Contexte
Le nombre de mouvements traités chaque mois varie en fonction de plusieurs facteurs, comme la complexité des cas, la mise en œuvre des conventions collectives et les tendances saisonnières. Les nouveaux cas entrants présentent également des tendances saisonnières, avec des sommets à la fin de l’année civile, à la fin de l’exercice financier et à la fin de l’été, ce qui marque la fin de nombreux contrats d’étudiants et de travailleurs occasionnels.
Bien que le Centre des services de paye ait traité 55 000 mouvements de plus en 2021 qu’en 2020, l’augmentation de la productivité a été dépassée par l’augmentation du nombre de nouveaux cas entrants, avec la réception de 178 000 mouvements de plus en 2021 qu’en 2020. Cette tendance s’est d’ailleurs maintenue en 2022. En octobre 2022, le Centre des services de paye a traité 109 000 mouvements de plus par rapport à la même période en 2021. Le volume de nouveaux cas entrants au deuxième trimestre de 2022 à 2023 était de 28 % supérieur à celui du deuxième trimestre de 2021 à 2022. La croissance du nombre de nouveaux cas entrants est due à l’augmentation de la population des ministères clients du Centre des services de paye ainsi qu’aux changements dans les tendances concernant le nombre de nouveaux cas entrants par personne. Le nombre de nouveaux cas entrants par personne est maintenant plus élevé qu’il ne l’était en 2019, ayant pleinement rebondi après le creux qui a commencé en mars 2020.
L’amélioration de l’automatisation a permis d’atténuer une partie de la croissance du nombre de nouveaux cas entrants. Entre 2019 et 2022, le nombre de nouveaux cas entrants (c’est-à-dire le nombre de mouvements reçus) a augmenté de 22 %, mais la charge de travail (c’est-à-dire le nombre de mouvements nécessitant une intervention manuelle) n’a augmenté que de 7 %.
Par ailleurs, de nouvelles difficultés entravent l’élimination des mouvements en suspens et nuisent à la capacité à suivre le rythme des nouveaux cas entrants. Parmi ces difficultés, mentionnons la grande complexité des mouvements qui demeurent dans l’arriéré ainsi que les priorités liées aux politiques de ressources humaines et aux priorités opérationnelles à l’échelle du gouvernement qui ont contribué à alourdir la charge de travail. Les mises à niveau critiques réalisées à l’été 2021, de même que la conversion des classifications, l’application de la politique de vaccination obligatoire et le traitement des congés non payés, la liquidation des congés annuels/congés compensatoires, entre autres, en sont quelques exemples.
Nous continuons à nous concentrer sur le traitement des mouvements en suspens tout en nous efforçant de traiter les nouveaux mouvements dans le respect des normes de service 95 % du temps. Par exemple, de décembre 2020 à août 2022, les mouvements en suspens avant 2020 sont passés de 117 000 à 59 000 (une diminution de 50 %).
Nous veillons à attribuer les cas les plus complexes à nos employés les plus expérimentés, et nous intensifions nos efforts d’embauche pour pourvoir les postes vacants. D’importants efforts de dotation sont en cours pour accroître la capacité du Centre des services de paye, et l’objectif est d’embaucher 525 nouveaux employés au cours du présent exercice.
