ASSEA 2011-003

3.1. Modification des systèmes

3.1.1. À la suite du lancement de la version 2.0.1 du PMSSP, le classeur Amélioration de la collecte des données provenant de sociétés d'État (ACDSE) a été mis hors service ; il a été remplacé par le nouveau portail sécurisé à l'intention des sociétés d'État, ainsi que par le nouvel OSD. Après la mise hors service du classeur ACDSE, les sociétés d'État, les organismes et les gouvernements territoriaux qui n'utilisent pas le SRP se serviront du nouvel OSD pour entrer leurs données sur les RH et la paye dans Penfax. L'OSD est accessible à partir du nouveau portail sécurisé pour les sociétés d'État (se reporter à l'Avis spécial destiné aux sociétés d'État 2010-002).

3.2. Processus opérationnels

3.2.1. Dans le cadre de la version 2.0.1, les sociétés d'État, les organismes et les gouvernements territoriaux sont chargés de saisir, dans l'OSD, les codes appropriés liés aux employés et aux types de pension, l'indicateur relatif au régime de Prestations supplémentaires de décès (RSD), ainsi que les détails relatifs au traitement et au service. Ces organisations sont également chargées de commencer, de modifier et d'arrêter les mouvements à l'aide de l'OSD, en fonction des activités des participants au régime. Ces mesures sont nécessaires au moment de l'embauche initiale, de la fin de la période d'attente de six mois et/ou de la modification de la situation d'emploi ou de l'état de l'employé (p.ex.passage à une semaine désignée de travail de moins de12heures ou changement de la situation d'emploi ayant une incidence sur l'admissibilité de l'employé au régime de pension de retraite de la fonction publique, comme les employés travaillant « sur demande »).

3.2.2. Après la saisie, dans Penfax, des changements relatifs aux conditions ou à la situation d'emploi, le Centre des pensions de la fonction publique (Centre des pensions) transmettra une lettre au participant au régime pour l'informer des incidences possibles ou potentielles sur ses prestations de retraite.

3.2.3. Le système Penfax et les spécialistes des pensions du Centre des pensions utilisent les coordonnées des participants au régime afin de communiquer par écrit avec eux. Si les coordonnées d'un participant au régime n'ont pas été reçues avant sa cessation d'emploi, le Centre des pensions communiquera avec l'organisme client pour les obtenir. S'il n'est pas en mesure d'entrer en contact avec le représentant de l'employeur ou s'il a réussi à le faire, mais qu'il ne reçoit pas les coordonnées dans les deux jours ouvrables suivant la demande, le Centre des pensions transférera la demande au chef des RH.

3.2.4. Dans le cadre de leurs responsabilités à titre de représentants de l'employeur en ce qui concerne la paye, les sociétés d'État, les organismes et les gouvernements territoriaux sont chargés de retenir les cotisations payées par les participants au régime (service courant, service accompagné d'option et arriérés au titre du service et Prestations supplémentaires de décès) de leur paye et paiements supplémentaires, ainsi que de répondre aux questions des employés concernant les retenues à la source.

4.1. Mise à jour et corrections des données

Les données sur les participants au régime seront enregistrées dans Penfax en important les données à l'aide de l'OSD. En plus de servir à gérer les renseignements sur la carrière (p.ex. admissibilité, traitement et service), ces données appuieront l'utilisation des outilsWeb en libre-service, permettront la prestation de conseils et l'établissement d'estimations dans les cas de cessation d'emploi, de départ à la retraite, de transfert de pension et de partage de prestations de retraite, et rendront possible l'automatisation de processus opérationnels supplémentaires, travail qui avait commencé dans le cadre de versions précédentes de la solution du PMSSP.

4.1.1. Pour corriger les écarts et les erreurs de données, un spécialiste des pensions du Centre des pensions pourrait devoir communiquer avec un représentant de l'employeur pour obtenir des renseignements supplémentaires, comme des données historiques sur le traitement ou des données sur les congés non payés (CNP). Le représentant de l'employeur pourrait devoir modifier les données dans l'OSD, et s'il y a lieu, apporter les modifications dans le système de paye de l'employeur.

4.1.2. Bien que le Centre des pensions soit chargé de produire les avis sur l'incohérence des données personnelles ou des données sur la pension, il incombe au représentant de l'employeur de corriger, dans le système de paye de l'employeur, les données sur les cotisations au régime de pension de retraite de la fonction publique, le traitement et le service pour assurer la concordance entre les données du système de paye de l'employeur et Penfax. Au besoin, le représentant de l'employeur pourrait également devoir remplir des formulaires à l'intention du Centre des pensions. Le représentant de l'employeur peut utiliser la ligne du Centre des pensions réservée aux participants actifs pour obtenir une orientation concernant les données sur les pensions communiquées à l'égard d'un participant précis.

