Comment remplir le Certificat d'enquête de sécurité et profil de sécurité (TBS/SCT 330-47)

Utilité de ce formulaire : Le Certificat d'enquête de sécurité et profil de sécurité (TBS/SCT 330-47) sert à offrir une séance d'information sur la sécurité à un employé après qu'il a reçu une cote de fiabilité ou de sécurité. Il sert aussi à mettre fin au contrôle de sécurité d'un employé quand il quitte votre organisation.

Qui devrait remplir le formulaire? L'agent de sécurité d'entreprise (ASE) ou l'agent de sécurité d'entreprise remplaçant (ASER).

No de référence : Laissez cette zone vide. Elle est réservée à l'usage du Programme de sécurité des contrats.

No du ministère/de l'organisation et No de dossier :

Dans le cas des premières attributions ou des changements des exigences de sécurité, ces cases sont remplies par le Programme de sécurité des contrats.

Dans le cas des demandes de cessation, vous devez indiquer votre numéro d'organisation dans la case « No du ministère/de l'organisation ». Dans la case « No de dossier », indiquez le numéro d'identification personnel de la personne. Il s'agit du numéro à 8 chiffres que le Programme de sécurité des contrats a attribué à la personne. Il commence habituellement par le chiffre 9. Si vous ne connaissez pas le numéro, laissez la case vide.

Partie A – Renseignements administratifs

Dans le cas des premières attributions ou des changements des exigences de sécurité, la partie A est remplie par le Programme de sécurité des contrats. Dans le cas des demandes de cessation, c'est l'ASE qui doit remplir la partie A.

Nom de famille et Prénoms au complet : Inscrivez le nom de famille, le prénom et le second prénom de la personne dans les zones appropriées. N'inscrivez pas d'initiales ou de surnoms. Soulignez le prénom usuel.

Ministère/Organisation/Agence : Inscrivez la dénomination sociale de votre organisation.

Sous-section/Direction : Laissez cette zone vide.

Première attribution ou réactivation et Changement des exigences en matière de sécurité : Quand le Programme de sécurité des contrats attribue une cote de fiabilité ou une cote de sécurité à votre employé, il vous fait parvenir un Certificat d'enquête de sécurité et profil de sécurité (TBS/SCT 330-47) rempli. À sa réception, vous devez expliquer à votre employé, au cours d'une séance d'information, ses nouveaux rôles et responsabilités en matière de sécurité. À la fin de cette séance d'information, votre employé doit signer le formulaire. En signant, l'employé atteste par écrit qu'il accepte de se conformer aux exigences de sécurité prescrites.

Après la séance d'information, vous devez aussi signer le formulaire. Vous devez conserver tous les formulaires signés dans les dossiers de votre organisation et les fournir sur demande à un responsable du Programme de sécurité des contrats.

Cessation : Quand une personne cesse de travailler pour votre organisation, vous devez soumettre une demande de cessation pour annuler son autorisation de sécurité. Vous devez aussi soumettre une demande de cessation si la vérification de sécurité de la personne est toujours en attente.

Dans les 2 cas, vous êtes responsable de remplir le Certificat d'enquête de sécurité et profil de sécurité (TBS/SCT 330-47) et de l'envoyer au Programme de sécurité des contrats.

Niveau autorisé de la personne : Sélectionnez le niveau de la cote de sécurité détenue par la personne. Si la vérification de sécurité que vous voulez faire annuler est en attente, laissez cette section vide.

Signature et date : Laissez cette section vide.

Partie B – Sommaire de la séance d'information

Dans le cas des premières attributions ou des changements des exigences de sécurité, passez en revue le sommaire de la séance d'information avec l'employé et répondez à ses éventuelles questions. Si vous avez besoin d'aide pour répondre à ses questions, vous pouvez communiquer avec le Programme de sécurité des contrats.

Dans le cas des demandes de cessation, rappelez à la personne ses responsabilités en matière de sécurité et informez-la qu'elles demeurent en vigueur même après la cessation de la cote de sécurité.

Partie C – Acceptation

Dans le cas des premières attributions ou des changements des exigences de sécurité, l'employé doit signer ici et indiquer la date. La date doit être celle de la signature par le demandeur, et non sa date de naissance.

Dans le cas des demandes de cessation, la personne n'a pas besoin de signer la partie C.

Partie D – Représentant qui a donné la séance

Dans le cas des premières attributions, des changements des exigences de sécurité et des demandes de cessation, vous devez remplir la partie D.

Écrivez votre nom, vos initiales et votre titre en lettres moulées. Enfin, apposez votre signature et indiquez la date sur le formulaire.

Dernières étapes : Conservez l'original du formulaire signé dans le dossier de sécurité de l'employé au sein de l'organisation. Dans le cas des premières attributions ou des changements des exigences de sécurité, remettez une copie du formulaire signé à votre employé.

Renseignements supplémentaires

Pour vous aider à remplir les formulaires de filtrage de sécurité et le Certificat d'enquête de sécurité et profil de sécurité, veuillez :

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