Les plus récents chiffres du tableau de bord du Centre des services de paye de la fonction publique
En date du 26 octobre 2022, 409 000 mouvements étaient prêts à être traités pour des ministères et organismes clients du Centre des services de paye, notamment :
- 207 000 mouvements ayant une répercussion financière, dont : 185 000 mouvements en sus de la charge de travail normale du Centre des services de paye et 22 000 mouvements rapatriés aux ministères et organismes d’attache aux fins de traitement et de clôture;
- 80 000 mouvements ayant une répercussion financière qui font partie de la charge de travail normale du Centre des services de paye;
- 63 000 mouvements n’ayant aucune répercussion financière, ou demandes de renseignements généraux;
- 5 000 mouvements liés aux conventions collectives;
- 54 000 mouvements en attente de clôture pour lesquels les employés ont déjà reçu un paiement
Le point sur la stabilisation de la paye soutien aux employés et investissements
Messages clés
- Le gouvernement du Canada est résolu à soutenir les employés et continue de prendre des mesures sur tous les fronts pour régler les problèmes de paye à la fonction publique
- Les employés qui ne reçoivent pas l’intégralité de leur paye continueront d’avoir accès à des mesures de soutien financier. Ces mesures comprennent l’avance de salaire d’urgence et le paiement prioritaire
- Le Centre de contact avec la clientèle est à la disposition de tous les anciens fonctionnaires fédéraux et les fonctionnaires fédéraux en poste qui ont des questions sur la paye et les avantages sociaux
- Nous avons lancé MaPayeGC dans tous les ministères et organismes qui utilisent Phénix. MaPayeGC est une application Web qui offre aux employés un aperçu centralisé et simplifié de leur paye et de leurs avantages sociaux afin de les aider à mieux comprendre leur paye
- Bien que nous ayons encore fort à faire, nous poursuivons nos progrès vers la stabilisation de la paye afin que les employés du gouvernement fédéral à l’échelle du Canada soient payés à temps et avec exactitude
Principaux points de données
- Depuis le lancement de Phénix, nous avons mis en œuvre une série de mesures et mis en place plus de 3 000 améliorations et correctifs de systèmes, qui ont contribué à rendre l’environnement du système de paye beaucoup plus stable
- En moyenne, les employés du gouvernement du Canada ont visité MaPayeGC 330 000 fois chaque mois depuis son lancement en novembre 2019
- Les ajustements salariaux et les paiements rétroactifs découlant de la mise en œuvre des conventions collectives de 2018 ont été effectués au moyen du processus automatisé pour 140 conventions, ce qui représente plus de 2 milliards de dollars en paiements aux employés (en date d'octobre 2022)
- Le total des investissements pour administrer la paye, maintenir le système de paye, réduire l’arriéré et régler les problèmes de paye s’élève à 2,19 milliards de dollars. Ces investissements sont essentiels pour accroître la capacité, améliorer la technologie et soutenir l’effectif qui traite les mouvements de paye afin d’éliminer l’arriéré
Contexte
Stabiliser l’administration de la paye
Depuis le lancement de Phénix, SPAC a mis en œuvre une série de mesures destinées à stabiliser l’administration de la paye. Parmi ces mesures, mentionnons l’offre d’un soutien accru aux employés par l’entremise de notre Centre de contact avec la clientèle, l’introduction du modèle d’équipes mixtes de paye, l’adoption de l’approche Un effectif uni pour le traitement de la paye selon laquelle les compétences des agents de traitement de la paye sont stratégiquement mises en correspondance avec la charge de travail liée à la paye, et l’application de correctifs techniques ayant permis d’améliorer le traitement de la paye, notamment l’automatisation accrue de mouvements.
Des mesures d’assouplissement ont été mises en place pour les employés afin de minimiser les difficultés financières découlant des problèmes liés au système de paye Phénix. Les cas de difficultés financières sont transmis aux niveaux supérieurs par l’intermédiaire de divers canaux, y compris le Centre de contact avec la clientèle, afin qu’ils soient traités rapidement.
Nous travaillons en étroite collaboration avec tous nos partenaires – notamment les employés, les syndicats, les bureaux des députés, les ministères et leurs représentants des ressources humaines et de la paye – pour soutenir nos employés et résoudre les problèmes de paye au sein de la fonction publique le plus rapidement possible.
MaPayeGC
MaPayeGC est une application Web mise au point par SPAC pour aider à rétablir la confiance des employés du gouvernement fédéral dans l’intégrité de leur paye. Cette application offre aux employés un aperçu centralisé et simplifié de leur paye et de leurs avantages sociaux. MaPayeGC aide les employés à repérer plus rapidement les problèmes de paye et leur permet de surveiller plus étroitement leurs cas ouverts. Pour faire suite aux consultations avec les employés du gouvernement du Canada, l’équipe du projet MaPayeGC a mis en place un nouvel état des gains amélioré en avril 2021.