4.2. Écart dans les cotisations (test d'intégrité)

4.2.1. Penfax surveillera et vérifiera l'exactitude des principales données sur la pension en comparant les données sur le traitement, le service et les cotisations. Dans le cadre des tests d'intégrité, les données sur le traitement et le service serviront à calculer les cotisations estimatives, lesquelles seront ensuite comparées aux données sur les cotisations provenant de l'OSD afin de déterminer si la relation entre les données sur le traitement, le service et les cotisations est valide et si elle se situe sous le seuil de tolérance. Le Centre des pensions enquêtera pour connaître la cause de tout écart décelé entre les cotisations estimatives et les cotisations réelles; il communiquera peut-être par écrit avec le représentant de l'employeur pour faire modifier les données erronées.

4.2.2. Si des écarts relatifs à des cotisations sont trouvés dans des comptes, il est possible que le Centre des pensions doive demander par écrit à l'employeur de recouvrer, au moyen de l'OSD, des cotisations de retraite à partir de la paye ou des paiements supplémentaires du participant au régime, ou encore de rembourser un montant à ce dernier. Il faudra modifier les données de l'OSD, le cas échéant, en fonction des cotisations recouvrées par le biais de retenues à la source ou remboursées au participant à l'aide du système de paye de l'employeur. C'est la section comptabilité du Centre des pensions qui rajustera les données en fonction des cotisations que le participant au régime verse directement au Centre des pensions.

4.3. Employés atteignant 35 ans de service ouvrant droit à pension

4.3.1. À l'aide de Penfax, le Centre des pensions uniquement sera responsable de confirmer et de valider la date à laquelle l'employé aura accompli 35 années de service ouvrant droit à pension. Le Centre des pensions enverra automatiquement aux sociétés d'État, aux organismes et aux gouvernements territoriaux une lettre les informant qu'un employé aura cumulé 35 années de service ouvrant droit à pension, et ce, trois mois à l'avance. Il revient au représentant de l'employeur de mettre fin aux cotisations courantes au titre du régime de pension de retraite de la fonction publique et de saisir le type de pension 03 dans l'OSD au moyen d'un mouvement Changement d'état (STS) ainsi que la date à laquelle l'employé aura cumulé 35 années de service. Il n'est plus nécessaire de remplir le formulaire Public Works and Government Services Canada (PWGSC)-Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) 2019, « Confirmation de 35 années de service ouvrant droit à pension », ni de valider le service effectué par le participant au régime. Le Centre des pensions informera lui-même le participant au régime que la date marquant ses 35 années de service ouvrant droit à pension approche.

4.3.2. Le représentant de l'employeur demeure chargé de rajuster les cotisations de retraite et le facteur d'équivalence (FÉ) à compter de la date des 35 années de service ouvrant droit à pension. Pour ce faire, le représentant de l'employeur doit suivre les procédures courantes.

4.4. Employés atteignant l'âge de 71 ans

4.4.1. Chaque année, les sociétés d'État, les organismes et les gouvernements territoriaux seront automatiquement avisés par écrit, du Centre des pensions, des employés qui atteindront l'âge de 71 ans durant l'année civile en cours. Chaque représentant de l'employeur devra ensuite s'assurer qu'aucune retenue au titre du RPRFP ne sera prélevée de la paye de ses participants à compter du 1^er janvier suivant, et par le fait même, il indiquera le type de pension 59 dans l'OSD en effectuant un mouvement Changement d'état.

4.4.2. En outre, trois mois avant la fin de l'année au cours de laquelle le participant atteint 71ans, Penfax l'avisera automatiquement, par écrit, que ses cotisations au titre du régime de pension de retraite de la fonction publique cesseront le 1^er janvier suivant. Toutefois, les cotisations et la protection au titre du RPSD se poursuivront.

4.5. Double rémunération

4.5.1. Une situation de double rémunération survient lorsqu'un employé occupe plus d'un poste au sein de la fonction publique et qu'il reçoit, en même temps, un traitement pour chacun des postes. Le Centre des pensions enverra une lettre aux deux organismes pour les aviser de la situation de double rémunération et veiller à ce que les mesures appropriées soient prises relativement à l'adhésion au régime. Le second employeur devra communiquer avec l'ancien employeur pour obtenir et enregistrer le montant des cotisations versées en vertu de la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP) au taux bas afin de s'assurer que le bon montant de cotisation est déduit de la paye de l'employé.

