Feuille de route du Programme des marchandises contrôlées
Vous avez besoin d’un coup de main pour vous lancer? Voici un outil qui résume le processus d’inscription et les 8 étapes de la conformité au programme.
Sur cette page
À propos des marchandises contrôlées
Les marchandises contrôlées sont principalement des marchandises sujettes aux mesures de contrôle intérieur du gouvernement du Canada et définies par la Loi sur la production de défense, notamment des composants et des données techniques d’une importance militaire ou servant à assurer la sécurité nationale.
Pour plus de précisions, voici une liste détaillée des marchandises contrôlées par la Loi sur la production de défense.
Déterminer si vous devez vous inscrire au Programme des marchandises contrôlées
La Loi sur la production de défense et le Règlement sur les marchandises contrôlées stipulent que les personnes et les organisations doivent s’inscrire au Programme des marchandises contrôlées (PMC) pour examiner, posséder ou transférer des marchandises contrôlées. Il n’y a pas de coût direct pour s’inscrire au PMC. Vous pourriez cependant acquitter des frais d’administration pour vous conformer à la Loi sur la production de défense.
Avant d’amorcer le processus d’inscription, déterminer si vous ou votre organisation est admissible à l’inscription.
Vérifiez si vous êtes exemptés de l’inscription en consultant la liste Exemptions d’inscription au Programme des marchandises contrôlées.
Si vous déterminez que vous ou votre organisation est admissible à l’inscription, vous pouvez commencer le processus.
Processus d’inscription
Découvrez un résumé des étapes à suivre pour vous inscrire au PMC.
Dans cette section
Nommer une personne autorisée
Vous devez nommer une personne autorisée. Il s’agit habituellement du propriétaire ou d’un autre cadre supérieur de l’organisation.
Cette personne doit notamment :
- s’assurer qu’un représentant désigné est nommé pour chaque établissement au Canada où se trouvent des marchandises contrôlées qui sont examinées, possédées ou transférées
- signer pour approuver toute modification apportée aux renseignements indiqués dans la demande d’inscription
Avant d’être nommée, cette personne devra :
- approuver et signer la demande d’inscription
- consentir à une évaluation de sécurité effectuée par le programme
- se soumettre à une vérification de casier judiciaire
Nommer un représentant désigné
Vous devez nommer un représentant désigné au sein de votre organisation. Leur responsabilité est de veiller à ce que les employés, les administrateurs et les cadres soient correctement évalués et à ce qu’ils soient autorisés à examiner, posséder ou transférer des marchandises contrôlées avant d’accéder à de telles marchandises.
Avant que votre inscription soit approuvée, cette personne devra :
- consentir à une évaluation de sécurité effectuée par le PMC
- compléter la formation obligatoire destinée aux représentants désignés
Remplir le formulaire de demande d’inscription
Vous devez maintenant remplir le formulaire de demande d’inscription. Vous devez y inscrire des renseignements sur :
- votre organisation
- les marchandises contrôlées que vous examinerez, posséderez ou transférerez
- les noms des personnes autorisées, des représentants désignés, des propriétaires et des dirigeants des affaires
Vous pouvez remplir la version électronique ou papier du formulaire.
Remplir un formulaire de demande d’évaluation de sécurité pour chaque personne concernée
Le personnel du PMC procédera à une évaluation de sécurité des personnes qui occupent les fonctions énumérées ci-après au sein de l’organisation. Une seule demande par personne suffit, quel que soit le nombre de fonctions occupées par la personne au sein de l’organisation.
Chaque représentant désigné, personne autorisée et propriétaire d’entreprise (détenant au moins 20 % des intérêts ou des actions avec droit de vote en circulation de l’entreprise) doit soumettre :
- un formulaire de demande d'évaluation de sécurité (PDF, 425Ko) rempli (PWGSC-TPSGC 465-2f)
- une copie ou une version numérisée de 2 pièces d’identité délivrées par le gouvernement (dont au moins une avec photo) :
- une preuve de citoyenneté (par exemple un certificat de naissance, un passeport ou une carte de résident permanent)
- une preuve de résidence (par exemple un permis de conduire ou tout autre document du gouvernement indiquant l’adresse)
Les représentants désignés doivent également soumettre une attestation de vérification de casier judiciaire par empreintes digitales.
Les personnes autorisées et les propriétaires d’entreprise doivent également soumettre 1 des documents suivants :
- une attestation de vérification de casier judiciaire par empreintes digitales
- une vérification de casier judiciaire à partir du nom dans le système du Centre d’information de la police canadienne de la Gendarmerie royale du Canada (GRC)
Remarque
La GRC remplace graduellement son processus de vérification nominale de casier judiciaire par un système utilisant des empreintes digitales transmises électroniquement pour identifier des individus. Dans le cas des demandes d’évaluation de sécurité des représentants désignés qui sont soumises au PMC, une attestation de vérification de casier judiciaire basée sur les empreintes digitales est déjà exigée à l’étape de la vérification de casier judiciaire.
Le PMC recommande l’utilisation d’une attestation de vérification de casier judiciaire basée sur les empreintes digitales en vue de la vérification des antécédents criminels pour toutes les évaluations de sécurité des personnes autorisées et des propriétaires de même que pour les évaluations de sécurité réalisées par le représentant désigné sur les employés de l’organisation.