Investissements dans Phénix
Cette section présente un historique des investissements réalisés pour administrer la paye et régler les problèmes de paye. Le total actuel s’élève à 2,19 milliards de dollars :
- 50 millions de dollars (2016) pour SPAC – augmenter la capacité, améliorer les technologies, soutenir les employés
- 141,7 millions de dollars (2017) – augmenter la capacité, améliorer les technologies, soutenir les employés. Ce montant comprenait 15 millions de dollars pour le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et 127 millions de dollars pour SPAC
- 454,2 millions de dollars (Budget 2018) pour SPAC/le SCT – augmenter la capacité, améliorer les technologies, soutenir les employés
- 5,5 millions de dollars (Budget 2018) pour l’Agence du revenu du Canada (ARC) – réévaluer les déclarations de revenus en raison des problèmes de paye
- 16 millions de dollars (Budget 2018) pour le SCT – travailler de concert avec des experts, les syndicats de la fonction publique fédérale et des fournisseurs de technologies à l’élaboration d’un nouveau système de paye
- 555,8 millions de dollars (Budget 2019) pour SPAC – mettre en place les ressources adéquates pour résoudre les problèmes de paye; apporter des améliorations au système. Ce montant comprenait 25,1 millions de dollars pour le SCT et 530,7 millions de dollars pour SPAC
- 9,2 millions de dollars (Budget 2019) pour l’ARC – réévaluer les déclarations de revenus en raison des problèmes de paye
- 910 millions de dollars (Budget 2020) – financement du plan triennal afin de poursuivre l’élimination de l’arriéré de problèmes de paye des fonctionnaires et de maintenir les mesures d’administration de la paye, de soutien aux employés et de stabilisation de la paye pour le gouvernement du Canada
- 47 millions de dollars (Budget 2021) pour les 2 prochaines années, afin de soutenir le personnel chargé du traitement des mouvements de paye
Initiative sur les ressources humaines et paye de la prochaine génération
Messages clés
- Les fonctionnaires du Canada méritent d'être payés avec exactitude et à temps, à chaque fois
- ProGen RH et paye s’inscrit dans une vaste approche de technologie d’information (TI) d’entreprise du gouvernement du Canada (GC) visant à remplacer les anciens systèmes
- Les travaux comprennent la modernisation du paysage des RH et de la paye grâce à des solutions numériques modernes. Rendus à la phase de la conception et de l’expérimentation, qui est en cours, nous procédons à la mise à l’essai de la solution en fonction des exigences du propriétaire en matière de RH et de paye au GC
- Tous les essais sont effectués en dehors des systèmes de RH et de paye déjà en place – la rémunération des employés n’est pas affectée par les essais en cours
- Une recommandation découlant de ce processus d’expérimentation agile est attendue en 2023
Si l’on insiste sur les contrats :
- au moyen d’un processus d’approvisionnement novateur et itératif, l’équipe ProGen RH et paye a qualifié 3 fournisseurs pour cette initiative : SAP, WorkDay et Ceridian, avec l’option de se tourner vers un autre fournisseur préqualifié au besoin
- en septembre 2021, nous avons utilisé cette option pour nous tourner vers un nouveau fournisseur (Ceridian) pour la phase de conception et d’expérimentation au terme du contrat initial avec SAP
Élément de donnés clé
- L’équipe ProGen RH et paye s’est assuré d’avoir une bonne représentation des employés du gouvernement au moyen d’une vaste gamme de consultations, comme des exposés, des séances d’information et plus de 600 heures d’ateliers, et ce, dans 27 organisations fédérales
Contexte
Le budget 2018 a annoncé l'intention du gouvernement d'abandonner le système de paye actuel et de commencer à en élaborer un nouveau qui sera mieux adapté à la complexité des RH et de la paye du gouvernement fédéral.
Le Secrétariat du Conseil du Trésor a reçu 16 millions de dollars sur 2 ans, à compter de 2018-19, pour explorer les options de remplacement d'une solution de RH et de paye de la prochaine génération.