4.5.2. En ce qui concerne le participant au régime en situation de double rémunération qui occupe au moins un poste qui n'est pas d'attache chez un même employeur, les sociétés d'État, les organismes et les gouvernements territoriaux doivent enregistrer dans l'OSD, en temps opportun, le « porté à l'effectif » (PE) dans le compte de l'employé pour le deuxième emploi visé par une liste de paye différente de la liste de paye relative au compte de son poste d'attache. Ainsi, on s'assurera que la période de service à titre de cotisant rattachée aux postes qui ne sont pas d'attache sera enregistrée. Si cette étape est omise, il en résultera des erreurs au moment de déterminer le service et le traitement ouvrant droit à pension aux fins du calcul des prestations de retraite.

4.6. Double emploi

4.6.1. Une situation de double emploi survient lorsqu'un employé en CNP prolongé est nommé temporairement à un autre poste, que ce soit par le même organisme ou dans un autre organisme de la fonction publique. Le Centre des pensions enverra une lettre à l'organisme dans lequel se trouve le poste secondaire pour l'informer de la situation de double emploi et veiller à ce que les mesures appropriées soient prises relativement à l'adhésion au régime.

4.6.2. Dans tous les cas de double emploi, les sociétés d'État, les organismes et les gouvernements territoriaux doivent enregistrer, au moyen de l'OSD et en temps opportun, le PE dans le compte de l'employé pour le deuxième emploi visé par une liste de paye différente de la liste de paye relative au compte de son poste d'attache. Si cette étape est omise, il en résultera des erreurs et les données ne seront pas transmises à Penfax. Le Centre des pensions devra alors communiquer avec l'employeur afin de déterminer le service et le traitement ouvrant droit à pension aux fins du calcul des prestations de retraite.

4.6.3. L'employeur où se trouve maintenant le compte aura la responsabilité d'obtenir et d'enregistrer le montant des cotisations en vertu de la LPFP versées au taux bas auprès de l'ancien employeur. Cette procédure est nécessaire afin de déterminer quand l'employé aura versé le montant maximal annuel de cotisations en vertu de la LPFP selon le taux bas. De cette manière, on s'assurera que les cotisations sont exactes.

4.6.4. FÉ - Lorsque l'employé est en CNP et que cette période d'absence est considérée comme service ouvrant droit à pension, les sommes que l'employé auraient gagnées s'il n'avait pas été en CNP sont utilisées aux fins du calcul du facteur d'équivalence. La période du CNP est incluse dans le calcul du FÉ.

Un FÉ pour l'employé devrait être calculé pour le poste d'attache au sein du ministère principal dans lequel l'employé est temporairement rayé de l'effectif (T-RE). Si, pendant son CNP, l'employé travaillait à titre d'employé nommé pour une période déterminée et cotisait au régime de pension de retraite de la fonction publique, un FÉ serait également calculé pour la période durant laquelle il a travaillé à titre d'employé nommé pour une période déterminée. Le FÉ calculé pour la période durant laquelle l'employé est T-RE ne devrait pas comprendre la période d'emploi ouvrant droit à pension durant laquelle l'employé a travaillé à titre d'employé nommé pour une période déterminée; le FÉ devrait donc être modifié.

Le bureau du personnel de l'organisme secondaire où l'employé a travaillé durant une période de double emploi doit aviser le bureau du personnel de l'organisme dans lequel l'employé a été T-RE des dates et du nombre de périodes de paye durant lesquelles l'employé a cotisé.

Le bureau du personnel du ministère principal, dans lequel l'employé a été T-RE, doit ensuite rajuster le FÉ en fonction du nombre de périodes de paye sur lesquelles s'est étalée la période de double emploi, selon le bureau du personnel du ministère secondaire, ainsi que le montant des gains ouvrant droit à pension se rapportant à cette période et qui ne doit pas être pris en considération dans le calcul du FÉ de l'année en question. Les gains ouvrant droit à pension doivent être calculés en fonction du traitement ouvrant droit à pension obtenu pour le poste d'attache au sein du ministère principal dans lequel l'employé est T-RE.

Le personnel ne doit pas faire de rajustements pour les employés qui ne cotisent pas au régime de pension de retraite de la fonction publique pour leur emploi secondaire, car aucun FÉ ne sera émis relativement à cet emploi.