À cette étape-ci, vous devez vérifier que toutes les sections des formulaires ont été dûment remplies et que les documents justificatifs exigés ont été joints aux formulaires. Pour vous faciliter la tâche, prière d’utiliser les listes de vérification qui suivent. Les demandes incomplètes seront retournées.
- Liste de vérification pour la demande d’évaluation de sécurité d’une personne autorisée ou d’un propriétaire détenant une participation d’au moins 20 % des intérêts ou des actions avec droit de vote
- Liste de vérification pour la demande d’évaluation de sécurité d’un représentant désigné
- Liste de vérification pour la demande d’évaluation de sécurité des employés, cadres et administrateurs qui devront examiner, posséder ou transférer des marchandises contrôlées (évaluation réalisée par le représentant désigné)
Présenter votre demande
Veuillez envoyer vos formulaires de demande d’inscription et de demande d’évaluation de sécurité au PMC par courriel, par télécopieur ou par la poste.
Communiquer avec le personnel du Programme des marchandises contrôlées
Délai de traitement
Le traitement d’une demande d’inscription et de tous les documents à l’appui peut demander jusqu’à 32 jours ouvrables. Les demandes jugées incomplètes pendant le processus d’inscription nécessiteront un délai de traitement plus long.
Vous pouvez communiquer avec le PMC pour vérifier où en est votre demande d’inscription après un délai de 4 semaines.
Demandes approuvées
Si votre demande est approuvée, le programme vous remettra un certificat d’inscription précisant la période visée par l’inscription et les conditions selon lesquelles vous pouvez examiner des marchandises contrôlées, en posséder ou en transférer.
Demandes rejetées ou refusées
Si votre demande est rejetée ou refusée, les responsables du programme vous informeront des motifs de la décision.
Conséquences en cas de manquement aux règles du programme
Toute personne ou organisation qui ne respecte pas le Règlement sur les marchandises contrôlées peut :
- voir son inscription au PMC suspendue ou révoquée
- faire face à des poursuites pour non-conformité et se voir imposer une amende maximale de 2 000 000 $ et/ou une peine d’emprisonnement maximale de 10 ans
Se conformer aux exigences d’inscription au Programme des marchandises contrôlées
Il incombe aux personnes inscrites au PMC de rester conformes en informant le personnel du programme de tout changement aux renseignements fournis dans le formulaire d’inscription original. Cela comprend l'obligation de communiquer avec le personnel du Programme des marchandises contrôlées pour signaler tout changement relatif aux détails de la structure de propriété. Il peut s’agir d’un changement :
- de propriétaire individuel
- de propriétaire de l’entreprise
- à l’adresse du propriétaire
- à la répartition en pourcentage de la propriété
Voici d’autres exemples de changements devant être signalés au programme, sans toutefois s’y limiter :
- un nouvel emplacement ou l’ajout d’un nouveau site où les marchandises seront conservées
- tout changement d’administrateurs, de cadres, de personnes autorisées, ou de représentants désignés
Étapes de la conformité au programme
Découvrez les 8 étapes que doivent suivre les personnes inscrites pour se conformer aux exigences d’inscription au PMC.
Roue de la conformité au programme
-
Description de l’image
Un diagramme cyclique présente les 8 étapes que doivent suivre les personnes inscrites pour se conformer aux exigences d’inscription au PMC.
- Évaluations de sécurité
- Présenter une demande d’exemption
- Fournir des programmes de formation
- Tenir des registres
- Élaborer un plan de sûreté
- Se préparer à l’inspection
- Rapporter les informations clés
- Renouveler ou annuler l’inscription
Plus de détails sur les 8 étapes de la conformité au programme
- Procéder aux évaluations de sécurité des employés qui examineront, posséderont ou transféreront des marchandises contrôlées, puis soumettre les demandes d’évaluation de sécurité des nouveaux représentants désignés, personnes autorisées et propriétaires aux fins d’approbation
- Vérifier qui peut être exclu ou exempté de l’inscription (et qui peut demander une exemption, le cas échéant)
- Donner de la formation et des séances d’information aux employés sur la manipulation sécuritaire des marchandises contrôlées
- Tenir à jour un registre des marchandises contrôlées, des évaluations de sécurité et des documents à l’appui, des exemptions et du transfert et de la disposition des marchandises contrôlées
- Élaborer un plan de sûreté comme l’exigent la Loi sur la production de défense et le Règlement sur les marchandises contrôlées
- Se préparer à une inspection de conformité des marchandises contrôlées
- Rapporter les informations clés au PMC
- Tous les cas confirmés ou présumés d’atteinte à la sûreté des marchandises contrôlées
- Tous les 6 mois, un rapport de tous les individus ayant fait l’objet d’une évaluation de sécurité durant les 6 derniers mois à l'aide du modèle de rapport de 6 mois des évaluations de sécurité
- Modifier votre inscription pour signaler tout changement à la propriété ou à la structure de l’organisation, y compris, mais sans s’y limiter, les changements de personnel, de personne autorisée ou de représentant désigné
- Renouveler ou annuler votre inscription si vous ou votre organisation n’avez plus à examiner, à posséder ou à transférer des marchandises contrôlées