Un financement de 113,1 millions de dollars a été alloué à l'initiative de RH et paye de la prochaine génération jusqu'en 2023. En collaboration avec plusieurs ministères, l'initiative met à l'essai une solution proposée en fonction des complexités des exigences du gouvernement du Canada en matière de RH et de la paye, en définissant clairement ce qui doit changer pour que le gouvernement puisse adopter avec succès une nouvelle solution, comme les processus opérationnels et la façon dont les employés accèdent et utilisent les systèmes de RH et de paye.
En date du 1er avril 2020, le leadership de l'initiative RH et paye de la prochaine génération a été transféré du SCT à Services partagés Canada. La dirigeante principale des ressources humaines du SCT demeure la titulaire de la politique et, son bureau, un collaborateur clef de l'initiative des RH et de la paye de la prochaine génération.
La solution RH et paye de la prochaine génération utilise un processus d'approvisionnement agile pour aller de l'avant et s'adapter rapidement aux changements de circonstances. Grâce à ce processus d'approvisionnement novateur et itératif, l'initiative a qualifié 3 fournisseurs (SAP, WorkDay et Ceridian) pour la solution RH et paye de la prochaine génération, avec une option permettant de pivoter vers un autre fournisseur pré-qualifié, si nécessaire. En septembre 2021, cette option a été utilisée pour pivoter vers un autre des fournisseurs pré-qualifié (Ceridian) pour l’étape de conception et l'expérimentation après l'expiration du contrat initial avec SAP.
La flexibilité intégrée dans le contrat, où les 3 fournisseurs qualifiés restent sous contrat, permettra de corriger le tir tout au long de l'identification de la solution. Les leçons apprises seront appliquées immédiatement, ce qui conduira à une meilleure solution.
En date du 14 octobre 2020, la sélection du ministère du Patrimoine canadien pour l'étape exploratoire de l'initiative a été annoncée.
Patrimoine canadien a été choisi comme ministère pilote pour l’étape exploratoire puisque l’organisation représente un ensemble des complexités des ressources humaines du gouvernement, notamment les multiples groupes professionnels, la représentation régionale, les heures supplémentaires et d'autres considérations.
Le 27 juillet 2021, le gouvernement du Canada a annoncé l'expansion des tests afin d’inclure le ministère des Pêches et des Océans et la Garde côtière canadienne ainsi que Développement économique Canada pour les régions du Québec; ainsi qu’une annonce additionnelle en 2022 afin d’inclure les Relations Couronne-Indigène et Affaires du Nord Canada et les Services aux Autochtones Canada.
Tout au long de ce processus, l'équipe des RH et paye de la prochaine génération s'engage auprès des employés, des dirigeants, des conseillers en RH, des spécialistes et des experts de la fonction publique, et travaille de concert avec les agents négociateurs à l'élaboration d'une solution de RH et de paye axée sur l'utilisateur.
L'équipe des RH et paye de la prochaine génération à collaborer de près avec une vaste représentation d'employés de l'ensemble du gouvernement du Canada par le biais de forums, de présentations, des séances d'information, et plus de 600 heures d'ateliers auprès de 27 organisations fédérales. Les commentaires reçus ont alimenté le travail effectué jusqu'à présent et continueront de le faire tout au long de la première phase de l'initiative.
Les tests entrepris n'ont aucune incidence sur la rémunération réelle des employés; tous les tests de l'initiative RH et paye de la prochaine génération continueront à se dérouler en parallèle aux systèmes actuels de RH et de la paye.
Le gouvernement continue de travailler avec les parties prenantes, telles que les agents négociateurs, les employés et les spécialistes des RH et de la paye, et continuera de s'engager de manière ouverte et transparente, afin que la nouvelle solution puisse répondre aux besoins d'une fonction publique moderne et de ses employés, le plus rapidement possible.
Une recommandation au gouvernement du Canada est attendue en 2023.
D’ici 2023, l’équipe ProGen RH et paye effectuera d’autres essais plus complexes et une étude de faisabilité pour continuer de guider la voie à suivre.
La stabilisation continue du système de paye actuel du gouvernement du Canada demeure une priorité de premier ordre pour le gouvernement et est gérée par Services publics et Approvisionnement Canada.
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