Attribution de marchés dirigés sous ProServices

Contenu de la présente section

• Définition
• Étapes à suivre avant d’émettre des marchés dirigés inférieurs à 40 000 $
• Utilisation de ProServices pour l’octroi de marchés dirigés
• Exigences pour effectuer une recherche dans le portail électronique en cas de recours à un fournisseur unique
• Modification des marchés dirigés supérieurs à 40 000 $
• Utilisation des grilles souples pour des marchés dirigés

Définition

Marché dirigé :

Un marché adjugé à un fournisseur préqualifié par une autorité contractante qui choisit de ne pas recourir à un appel d’offres pour l’une ou plusieurs des exceptions énoncées à l’article 6 du Règlement concernant les marchés de l’État.

Étapes à suivre avant d’émettre des marchés dirigés inférieurs à 40 000 $

Vous pouvez établir un marché dirigé inférieur à 40 000 $ (comprenant l’ensemble des taxes applicables, des frais de déplacement et des modifications) sous ProServices, si vous effectuez une recherche dans le portail en ligne du Système des services professionnels centralisés (SSPC) pour déterminer les fournisseurs qui répondent aux critères de votre besoin. Vous pouvez communiquer avec n’importe quel des fournisseurs admissibles de la liste de recherche.

Utilisation de ProServices pour l’octroi de marchés dirigés

La politique du Conseil du Trésor exige l’utilisation des outils obligatoires pour tous les approvisionnements des biens et des services obligatoires. Cette politique s’applique à tous les marchés, y compris ceux d’une valeur de moins de 40 000 $. Bien que la Politique de passation des marchés du gouvernement du Canada prévoie également des exemptions jusqu’à 40 000 $, il n’y a aucune précision sur la priorité de ces deux politiques; par conséquent, il a été entendu que les outils sont obligatoires pour les biens et services spécifiés, peu importe la valeur.

Exigences pour effectuer une recherche dans le portail électronique en vue d’offrir un marché

Même pour des marchés dirigés, une recherche dans le Portail du SSPC est obligatoire afin qu’on s’assure que le fournisseur donné s’est préqualifié dans la ou les catégories requises de votre besoin.

Modification des marchés dirigés supérieurs à 40 000 $

Les ministères ne devraient pas modifier la valeur des marchés dirigés (ou des marchés concurrentiels) au-delà des limites établies aux termes de la méthode d’approvisionnement. Un marché dirigé ne peut pas être modifié au-delà du seuil de 40 000 $. Si la valeur d’un besoin se rapproche des limites financières établies dans le cadre d’un marché dirigé sous ProServices ou risque de les surpasser, il pourrait être avantageux d’encourager le client à envisager un processus alternatif (par exemple, processus concurrentiel plutôt qu’un processus ciblé), car ce dernier bénéficiera d’une plus grande souplesse pour modifier le marché, s’il y a lieu.

Cela dit, la justification nécessaire à la modification d’un tel marché relève entièrement du ministère/de la direction, mais va à l’encontre des règles établies dans le cadre de la méthode d’approvisionnement ProServices. Il s’agira d’une décision interne et selon le processus ministériel, il pourra parfois être nécessaire de s’adresser à un comité d’examen des acquisitions aux fins d’examen, qui décidera s’il y a lieu de donner suite à la modification ou non en fonction de la justification fournie. Le risque ou les conséquences, le cas échéant, sont ensuite traités à l’interne par la direction. Le dossier contractuel devrait inclure toute la documentation pertinente pour justifier cette demande aux fins de toute future évaluation réalisée dans le cadre du dossier.

Utilisation des grilles souples pour des marchés dirigés

Les grilles souples doivent être utilisées pour des marchés dirigés. On peut saisir ces renseignements dans le dossier d’approvisionnement pour démontrer que le fournisseur sélectionné a été en mesure d’effectuer les travaux et de répondre au besoin, si ce dossier doit faire l’objet d’une évaluation dans le futur.

1. Exigences inférieures à 40 000 $

Lors de l’utilisation de ProServices, les agents de négociation des marchés des ministères détenant les pouvoirs délégués pertinents en matière de passation de marchés peuvent émettre un marché dirigé pour des besoins d’une valeur inférieure à 40 000 $ (incluant l’ensemble des taxes applicables, des frais de déplacement et de séjour, et des modifications prévues).

On s’attend à ce que les ministères évaluent chaque situation afin de déterminer si les besoins de moins de 40 000 $ doivent faire l’objet d’un processus concurrentiel.

Cela est possible à la suite des modifications récemment approuvées au Règlement sur les marchés de l’État par le gouverneur en conseil, qui sont entrées en vigueur le 10 juin 2019. Les modifications sont publiées dans la Politique sur les marchés du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada à la section 10.2, Exceptions. Dans le cadre du présent ensemble de modifications, le seuil de 25 000 $ lié aux appels d’offres pour les marchés de services et de construction a été porté à 40 000 $.

2. Effectuer une recherche dans le portail électronique

Vous devez effectuer une recherche dans le portail électronique du Système des services professionnels centralisés pour déterminer les fournisseurs qui répondent aux critères de votre marché (catégorie concernée, attestation de sécurité, etc.). Pour effectuer une recherche :

• Cliquez sur « Utilisateur actuel » dans le coin supérieur droit de l’écran.
• Entrez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe, puis cliquez sur « Soumettre ».
• Sélectionnez « Effectuer une recherche » dans le menu de navigation de gauche.
• Dans le menu déroulant, cliquez sur « ProServices » et sur « Soumettre ».
• Choisissez entre un marché technologie de l’information (TI) ou NON-TI, puis cliquez sur « Inférieur au seuil de l’ALECC » et sur « Soumettre ».
• Sélectionnez la ou les catégories concernées.
• Sur la page des critères de recherche parmi les arrangements en matière d’approvisionnement ProServices, saisissez le niveau de catégorie, le nombre de ressources voulues et les divers critères de votre marché. À la fin du formulaire, sélectionnez « Valeur maximale de 40 000 $ (Marché dirigé) » et cliquez sur « Recherche ».
• Imprimez la page des résultats obtenus en vue de la verser dans votre dossier d’approvisionnement.
• Vous pouvez communiquer avec n’importe quel fournisseur admissible de la liste de recherche. Sélectionnez le fournisseur auquel vous souhaitez attribuer le contrat et cliquez sur « Soumettre ».
• Imprimez également cette page de résultats en vue de la verser dans votre dossier d’approvisionnement.
• Sélectionnez l’appellation légale du fournisseur ou l’hyperlien des adresses courriel des fournisseurs afin d’obtenir les coordonnées du fournisseur en question.

3. Communiquer avec le fournisseur

Vous devez communiquer ce qui suit au fournisseur :

• Les qualifications obligatoires minimales pour la catégorie
• Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité
• Énoncé des travaux
• Clauses du contrat subséquent